基于ERP的企业内部控制研究

顾天红 北京中林联林业规划设计研究院有限公司

引言

近年来越来越多的企业认识到内部控制的重要性。在信息技术高速发展的时代下，信息化管理逐渐取代了传统的手工管理机制，越来越多的企业借助ERP实现对企业内部各类资源的高效管理，以充分发挥信息技术在企业管理工作中的作用。企业需要应用信息系统，促使内部控制流程和信息系统管理流程有机结合，对企业的各项管控流程进行自动控制，从而避免人为干扰因素的不利影响。内部控制作为企业管理重点，是企业开展自我约束的重要方法，企业将内部控制和信息技术有机结合，能有效提高内部控制水平。企业在实施ERP之后，需要优化内部控制机制，以保障企业实现健康发展的目标。

一、基于ERP开展企业内部控制的主要途径

第一，借助ERP开展审批控制。企业将审批流程嵌入到ERP系统中，在开展业务时由ERP系统自动将相关工作提交给具有审批权限的责任人，系统根据业务审批的要求将审批流程节点提交相应人员，从而让企业各环节的审批流程更加高效。通过实施ERP系统，能够完善企业的流程管理效率，提高了审批的合规性。

第二，借助ERP系统落实职责分工体系。企业在实施ERP系统之后，要结合ERP系统梳理企业内部各岗位的职责分工机制，对不同岗位设置不同的登录账号，结合各层级人员的权限，让其在登录信息系统之后在权限范围内操作系统，从而落实内部牵制的要求。同时ERP系统通过明确不同角色的操作权限，在人员登录系统之后，通过预设的规定明确不同人员的操作范围，具有操作权限的人员才能处理相关事务，能够避免越权审批等问题。

二、ERP环境下的企业内部控制主要问题

(一)信息技术人才不足

很多企业在ERP系统上线之后，没有聘请具有计算机技术背景的专业人员。若企业的信息技术人员不足，将导致企业的ERP系统无法得到有效的管理。同时很多企业在信息系统维护方面缺乏专业的人才，信息系统在使用过程中财务部等部门无法通过信息系统开展高效的内部控制，当信息系统使用中出现问题时，将导致企业整体的工作效率下降。

(二)风险管理体系不当

第一，存在信息系统操作风险。在ERP系统实施之后，很多企业内部人员由于对操作流程不熟悉，在录入数据时经常出现操作错误的问题。如果系统中的错误操作没有被及时发现并纠正，将导致系统信息的使用者做出错误的决策，进而引发不利后果。主要原因是很多企业对系统操作人员培训不足，内部人员在系操作过程中由于操作方法不熟练，操作失误的问题频繁发生。

第二，没有控制舞弊风险。部分企业在建立ERP系统之后，信息维护人员能够对数据进行随意更改，在更改数据时没有进行有效的审核。部分企业的信息维护人员由于内部控制意识薄弱，可能存在篡改数据的问题，进而产生舞弊的风险。

(三)业务流程存在缺陷

第一，采购与付款流程存在缺陷。首先，部分企业在ERP系统下对供应商的选择以及采购批准工作未实现分离，对供应商的管理不科学，没有选择质优价廉的供应商开展采购。其次，企业采购过程中价格可能会存在波动的风险，但是部门企业没有针对供应商的价格进行动态维护，采购价格管理流程不够科学，导致企业的成本难以得到合理反映，主要原因是在ERP系统中企业没有分配专人对价格进行跟踪与维护。再次，未按照预算开展采购。部分企业在建立ERP系统之后，没有严格按照年初预算开展采购管理，采购部门在每月编制采购计划时，存在采购计划和预算脱节的问题，难以发挥预算控制的作用。

第二，生产与入库管理流程不完善。首先，部分企业生产部门在生产过程中主要精力放在处理生产事项方面，没有及时将生产过程的各类数据录入到ERP系统中，不利于帮助企业准确掌握生产情况。其次，ERP系统的控制存在缺陷。部分企业的ERP系统没有针对各车间的产品入库情况进行分析，没有借助ERP系统对产品验收控制流程进行优化，产品验收不够规范，可能存在产品质量不达标却入库的问题。最后，未开展有效的盘点。部分企业在对ERP系统使用中没有定期判断是否账实相符，没有定期开展盘点，不利于提高盘点的科学性。

第三，销售与收款流程存在问题。首先，对客户的管理不够科学。部分企业在对客户进行管理时，没有针对客户的档案信息进行及时更新，缺乏对客户各类资信的评估，部分企业存在为了扩大市场而盲目赊销的风险，造成企业大量呆坏账无法收回，主要原因是没有实借助ERP系统实现对客户资信的有效管控。其次，合同管理不规范。部分企业在ERP系统中要设置合同管理模块，但是在合同管理的各环节主要通过线下的方式完成，没有针对合同情况进行有效检查，对合同管理工作不够完善容易导致在合同管理阶段产生法律风险。银行到款后销售部门认款不及时，造成财务部门未及时进行应收账款核销，时间长了，容易形成呆账，损害公司权益。

三、ERP环境下的企业内部控制优化建议

(一)优化人员管理

首先，加强人才团队建设。人员素养对ERP下开展内部控制体系具有重要影响，人员管理水平对内部控制工作的开展有着重要的影响，企业需要具备具有信息技术的专业人才对ERP系统的相关知识和操作流程进行了解，并能够掌握系统的操作方式，能够准确识别与处理系统运作过程中的问题，实现对信息系统的有效管理和监督。其次，ERP作为线上管理的系统，若维护系统的人员专业能力不足，ERP系统将难以得到正常运作，将影响企业的管理效率与工作效果。在ERP系统下实施内部控制要求企业内部的人员具备内部控制的知识体系，保障ERP系统能够稳定运作，因此企业操作ERP系统的人员需要具备内部控制知识以及企业管理理论，以保障ERP系统能够有序运作。企业要聘请ERP系统销售商专业运维工程师团队开展对ERP系统的管理，并加强对人员的培训，以防范内部人员水平不足带来的问题，提高人员的专业素养。

(二)改进风险管理

第一，提高系统操作的风险管理水平。ERP系统下的各项业务流程处理依赖对系统的操作，与传统的手工管理模式不同，ERP的操作流程由计算机系统实现，ERP系统具有高度一体化的特点，数据在录入之后，通过系统的自动化处理能够生成相应的数据，因此数据录入的准确性直接决定了ERP系统的开展是否有效。数据的录入是由系统的操作人员完成的，如果操作人员在操作过程中存在失误，可能会导致数据的处理流程和企业实际业务流程发生脱节而产生错误的数据，不利于给管理层提供科学决策，主要原因是很多企业对ERP系统的认识不足，仅将其作为普通的办公软件，缺乏对ERP管理严肃性的认识。企业在管理过程中需要加强对系统操作人员的培训，并对培训的效果进行考核，人员只有通过考核才能上岗，从而确保使用ERP系统的人员能够了解操作规则，以保障各项数据都符合要求。同时企业的管理层要重视度ERP系统操作的培训和宣传，如果在使用ERP系统过程中人员出现操作不当的问题需要及时改进，以保障数据得到修正。

第二，加强对舞弊风险的控制。ERP系统作为较为复杂的信息系统，软件的初始化设置、日常管理等方面都需要专业的人员开展。部分企业的管理团队对ERP系统的使用时间有限，经验不足，导致ERP系统在管理过程中存在一定的问题，可能会发生舞弊等风险。由于部分企业的ERP系统管理和维护被少数技术人员所控制，这也给相关人员带来了舞弊的机会。因此为了防范舞弊的风险，企业在管理中需要提高对系统维护人员的评价，并通过优化授权审批流程，对数据的变更进行严格管理，确保数据的变更得到严肃控制，避免数据被篡改带来的问题。同时信息管理部门需要建立系统的日志检查机制，对操作日志进行定期检查，对于操作过程中的异常现象进行分析与跟踪，并针对可疑数据及时处理，以保障业务流程更加合规。同时企业应外聘ERP销售商专业工程师定期对系统进行检查，并建立长期的合作关系，最大限度地减少舞弊风险的发生。

(三)优化主要业务流程

1.改进采购与付款流程

第一，结合ERP系统完善对供应商的管理机制。企业要优化对供应商的管理，避免由实施采购决策的人员开展供应商数据的管理与维护，以促使供应商管理和采购决策不相容职务相分离。同时企业要健全对供应商的评价与准入机制，建立金牌供应商管理制度，由企业的生产部、采购部、质检部组成供应商评价小组，定期分析供应商的质量、价格等方面情况，在对供应商进行梳理的基础上形成供应商等级清单，由专人对供应商数据维护与监督，防范供应商管理不当给企业带来的问题。企业需要对供应商开展实地考察，掌握供应商的情况，并定期更新供应商的数据信息，实行动态管理。对于新开发的供应商，经评定后符合公司金牌供应商管理制度要求的供应商，要在相关信息录入ERP系统之后提交企业的管理层批准才可以进入公司金牌供应商管理库，从而确保供应商的管理得到严格控制。

第二，定期更新原材料价格。近年来原材料价格的波动风险不断提高，企业的财务部门要针对原材料的价格进行跟踪，设立专人对原材料价格的变动情况进行评估，并且收集原材料价格变动的情况，在ERP系统中对价格数据及时更新，通过优化原材料价格数据的管理机制，确保原材料价格变动被第一时间掌握并得到及时监督，从而落实不相容职务相分离的控制要求。

第三，借助预算强化对采购的管理。企业在开展采购时要由采购部门制定采购单，并结合企业的情况安排采购计划。在企业采购中要编制具体的月度采购计划，并结合企业的年度采购预算分析采购计划与预算是否存在差异，在ERP系统设置预算控制要求，超预算的采购申请由系统驳回。

2.优化生产与存货管理流程

第一，由专人记录物料流转情况。企业要指定专人负责对ERP系统中物料使用情况、半成品与产成品转移情况进行记录，相关信息在提交生产部门审核之后，会计人员以此开展成本核算，确保成本管理工作的及时性，防范在生产活动中信息录入不准确而给成本信息准确性带来影响的问题，以提高决策者获取信息的及时性。

第二，优化ERP系统中的入库质检流程。企业生产的存货需要注重质量，企业的半成品、产成品只有经过了质检部的检验才能入库，对于检验时发现产品质量不合格的，需要明确成因并落实责任。企业的产成品及半成品由生产部门发往仓库时，要在信息系统中由仓储部门确认，确保质量符合要求。仓储部门须拒绝未经质检部门检验的产品及半成品入库进入ERP系统。

第三，加强盘点。企业需要按照规定定期对库存进行盘点，在盘点时财务部门要制定详细的盘点计划，采用恰当的盘点方法对ERP系统中的库存数据进行检验，在盘点完成之后编制盘点清查报告，计量盘点的存货名称、数量等方面的信息，分析是否存在账实不符的问题。对于账实不符的，需要明确成因落实责任，以加强对盘点的控制。通过改进企业的盘点管理流程，能够确保在ERP系统中记录的库存信息具有准确性。

3.完善销售与收款流程

第一，在ERP系统中加强对客户信息的管理。企业在ERP系统上线之后，需要将客户的各类信息录入到ERP系统中，提高对销售的控制。企业要针对销售环节建立完善的内部控制流程，针对销售环节中所存在的缺陷进行优化。销售人员在开发新的客户时，需要在客户开发登记表中登记，销售部门负责人在审核新客户开发登记表之后，将销售人员的新客户信息录入到ERP系统中。企业只能与系统中录入的客户合作，并由ERP系统通过其销售订单。另一方面，企业的客户信用管理工作需要在财务部门与销售部门的配合之下完成，财务部门要及时对客户的账龄进行分析，并对应收账款的情况进行评估，动态更新ERP系统中客户信用数据，以保障信用数据真实可靠，实现对各类信用数据的分类管理，针对不同客户的信用等级编制不同的信用期，确保企业在与客户合作中严格按照信用期限开展合作。银行到款后财务部门应及时通过工作群及时发布客户到款银行回单，提醒销售部门及时认领所属部门销售款项，并填写交款单，交款单要明确标明此笔回款所对应客户及销售批次，财务部门凭销售部门确认后的交款单进行核销，防止错位核销，影响应收账款账龄准确性。

第二，借助ERP系统开展销售合同管理。企业要完善销售合同管理制度，通过优化合同签订程序，确保合同的审核、签订等相关程序由不相同的责任人负责，严格落实不相容职务相分离的内控制度。企业在ERP系统中要制定合同管理模块，对合同编制规则进行梳理。同时企业法务部门要参与到销售合同审核中，确保合同的内容严格遵守企业的制度以及《合同法》的要求，降低合同中的风险。销售部门也要重点对销售过程中的销售价格、结算方式、结算时间等内容进行检查，确保销售合同得到严格管理。

四、结语

ERP作为重要的管理工具，打破了企业内部各部门之间的信息壁垒，业务驱动财务，财务监控业务，业财融合为一个体系，ERP与内部控制的结合对企业内部控制有着重要的促进性作用。如果企业在实施ERP系统之后，没有对内部控制体系进行优化，那么内部控制体系将存在一定问题。本文针对企业实施ERP环境下的内部控制工作进行分析，对所存在的问题探讨了优化建议，认为企业要借助ERP系统优化内部控制机制，结合企业的业务流程制定恰当的管控方案，保障企业的内部控制体系实现预期的管理目标。■