新形势下医院档案管理信息化的创新策略分析

刘书龙

（莘县人民医院，山东 聊城 252400）

档案管理是医院工作的重要内容，工作人员不仅需要将有价值的图像、笔记、相关信息进行记录，还需要将医院各类档案录入到管理平台中，实现档案数字化转型升级，利用信息技术能够优化医院档案管理工作的效率，有助于提高档案共享使用率和整体的工作效率，从而促进医院各项工作顺利开展。

一、信息技术的应用价值

1.提高医院档案管理质量

近些年来，随着信息技术与医疗领域的高度融合，信息技术创新了医疗机构原有的工作形式以及内部管理体系，信息化发展已经成了当前医疗机构未来发展的重要方向。由于我国医疗机构诊疗量以及规模的不断扩大，档案信息内容繁多，在信息技术高速发展的今天，医院管理者需要优化原有档案管理工作体系。只有利用信息化提高档案工作管理效率，引导档案管理朝着多元化方向发展，并将新兴技术融入实际工作当中，引导工作人员不断创新，才能够科学合理地提高医疗机构的服务质量。

总的来讲，新形势下档案管理工作需要进行全面改革与创新。工作人员需要利用信息技术，在当前海量数据信息当中，科学合理地管理好这些数据资源，促进各项管理工作的有序开展，加强各个部门之间的协同交流，提高工作效率，维护稳定的运营秩序[1]。

2.增强医院综合竞争力

医院综合竞争力不仅体现在医疗能力以及医院的规模，还与医院档案管理工作具有十分重要的联系。档案管理工作与信息技术的融合能够进一步提高医院管理力度，帮助工作人员结合实际运营情况以及各项工作目标提高工作效率，实现各方资源的高度融合。

此外，由于部分医院规模较大、部门众多，某些患者的疾病可能需要多个部门协同处理。利用信息技术能够帮助各个科室工作人员实时地传递各种数据信息资料，提高了各部门沟通协作的效率。工作人员还可以利用物联网技术将运动传感器等各种传感器放置在病房以及重症监护室当中。倘若患者身体机能出现异常，传感器则会第一时间发出警报，并将信息上传至云数据中心，平台管理人员则可以立即指挥护士和医生对其进行救治。

最后，由于医院在日常运行过程中需要定期购买大量的医疗物资以及医疗设备，对于医疗设备，还需要管理人员定期做好养护、报修等工作，利用信息技术能够帮助工作人员将所有医疗材料以及医疗设备相关信息录入到系统当中，以便于各项工作的有序开展，提高工作效率[2]。

3.帮助管理者制定科学合理的决策

信息技术与医疗领域的融合能够引导工作人员在数据处理、资料收集以及资源共享方面提高工作效率，能够为医院管理者构建一个更为清晰的数据、材料，以此来帮助管理者结合医院实际运营情况更加科学合理落实各项制度以及方针规划等。并且利用信息技术还可以观察医院各个科室工作人员的工作效率，以及患者对医院的建议。总的来讲，信息技术能够帮助医院管理者更加科学合理地制定决策部署，提高信息技术的覆盖面，是医院在新时代下的重要发展方向[3]。

二、目前医院档案管理信息化建设存在的问题

1.工作内容不明确

传统档案管理方法过于简便，并没有结合实际情况明确管理工作的内容与范畴，管理者制定的各项制度也缺乏一定的实践性。并且由于传统档案管理方法主要取决于工作人员的经验意识，存在众多主观因素，倘若部分工作人员因自身意识不到位，就会影响档案管理工作的有序开展，降低工作质量[4]。

2.管理人员缺乏信息化意识

信息技术与医疗领域的融合虽然创新了医疗机构档案管理工作体系，但是由于在实际工作中，大部分管理人员没有重视信息技术对于档案管理的价值，他们缺乏一定的信息化知识，无法科学合理地利用信息技术开展档案管理工作。例如，部分工作人员无法合理利用办公软件，部分工作人员难以利用大数据技术对档案信息进行数据整合以及数据分析[5]。

3.管理制度陈旧

当前，部分医院存在档案管理制度陈旧的现象，不符合当今时代发展。例如，档案管理制度没有包括监督、考核、反馈等多个环节，无法科学合理地掌控档案管理工作人员的实际工作情况。倘若工作人员与管理者之间没有建立良好的沟通机制，就会在实际工作中产生众多漏洞，不利于管理者开展各项工作决策[6]。

4.档案管理系统功能局限

虽然部分医疗结构，利用信息技术建立了档案管理系统，但由于该系统部分功能模块较为简陋，无法有效实现各个部门的信息交流、信息传递功能。并且工作人员也难以在短时间内，对各类档案信息进行资源整合，最终导致档案管理工作无法得到有效提高。这一现象的主要原因在于医院管理者不具备信息技术的应用意识，仅仅将档案管理信息化体系构建当作基础性工作部署，没有认识到当今时代信息技术是档案管理工作的重要发展方向[7]。

三、新形势下医院档案管理信息化的创新策略

1.改变传统管理观念

信息化时代下，要想进一步将信息技术与医院档案管理工作相融合，首先应引导档案管理工作人员思想意识上进行改变。例如，部分工作人员由于一直沿用传统工作方式，对于信息技术学习态度存在不端正的现象。此时，管理者应积极引导工作人员尝试新型管理理念。

其次，医院还应重视信息技术下的档案管理工作，例如可以通过与社会其他机构合作的方式对医院档案管理工作人员进行信息化技术培训，邀请优秀工作者分享经验，对档案管理人员进行全方位的指导，以此来优化他们的思维认知。此外，为了进一步提高档案管理工作人员的信息化应用，技术管理者还可以将信息技术的应用能力与薪酬制度挂钩，通过落实各项激励措施的方式提高档案管理工作人员学习信息化技术的欲望。为档案管理信息化打下坚实的基础，提高医院档案管理工作效率[8]。

2.加大管理设备的投入

从实际情况来看，由于我国各个地区经济发展各不相同，经济发展较好的地区，医疗机构信息化建设程度较为完善，而经济条件较差的地区，医院部分部门依旧沿用传统的档案管理工作方式，并且由于信息化设备较少，也会导致这些医院存在工作效率较低的现象。为了进一步提高医疗机构的信息化建设，当地政府以及相关部门应落实一系列措施，支持医疗机构购买信息化设备。

此外，管理者还应结合医院实际运行情况选择科学合理的信息化系统。例如，当今时代，档案数据信息繁多，要想确保档案管理工作的有效落实，提高医院各个科室之间的信息交流、信息共享能力。应尽量购买性能较高的计算机设备，能够支持大数据、物联网等新兴技术的应用，这样才能够为医疗机构信息化建设打下基础。同时，为了提高档案管理工作的效率，管理者还应扩大档案管理工作的办公区域，给予工作者一个优美的环境，以便于支持他们对档案管理工作进行不断创新。

3.优化医院档案管理内容

新形势下要想加强医院档案管理工作力度，工作人员首先应当结合医院运行情况分析医院各部门工作职能。其次，需要结合档案内容与特点进行划分。最后，需要将其一一上传至档案管理系统当中，以此来解决原有档案管理工作内容划分不明确的问题。通常来讲，医院档案管理主要分为以下几类：文书档案、科技档案、会计档案、特种载体档案、卫技干部档案、业务档案以及专题档案。

文书档案内容包括党群、宣传类；综合类；组织人事类；劳动工资类；基建、设备、财务类；医疗、行政类以及其他类。

科技档案包括设备档案和基建档案。设备档案是指订购仪器设备的合同、协议书以及图纸、说明书、操作规程、合格证书、装箱单；安装调度及验收记录、报告；运行使用过程中取得的实效记录，事故记录及处理报告以及仪器报废的技术鉴定材料、报告及上级主管部门的批件。基建档案包括计划任务书、合同、协议书、证明书及批准文件；选址报告、工程、水文、气象、地质等基础材；初步设计、工程技术设计及设计修改、变更材料；施工安装图纸、说明书、施工日记和记录；工程概算、预算、决算；全套竣工图纸、验收报告、竣工总结；工程改建、扩建扩维修、使用中变更的图纸及有关材料；改建、维修水电设施有关材料、图纸以及其他材料。

会计档案可以细化分为财务会计、基建会计、工会会计。会计档案的内容主要为会计凭证类：记账凭证；收据存根。会计账簿类：现金日记账；银行日记账；总账；收、支明细账；固定资产明细账；材料物资明细账。会计报表类：年度会计报表、预决算；会计月报、季报。其他会计资料类：工资汇总表、名册、调整通知；会计档案移交清册；会计档案保管清册；会计档案销毁清册。

特种载体档案主要为照片、磁介质、光盘、实物。其内容能够反映本院主要职能活动、基本历史面貌；上级领导、专家、教授来院检查、学术指导等重要活动；本院重大手术、新技术、新项目。本院开展大型、小型医疗咨询，下乡医疗服务；本院党委、工会、团委组织的有关重要、一般活动、宣传、教育方面以及其他有保存价值的特种载体。

卫技干部档案内容为医生专业技术材料、护士专业技术材料。

业务档案包括护理类：关于护理管理、带教、重要专项护理的材料；其他材料。医疗类：关于医疗质量管理、医疗纠纷、科研项目、科教带教、院内感染防治管理性材料；其他材料。门诊记录：门诊日记。科研项目：重大、一般科研项目的管理性、评审结果、原始调查记录。

专题档案包括：复审“二级甲等医院”及创“三级甲等”医院专题；绿色医院；等等。

4.健全档案管理制度配套体系

医院需要健全档案管理制度配套体系。从实际情况来看，部分医疗机构存在档案管理系统功能不完善，没有建立监督管理体系的现象，导致工作人员在开展档案管理工作期间，由于自身操作失误或系统故障，出现安全隐患，无法开展后续相关工作。

所以，为了避免上述事件发生，管理人员还应构建针对档案管理系统的检查机制、监督机制、反馈以及考核机制。检查机制是确保工作人员能够严格遵守相关要求，开展档案管理工作的先决条件，监督机制则是确保档案管理工作人员不会出现懒散心理或舞弊现象反馈机制，能够引导工作人员发现当前档案管理系统存在的漏洞。以此来优化档案管理系统各个模块的功能。考核机制能够增强档案管理工作者与管理人员之间的沟通交流力度，帮助管理人员更好地发现档案管理工作者自身存在的问题，通过落实针对性的策略提高他们的工作意识以及工作技能，保障档案管理工作的效率。

5.提高档案管理工作人员的专业素养

提高档案管理工作人员的专业素养，需要医疗机构管理者从以下几个层面考虑。首先，管理者需要优化档案管理工作人员的入职门槛，例如从业务技能、专业素养、文化知识以及信息化技术应用能力四个维度。观察入职者是否具备一定的信息化技术应用能力以及创新意识，只有为档案管理部门筛选出具有较强专业能力和创新意识的复合型人才，才能进一步提高医院档案管理工作效率。

其次，管理者与档案管理工作人员还应定期学习新型档案管理理念以及工作方式，可以通过聘请专家以及相关学者的方式引导他们进一步了解信息化技术的应用意义，开拓他们的工作视野。医疗机构管理人员也应积极结合档案管理领域未来发展趋势，不断创新与优化医院原有档案管理工作体系。

最后，还需要将思想道德元素结合档案管理工作，培养档案管理工作人员的人生观、价值观，引导他们在日常工作中虚心学习，做好每一项档案数据的处理。

6.将档案管理模式进行统一

提高档案管理工作效率，需要医疗机构管理者结合医院所有部门构建一个统一的管理系统。传统工作过程中医院档案管理，由于涉及许多分散部门，各位工作人员在协同作业过程中可能存在认知偏差或工作交接不及时的现象，使得档案管理质量较差。所以医疗机构各个部门应建立明确的制度，将有价值的档案资料及时上传至管理系统当中，由档案管理工作人员进行统一处理。倘若存在任何问题，都需要利用线上平台与工作人员进行即时交流，以此来加快医院档案管理信息化建设，提高各部门之间的协同工作效率。

结语

综上所述，随着信息化技术的快速发展，医院档案管理工作也应顺应时代，管理者需不断提高档案管理工作人员的信息意识以及信息技术应用能力，通过落实多元化策略的方式为档案管理工作的开展提供一个坚实的基础。