档案管理现代化分析

李 琦

（安丘市档案馆，山东 潍坊 262100）

引言

档案管理在经济、社会发展中的作用十分重要，所以要对其管理方式予以不断完善。档案管理现代化是科技与信息技术发展的主要产物，技术含量高，能够在使用中优化档案的管理质量与效率，减少工作人员的工作量。但由于档案管理现代化的普及时间较短，仍存在无法充分利用现代化管理工具的问题，直接影响了工作效率的提升，制约了档案管理现代化的发展。由此可见，深入研究并分析档案管理现代化发展路径十分有必要。

一、档案管理现代化现实意义阐释

一方面，针对档案实施现代化管理顺应发展需求。档案部门在社会信息产业中的重要性不言而喻，应科学选用现代管理手段与技术，将重点集中于档案网络化、数字化与智能化等方面，以满足社会各领域对于档案工作需求，有效转化档案信息助推社会发展，并为信息时代进步提供必要服务[1]。

另一方面，针对档案实施现代化管理可促进档案事业全面发展。档案事业发展在人类发展中的地位十分重要，受人类发展整体水平的直接影响，同时借助有效档案信息资源为人类发展提供服务。结合当前国内档案事业的发展现状，其主体仍对事业发展产生一定制约。为此，若未科学选用现代化设备与技术实施现代化管理，对成功经验与模式予以借鉴，很容易制约档案事业可持续发展。

二、档案管理现代化的内容与要求

1.主要内容

1.1 管理信息化。所谓档案管理的信息化，具体指的就是将信息技术应用于档案管理工作中，使管理现代化水平不断提高，在新时期档案管理中占据核心地位。管理信息化的重点在于档案信息资源的建设与档案基础平台的建设，借助信息化路径重点开发并利用档案资源，使档案信息资源得到充分共享，同时，具备条件的档案馆也应在档案管理现代化发展中致力于建设数字化档案馆，以充分发挥馆内档案资源的价值。

1.2 管理标准化。在档案管理现代化发展中，档案管理标准化是十分重要的内容。现代化档案管理对网络载体的依赖性较高，网络不安全性、开放性特征相对明显，因而有必要对全新管理标准进行制定，明确规定档案数据交换、资料共享以及信息传递的步骤，以保证管理工作有据可依，必须基于统一标准规划管理档案才可获得理想成效[2]。

1.3 管理虚拟化。长期以来，档案管理的载体以纸张为主，即手工管理。在此模式下，档案信息和载体无法分割，增加了信息共享的难度。且管理档案的过程中，必须经过收集、整理、鉴别与编目等环节，对人力资源的需求量大且会消耗大量时间，直接影响了档案管理的效率。在档案管理现代化中主张虚拟化管理，将计算机作为主要载体，通过对计算机管理模式的运用实施管理，不仅节省人力且节约时间，管理效率会显著提高。

2.基本要求

2.1 设备与技术要先进。社会现代化发展以提升设备水平、技术水平为主要表现，而在档案管理现代化中要求将先进技术与设备运用在各管理环节，因而要科学规划设备配置，始终保证设备与技术的先进性，同时满足实用性与配套性基本原则，充分发挥现代化设备与技术的价值。

2.2 档案的信息化。档案信息化是档案管理现代化价值的最主要表现，只有促进档案的信息化发展，才可将档案社会、经济与文化价值充分彰显出来。为达到档案信息化目标，要求全面开发数字化信息资源，使档案馆内档案实现数字化发展。而档案信息的数字化在信息系统内发挥重要作用，能够满足人们快速获取信息的要求。特别是在信息时代背景下，档案信息的数字化也逐渐发展成档案事业未来发展趋势。现阶段，档案信息属于重要战略资源，且信息化建设也是各级档案部门工作的重点。实现档案信息化更有利于共享信息资源，突破时间与空间约束，更好地发挥档案信息的规模化优化与综合实力，进一步提高档案的利用率。

2.3 整理、鉴定、保管电子文件。伴随不同新型信息载体的出现，电子文件数量明显增多，档案工作者有必要及时收集、整理、鉴定并保管，因而电子档案将成为档案管理未来发展的重点。电子文件的范围广泛且种类较多，直接增加了文件归档与档案保存的难度。要想进一步提高电子档案真实性与可靠性，也必须对先进安全技术予以开发和运用。

2.4 管理方法要先进。较之于传统档案管理，现代档案管理需借助现代化设备与技术完成。为此，在开展现代化管理工作中，要求档案工作者的思想开放，在科学引入新型技术、方法与理论的基础上不断完善档案管理工作，为档案管理注入更大活力，顺应时代发展需求[3]。

2.5 管理的网络化。档案管理现代化的主要标志就是网络化，在互联网技术与计算机应用技术快速发展的背景下，需全面提升档案管理工作的网络化水平，通过有效融合办公自动化手段，构建档案部门局域网络。另外，在与党政公务网相互结合的基础上构建区域化的档案信息网络。亦可结合国际互联网对公共档案目录信息网加以构建，最终创建区域及全国性档案信息网络。与此同时，档案管理网络化亦需强调信息的安全性，因网络开放性较强，很容易受多种因素影响而引发安全问题。

三、档案管理现代化问题阐释

1.档案标准化程度需进一步提高

为实现档案管理现代化发展目标，必须强调档案的标准化。自20世纪八十年代开始，我国应开始落实档案管理标准化，在长期发展的过程中，虽基于标准化文件约束构建了标准体系，但档案管理的历史遗留问题仍然存在，特别是管理分散且管理缺乏统一性等。长此以往，在选择硬件设备方面就会出现多样化的现象，且软件研制未参考国际标准，最终因软件标准化缺失的原因而制约档案资源共享化目标的实现。现阶段，档案事业发展始终不具备统一标准，导致档案管理现代化发展的盲目性明显，直接影响了网络化与共享性目标的实现，因档案标准化程度不高而无法发挥计算机技术作用的情况经常发生，不利于档案管理现代化目标的实现。

2.档案管理工作者素质水平有待提高

受管理机制问题的影响，大部分档案管理工作者的专业能力相对薄弱，且缺乏丰富的现代化知识，即便根据档案馆管理现代化标准要求为其配置计算机等先进管理设备，也会受专业操作人员匮乏等因素影响而难以发挥设备作用，制约了档案管理现代化工作的开展。计算机是档案管理现代化不可或缺的媒介，不管是专职工作者或是普通工作者均需具备计算机操作基础能力，能够对全新档案管理模式进行熟练运用，才可在档案管理过程中更好地融入现代化手段。

3.档案资料的利用率偏低

因档案系统始终受封闭与半封闭环境影响，大多数档案部门与档案管理工作者在思想方面错误地认为只要按时接受和开放档案并提供相应的凭据即可，但在档案信息开发以及利用率方面的关注度并不高。长此以往，在设备与技术条件落后的情况下均对档案资料利用情况产生了不利影响。

四、促进档案管理现代化的有效路径

现阶段，很多档案馆始终采用传统管理模式开展档案管理工作，致使馆内资料内容过于复杂且不同类别档案文献的数量较多。同时，部分档案与文献资料均处于封闭状态，加之不同时期在保存档案方面的要求不同，使得档案馆基础参差不齐，具体问题表现为以下几点。

1.转变档案管理理念

在档案管理现代化发展中，档案观念的现代化十分关键。若不具备现代化管理理念，即便再现代化的管理设施，仍无法解决档案管理思想落后与档案管理现代化发展的矛盾，亦无法基于传统档案管理思想助推现代化管理工作的开展。为此，档案管理现代化一定要转变管理理念，对科学化管理理论进行学习，在相应组织行为、机构、管理手段等辅助下实现预期目标。在档案事业发展新形势下，档案管理的现代化要求管理工作者尽快转变与现代化建设目标、方法不吻合的观念，充分发挥现代科学技术与管理理念的作用。此外，应构建符合时代发展的档案意识，转变重管理轻利用的传统管理理念，以实现被动式服务向主动式服务转变的目标，保证档案管理与知识经济时代需求相适应。

2.定期培训档案管理工作者

在采购先进设备后，为全面提升档案管理现代化质量，需定期组织档案馆的档案管理工作者参加培训。在培训过程中使其熟练掌握利用计算机管理档案的方法，并正确认知档案管理现代化工作开展的现实意义，进一步提高管理工作者专业水平。另外，档案馆应组织内部管理人员积极参加实践活动，进而使其掌握具体的管理方法，初步了解计算机管理档案容易发生的问题，使其在管理实践中更科学地运用现代化设备完成工作。同时，应积极开导没有意愿实现管理现代化的管理工作者，使其切实认知现代化管理在档案馆档案管理中的重要性。借助定期培训形式给予馆内管理工作者帮助，使其在短时间内对高效工作方式与方法形成了解，并事先告知管理实践问题，以确保工作者明确工作问题，在档案管理中提高重视度，尽可能降低管理问题的发生率。此外，亦可通过校园招聘的形式，聘请高等院校计算机或档案管理专业技术人才，为档案管理现代化建设提供人力资源支撑。

3.强化数据准备工作力度

在培训档案馆内部管理工作者后，使其对档案管理现代化专业知识形成一定的了解，此后即可开展相关准备工作。其中，要完成档案著录与标引工作，即深层次加工档案信息，为档案现代化管理提供必要帮助。虽然现代化管理工作难度大且复杂，但为增强信息管理的效果，就必须保质保量完成准备工作。其中，互联网数据准备工作十分重要，而安丘档案馆的建馆时间较长，其馆藏卷宗较多、门类也相对复杂，资料内容相对陈旧，均对著录工作的开展产生了不利影响。若档案著录流程与方法不规范，则会因数据不足而影响计算机系统工作，阻碍档案管理的现代化。为此，在著录期间要求注意以下内容。第一，应遵循循序渐进原则，全面推进计算机档案管理工作的时候，档案馆要结合掌握馆内档案的情况，根据档案重要程度、利用率与价值等筛选，对著录顺序加以确定。这样一来，即可对核心档案以及具有较高社会利用率的档案进行优先整理。第二，按照级次进行著录，可省时、省力。虽然档案著录要按照循序渐进原则进行，但在实际著录期间也可参考类别与级别的差异进行，更有利于档案管理工作者对档案特征、内容形成了解，使著录条目减少，缩减著录时间，进一步提高著录效率。

4.充分利用社会力量

安丘市档案馆是新建档案馆，并且高标准配备了现代化档案管理设施设备。近年来，安丘市档案馆正在全力争创国家级数字化档案馆，争取实现档案资源管理信息化。为解决少数档案管理工作者对数字化档案管理的现代化知识缺乏全面掌握的能力，为提高学习管理能力并全面熟练掌握，可采取聘请档案现代化管理经验丰富且理论基础夯实的专家进行培训指导，全面提高档案现代化管理的知识与经验。

5.档案的统一化管理

档案管理现代化工作因缺少统一标准很容易出现多种问题，为此，有必要实现统一化管理。开展档案现代化管理前应统一开展采购，同时要实现操作系统与数据的统一化，为档案馆使用先进管理设备对档案实施管理提供帮助。此外，还需有效共享各种数据，确保当地各档案馆在开展工作期间对一手信息加以了解。但在共享、统一数据的时候一定要保证数据安全，以免不法分子对档案信息窃取。为更好地落实档案管理的现代化，应尽量选择熟练使用计算机的档案管理工作者，并在熟悉相关管理设备后上岗。

6.构建现代化档案信息管理系统

为促进档案现代化管理工作的全面开展，档案馆需积极搭建信息平台，为档案管理提供必要帮助。在网络信息平台建设过程中，最重要的就是要形成科学化管理程序。计算机管理程序会直接影响后期档案管理工作的开展，所以在管理设计工作者开展此项工作的过程中，必须要对档案管理特点予以充分考虑，结合档案馆时间情况完成设计，以确保馆内工作者在短时间内掌握，为档案管理现代化提供保障。同时，应以档案管理内容为依据设定网络信息平台功能，在设计期间将高效开展档案管理作为目标，以不断优化管理质量和效率。此外，要构建完善的安全防护系统，档案馆内部档案的机密性较强，一旦内容被泄漏，将引发不可估量的后果，所以平台设计工作者必须针对其展开安全维护，一般可采用密码登录、人脸识别等技术确保档案信息安全。同时，应安排专业档案管理工作者负责档案安全管理。

结语

综上所述，新时期背景下，档案馆系统开始运用现代化管理手段，而计算机信息技术与档案保护系统的重要性备受关注。然而，即便很多档案馆已经制定了档案管理现代化发展目标并采取了尝试措施，但始终受多种因素影响而面临诸多问题。为此，要想全面推进档案管理现代化工作的开展，必须积极转变档案管理理念、定期培训档案管理工作者、强化数据准备工作力度、统一管理档案、构建现代化档案信息管理系统，才能够与档案馆档案管理需求相适应，全面保护并科学利用档案资源，进一步优化档案管理效率。