纪念馆藏品档案管理现状与优化体系构建

陈翠玲

（冀鲁豫边区革命纪念馆，山东 菏泽 274000）

引言

纪念馆是为了纪念国家发生重大历史事件而建立的，其目的是让人们铭记过去发生的历史，永远不忘。人们来到纪念馆中，就能够知晓我国的发展历史。而藏品是纪念馆的重要组成部分，是当年历史最好的见证证明，具有极高的历史意义。在纪念馆中，由于藏品数量很多，且种类十分丰富。所以为妥善保存这些藏品，就应该将之采用科学地方法保存和记录。而记录这些藏品就是档案，档案中能够详细地体现出藏品的名称、收集的收藏、来源、重量、质地、成分等，然后再配上该藏品的照片。由此可见，藏品的档案并不只是几张纸而已。纪念馆藏品随着时间的流逝不断增加，其档案数量也会越来越多。如果不能够对这些藏品档案进行科学管理，档案就可能丢失、损坏等，对藏品也会产生极大的不良影响。所以纪念馆应做好档案管理工作。

一、纪念馆藏品档案管理现状

1.藏品档案管理工作人员的综合性素养不高

随着我国经济水平的不断发展，人们在满足物质生活的同时开始追求精神文明建设，越来越多的人会来到纪念馆中进行参观。纪念馆作为一种公益性的场所，收入渠道不多。而大量的人群到馆，会使得纪念馆的管理和维护的压力不断攀升。所以，纪念馆就有了更多的资金压力，尤其是纪念馆还需要投入大量的资金用来定期地对那些藏品进行维护研究等[1]。同时，为了扩充纪念馆的藏品种类，纪念馆还会引进更多的藏品。然而这一切都需要大量的资金来支持，所以就使得纪念馆资金常年短缺。为了节省开支，能够使纪念馆拥有更多的资金支持，领导层通常会采用节约人力资源成本的方式来实现。而纪念馆藏品档案管理工作量任务繁多，应该需要大量的工作人员来完成，而工作人员的减少，也必然会造成藏品档案管理工作质量的降低。有部分纪念馆藏品档案管理工作的岗位工作人员甚至是兼职，这部分人员并没有相关的管理工作经验，难以高质量地完成藏品档案管理的工作。还有部分纪念馆藏品档案管理工作人员是由其他部门的工作人员来担任，这也就导致纪念馆档案管理工作人员的工作水平普遍不高，极易在工作中出现各类问题。

2.在进行藏品管理中仍然大量使用传统的管理方法

在新时代的背景下，各类信息技术不断兴起，极大地提升了人们的生产和生活质量。信息技术也早已在纪念馆藏品档案管理中应用。然而有部分纪念馆藏品档案管理，由于缺少资金，在进行信息化建设方面的投入资金力度不够，缺少必要的信息化建设，再加上工作人员并不能够重视信息化办公的重要作用，在实际工作中仍然使用传统方式来进行藏品档案管理，这就使得藏品档案难以达成规范和统一[2]。也由于其规模较大数量较多，很容易使藏品档案管理发生疏漏。同时，由于传统方式管理藏品档案，由于档案的材质并不同，经过时间的积累，档案的材质也会发生损坏，这不仅会加大档案管理工作人员对档案管理的难度，也会给纪念馆带来一些损失。

3.档案信息收集困难

要做好纪念馆藏品管理工作，就必须做好藏品档案信息收集工作，这项工作的工作难度不高，然而在实际工作中会存在很多的问题，也会导致档案信息收集较为困难。第一，由于纪念馆藏品种类众多，所以就应该事无巨细地对藏品的档案信息进行记录。然而，有部分纪念馆藏品档案管理工作人员的工作能力不强，还缺少必要的工作人员，所以就无法高质量地完成档案信息的收集工作。第二，由于档案管理工作人员的工作水平有限，还有很多工作人员的文化素养不高，这就导致他们并不能够深度地对纪念馆藏品进行了解，对于那些隐藏在藏品中的重要信息也比较容易忽视，这就很容易致使档案信息不匹配的情况。而纪念馆藏品档案管理信息，要想高效地完成，就必须取得各部门之间的沟通和配合。但是由于部分部门之间的沟通不畅，也就导致收集藏品档案信息困难重重。第三，在进行藏品档案信息收集时，还存在很多专业性研究人员对藏品资料的保密问题，藏品的这些资料都属于私人的财产，他们是不会随便地交给纪念馆进行收藏。第四，纪念馆藏品管理工作人员完成档案信息收集工作后，如果未经过专业的保管，很容易使得搜集来的资料丢失或者损毁。

二、纪念馆藏品档案管理优化体系构建策略

1.纪念馆领导层应提升对档案管理工作的重视程度

为提升纪念馆藏品档案管理工作的工作质量，纪念馆领导层就必须向此项工作投入更多的精力。如此，方可上行下效，使纪念馆所有的员工都能够提升对藏品档案管理工作的重视程度，才可为档案管理工作人员开展相关工作时提供方便之门，并促使他们更加高质量地开展工作。在制作档案时，会需要绘制工具等设备。所以纪念馆也应该划拨专项资金用于购置这些设备上面。同时，也应该派遣专门的工作人员负责对这些设备的管理工作。纪念馆的领导阶层也应该满足档案管理工作人员的全部工作需求，尤其是那些档案管理工作人员在制作档案的过程中出现问题时，领导层就应该第一时间地帮助他们解决问题，使他们感受到领导层的关怀，从而更加热情地开展工作。由此可见，档案管理工作离不开领导层的重要支持，所以领导层应务必提高重视此项工作的程度，以便更加高效地完成藏品档案管理工作[3]。

2.积极引进专业人才

只有高质量的人才，才能够高质量的完成藏品档案管理工作。藏品档案管理工作是需要其他的业务来进行支撑，这样才能够发挥出其重要作用，尤其是对于人物征集藏品陈列和管理的工作更需要其他部门开展密切配合，如此方可确保藏品档案管理工作人员可以出色地完成档案管理工作，从而推动纪念馆整体工作质量和效率都能够得到显著提升。所以纪念馆领导层应务必对此一问题进行深刻的认知，并积极配合档案管理工作人员开展工作。上述所言，由于有部分纪念馆专业的档案管理工作人员数量较少，无法高效地完成工作。所以纪念馆领导层不应为了节省成本，而减少专业人员，应提高档案管理工作人员的薪资待遇，大力吸引高质量人才到纪念馆中工作。并建立健全有关的藏品档案管理工作制度，优化工作人员的工作结构，细化工作职责，将工作内容落实到个人身上，贯彻个人责任制度，档案管理文件工作应由专人来开展，不可以再让档案管理工作人员兼任其他职位。对现有的档案管理工作的人才纪念馆应该做好他们的人才培养工作，可以采用定期培训的方法来进行，首先应该让他们具备现代化信息时代的思想观念，以此来提升他们在档案管理工作中遇到的各类问题的解决能力，同时还应该做好他们的职业素养培养工作，以强化他们的工作责任心，避免档案管理工作发生失误等情况，并对档案管理工作人员的工作标准和制度进行统一有效的开展信息、采集、处理、储存运输等工作，以提升藏品档案信息的共享能力。

3.建立信息数据库

纪念馆中的藏品都具有十分高的纪念价值和收藏价值，是我国古代到现在最重要的信息载体，所以纪念馆中的藏品内容方方面面，为了更好地做好藏品档案工作，就应该采用与时俱进地方式进行。传统的纪念馆藏品档案都是纸质文件，纸质档案在使用中应该进行严格的分类，以便于人们方便快捷地使用。然而，随着时间的推移。纪念馆藏品档案资料也会越来越多，弊端也愈加明显。纸质档案很容易出现丢失、损坏等各种问题。纸质档案在保管起来，不仅要耗费大量的人力、物力，在查询时也不够高效便捷，大量浪费了管理者和使用者的时间。在现在这个信息技术不断涌起的背景下，利用信息技术可以一改纸质档案这些弊端，借助信息技术的手段可以对其有效的管理分类，提升纪念馆藏品档案的安全，极大地节省用户查阅寻找档案的时间，有效发挥出档案的最大价值。当前我国信息技术的不断发展，已经给众多行业的工作带来了巨大的便利，为做好藏品档案管理工作，就应该融入数字化建设[4]。目前而言，在进行纪念馆藏品档案管理工作时，最主要的应对其进行信息管理工作，藏品档案管理因信息化的融入可以变成音频、文字等元素。在这一系统中，不仅仅对档案的基础信息进行保存，对藏品的动态信息也囊括其中。如此，可以体现出藏品档案方便、快捷、高效的特点，还可以实现多个纪念馆档案信息之间的共享，极大地提升了档案的使用效率等。纪念馆藏品档案管理工作融入数字化技术以后，就需要将纪念馆全部的藏品信息都输入到电脑之中，并在电脑中根据不同的藏品的类型，设计不同的档案阅读入口，以方便档案阅读。同时，采用借阅卡的方式可以节省有关工作人员记录信息的时间，这样当有人来借阅档案时，只需要采用刷卡的方式即可完成，极大地减轻了档案管理工作人员记录的工作负担。然而随着数字化技术的发展，数字化在融入藏品档案管理工作时，也应该注意做好藏品档案管理的工作问题。如果有不法分子攻击纪念馆的系统，有可能会造成档案信息丢失。所以纪念馆应积极地引入各种杀毒软件，做好系统的安全防护工作。同时，为了避免档案资料的丢失，而给纪念馆造成无法挽回的损失，还应该强化做好藏品档案备份工作。

4.档案管理机制建设

在纪念馆藏品档案管理工作中，在与时俱进地采用现代化的工作方式的同时，也应该与传统的档案管理工作方式相结合，否则无法确保档案管理工作高质量的开展。这就需要纪念馆应优化与完善档案管理机制，将传统工作方法和现代化的工作方面通过制度的方式进行融合。纪念馆为强化档案管理体制建设可从以下几方面进行。第一，细化藏品管理工作的内容，为每个人划分好自己应尽的工作职责，以此来提升档案管理工作人员的工作责任感。第二，对样品进行不定期的随机抽查。档案馆可以将纸质档案资料与数字化档案信息整理对比，分析二者之间的异同，并找出当前档案中出现的问题，从而可以更好地判断藏品档案管理工作是否出现问题，并进行有针对性的改进。第三，对藏品借阅人员应该及时回访，了解他们借阅长期不还的原因，并且在管理制度中纳入藏品借阅的奖惩条例，对于损害藏品档案的人员必须要进行一定的处罚。

5.优化硬件基础设施

在新时代的背景，纪念馆藏品档案管理工作中能够与时俱进地朝着信息化方向发展。然而，要想更高质量地开展藏品档案管理工作，还应该优化各类硬件基础设施。对于纪念馆而言，应该最大程度地发挥出藏品档案管理的作用，提升现有基础硬件设施的能力。例如，应该确保藏品档案管理室的温度和湿度，这样才能够保证藏品档案在存放中不会发生问题。同时，也应该把控用电安全和消防安全等。纪念馆还可以实现智能化的管理，确保能够使档案管理的硬件水平得到提升。

6.建立健全藏品档案管理工作制度

工作制度是开展藏品档案管理工作的重要组成部分，所以纪念馆就必须结合实际情况，制定出一套科学合理的、切实可行的工作制度。借阅人员也应该严格遵循借阅制度，这样才能够获取到下一次的借阅资格。在进行藏品档案管理工作时，必须要有专业的人员来完成，这样才能提升档案管理工作人员的工作质量。为给借阅人员提供方便，纪念馆可以制作出一个搜索册，借阅人员就能够通过搜索册尽快地找到自己想要看的藏品档案[5]。对于每一份藏品档案，应至少做出一份档案备份。一份供借阅者使用，一份留存。这样，如果档案丢失，也不会给纪念馆造成太大的损失。档案管理工作人员在开展藏品档案管理工作时，要对工作进行交接，这样才能够满足藏品档案管理工作的需求。档案管理工作人员应该在规定的时间内完成档案管理的各项工作，如果一旦超出规定的时间，就会给纪念馆带来一定的损失。同时，随着时代的发展纪念馆中的藏品数量会越来越多，当藏品数量积攒到一定的规模时，也会对档案管理工作的开展带来很大的难度，档案管理工作人员在进行档案管理工作时，很容易出现弄混或者是丢失等情况，又由于工作时间有限，而工作量巨大。所以档案管理工作人员为尽快完成工作，很有可能存在敷衍了事的情况。也可能会对后续借阅人对档案管理工作的使用造成不利。为解决此问题，纪念馆就应该有针对性地做好档案管理的工作制度，确保工作人员可以在规定的时间内完成，并不定期地抽查档案管理工作人员完成工作的情况，确保他们都能够高质量地开展工作。

结语

综上所述，当前，有部分纪念馆藏品档案管理出现藏品档案管理工作人员的综合性素养不高、在进行藏品管理中仍然存在大量使用传统的管理方法、档案信息收集困难等问题。为提升我国纪念馆藏品档案管理质量，纪念馆领导层应从提升对档案管理工作的重视程度、积极引进专业人才、建立信息数据库、档案管理机制建设、优化硬件基础设施、建立健全藏品档案管理工作制度等方面入手。然而，藏品档案管理工作在实际工作中会出现很多意想不到的问题，就需要档案管理工作人员能够随机应变，在工作中灵活创新，以确保工作方法能够适合纪念馆藏品的需求，促进纪念馆的高质量发展。