基于档案信息化建设与档案管理的几点思考

熊 昊

（黄石市疾病预防控制中心，湖北 黄石 435000）

前言

疾控中心工作内容展现出的公益性特征让其工作具有重要且深远的意义。现目前，档案管理工作在新时代背景下呈现出巨变，档案数据资源量逐渐增多，且档案信息类型呈现多元化趋势；与此同时，计算机、数据库等先进科学技术逐渐地运用至档案管理工作中，与传统的档案管理方法、观念等无法适应，导致档案管理工作与当前社会适应性较差，所以在此阶段顺应时代的潮流，加强档案建设与管理工作是非常必要的。基于此，本文就档案信息化建设与档案管理存在的问题、干预措施进行如下分析，内容如下。

一、疾病预防控制档案的概念

疾控中心档案主要包括社会各类疾病预防、监测、评价与检测工作，是各类业务活动的载体。伴随着社会水平提升，人们对于自身健康状况的重视度提高，合理地管理疾病档案可发挥其重要的价值[1]。疾控中心档案内容主要包括：传染病预防、艾滋病、寄生虫病、结核病等。其主要的特征一是可为医学研究给予针对性样本，对于各类不明原因、突发性疾病进行记录并分析，查阅资料分析疾病的危害，从而避免在社会上大规模地传播和扩散。二是疾病预防控制档案涉及区域广泛，可从监测转变为区域间资源共享和交流。三是疾控中心档案管理工作具有较强的时效性，可依照疾病控制时间的连续性完成分类和整体工作[2～3]。

二、档案信息化建设内容分析

针对档案信息化进行阐述，其中主要涵盖的内容较为宽泛，可划分为狭义与广义两种。就广义上讲，实施档案信息化建设能够让各领域中的不同内容进行有效的结合，完成资料整理与共享操作，从而提升资源信息的利用效率，主要涉及经济、文化、政治等多方面信息；然而就狭义方面进行阐述，档案信息化建设主要是针对疾控中心内部资料进行管理，在借助信息技术的协助下，档案信息资料整理工作效率得到有效的提升，可提高档案资料在管理期间的完善性与准确性。档案信息化建设还能够将各类信息进行分类处理，整合关键、重要信息，让管理人员在查阅档案时，通过输入关键词就能检索，让查找信息的便利性得到提升；除此之外，在档案信息化建设期间，可将档案信息、社会信息进行融合，在促进档案建设和发展发挥重要价值，更好地服务群众[4～5]。

三、疾控中心档案管理现状分析

1.档案管理方式具有单一性

顺应着时代的潮流与社会进步，档案管理工作需要不断地创新并融入先进科技，才能让档案管理工作的需求得到满足。就现目前档案管理工作进行分析，在实践过程中，档案管理工作仍然具有管理方法单一的问题。针对档案管理实例来讲，诸多从事管理工作的人员并非专业人员，且大多数未接受过系统性的培训工作，所以让管理人员在实际的管理工作中，仅可依靠按部就班的方式完成，并且无法顺应时代的步伐，盲目地套用传统方法和手段完成管理工作，所以档案管理工作暴露出效率低下、管理理念落后、手段单一等缺陷，阻碍管理工作质量提升，限制档案的实际效用。此外，因受到诸多因素影响，档案管理中直接运用科学技术、先进设备的频率较低，从而导致档案管理工作质量与效率受限，无法进一步完善档案管理工作[6～7]。

2.缺少有效可行的档案管理制度

制度是一项工作开展的重要依据和保障，其可发挥出对工作的约束及规范性作用。若期望提升管理工作效率与质量，完善管理制度则是必不可少的一个步骤；并且还需要在实践工作中结合档案管理工作的实际情况，对管理制度进行实时调整，从而确保档案管理工作的有效性、完善性和细致性，能够尽可能地避免管理工作中出现的问题，从而达到提升管理工作效率的目的。但是就目前管理工作而言，制度的缺失是无法保障管理工作顺利完成的关键，主要体现出的缺陷包括以下几点。第一，档案管理人员配置不合理，常会出现一人身兼数职的情况，工作强度大且工作量大，管理人员工作时间长，导致管理效率低下；此外，若档案管理任务分配不均，则可能发生人力资源浪费情况，从而限制管理工作整体效益的提高。第二，缺少档案管理考核制度监督，实际管理考核工作流于形式，工作人员欠缺责任心和对管理工作的重视度，工作期间态度消极，未掌握正确的管理方式等，从而限制档案管理的质量提升[8～9]。

3.欠缺专业性人才储备

档案管理工作需要每日接触大量资料信息，属于专业性强且较为繁琐的一项工作，且需要管理人员具备丰富的管理经验、熟练地运用管理技术、掌握运用信息化手段完成管理的能力。但是现目前实际情况表现为，档案管理部门专业人才储备不足，主要与管理工作强度大、工资待遇低、晋升学习空间小等原因有关，所以限制优秀人才引进。同时，在科学技术不断发展的阶段，档案管理工作并非只完成单一资料整理和查找工作，牵涉领域不断地扩展，给管理人员工作能力提出更高要求。但是现目前档案管理人员仍然存在知识储备能力低、思想陈旧、现代化操作技能缺乏等特点，所以导致其在实际档案管理工作中故步自封，影响档案管理工作的顺利开展，限制管理质量提升[10]。

四、档案信息化建设与档案管理的措施分析

针对档案信息化建设和档案管理工作分析，在新时期管理工作开展期间仍然面临着诸多不足之处和考验，包括管理工作方式单一、缺少针对性档案管理制度，人才缺乏等弊端，从而导致管理工作效率低下，不利于管理质量的提升，进而限制档案资源实际运用价值的发掘。所以顺应当前信息化潮流，为了提升档案管理水平则需要从档案管理存在的问题着手，让管理工作与信息化技术有效结合，从而提升档案管理事业发展速度。就此，档案管理部门则需要对此工作加以重视，完善管理制度，从而给予档案管理工作充分的制度保障。

1.重视档案管理工作重要性

在历史背景下，档案管理工作都被定为幕后工作，而疾控中心对于此项工作的认识度和重视度较低，加之工作成绩不显露，所以档案管理是更加容易被忽视的一项工作。当前，顺应新时代发展潮流，档案管理部门需要对档案管理工作给予高度重视，并且作为一项需要长时间坚持、完善的工作，更全面地关注到档案管理工作对于疾控中心工作顺利开展的重要价值，认识到档案管理对于工作决策的合理性、企事业单位发展的重要价值。所以这就需要疾控中心重视档案管理工作，并且及时地发现管理工作期间存在的不足之处，采取有效的方式进行处理，从而确保管理工作开展的有效性。除此之外，管理人员树立端正的态度，自觉地完成规定工作任务，并且重视管理方式、过程等细节问题，以免档案管理工作流于形式，将其落实到实践。主要的措施包括：管理部门可为大众宣传管理工作的作用、效益等内容，同时定期对档案管理人员开展系统性培训、讲座，让管理人员能够掌握丰富的管理经验，并且更新其管理理念，保证管理人员能够全身心投入管理工作中，创设良好的管理氛围，给予管理工作水平提升可靠保障[11]。

2.丰富管理方法并推动档案管理信息化

档案管理工作期间，收集档案资料是最为基础的工作之一，也是关系到档案管理有效性的环节之一。在此期间，需要确保信息化系统能够在最短时间内将各项档案资料进行收集，并且确保资料的完整性和时效性。迈入信息化时代后，疾控中心在工作期间会生成大量信息数据，而不同部门间的档案资料存在差异性，所以需要档案管理人员针对实际的工作业务，对各类业务档案实施分类管理，从而保障档案资料运用的有效性。在此状况下，为了保障业务部门档案资料接收的顺利性，则需要对前端控制工作进行无缝衔接，并且将档案管理工作与业务系统进行有效的结合，从而保障档案数据可顺利地进入档案系统内，从而提升档案管理的效率和规范性。收集电子档案期间，管理部分需要具有控制电子档案的权限，不但可确保档案资源管理的安全性，同时还能让档案资源开发、提取与利用效率得到提升。管理人员需要熟练掌握和运用信息化技术，并且能够将其运用于实际管理工作中；管理部分还需要强化档案管理软件设备建设工作，同时提供完善的软件设施，给予管理人员的管理工作一定的便利性。此外，档案管理信息化还需要符合社会需求，建立网络管理平台，给予档案管理一定的保障[12]。

3.完善档案管理制度

缺少完善的档案管理制度会直接限制档案管理的有效性。基于此，档案管理部门需要强化对档案管理制度的认识，予以完善的制度作为管理工作实施期间的重要依据。在实际工作中，区域不同实际情况也存在一定的偏差，所以疾控中心需要结合当地实际情况，运用与自身情况相符的管理制度，从而保障档案管理制度的有效性和可行性，为档案工作顺利开展给予支持。通过制定、完善和实施管理制度，能够有效地规避档案管理期间存在的问题，减少不足之处，从而降低管理期间安全隐患。与此同时，档案管理制度中对管理人员的约束要求必须实施合理的奖惩与绩效考核制度，表扬管理期间表现优秀的管理人员，以此激励其他管理人员能够端正工作态度，从而形成良好的工作氛围；针对管理工作中持有消极态度、管理工作效率低且出现差错的人员，则需要对其依照相关规定采取惩罚措施。一方面，对管理工作进行有效的约束；另一方面，对管理人员积极性进行充分的调动，从而确保档案管理工作的顺利开展[13]。

4.创建一支专业能力强的档案管理人才队伍

人才是现目前社会生产中非常重要的推动力量，所以创建一支专业能力强、综合素养能力高的人才队伍是推动档案信息化建设和档案管理的关键措施，同时也是提升管理水平的重要保证。档案信息化管理的基础是具备大批熟练掌握先进信息技术设备的人才作为支撑。同时，档案管理人员还需要熟练地掌握档案建设与管理业务知识，才能更好地运用先进技术，从而达到提升档案管理效率的目的。基于此，档案管理部门需要建立培训制度，从而推进档案管理人员专业化培训的规范性，通过讲座、现场讲解等方式，完成管理人员的业务培训工作，不断地更新档案人员管理理念，丰富其管理经验和技术。培训原则以针对管理人员缺少的进行培训，顺应时代潮流对档案管理内容进行完善，从而保障档案管理人员的业务能力可符合实际情况与新时代管理工作要求。此外，档案管理部门需要形成重视人才、爱惜人才的氛围，给予管理人员晋升机会和丰厚的资金，从而让档案管理人员的工作积极性得到提升，并且能够全身心地投入档案管理工作中，对于提高档案管理能力和水平具有积极意义[14]。

结语

疾控中心信息化档案建设和管理工作是新时期背景下的发展趋势所向，但是在实际工作期间，仍然存在诸多因素干扰，从而生成较多的管理缺陷问题，譬如管理方式单一性、缺少管理制度、缺乏管理人才等，从而限制档案建设与管理工作地顺利开展。针对上述问题，通过管理部门加强对档案管理工作的重视度、不断地丰富自己的知识与提升管理水平、依照当地实际情况完善管理制度、创设一支综合素质强的管理队伍等措施，让档案管理的效率和质量得到明显提高，并且还能确保档案信息资料管理的安全性和时效性。

总而言之，档案管理工作本身就是一项烦琐、系统性的管理工作，但是在档案管理工作期间，为了减少纰漏对档案资源利用价值产生的影响，所以需要顺应时代背景，不断地推动信息化进程，并且乘信息化时代之风，不断地提升档案管理水平，促进档案管理事业更加平稳地发展。