基于财务共享背景下的零售企业存货管理研究

王 莹

（北京华联综合超市股份有限公司，北京 102605）

随着信息时代的来临，零售企业的管理模式也相应发生了潜移默化的改变，财务共享在其中的应用能够有效提升其业务处理速度。但就目前情况而言，我国仍有部分零售企业尚未将财务共享有效应用于存货管理环节，因而此类企业易出现控制流程漏洞与商品断货等各类问题。因此在实际工作中，加强财务共享在零售企业存货管理工作中的应用力度，是每个相关人员应当考虑的重要问题。

一、零售企业存货管理环节现存不足

1.信息孤岛难以打破

信息孤岛的存在是目前零售企业存货管理工作中较为明显的不足之一，存货管理工作缺乏信息共享已成为零售企业中的普遍问题。在信息孤岛难以打破的情况下，零售企业总部要了解各个区域分公司的季度销售情况，则需要分别接收各个分公司报告。而各个分公司中的数据又需要经由各个零售网点进行报告。在进行信息报告的层层环节中，信息数据极容易出现延迟问题，更难以保障其准确性，零售企业总部面临此类数据则难以实现对自身市场情况的精准分析，从而导致其出现决策错误。与此同时，零售企业与供应商之间也缺乏应有的信息共享，一旦企业对商品的需求量出现错误预测，供应商难以及时获取信息，则容易导致库存积压情况的出现，或出现断货问题。在出现此类问题时，零售企业各个分公司之间即使调货，也增加了仓库管理人员的工作负担，且产生了原本不必要的运输费用，同时可能引发消费者反感，从而导致客户的流失[1]。

2.存货管理方法滞后

当前情况下，仍有部分零售企业对存货的管理方法相对落后，此类企业的存货管理方式单一，仅将存货按照一定数额放于仓库中，即使采取经济订货批量法或ABC分类法等方法，此类企业也难以及时刷新数据，而是始终沿用历史数据，并未以当前市场情况与商品生产状况为依据进行调整，因而其存货管理方法难以对存货信息进行客观而正确的反映，为其自身预算制定等各方面工作都带来了不利影响。与此同时，在采购存货与保管存货等各工作环节中，此类企业也存在应有的监督与审核环节，对采购存货过程缺乏价格区间设置，因而采购人员容易通过虚报购入价格而从中牟利。此外，部分零售企业针对存货管理环节仅设置了仓库管理员一个岗位，存货管理环节中的各项工作都由此岗位的在岗人员完成，缺乏相应的监督岗位，因而易出现内部人员偷盗商品或恶意损坏商品的问题[2]。

3.存货占用资金过多

在零售企业中，采购环节是最为重要的工作环节之一，关乎存货管理成本与存货资金占用量。而部分零售企业囿于对采购环节缺乏重视程度，并未设置相关监督部门，导致商品采购价格直接由采购人员与供应商协调决定，因此相关采购人员与供应商间易出现彼此建立合作关系谋取不当利益的情况。在此情况下，零售企业采购成本相应出现了增加，使得存货资金占用量随之增加，而存货管理重点则被原材料采购与商品销售内容占据，从而忽视了对存货的管理，使存货出现大量积压的情况，企业内部资源也因此造成了严重浪费[3]。

二、零售企业存货管理财务共享途径

1.健全存货管理系统，完善成本管理

在零售企业存货管理工作中运用财务共享管理模式，首先需要建立财务共享中心，以此对存货管理系统加以完善。存货管理系统能够对零售企业所存在的各个零售网点进行连接，并落实存货编码制，使员工能够登录存货管理系统并通过输入存货编码完成存货余量及所在地查询等操作。此外，存货管理系统也应当针对零售企业中的各个岗位设置相应操作权限，例如针对零售企业中的销售岗位，可设置其录入销售信息减少的权限，但限制其对商品库存量进行修改，仅由仓库管理员岗位行使修改商品库存量的职能。同时针对采购存货与入库等各项记录，全部应当在计算机端完成，由此直接在月末生成零售企业盘存表，再由仓库管理人员与财务人员共同对其实施盘存核对。在此存货管理系统下，零售企业也可充分考虑自身经营情况，在管理工作中善用ABC分类法或供应商管理库存法等，以此为存货管理系统提供更为科学的运行环境[4]。

例如使用ABC分类法的过程中，零售企业的各个部门需要依照财务共享中心出台的标准，将存货划分为A、B、C三类，同时将存货数据在存货管理系统中定期更新，以此为零售企业决策人员节约时间成本，使其不必浪费时间等候企业各个分公司再对自身各部分数据进行汇总与上报，而是可有效利用存货管理系统，从中选择自身需要进行分析的存货内容，并对数据完成横向与纵向对比，从而以此为依据对零售企业未来规划进行决策[5]。

而在使用供应商库存管理法时，零售企业则需要利用VMI信息系统，并将各类财务共享中心的信息加以汇总，再传送汇总后的库存信息至VMI信息系统，供应商即可以VMI信息系统中的数据为参考进行存货配送。在商品完成入库环节后，再启用财务系统对其进行结算。在此流程下，供应商能够随时了解零售企业对商品的需求，因而节约了企业下单与供应商备货所需时间成本，无形中为零售企业提升了存货的流通效率[6]。

2.整合存货管理流程，建设物流中心

在零售企业中应用财务共享模式，对存货管理流程进行科学整合是必不可少的环节，而整合存货管理流程首先需要完成对采购流程的优化。在未实施财务共享模式时，零售企业采购工作需要先由采购人员与供应商双方共同签订采购合同，再同时将采购订单与采购合同交予企业财务部门进行审批，在财务部门完成审批后才能正式向供应商下单。下单后仍需等待货物送至零售企业，企业再对货物进行验收，完成验收后财务部门再完成对供应商付款环节，至此结束全部流程。在此流程中，企业需要处理各类纸质单据，采购人员也极有可能面临资料不全而难以通过采购申请的问题，使得采购物资难以顺利完成[7]。

而在零售企业中采用财务共享管理模式对存货管理流程进行整合，则能够有效缩减繁琐的采购流程。财务共享模式中，零售企业可在存货管理系统中预设采购申请模板，而采购人员仅需以采购需求为依据填写此模板即可，在填写后将信息上传至存货管理系统中，企业财务人员可及时了解采购需求，并对其进行审核，在审核结束后，存货管理系统可自行生成采购订单。在所采购的货物到达后，企业验收人员仅需在存货管理系统中对订单状态进行修改，将其改为已完成状态即可，而此时也将相应自行生成付款单据，财务人员在接收单据后再完成付款，使得采购人员工作流程得以简化，同时节约了时间成本，提升采购效率[8]。

在此基础上，也需要对销售发出流程进行优化。零售企业商品往往储存于网点仓库中，在结束销售环节后，相关销售人员需要开具销售凭证与发票等各项单据，同时仓库管理人员需要填写出库单，再完成货物交付工作。此销售方法在独立零售企业中更为适用，但在连锁零售企业尤其是商品体积普遍相对较大的企业，如家电零售企业，实施此方法具备一定困难。在各个零售门店都配备相应仓库的情况下，此类零售企业则需要负担更高的固定资产租赁费。而此类门店仓库往往规模相对较小，其存储商品能力不强，一旦出现缺货问题则需要联系其他连锁门店实施调货，在无形中使零售企业内部存货周转成本出现了不必要的增加。

而在财务共享模式下，零售企业则可通过建设物流中心的方式解决此类问题，将各个小型仓库合并为物流中心，使其成为区域性大仓库。在完成销售环节后，销售人员在存货管理系统中录入订单，系统则可对订单进行科学分类，以其定位不同将其传送到相应仓库中，仓库在接收订单后再着手办理出库手续，并联系物流中心发出商品。在此环节中，财务共享中心需要提前收集各个零售企业门店中的销售数据，并对其各自消费者进行偏好分析，以此为依据对仓储部门下达通知，使其及时调整自身存货。在此情况下，企业内部调货也将相应有效缩减，而其多仓库租金也同时能够减少，从而整体存货管理成本也得以有效节约[9]。

3.培养存货管理人员，提升整体素质

提升存货管理人员整体素质可从两方面入手，一方面是对其进行定期培训与考核，以此增强其业务能力，另一方面是需要对其岗位配置进行优化，以此完善其岗位职能。

在对存货管理人员进行培训时，零售企业需要首先强化其存货管理意识，使存货管理纳入企业经营管理日程中，使企业中的采购与仓库、财务、销售等各个部门全员参与存货管理工作，实现存货管理信息共享，从而提升存货管理效率。在对其进行培训的同时，也需要定期实施考核，使存货管理人员面对工作具备应有的紧迫感，能够将自身所学理论有效应用于实际工作[10]。

与此同时，零售企业也需要对财务共享中心工作人员岗位职责加以明确，在此环节中，财务共享中心应当制定存货管理工作流程与存货管理工作标准，并以此为依据对存货部门进行工作指导。同时也需要对相关数据进行核算与财务处理、预算制定等各项工作。在此基础上，财务共享中心也需要收集企业各部门的信息数据，并对其实施解释与整理工作。最后需要对企业相关财务指标进行计算，并生成相关财务报告，再对存货工作中存在的不足进行合理分析，并提出相关改善方法。在明确财务共享中心岗位职责后，应当进一步对存货管理人员的工作流程加以规范，使仓库管理工作负责人员能够在工作过程中严格遵守财务共享中心的标准，对存货入库与出库等各项数据进行精准录入。同时需要与财务人员积极合作，在其监督下完成对存货的定期盘点工作，以此增强内部控制的力度。

此外，零售企业更需要坚定不移地执行岗位分工制度，使企业内部员工能够在各自岗位上发挥作用，同时使员工之间完成彼此监督工作，以此有效降低其徇私舞弊的可能性。例如针对采购商品工作，需要在财务共享模式下完成对商品的市场调研环节，此后在系统中录入与企业长期合作的供应商，并对商品进行价格区间设定。在出现采购人员报价出现异常或供应商无法识别的情况下，则需要将采购合同等各项资料统一交付上级部门进行审核，再将信息录入系统中，这一审核流程限制了采购人员的定价自由，从而有效减少其虚报价格或捏造虚假订单的行为。

内部审查工作在零售企业财务共享中心也不能忽视，因设立内部审查体系也是优化存货管理人员配置的环节之一。首先需要对企业绩效考核制度，以员工出勤率与工作完成质量、工作完成速度、工作失误次数等各项内容为基准，对其实施综合考量，针对员工中的优秀者，企业可考虑为其发放绩效奖金，而针对员工中出现失误次数较多且损伤公司实际经济利益者，企业也可考虑对其实行罚款等措施。

4.关注存货管理问题，保持订单合理

在零售企业中，保持订单的合理性需要从多方面入手，其中较为重要的环节是加强对存货供应链的管理，使其保持平稳运行状态。在此环节中，零售企业需要对供应商与企业间的利益争夺具备正确认知，同时积极解决其中的不平等关系问题。为解决此类问题，零售企业需要转变自身观念，同时对各方面工作进一步加以规范，使供销双方实现互利共赢。在此过程中，零售企业与其供应商都需要将关注点进行转移，不应当再关注于谋求自身短期利益，而应当将重点放于为消费者提供更具品质的商品上。与此同时，零售企业也需要对供应商资源实施整合，并汇总其各类评价指标，以便后续合作过程中能够以此为依据选取更为优质的供应货物渠道，如供应商的信誉及其经营情况与产品质量等，都可纳入其评价指标，在此基础上建立稳定的供销关系，与供应商之间实现长期合作。在对供应商进行合理选择后，零售企业订单的合理性自然也能够得到相应提升。

而在存货管理财务方面，可对财务共享中心进行设置，使财务人员分为成本与收入、预算等各个小组，不同小组对财务共享中心内部数据进行调取，并以此数据与系统中的标准记账规则进行有机结合，完成对财务的集中处理。在此环节中，零售企业可不必在各个下属部门再设立财务部门，因此可有效节约企业人力资源成本，同时随着业务流程标准化程度的提升，企业员工在办理业务的效率也将相应得以提升，而其办理过程中的失误率则能够相应缩减，同时在出现问题后也能够直接在存货管理系统中查询出相关数据，而减少了与其他部门的交涉环节，从而提升企业整体工作效率。

此外，存货管理系统中也需要对订单各项细节加以设置，在订单中必须完整填写商品的类别与供应商、日期、名称、规格、现有库存、订货量等各方面内容，同时需要注重对其进行备注，例如码数等细节要求，都需要在备注中加以体现。其中注明供货商与日期的目的是便于日后负责补货的工作人员对订单进行整理，并能够以日期为线索对商品进行货源跟踪。此外，也应当注意订单中商品条码的准确录入，商品名称与规格则需要与标价签品名保持一致，以此为条码出现错误时或断货时的补货工作提供便利，只有在商品名称与系统中的资料具备一致性时，才能以此查询正确条码并完成补货工作。而针对订单中的商品单位与数量，则需要精确到最小计量单位，如个、条、包、盒、瓶等，而不应当以箱、件、袋等单位对其进行计量，以此使订单更为准确。

三、结语

综上所述，信息时代为零售企业带来了更多的机遇，也无形中使其面临着更为严峻的挑战。在此情况下，零售企业应当充分考虑自身经营特点，同时与时代发展需求进行有机结合，将财务共享应用于存货管理工作中，以此使自身业务处理更为高效，从而达到理想的存货管理状态。