基于“互联网+”背景下智慧档案馆的建设路径

文/深圳市福田区保密局 陈慧

大数据时代，在以“互联网+”为代表的科技信息化的时代背景下以物联网、互联网大数据以及云计算等高新技术网络已经渗透到社会生产生活的各个方面。同时，为智慧档案馆建设提供了一个良好的契机。我国档案馆的发展与时代发展进程始终是同频共振的，其经历了档案技术由低级到高级、由简单到复杂的发展过程，而智慧档案馆也是基于“互联网+”的背景提出的发展目标。“智慧地球”概念的兴起带动了以物联化、智能化以及互联化为要素的“智慧城市”的提出，社会掀起一股“智慧化”的热潮。同时，党中央提出确立建设“智慧社会”这一方针策略，为推进智慧档案馆建设提供了重大发展契机。深圳市福田区档案馆基于“互联网+”跨世纪的背景推动下，立足当前“十四五”时期档案科技工作取得的突破性进步，积极推进智慧档案馆建设全面提升档案科技创新能力，推动档案事业创新快速发展。

一、智慧档案馆

智慧档案馆是跨越传统档案馆和数字档案馆而构建的更高层次和更高阶段的档案馆，在“智慧化”建设的浪潮下智慧档案馆应运而生。从创建智慧档案馆体系的理念来看，其分为狭义和广义两个概念：狭义的智慧档案馆指的是涉及多种档案资源过程中包括了传统型纸质档案载体和其他新型载体档案资源等方面的档案馆建设；广义的智慧档案馆指的是凡是涉及建立在社会数字化、智慧化等信息化管理模式下产生的全部载体的信息档案体系的档案馆。智慧档案馆是以丰富多样化的档案资源作为管理研究对象，这里的多种档案资源包括档案实体、档案人员、档案工作等各个环节。同时，智慧档案馆把档案或者档案数字化图像等内容进行数据化，使得这些档案资源成为全部关联、全部检索的数据，这些构成了档案馆智能化、物联化以及联动化管理。信息化新时代的浪潮到来，信息技术呈现出新的特征，这使得智慧档案馆转变成一种运用了云计算、物联网以及互联网等高新技术的综合管理与控制系统，通过各类信息技术管理与开发档案资源管理、感知与挖掘各类信息资源，然后分析提炼各种信息智慧并将其应用在档案馆管理、决策与服务上。

深圳市福田档案馆2022年根据深圳市福田区新型冠状病毒肺炎疫情防控指挥部通告要求，积极配合深圳市政务服务大厅、福田区政务服务大厅以及市档案馆的相关工作，可通过广东政务服务网（深圳站）、“i深圳”APP、深圳市档案馆网上预约平台等渠道提前网上预约，合理安排出行计划，减少在大厅的滞留时间。这种方式既符合疫情防控工作的要求，也满足了市民群众的需求导向，让市民群众真真切切感受到智慧档案馆带来的价值、感受到智慧城市带来的便利。

二、智慧档案馆的现实问题

（一）智慧档案馆理论基础不足。“智慧地球”的概念于2008年提出，“智慧城市”的蓝图在2010年发出，“智慧档案馆”提出不久，人们对其认识尚处在萌芽阶段，研究不足使得其理论基础不足。我们从百度上搜索可知，学术界对智慧档案馆的认知并不完全统一，知网上学术期刊对智慧档案馆的研究仅仅停留在概念、特征以及大致内容上，缺少对智慧档案馆技术要求、发展趋势以及价值内涵等深层理论研究。同时，在智慧档案馆建设中，一线人员更加偏重于实践方面而忽视了对理论方面的探究，这是导致智慧档案馆理论基础不足的一大因素。

（二）智慧档案馆实体档案与电子信息不匹配。信息技术快速发展，但是依然存在信息技术不够成熟，这使得智慧档案馆的实体档案管理与电子信息管理不匹配。同时，智慧档案馆工作重点仅仅侧重于对档案信息资源的整合以及简单的档案资源利用，对档案的大部分工作依然需要大量人工进行操作，难以实现高效整合。不仅如此，人工操作实体档案管理在档案出库后经常出现失控现象，导致数据库和实体档案直接失联。因此，两者失联使得实体档案管理和电子信息管理产生不匹配现象，对档案工作的开展十分不利。

（三）智慧档案馆信息技术相对落后。随着时代的快速发展，档案的数量也在快速增长，档案馆的工作总量在不断增加。同时，对档案馆的工作需求和工作难度也在增加，这促使智慧档案馆信息技术必须更加先进。但是反观当今智慧档案馆，其系统设备没有及时进行更新换代，信息技术相对时代而言较落后，不能适应新时代发展的需要。同时，“互联网+”时代的到来，使得档案信息的使用范围更加广泛，其重要性不言而喻。目前智慧档案馆的信息化水平仅仅停留在查询文件、生成目录方面，并没有形成全面的数据信息查询系统。智慧档案馆信息技术相对落后，使得其难以实现真正的高效利用。

（四）智慧档案馆难以满足用户需求。智慧档案馆以其“智慧化”为群众提供便捷高效的服务，其主要服务对象是群众。但在现实情况中，智慧档案馆的专家更加侧重于对技术的研发、对信息资源的整合以及对档案工作的管理等方面，大大忽视了对用户体验的重视。他们认为提高科技水平就可以满足群众的用户体验，冰冷的技术缺少人性的温暖，智慧档案馆的建设应当从用户需求出发；冰冷的技术不会感知人的体验，但档案馆工作人员可以通过调查问卷、面对面询问等方式探知用户真实的体验，然后从用户需求、用户体验等方面开发满足群众需求的智慧档案馆。

（五）智慧档案馆存在信息安全问题。档案是最真实、最直接的历史素材，是对一个地方人文历史的最佳表现，也是当地人民群众生产生活的信息整合，因此，档案对人民生活是十分重要的。但是当今智慧档案馆建设中存在着信息安全问题，这直接影响到人民群众的个人隐私和社会信息安全。保存好全部档案信息是档案馆工作的中心，但随着信息数量的不断增加，档案馆的信息安全储存问题亟须提升，信息安全备份等级需要提升。消除档案信息安全隐患是档案馆工作的本分，也是提升人民群众对档案馆工作信赖度的重要举措。

三、“互联网+”背景下智慧档案馆建设路径

“互联网+”是社会创新2.0驱动下诞生的一种互联网思维发展的经济新业态，是知识社会创新思维2.0推动下所形成的一种互联网形态演进轨迹及其催生出的一种经济社会发展模式新形态。经过十几年的发展，“互联网+”已经与多个行业相融合，并且对他们产生积极影响。因此，基于“互联网+”的背景下，档案馆要转变传统模式开创智慧化新模式。智慧档案馆能全面感知、分析信息以及整合档案资源分布和运行信息的能力，为未来档案安全管理与数字档案信息平台开发创造更好的市场前景。“互联网+”时代背景下，信息技术呈现出新的发展特点，智慧档案馆建设使得传统的档案管理工作出现革命性的变革，也是适应时代发展要求的表现。

（一）转变思想观念。思想观念的转变才能确保智慧档案馆建设符合人民群众需求、符合时代发展趋势。因此，转变思想观念是智慧档案馆建设的前提。首先，从人民群众需求出发，提高用户体验、满足用户需求。目前，智慧档案馆建设过程中，专家学者过于重视对技术科技的提高而忽视了用户体验，导致智慧档案馆不能更好地满足人民群众的需求。因此，深圳市福田区档案馆“坚持我为群众办实事”的理念开展档案工作，满足人民群众的需求，为立档单位更好地进行档案收集、归档、保管以及利用等服务创造条件。其次，从时代发展趋势出发树立档案数据化、数据智慧化的观念。档案数据化是指档案在数据处理后更加接近其原貌，这是一种符合时代发展的新观念。档案数据化是一种用数据记录档案的新方式，档案馆工作人员可以利用档案数据化更好地收集档案、管理档案等。档案数据化与数据挖掘推送是智慧档案馆建设的基础，基于“互联网+”背景下建设智慧档案馆，需转变思想观念，树立数据智慧化。

（二）科学规划体系。智慧档案馆建设是一个长期而又复杂的工程，因此，要站在宏观的角度科学规划智慧档案馆的建设、统筹规划设计智慧档案馆建设的具体步骤，形成智慧档案馆的科学规划体系。科学规划体系是智慧档案馆建设的基础，在统一的标准下对智慧档案馆的技术、管理、业务等内容进行科学规划，最后建成业务系统集成化、档案资源数字化、档案业务自动化、档案利用智能化以及业务管理信息化的智慧档案馆。同时，积极分析影响智慧档案馆建设的各种关键因素。在此基础上，利用科学规划和顶层分析全面指导智慧档案馆建设，不断增强智慧档案的整体功能，推进智慧档案健康有序运行。2022年，深圳市福田区数字档案馆室一体化系统二期工程建设遵循科学规划、统筹设计、分步实施、重点突破、标准规范的原则，着力建设以数据资源为基础、安全管理为保障、共享利用为目标的智慧档案馆体系。

（三）加强技术建设。随着信息时代的到来，档案信息数据日渐庞大，档案馆工作人员整合与管理数据变得十分困难。基于此，建设智慧档案馆成为大势所趋。同时，信息化的日益加强也使得互联网、云计算、物联网等一系列先进技术与档案馆建设相结合，是档案馆走向智慧化的主要推动力。互联网的广泛普及与人们的日常生活紧密联系，给人们的生产生活带来极大改变。智慧档案馆建设以此为基础，利用互联网为人民提供更加高效便捷的档案服务，自主设计档案查询APP、增设安全信息技术等方式，方便民众使用。同时，互联网的防范普及也为云计算的发展提供了契机，因为云计算就是通过互联网来完成的一种计算方式。智慧档案建设可以通过云计算这种新的计算方式对档案的资源进行整合处理，在节省人力物力的同时，大大提高工作效率，有利于档案合理规划。物联网是基于互联网发展的新兴技术，在我国智慧城市、智慧社会的建设中广泛应用。智慧档案馆的建设借助物联网可以感知用户资源与用户之间的问题，搭建用户与档案管理人员之间沟通的桥梁，在按照用户的需求合理分配资源的同时，实现资源配置的优化。深圳市福田区档案馆在深圳智慧城市建设的基础上，结合本区档案的实际工作，正在建设技术架构合理、功能完善的智慧档案馆系统，实现智慧档案资源“收、管、存、用”全过程信息化管理，发挥档案资源对经济社会发展的基础性支撑作用。

四、结语

社会已经进入“互联网+”时代，档案管理应当与时俱进，在互联网的影响下，档案馆工作积极进行与社会相适应的调整与创新。智慧档案馆是档案馆创新的一大举措，也是传统档案馆与数字档案馆的更高阶段。智慧档案馆是现代文明的重要载体，也是社会文明传承的桥梁。智慧档案馆建设是一项长期而复杂的过程，因此，档案馆管理部门要基于“互联网+”时代背景，坚决贯彻习近平总书记关于科技工作和档案工作的重要指示批示精神，准确把握《“十四五”全国档案事业发展规划》的重要目标要求和档案科技工作的主要任务，合理运用相关技术促进档案工作的开展，满足人民群众的现实需求。