加强保障性住房档案管理工作的思考

文/李一曼

保障性住房类型多样、涵盖人群广泛，在其发展过程中，档案工作是保证保障性住房工作建设顺利进行的一个关键前提，是保障性住房工作不断改革、优化发展的重要依据。本文对目前保障性住房的档案工作现状进行了综述，并对目前新形势下的保障房档案工作模式进行了探索与分析，以期进一步推动和促进各类型保障性住房工作的顺利、和谐、有效地开展

保障性住房是自2008 年住房制度改革以来国家住房类型发展过程中的重要组成部分，而档案作为记录其发展过程中一套完整的资料，是保障性住房工作不断改革、优化发展的重要依据，也是保障性住房类型能够全面覆盖社会不同层级人群需要的必要参考，在保障性住房工作体系的发展中起着举足轻重的作用。它包括在各类保障性住房的建造、房屋审核、分配、后期管理中所产生的工程项目文件、资质审核文件、流动管理措施等等，是一套全面的、完整的、综合的保障性住房资料，也是一项信息量大、流动性大，筛选性广、变动频繁、针对性很强的行政管理工作，对这些资料的搜集与保存，既是对历史的负责、对现实的服务，也是对未来的思考。加强对保障性住房项目档案的接收、管理、利用，是充实城乡建设档案的重要手段。同时，也是加强档案工作为民办实事的一项重大措施，加强对保障性住房项目档案的指导、验收和管理，使其真正惠及人民群众。本文就目前保障性住房类型的文件工作流程进行了阐述。

一、保障性住房档案管理分类

保障性住房档案是衡量一个城市或地区发展保障性住房工作的一个主要基础，它可以全面、客观地分析和反映城乡的实际情况。特别是在住房保障工作的管理过程中，对各类具有考察、利用和保存的资料进行记载。例如原始文件、传真、邮件、数据、图表等，对收集到的重要资料进行分类整理、归档，构成了当前时期保障性住房的一套资料。根据文件的对象和内容，将其划分为两种类型：第一类为申请保障性住房的城乡居民住房情况审查记录。住房保障是对那些已取得或即将领取的困难补助的家庭和个体进行的有关信息的梳理[1]。第二类是保障房房屋分类及建设情况的资料。城市住房保障房屋信息，是对已分配入住和正在建设的保障性住房房屋的信息。在我国相关档案的建设发展中，随着电脑技术的飞速发展，数据库软件的使用越来越普遍。在建设纸质文件的基础上，要构建与之配套的电子文件，并构建与之配套的资料库。在这一进程中，纸质的文件应当与电子文件的文件内容相符合，一方面要将纸质文件录入到电子文档中，另一方面又要将其打印出来留存好纸质档案。随着保障性住房信息档案的日积月累，管理任务更加繁重，这也就要求了档案管理人员要充分认识到住房保障档案规范管理的艰巨性，要充分结合本行业工作特点、本岗位工作实际需求，不断进行自身相关知识更新，要边学习边操作，边总结边实践。

二、保障性住房档案管理现状

结合当前的现实分析，保障性住房档案管理工作主要存在五个问题。

（一）关于城市或地区保障性住房的文件管理工作的重视程度、任务的艰巨性和紧迫性。在社会和经济发展的背景下，许多人反映了自己的住房承受能力。根据有关资料，目前，保障性住房已为3000万中、低收入家庭提供了保障[2]。随着我国经济社会的发展，保障性住房有望达到全国总人口的两成，从而真正地缓解老百姓的居住难题。所以，要对群众需求和房屋的资料进行全面的梳理和归类，这对文件的规范化、制度化、真实性的要求更高；另一方面，保障性住房的类型、数量、涵盖群体等等，则直接影响到中低收入家庭的住房现状和幸福指数，但有的地方有关单位仅仅注重经济利益，忽视了其社会发展的不可替代性，忽视了城市住房档案的行政工作。建立健全的住房制度，关键在于建立健全的档案管理制度，要使社会保障资源更好地配置，必须强化档案管理体系。为此，必须在保障性住房分配过程中贯彻公平、公正的理念，加强政府及其有关部门的管理监督机制。要确保城市中低收入者、进城务工者、过渡期青年人们有房居住，就能从基本上确保社会的协调发展，从而推动我国的社会安全稳定发展。

（二）目前我国城市或地区保障性住房的档案管理工作没有建立起一个科学化的基础。保障性住房的资料类型多种多样，根据时间、类型、产权性质等因素，可以划分成不同类型，但若没有正确的归类，则会造成资料的混淆，导致相关工作难以进行，难以适应今后的档案资料处理。

（三）缺少专业的行政组织。一些地方有关部门还没有意识到保障性住房档案文件管理工作的重要性，也没有建立起专业的保障性住房档案管理机制。现行的住房保障档案管理缺少一套行之有效的制度，有的手续、证件审核往往要反复进行。这种体制对档案工作的管理有很大的负面作用。

（四）保障性住房的档案处理缺乏相应的管理。目前，我国保障性住房管理部门的档案工作人员素质参差不齐，无法满足有关工作规范和工作需要。他们缺乏与之相适应的知识与工作经历，工作不规范，工作不谨慎，工作效能低下。目前，我国保障性住房档案的建设还处在起步发展的初期，缺乏相应的实践经验。

（五）由于保障性住房的资料搜集程序过于繁琐，使得资料的准确性和可靠性都较低。因为保障性住房的各类资料存在着较大的不确定性，资料的错误将直接关系到保障性住房的合理配置，因此必须建立相应的监管机构，对申请人的个人资料进行全面的监控和审查，及时了解、更新有关资料，确保资料的准确。

三、保障性住房档案管理工作的意义

当前，我国的保障性住房档案工作已进入了一个较为井然有序的阶段，对其进行有效的管理，就显得尤为必要。对现行的住房保障资料进行梳理，能够有效地帮助我们化解当前的一些现实问题，为我国的社会平安发展体系建设提供一种不可替代的、积极的促进力量。其含义大致可归纳为三个方面。

第一，加强对城镇中低收入居民的住房保障情况档案的监管，有利于促进我国的社会平安发展制度的进一步完善。保障性住房申请档案包含了大量的住户个人信息与资料，对其进行管理与分析，能够有效地化解当前的社会矛盾问题，为我国的社会稳定与人民的生存提供了重要的保证[3]。

第二，对居民的住房档案进行合理的优化和完善，是当前的一项重要措施。城市住房保障档案是反映特定区域保障性住房的基本数据，是保障涵盖群体个人合法权利的有效证明。要使这一群体真正享有这一权益，必须持续推进城市住房保障档案工作的有序开展。

第三，对城市住房保障档案数据进行统计、整理和监管，有助于今后更好地开展社会治安管理工作。分析整理城市或地区保障性住房档案的相关信息，整合信息资源，有助于理解当前发展过程中的问题与缺陷。本文认为，只有这样才能更好地理解和把握当前的社会现实状况，才能得到相应的研究成果，从而为今后的社会保障工作的发展做出科学的指引，并有针对性地提出相应的对策。

四、加强保障性住房档案管理工作的途径

在当前经济社会发展的背景下，在建立和完善保障性住房的基础上，必须探索新的方法和新的方式，以促进保障性住房的健康发展。

（一）实行信息化的保障性住房记录

电脑网路技术在二十一世纪迅速发展。当前，互联网信息化技术渗透到了人们的工作和生活中的方方面面。在进行保障性住房管理的基础上，政府要大力建设和健全自己的房屋档案信息系统，在原始归档操作管理模式中渗透现代化计算机管理技术，建立保障性住房档案的全电子管理体系，同时加强对保障性住房的管理，增强其时效性、真实性和全局性，推动保障性住房的信息化、现代化和智能化的发展。其内容有：

1.完善保障性住房的档案资源。全面、完整、真实的信息资源是保障性住房信息系统的重要前提和基本保证。为此，在进行住房保障体系建设的过程中，必须建立健全和完善相关的信息资源体系[4]。要做到项目报表，享受补贴人员信息（廉租住房补贴、E 类人才住房补贴）、配租人员信息、轮候人员信息、实有房源情况、项目建设进度等等数据收集、汇总、分析、修改、增删等规范化、全面性、系统化，按照由广到细的方式形成分门别类的检索目录，既能方便快捷指导现实工作又能为查考历史资料数据提供重要的依据凭据，更加方便日常的运用查阅。

2.强化对保障性住房的档案服务。要进一步强化和改进保障性住房的信息系统，使之更加开放、更加透明。同时，要主动做好专题编研，整理文件，开发数据，简化查询、调阅、申办等业务，以提升工作的效能和质量。这样才能更好地为广大市民和各行各业提供住房保障方面的信息。

3.健全保障性住房的档案权限和使用。政府要在保障性住房的发展过程中，加大对保障性住房的管理和使用，使其工作标准、制度和审批程序更加规范化，并对其在使用中的权限和使用范围进行界定。要强化对档案管理的监管与管理，健全电子档案馆、电子政务平台、信息发布平台等各种应用体系的标准化。要使档案系统的稳定性、安全性和可扩充性得到进一步的改善，使保障性住房资料信息的完整性、科学性和正确性得到加强。

（二）强化对保障房项目的前期介入和引导

要坚持搞好档案工作，及早介入，掌握项目情况。工程竣工后，联络施工方，将有关材料存入目录。按照最新的《归档文件管理规则》要求，引导相关人员对项目单位的各类档案进行整理。在主体工程开始后，不定时到工地指导各专业机构进行标准化的工作。对工地的各种信息进行了宣传和训练，要求资料的规范化和严谨，确保工程文件的及时、准确、及时地将全部的技术文件和施工管理材料转移到项目的各个部门。着重指出，在勘察设计、施工、监理等方面，应按照施工验收和验收的规定，对施工单位按有关规定，对其进行质量管理。推行项目档案与项目施工的实施，既能确保项目文件的真实性，又能确保城市或地区保障房过程文件的完整性。

(三) 强化档案的完整性和准确性，强化对档案的审核

为保证保障性住房的品质，必须对存档资料进行审查。各部门的工作人员将对文件的质量进行定期的检查。如果在项目筹备期内，发现文件、验收文件、审批意见、合同报告不是正本或彩色印刷，应及时组织督导情况汇报。尤其是在审查过程中，对档案不全的问题，要尽快采取相应的整改办法，以保证工程档案指导验收等方面的工作规范，为改善保障性房屋工程档案工作提供有力保障。

（四）将声像文件管理结合起来，强化标准化的管理

严格执行档案归档文件的各项工作要求，并对其进行规范化的管理。保障性住房建设工程从建筑建报开始，就进行声成像采集，后续跟进摄影，对项目各个关键环节进行详细的记录。已分配保障性住房的音像档案通过图片、音视频文件确保其公开公平公正性等，这也突出了保障性住房档案的完整和准确性，从而提供了更加详细、可靠、完整的集纸质、电子、声像、视频等为一体的全套档案资料。

客观事实表明，档案资料的收集、管理与利用，是保障性住房管理工作中一个很大的课题。要适应保障性住房的实际重要性及发展特征，不断深化改革，强化项目档案的管理和使用、项目档案的信息化建设。一要强化对保障性住房的各项工作，特别是对相对较差的文件的处理；二要大力推进新形势下的保障性住房档案管理工作，加强动态、信息化的管理，切实提升保障性住房档案的质量和效益，保证保障性住房的最初建设目标，确保保障性住房建设达到真正意义上的保障性项目。