档案工作赋能高校治理现代化的理论逻辑与实践路径

刘辕

摘要：档案工作对提升高校治理体系和治理能力现代化具有重要意义。该文从使命宗旨、法规依据和资源禀赋三个方面分析了档案工作赋能高校治理现代化的理论逻辑，并从优化治理体系和提高治理能力两方面提出了相应的实践路径，以便更好地推进高校档案在高校治理体系和治理能力现代化中的作用。

关键词：高校治理现代化 档案工作 工作赋能

《“十四五”全国档案事业发展规划》中提出，到2025年，檔案治理效能得到新提升，档案工作在推进国家治理体系和治理能力现代化中的基础性、支撑性作用更加明显。教育是助推实现国家治理体系和治理能力现代化的重要领域，[1]推进教育治理体系与治理能力现代化成为我国教育现代化的十大战略任务之一。[2]因此，高校档案工作如何赋能高校治理现代化，并在推进高校治理体系和治理能力现代化中发挥基础性、支撑性作用，具有重要的研究价值。

一、档案工作赋能高校治理现代化的理论逻辑

高校要将治理现代化作为一种理念、方法和技术，有机嵌入办学治校的各个方面，以助力高校治理“系统升级”。高校档案来源广泛、管理机制成熟，可以成为一种较好的嵌入载体，赋能高校治理现代化。档案工作赋能高校治理现代化的理论逻辑主要体现在档案工作的使命宗旨、法规依据和资源禀赋三个方面。

（一）使命宗旨

长久以来，档案工作承担着“为党管档、为国守史、为民服务”的使命宗旨。对于高校而言，档案汇聚成史，勾勒出学校历史发展的足迹。我们可以从档案资料中追本溯源，探寻前人的信仰和智慧，总结建校以来的历史经验和教训，传承优秀的大学精神和文化，凝练卓越的教风、学风和校风。档案具有“存史、资政、育人”的功能，十分契合高校“为党育人、为国育才”的使命担当，因此，做细做实档案工作对推进高校治理现代化进程意义重大，是高校铸魂育人的重要途径，也是高校实现高质量发展的必然要求。

（二）法规依据

新修订的《档案法》中提出要“提高档案信息化建设水平，推进国家治理体系和治理能力现代化，为中国特色社会主义事业服务”；《“十四五”全国档案事业发展规划》中将“推动‘十四五时期档案事业高质量发展，适应国家治理体系和治理能力现代化要求”作为内在要求。可见，国家为推动档案在治理现代化进程中发挥作用而提供的法律法规支持日益完善。在高等教育领域，教育部发布的《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》《高等学校档案实体分类法》等规章制度，都为高校档案工作提供了详细的实操依据，为档案工作赋能高校治理现代化提供了进一步的制度支持。

（三）资源禀赋

档案是高校的宝贵资源，在推动高校治理现代化的进程中，具有以下三点独特的优势。第一，高校档案相比高校的其他资源更加严谨、规范，《档案法》对档案的收集、管理和利用均做出了明确的规定，确保档案能够真实反映办学历史，帮助师生从历史中汲取智慧和力量。第二，档案可以综合利用、多次开发，比如对年度毕业生就业原始数据二次开发利用，形成各专业毕业生就业年度质量报告，用以反映各专业人才培养质量；在此基础之上继续开发利用（如将过去连续五年的就业质量报告做对比分析并加上相关行业发展趋势分析），形成各专业就业市场供需预测报告，使之成为学校专业设置与调整的指南针和晴雨表。第三，除了涉密等不得或不宜公开的资料外，档案作为一种信息资源在高校内部通过共享可以发挥多重价值，如就业指导部门通过利用校友档案为毕业生寻找就业机会，校企合作部门通过利用校友档案为教师寻找横向课题来源。

二、档案工作赋能高校治理现代化的实践路径

档案工作赋能高校治理现代化，不但理论上可行，亦可付诸实践。本文将结合工作实际，从完善治理体系和提高治理能力两个方面，探寻高校档案工作服务学校中心大局、推动高校治理现代化的实践路径。

（一）赋能顶层设计，完善高校治理体系

高校治理体系是高校以章程为核心的制度体系的集中体现，包括大学章程、党委领导下的校长负责制、“三重一大”决策制度等一系列服务立德树人根本任务的制度体系和运行机制。高校档案工作，可以从服务党的建设、依法治校、纪律监管、执行督查等方面服务高校治理体系建设。

1.以档为“基”，服务党的建设。党的领导是高校治理体系的基石。高校党建档案既能为党组织开展活动提供参考，又能为推动党建工作全面发展提供依据，[3]可以有效服务党的建设。一是服务党委决策。学校党委发布的各项规章制度、党委会会议记录以及上级党组织文件材料等档案，系统记录了学校党建以及对上级决策部署的贯彻落实情况，可为学校党委提供决策依据。二是服务组织建设。高校党组织机构设置、干部材料、党员名册、组织关系转接等档案，为干部考察、党员培养及党组织建设提供参考。三是服务思想教育。学校“主题党日活动”等党建工作材料，为学校红色文化传承、爱国主义教育提供素材，促进师生践行社会主义核心价值观。

2.以档为“规”，助力依法治校。高校要全面贯彻落实依法治校，高校档案部门也要坚持“依法治档”，充分发挥档案的资源优势，助力学校法律风险防控，保障学校及师生合法权益，如将学校规范性文件、“三重一大”决策材料、经济合同协议等重要文件的起草、制订、审查、签订等全过程材料依法归档，确保学校各项制度的出台和经济合同的签订层层把关，过程可追溯；规范法务档案管理，将学校法律纠纷处理过程材料依法归档，为学校制订年度法治计划、完善法务工作程序、填补法治漏洞、总结依法治校成效等工作提供有利参照；大力宣传《档案法》，提高师生档案意识，使其能合理利用档案凭证，保护自身合法权益。

3.以档为“尺”，规范纪律监管。高校档案部门可协同财务、纪检、审计等部门，在校内发挥“档案法治监督”功能，同时做好巡视整改、校内巡查、意识形态安全等工作材料的收集工作，把牢前进方向；利用违纪处分、信访投诉、群众来信、校长信箱等工作材料，助力师德师风建设；利用招生、招聘、采购、后勤、基建、干部选拔、科研分配、职称评审等重点领域的工作档案，抵御廉政风险；利用学校科研项目在立项、研究、验收、评价及成果管理等全过程中形成的科研工作档案，防范学术腐败；还可以通过建立集失信行为惩戒机制、诚信行为激励机制及档案记录信息监督反馈机制于一体的“诚信档案”管理体系，[4]引导师生树立正确的价值观。

4.以档为“监”，加强执行督查。高校组织体系的管理效能，很大程度上取决于决策与执行之间的相互配合与支持。高校档案工作可以建立“上行式”和“下行式”执行督查机制，加强高校决策层与执行层之间的联动性，从而提高管理效能。“上行式”是指高校通过自觉接受政府档案行政部门的业务指导、监督和检查，督促本校档案管理工作规范化，并将依法治档优势转化为档案治理效能；“下行式”是指通过学校档案工作委员会等，健全档案工作网络，建立档案工作考核機制，通过指导、督促、考核校内各部门档案收集情况，倒逼其加强对上级决策的执行力度，从而提升管理效能。

（二）赋能治理手段，提高高校治理能力

高校档案部门可以从文化认同、智慧加持、数据治理、风险防控和价值保存等五个方面，挖掘高校档案资源，助力学校治理能力提升。

1.以档为“史”，提高文化认同。对于高校师生而言，强烈的文化认同感，可以凝心聚力，促生更多前进动能。高校要充分挖掘蕴藏在档案中的素材，以充分发挥其对学校历史、学校文化的认同作用。一是宣传校史，高校档案部门要熟读校史，将校史编写所需材料内容体现在归档范围中，鼓励各部门提供年鉴稿，编写大事记、撰写院志，并且通过校史馆等平台，讲述学校历史故事，增强师生对学校的历史认同。二是传承高校优秀文化，举办宣传展览，传播高校优良传统和学风，为校园文化注入活力。三是凝心聚力，通过定期发布学校大事记、荣誉榜，年终评选十件大事等活动，激发各部门干事创业的昂扬斗志。四是通过建立校友档案，凝聚校友对学校发展的关心和支持，发挥其在捐资办学、校企合作等方面的重要帮扶作用。

2.以档为“媒”，增强智慧加持。拥有众多新兴技术加持的智慧档案，是档案工作助力高校治理能力现代化的重要内容。一是智慧收集，例如利用爬虫技术，将学校新闻网站及各部门网页列入收集范围，设定关键词，自动将相关内容收集到档案预归档资料库中，确保在年度归档时做到应归尽归。二是智慧管理，例如将档案系统与OA办公系统、学籍管理系统等业务系统数据对接，实现电子文件“一键归档”。三是智慧利用，例如可以通过网站、公众号以及手机App等平台，提供远程借阅服务，待身份认证及流程审批结束后，由高校档案部门自动推送电子件。四是智慧展示，例如智慧档案管理系统中的声像发布模块、虚拟现实技术加持下的网上校史馆以及利用3D全息投影等技术的线下校史馆等，都可以让档案资料变得立体而生动。五是智慧编研，通过智慧档案管理系统与学校数据中心进行对接，利用设定的规范性模板，自动提取相关数据，完成学校大事记、荣誉册、基础数据汇编等常规编研材料制作，提升工作效能。

3.以档为“鉴”，加强数据治理。高校档案部门可以协助学校拟定重要数据保存方案，并根据数字档案馆的要求，对全校信息化系统的数据质量控制、权责分配、价值流动、收集保存等方面提出治理建议。例如，在智慧校园建设过程中，一些高校设立了网上办事大厅，将众多审批流程迁移上网，力争实现“一网通办”。高校档案部门通过数据对接实现办事大厅电子文件自动归档，并在此过程中，充分发挥数据治理作用。一是指定数据归口部门即归档单位，一般情况下为项目申请人所在部门。二是规范检索信息，丰富标题、责任者、时间等检索项，方便档案著录。三是减少重复归档，例如将采购项目从立项审批、文件审核、过程实施、合同签订、项目验收的全周期资料合并在一个流程内归档，简洁清晰。四是设置归档范围，实现自动鉴别，例如将公文流转、用章申请、合同审批等重要流程中的文件，在审批结束后默认归档至“部门文件预归档库”，而请假、维修等普通流程中的文件则默认不归档。五是避免数据流失，“部门文件预归档库”的账号与流程申请人无关，由部门兼职档案员管理，并从中筛选重要文件推送至档案系统进行正式归档。

4.以档为“警”，做好风险防控。维护校园安全稳定，是学校综合治理的重要一环。高校安全工作材料是领导参考决策、检查验收、预防突发事件、追究事故责任的重要依据。高校档案部门应从全局考虑，制订校园安全材料归档计划。例如，高校保卫部门应将校园安全风险点排查记录、整改记录、事故发生及处理记录等资料归档和分析，提高防患于未然的能力；学工部门为确保学生安全，应注意将学生心理健康、身体基础疾病、异常行为记录、家庭状况等数据归档和研判，强化对学生身心健康的保障；后勤部门应针对传染病防控以及其他公共卫生事件，收集传染病防控方案、监测数据、应急处置等材料，为及时研究突发事件形成的规律和特点，科学决策、化解危机并建立应急机制提供宝贵经验。除此之外，高校档案部门还可以针对信息安全、资产安全、消防安全等，建立专题归档计划并对其进行利用。

5.以档为“凭”，实现价值保存。高校档案资源的价值可以分为历史价值、现行价值和长远价值。其历史价值主要体现在历史认同、文化传承等方面，使学校的发展有了根源和依托；其现行价值主要体现在经验总结、证据保存等功能上，为学校各项工作服务，例如从档案中提取重要信息，形成档案年报，为领导决策提供依据等；长远价值则体现在对学校未来的发展、学校影响力的延伸起到助力作用，例如收集优秀毕业生资料、杰出校友事迹，或者校企合作、援边扶贫、乡村振兴、社会培训等一系列社会服务档案，都将大大提高学校的社会影响力，利于学校长远发展。

三、结语

在高校治理现代化进程中，高校档案承担着“为党管档、为国守史、为民服务”的使命宗旨，在推进高校治理体系和治理能力现代化中发挥着重要作用。高校档案工作不仅可以通过服务党的建设、依法治校、纪律监管和执行督查等四个方面赋能顶层设计，优化高校治理体系，还可以通过文化认同、智慧加持、数据治理、风险防控和价值保存等五条路径赋能治理手段，提高高校治理能力。

总之，高校档案部门必须紧紧围绕学校中心大局和发展目标，主动作为，在做好基础性工作的同时，以嵌入业务、优化服务、整合资源、提供支撑等方式，不断进行职能拓展和价值挖掘，为推动高校治理现代化赋能，助力高校实现高质量发展。

注释及参考文献：

[1]杨飒，晋浩天.“十四五”：高等教育立足当下更将引领未来[N].光明日报，2020-11-22（003）.

[2]蒋凯，王涛利.高等教育治理体系与治理能力现代化的关键问题和推进路径[J].厦门大学学报（哲学社会科学版），2021（1）：105-114.

[3]李霞.新时代高校党建档案的意义阐释、内涵特征与价值实现[J].档案与建设，2021（12）：50-52.

[4]张瑞春.大学生诚信档案建设的困境与突破[J].档案管理，2020（1）：111-112.

作者单位：扬州工业职业技术学院