财务共享模式下的会计档案管理工作探究

余晓娟

一、前言

在数字信息技术快速发展的背景下，企事业单位的财务管理工作规模逐步扩张。而在财务共享模式的影响下，会计档案管理能够实现信息化和便捷化发展。通过创建规范、科学、标准的会计档案管理平台和系统，企事业单位能够全面提高会计档案管理效率，解决传统会计档案管理出现的缺陷和不足之处，为企事业单位创造更多的效益。因此，企事业单位要明确财务共享及会计档案管理的特点和意义，总结在财务共享模式下会计档案管理的相关问题，并落实会计档案管理的优化路径，提高企事业单位会计档案管理能力，提升企事业单位的社会价值和经济收益。

二、财务共享及會计档案管理概念阐述

（一）财务共享模式的概念和特点

财务共享模式全称是财务共享服务中心运行模式，是指财务管理人员借助于云端数据信息处理技术、互联网大数据技术等，将企事业单位较为分散和数量庞多的财务工作、数据资料进行综合优化和管理。通过创建科学的综合管理系统和管理平台，指导会计档案管理工作同其他的工作部门相结合，将会计档案信息或财务审计数据等进行实时反馈和沟通，以便能够综合性提高企事业单位会计档案管理效率和管理质量，推动企事业单位向智慧化、智能化、信息化进行转型和升级，打造成新兴的会计档案管理模式[1]。目前，财务共享模式随着经济时代的快速发展，已然成为相关企事业单位和事业单位会计档案管理的主要应用模式。

（二）会计档案管理的特点

会计档案管理工作逐步由传统的纸质化办公转向电子化管理。依赖于网络技术、数据信息库，以及云端传输技术的优势，使企事业单位的财务管理工作更为先进与智能。其一，企事业单位会计档案管理人员通过对电子档案的合理运用，能够有效改善纸质化档案在管理过程中办公场地和相关器械的成本耗费问题，并且能够便捷进行档案的整理、分类、储存、共享，以及优化等工作，提高会计档案管理效率。其二，会计档案管理融合数据信息检索技术，对重要的档案数据资料实现快速准确地定位、提取和转移，能够提高财务管理部门与其他工作部门之间的协同发展效率，共同提高财务管理水平[2]。其三，企事业单位会计档案管理人员能够将相关的档案信息进行全面分析，并得出科学的结论，发掘其中深层次的内涵和价值，为企事业单位进行商务决策时提供强有力的理论参考，能够最大限度地降低企事业单位资金风险，提高企事业单位内部治理水平和能力。

三、财务共享模式下会计档案管理原则

传统的会计档案管理工作，无法有效实现数据的及时补充和完善。而在财务共享模式下进行会计档案管理工作，能够将相关的数据进行实时扫描和上传，并且快速生成电子报表和会计凭证，帮助财务管理人员及时进行费用的报销和支付，体现出会计档案管理工作的实时性原则。企事业单位员工在进行商务合作或外出驻点时所产生的相关费用，通常会以发票、账单等形式进行记录。然而在财务共享模式下，员工可以将电子账单快速上传至会计管理平台，由财务管理人员进行核实和报销，并且对报销费用的相关注意事项进行及时记录和存档。如果企事业单位要进行金额较大的商务合作，需要将资金进行申请和批复，也可以通过云端数据平台进行申请，由相关的领导管理人员批准后进行电子手写签名，及时反馈给财务管理人员和银行后台系统，以此来完成资金的交付，提高企事业单位财务管理效率[3]。除此之外，在财务共享模式下，企事业单位会计档案管理人员还可以设置云端传输平台的拦截功能，细致搜寻和检查具有资金风险隐患的业务活动，最大限度地降低企事业单位资金风险。

四、财务共享模式下会计档案管理意义

（一）推进会计档案管理的信息化

传统的企事业单位财务管理工作以人工为主，对不同的数据账单和财务报表进行统一的组织和管理。在财务共享模式下，会计档案管理工作能够借助于大数据信息平台，落实电子化、信息化、智能化管理。企事业单位旗下的分公司或分部会计人员将电子单据进行扫描，按照不同类型和层次，上传至财务共享平台中。后台的系统能够自动与各个工作部门进行数据对接，快速排版和编码，全面提高企事业单位总公司或总部财务管理人员在面对数量庞大的账目时进行复盘、核实等工作效率。除此之外，已经上传到财务共享平台的档案资料，也能够进行自动备份和安全储存。在后续会计管理人员进行相关信息的补充和完善时，后台系统可以自动进行填充，综合改善人工处理效率低下的问题。在财务共享平台上，还可以构建多数据资源链接，将企事业单位在进行生产、宣传、销售、采购过程中的不同数据进行整合，实现多个工作主体共同办公，实现会计档案管理的精细化[4]。

（二）减少会计档案管理成本支出

在财务共享模式下进行会计档案电子管理，能够将相关的数据信息进行细致化地加工和优化。借助于大数据传输技术和数据资源信息库等交流媒介，实现会计档案资料的异地搜索、整合、分析、提取工作，提高企事业单位综合运营工作成效，减少因技术限制导致会计档案数据在传输和转移过程中的成本耗费。与此同时，财务共享模式还能够对企事业单位在其领域的未来发展趋势和走向，进行全面、准确地预测，为企事业单位领导管理人员进行相关决策时，提供科学的决策数据依据。除此之外，财务共享模式在遵循企事业单位的管理战略规划范围内，进行生产技术工艺和宣传营销企划的实时调整，使企业能够顺应正确的发展方向稳步前进，推动企事业单位战略规划的逐步实施。

五、财务共享模式下会计档案管理问题

（一）传统会计档案管理烦琐

以往的企事业单位会计档案管理工作，将档案资料数据总结为凭证、报表、账单的分类，并为其针对性地进行编码和编排，收录到文件夹中，也可以称为传统的会计档案分类管理方法。但是，在信息时代快速发展的背景下，这种方法已然无法适用于智慧化企事业单位的发展模式，在一定程度上严重阻碍会计档案的整理效率和管理效果，使日常的会计档案管理工作产生相关的问题。比如，冗杂档案数据在定位、查询、提取时的不便；陈旧档案数据资料处理的烦琐；对即将进行资料补充的档案进行重新编码等等。企事业单位会计档案管理无法得到切实的优化，存在一定的不规范性，不能有效形成科学、信息化的会计档案管理模式，不能与其他工作部门进行档案数据的同步，影响企事业单位会计档案管理的持续发展。

（二）会计档案管理人员能力不足

在财务共享模式下，企事业单位会计档案管理对管理工作人员提出更为严格的要求和标准。首先，要求相关的会计档案管理工作人员，要具备先进的信息管理意识和完备的信息管理技术。但是，大多数会计档案管理人员仍沿用传统的档案管理模式，没有自主树立终身学习理念和自主学习意识，对信息化管理能力的接受程度不高，使相关的会计档案资料无法得到合理储存和全面应用。其次，在财务共享数据平台上进行会计电子档案管理工作，难免会涉及安全性问题和系统性问题，对档案管理人员的信息化水平和职业素养提出挑战。现阶段，部分管理人员的实际信息化管理工作經验不足，缺少专业的理论知识结构。

六、财务共享模式下会计档案管理策略

（一）创设会计档案信息化管理平台

财务共享平台是基于先进的数字信息技术构建而成的一个系统、规范、标准的数字化档案处理平台。通过与企事业单位会计档案管理工作相融合，实现对档案的电子化和网络化管理。创新对相关档案数据资料进行实时共享、传递、储存等一体化工作模式，使企事业单位会计档案管理能够更加便捷和高效。因此，在财务共享模式下，企事业单位会计档案管理要合理控制建设成本，平衡好传统会计档案管理和数字化会计档案管理之间的衔接，创建统一标准的数字化档案管理平台[5]。首先，企事业单位要在相关会计档案管理中，做到在合法范围内开展对财务共享平台的建设和开发。基于网络数据信息化技术，将会计数据档案合理地进行归档和分类，并对不同类别的档案资源进行显著标记、准确描述和安全储存，以便相关工作人员进行实时查询和提取。而在对档案资料进行传输和共享的过程中，也要细化相关的审批流程和手续。可以邀请专业的人员进行针对性指导和优化。其次，企事业单位还要根据现有的档案管理设备，进行实时更新和升级，提供强大、稳定、成熟的会计档案电子化管理环境，全面提高会计档案管理人员的数字化管理水平，构建科学、先进的会计档案信息网格，深化对档案资料的合理利用。

（二）加强硬软件设施的更新和升级

企事业单位还要注重对相关档案管理硬件设施和软件设施的采购和升级。在硬件设施的建设过程中，为实现会计档案电子管理提供专业的技术设备，并投入充足的采购资金。而在对软件设备的升级和管理时，要以财务共享模式为落脚点，依托于大数据云端信息处理技术，建设科学、便捷、先进的数据处理系统，将档案资料实现高效处理和全面分析。此类数据处理系统的开发，要通过对数据建模、云端共享、互联网开发等相关技术的融合和运用。因此，企事业单位可以同专业的系统软件开发公司进行合作，定期对会计档案管理系统进行检查和更新，保障数据处理技术的先进性，减轻档案管理人员的工作压力。除此之外，企事业单位还要同相关的银行机构开展合作，建立网络安全管理屏障。由专业的系统技术人员组建成安全团队，对企事业单位的财务共享数据平台进行日常维护，最大化保障档案资料的安全性。

（三）提高会计档案管理工作能力

企事业单位还要提高相关会计档案管理人员的能力。在财务共享模式的要求下，加强对档案管理人员在综合能力和职业素质方面的培训。在日常的档案电子化管理过程中，要自主树立先进的管理理念，学习专业的信息管理技术，优化档案管理体制，强化职业素养。首先，企事业单位可以落实档案管理人员的职能责任，对数字信息数据处理平台的流程和细节进行细致划分，优化烦琐、冗杂的档案管理手续，提高档案管理人员的信息素养，加强对档案管理精细化的信念和意识。其次，企事业单位还要邀请专业的信息技术人员，对档案管理人员的实际操作能力进行针对性地指导和提高，确保管理人员能够按时完成数量庞大的档案资料处理工作，并对其进行科学地整合和分析，对各个信息端口进行全面对接和维护。最后，档案管理人员要及时转变工作理念，树立好财务管理服务意识，明确财务共享平台的优势和特点，才能够在日常的档案管理工作过程中，满足财务共享平台的工作需求，并对档案管理模式进行实时更新和优化。

（四）建立健全会计档案管理体系

在财务共享模式的视域下，企事业单位要建立健全会计档案电子管理体系和管理制度。根据时代发展对档案管理的要求变化，实时应用新内容和新模式，落实好各个工作部门在档案管理过程中的职能定位。引导会计档案管理人员，树立统筹协调的工作理念，实现财务共享数据平台各个信息端口的有效连接。在进行管理制度的构建过程中，要及时清除与财务共享理念不匹配的管理制度，并填补具备新理念和新技术的管理内容，为会计档案管理工作的发展和实施提供理论参考依据，强化企事业单位会计档案管理的规范性和标准性。除此之外，还要对企事业单位档案管理人员的综合考评制度进行优化和完善，为会计档案管理部门注入优秀的高质量人才资源。以企事业单位长效发展为管理目标和管理导向，持续提高科技档案管理人员的财务共享理念，实现相关档案数据资料在财务共享数据平台上的合理利用。

七、结语

综上所述，在财务共享模式下，会计档案管理要从传统的纸质化办公转向数字化和电子化管理，推动企事业单位的转型和升级。基于大数据信息处理技术和云端数据平台，企事业单位能够借助于财务共享模式实现信息化电子会计档案管理工作，并对相关的数据信息进行充分整合和合理利用，使会计管理能够更加高效和准确。相关的档案管理人员要持续提高自身的职业素养和信息技术能力，明确财务共享模式对企事业单位发展的重要意义。建立健全会计档案管理制度，推动企事业单位档案管理工作的效率，提高企事业单位的经济收益，发挥企事业单位的综合效益。

引用

[1]宋止清.基于财务共享模式的会计档案电子化管理探索[J].中国市场，2022（31）：161-163.

[2]张勇.财务共享模式下会计档案管理问题探讨[J].科技风，2021（31）：163-165.

[3]文艳.财务共享模式下会计电子档案管理研究[J].财会学习，2021（07）：85-86.

[4]何孝容，李德庆.财务共享模式下大型电子会计档案管理系统探讨[J].现代商贸工业，2020，41（24）：117-118.

[5]刘泽婷.财务共享模式下会计电子档案管理与研究[J].当代会计，2020（03）：24-25.