办公室文书档案管理工作的改革和创新研究

宋雅琪 中华人民共和国福州海关

文书档案管理工作是一项比较烦琐的工作，需要消耗工作人员大量的时间和精力。信息社会背景下，通过创新文书档案管理方法，灵活运用多种信息技术工具开展文书档案管理工作，不但可以提高文秘文件管理工作的效率，还可以有效地保护文秘文件的真实性、完整性、可靠性、安全性，为未来的各种决定和行动提供强大的保障。

一、办公室文书档案管理工作内容

文书档案是办公室文件资料的重要组成部分，包括命令、指示、决定、布告、请示、批复等。文书档案管理工作的主要内容可分为四类，分别是分类、立卷、排列和编目。其中分类是指工作人员按照文书档案的时间、来源、内容、形式等进行分类；立卷是指工作人员将办理完毕并具有参考保存价值的公文依据其在形成过程中的联系和一定规律组合成为保管单位案卷；排列是指工作人员将公文按照一定顺序排列起来；编目是指工作人员按照一定的标准和规则对公文实体的外部特征和内容特征开展分析、选择和描述，将其记录成款目，再将款目按照一定顺序组织成目录或书目。

二、办公室文书档案管理工作存在的问题

（一）文书档案管理工作制度不完善

目前，在办公室文书档案管理工作中存在着一些不健全的问题，这些问题主要体现为：没有标准的工作流程，也没有对工作完成时间的规定，导致办公室文书档案管理工作整体比较粗放散漫，时常发生办公室管理者因为工作繁忙或其他原因没有及时将文书档案分类、归档和存放的问题，导致其他部门在查找文书档案时面临在档案室找不到相关文书档案或不能快准狠定位所需文书档案位置的问题，这不仅会加大其他部门的工作压力，还有可能影响到单位的工作进度。

（二）电子文书档案储存安全被忽视

目前，办公室文书档案管理工作存在电子文书档案储存安全被忽视的问题。信息时代为办公室文书档案管理带来了数据化管理的机遇，不少单位抓住时代机遇，积极推进自动化、数字化、智能化办公，电子文书档案管理已经基本普及。电子文书档案相比于纸质文书档案具有占地面积小、不怕水淹火烧虫咬等优势，部分办公室管理人员因此放松了对电子文书档案安全的管理。但是电子文书档案虽然对防火、防潮、防虫工作有比较低的要求，却面临可追溯性不强、易被篡改或复制、可能会因为电脑病毒入侵或系统防护不到位而导致信息泄露等问题，所以办公室管理人员要重视电子文书档案的安全问题。

（三）文书档案管理专业人才缺乏

目前，办公室文书档案管理工作存在文书档案管理专业人才缺乏的问题。很多单位对文书档案管理工作具有不正确看法，认为文书档案管理工作的技术含量较低，对工作人员综合素质的要求比较低，这就导致单位对文书档案管理工作不重视，一方面在招聘工作人员时降低招聘需求，另一方面将文书档案管理工作与普通行政工作画等号，直接要求负责普通行政工作的人员转岗负责文书档案管理工作。单位对文书档案管理工作的不重视导致办公室管理人员缺乏工作热情，在工作中按部就班，不思创新，造成了文秘工作人员在工作观念和工作方式上的落后，给文秘工作的信息化工作带来了困难。文书档案管理专业人才缺乏还极大影响了文书档案管理工作的效率和质量，可能导致文书档案丢失、损坏。

三、信息时代为办公室文书档案管理工作带来的机遇

（一）有效压缩文书档案储存空间

在传统的办公室文书档案管理工作中，文书档案需要集中储存在档案室，随着时间的推移，本单位的文书档案越来越多，单位不得不开辟新的档案室或选择更大的空间作为档案室来储存本单位的重要文书档案。信息时代为办公室文书档案管理工作带来了文书档案电子化的机遇，即通过扫描原件的方式将纸质文书档案转化为电子文书档案，并将其储存在电脑中。

相比于纸质文书档案，电子文书档案没有实体，以数据信息的方式储存在电脑硬盘中，有效压缩了文书档案储存空间。

（二）提升文书档案检索提取效率

在办公文件的传统工作中，若其他部门或工作人员需要查看文书档案，办公室管理人员需要找到文书档案，要求其他部门或工作人员在档案室查看文书档案，不得复制，若有特殊情况，则需要借出者办理借阅手续并在规定时间归还文书档案，以此保证办公室文书档案的安全性。

信息时代为办公室文书档案管理带来了文书档案数字化的机遇，工作人员通过为电子文书档案命名、编目，利用大数据检索功能，输入关键词查找相关电子文书档案，大大提高了办公文件的查询和抽取的效率。

（三）降低文书档案管理人力成本

在传统的办公室文书档案管理工作中，办公室档案管理人员不仅要负责办公室文书档案的分类、归档和存放，还要负责档案室的清洁、防火防潮防虫等工作，一般来说，单位文书档案数目越大，办公室管理人员的工作强度越大，所要付出的人力成本也就越大。

信息社会背景下的办公室文书档案管理工作通过将纸质文书档案转化为电子文书档案储存在硬盘或软盘中，减少了办公室管理人员的档案室清洁、防火防潮等工作，提升了办公室管理人员归档、存档和提档的工作效率，能有效降低文书档案管理的人力成本。随着越来越多的纸质文书档案转化为电子档案，文书档案管理的人力成本还会进一步压缩。

（四）规范文书档案管理工作流程

如果文书档案的工作过程不符合标准，就会造成文书档案的分类、归档和保存不能按时完成等问题，从而影响单位工作效率。

开展办公室文书档案管理信息化建设，可以利用计算机程序规范文书档案管理工作流程。一方面严格规定了文书档案管理工作的具体流程，使得办公室管理人员只有完成前一项工作并勾选工作完成选项后才能开始下一步骤工作。另一方面也为文书档案管理工作规定了时间限制。办公室管理人员在点击开始某项工作后，该工作便进入倒计时，办公室管理人员必须在规定时间内完成工作。这样就能推动办公室文书档案管理信息化建设，建设办公室文书档案信息共享平台和办公室文书档案工作管理系统，从而对文秘文件的工作过程进行有效的标准化，提高文秘文件管理的质量与效率。

有次全族搬家，过河时，河神派了三个波浪神来抢文字，保管文字的贝玛(巫师)情急之中把字书吞到肚子里，波浪神灌了他一肚子水，想强迫他把字吐出来，不想把字书泡化了，哈尼族就没有文字。世世代代受人欺压，只怪你(贝玛)打失了先祖的文字，哈尼成了只会说不会写的可怜人。[注]云南省少数民族古籍整理出版规划办公室编：《哈尼阿培聪坡坡》，云南民族出版社，1986年，第44-45页。

四、信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革创新

（一）建立健全办公室文书档案信息化管理制度

首先，完善办公文件的人事管理系统，一方面，鉴于工作人员工作积极性与工作质量之间存在正相关关系，为了提升工作质量，单位应当构建并完善办公室文书档案管理工作人员激励机制，比如，与办公室管理工作人员的岗位职责和实际情况相结合，在技术职称、职务比例和工资总额不变的情况下，用聘任证书和绩效考核激励工作人员。另一方面，各单位要构建并完善定岗定责系统，也就是将办公室文书文件管理工作的内容和职责明确到每一个人，从而加强办公室管理人员的责任意识，有效约束办公室管理人员的工作行为，减少违规行为的产生，防止文件被盗用或遗失，提高文件的安全及可靠度[1]。

其次，建立健全办公室文书档案管理工作流程制度，即严格规定办公室文书档案管理工作的具体流程以及每项工作的完成时间。一方面通过公示文书档案管理工作流程制度要求工作人员严格遵守，另一方面通过建设办公室文书档案信息化管理平台，运用本系统的工作状况跟踪系统，可使员工依循办公文件的工作程序，完成工作[2]。

此外，各部门还要强化对办公室文秘文件的管理，综合利用部门内部监督和群众监督两种方法，非定期抽查和不定期抽查的制度，确保办公室文书档案管理工作合规合理，减少办公室文书档案管理安全隐患。

（二）加快纸质文书档案电子化进程

信息社会背景下，办公室文书档案管理工作要加快纸质文书档案电子化进程。一方面，单位要积极推动“无纸化办公”，将电子签名技术应用到日常办公中；另一方面，单位要开展纸质文书档案电子化工作。

首先，单位要给办公室的管理人员装备一台高性能的数字化文件扫描器以及一台计算机，这样就可以使他们更容易地把纸张文件转换成数字化的文件，并且对文件进行重新命名，将文件保存到电脑硬盘或者光盘中。

其次，单位要购买多种格式软件，确保不同系统生成的数字文书档案可以通用，减少办公室管理人员转化电子文件格式的工作量。

最后，部分文书档案只在短期内有效，一旦过期，便变成了没有用处的废纸。这类档案应该及时清理。为了提升纸质文书档案电子化工作效率，办公室管理人员在开展纸质文书档案扫描、命名、储存工作时，要对过期文书档案进行清理并在对数字文书档案命名的过程中标注无限期和有限期，从而方便后期对过期电子文书档案进行清理[3]。

（三）重视电子文书档案储存安全问题

首先，由于电子介质具有可读写性，所以电子文书档案存在被篡改的安全风险，针对这一问题，可以利用区块链技术的可追溯功能，利用时间戳、共识机制等技术手段，对电子文书档案的采集、修改、保存等进行全过程记录，实现电子文书档案的不可篡改性和追本溯源。

其次，电子文书档案被储存在电脑硬盘、光碟等介质中，容易受到网络黑客或电脑病毒的攻击，从而产生信息泄露风险。针对这一问题，一方面可以通过下载杀毒软件和安装防火墙对电脑和信息共享平台进行安全防护，另一方面可以通过重要数据加密、设置访问权限、设置登录权限、要求办公室管理工作人员关闭系统时退出账号等措施，保护公司的电子文件。

最后，尽管电子文件对存储环境没有特别高的需求，但会面临因为储存环境而导致电子文书档案储存载体失效的问题，例如外界强磁干扰或储存库房的不正常温度湿度变化导致储存在硬盘、光盘中的文书档案的信息丢失。所以，办公室管理人员要重视电子文书档案不稳定性这一安全隐患，通过配备加湿机、去湿机和设置专用盘柜、防磁柜等避免这一问题[4-6]。

（四）打造专业化文书档案管理人才队伍

首先，单位要重视文书档案管理工作，对办公室管理人员给予一定的重视，从而提升工作人员的工作荣誉感，激励工作人员通过自主学习和参与职业培训不断提升自身业务能力。

其次，单位在招聘文书档案管理工作人员时，要关注应聘人员的学历背景、工作能力和对文书档案管理信息化建设工作的态度，通过提高招聘门槛，招聘兼具档案管理和信息技术素养的高层次人才，填充文书档案管理工作人员队伍，提升文书档案管理人才队伍质量。

最后，单位应该定期组织学习培训活动，帮助本单位文书档案管理人员及时接受最新文书档案管理理念、学习最新文书档案管理方式、增强文书档案信息化管理能力。为了提升职业培训效率，单位可以将职业培训与绩效考核工作有机结合，即将参与职业培训的次数、职业培训考核结果等与工作人员的绩效考核结果挂钩，以此激励工作人员积极参与职业培训并在职业培训过程中认真学习，提升能力。

（五）建设文书档案数据管理平台

首先，单位要对电子文书档案进行分类处理，对于重要的电子文书档案进行加密处理并设置比较严格的访问权限，对可公开的电子文书档案在数据管理平台定向公开，即要求被允许查看文书档案的工作人员通过登录单位分配的账号查看，以此提升文书档案数据的安全性和其他部门、工作人员查找文书档案的效率。

其次，文书档案数据管理平台应该具备检索系统，即办公室管理人员在上传电子文书档案时进行命名处理，明确文书档案的名称、时间、负责人姓名、关键人姓名和文档存放位置等，当用户借用办公文件时，只需搜索关键字，即可迅速获得所需的办公文件资料。

五、结语

在办公室文书档案管理工作中，还存在着文书档案管理工作制度不健全、电子文书档案的存储安全被忽略以及文书档案管理专业人员不足等问题。信息社会背景下，办公室文书档案管理工作面临有效压缩文书档案储存空间、提升文书档案检索提取效率、降低文书档案管理人力成本和规范文书档案管理工作流程的发展机遇，相关从业人员要以问题为导向，结合当前形势，对我国办公室文书档案管理进行一些变革和创新，提高办公室文书档案管理工作的效能。