医药企业财务共享系统的风险管控方法研究

摘  要：医药企业财务共享服务模式的意义在于对下属各个公司进行整体财务管理，与总部为中心展开财务管理，可采取标准化的服务模式，全方位管理企业。伴随财务共享模式在我国多个企业逐渐应用，医药企业均广泛应用财务共享系统，进一步推动企业整体发展水平。财务共享服务模式习，医药企业需深入变革，调整企业组织架构，但不合理的调整方式会增加财务风险。针对医药企业面对的财务风险，企业还需认识到财务工作的问题，并及时防范内部管理的风险，将财务共享系统的功能全面发挥，促使医药企业在安全的环境下发展。本文基于财务共享服务的特点角度出发，研究系统对企业的价值。评估医药企业财务共享系统的风险，自系统风险及业务风险、资金风险三个方面论述，提出风险管控策略，为企业财务共享系统风险管控提供帮助。

关键词：医药企业；财务共享系统；风险管控；管理策略

中图分类号：F426.72;F406.7      文献标识码：A  文章编号：1005-6432（2023）23-0000-04

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2023.23.000

1  引言

随着我国市场经济体制不断完善，为各个企业发展提供广阔的空间。经济主体活性被激活后，入住市场的企业数量不断增多，企业之间的竞争更为激烈。医药企业在市场经济环境下，为健康稳定发展，需要企业展开内部管理及控制，有效展开内部管理是企业发展的基础，属于一项综合管理工作。财务工作与企业各个部门具有密切的联系，医药企业为适应市场经济发展，应当贯彻落实业财融合发展理念，将财务管理工作融入业务活动，使财务管理范围不断拓展，使财务管理活动获得业务支持[1]。信息化时代环境下，数据管理成为日常工作的常态，企业应当确保信息的价值，使企业在市场竞争中获得较高优势。本文对财务共享忒点及作用进行分析，分析企业财务管理中的风险，针对性提出管控措施，为医药企业稳定发展奠定基础。

2   财务共享的特点及作用

2.1   特点

财务共享是在企业总公司及分公司建立财务共享平台，各个单位登录系统后，总部对下属单位进行业务流程管控及财务流水管控，财务管理作为子公司管理的要点，企业应当在实际工作中对问题进行讨论，将其中的流程再造，以集束化的 方式处理财务问题[2]。财务管理特点包括以下三种。其一，一致性。医药企业所采取的财务共享模式需要将分散的业务重新整合，持续提升企业的财务核算能力。规避企业不必要的财务风险，降低企业经营期间的成本，持续提升企业收益。其二，技能性。企业建立财务共享信息化平台，实施财务共享服务，技能指的是财务共享系统的功能丰富。其三，规模性。医药企业所实施的财务共享模式需要大量处理重复性业务，将管理模式的效益发挥，并节约企业大量的成本，提升企业经营效率，促进企业达成经营目标。

2.2  作用

其一，縮减企业运营成本：过往企业中的子公司财务人员进入总公司，实施全面的财务核算，但过往核算流程较为负责，涉及的流程多，总公司管理面对的困难多。构建财务共享中心，可统一对下属单位的财务进行管理，且不影响业务开展情况，总部直接对财务支出进行审核，缩减子公司审核不必要的流程。其二，提升财务管理效率：企业构建财务管理系统，实现财务流程标准化、流程化，避免信息传递发生差错，提升财务信息的准确度。企业制定财务核算机制后，缩短子公司及总公司的财务汇总周期，财务核算效率提升，其中具有价值的财务数据也会提交给管理层。其三，调整企业财务模式：构建财务共享中心的意义是对企业财务管理流程进行重塑，缩减企业财务工作者的工作量，使传统财务会计向管理会计转型，发挥管理会计的功能，对医药企业财务转型提供帮助。

3   财务共享系统的典型风险

3.1  战略风险

企业建立财务共享模式时，应当明确战略位置，建设财务中心管理制度，在财务共享中心建设后，部分企业的战略性投入不足，没有选择合适的地址，导致企业的财务管理模式没有办法达到最佳的效果，甚至对企业发展产生阻碍，导致企业面对较多的财务风险，不同企业关注问题存在差异，部分企业注重成本管理，也有企业关注风险管理。企业的目标不同，财务共享中心选址上没有全面管控，导致选址不准确引发战略风险。建模方法不合理也容易引发风险，财务共享中心根据战略技术路线转型，根据覆盖范围设置区域共享模块及板块共享模式，并选择适宜的建模方法，以自身要求为基础达到战略定位的目的。

3.2   组织风险

企业建立财务共享模式后，财务管理模式不断发生变化，还需对组织架构进行梳理，设置相关的权责部门，对其中的组织架构进行调整，组织变革期间面对的风险较多，伴随财务共享中心建立，各个分支机构财务权限增高，一定程度上影响企业内部分结构的利益，一旦组织不科学，并未构建利益机制，企业发展及变革的阻力提升。每个部门工作内容不同，职能较为混乱，导致组织风险不断凸显。

3.3   流程风险

财务共享模式将过往以部门为中心的运行模式打破，构建起以业务为中心的财务流程模式，但此模式也可能面对风险。其一，流程问题：在设计流程期间，企业没有明确的流程设计标准，而是根据自己的需求随意对流程进行设计，并未与企业下属机构进行协商，导致内部矛盾不断激化。企业虽构建财务共享中心，但实际应用面对的困较多，系统中的各流程衔接不到位。其二，部分企业的流程管理理念较为滞后，在认知上存在误区，认为财务共享模式并未有效融入财务工想理念，财务共享也无法有效控制企业的成本。

3.4   信息系统风险

财务共享以技术为基础，若技术不足则无法达成企业的财务共享目标。企业在财务系统建设期间，需明确其中的重点，构建财务总账系统及下属管理系统，下属管理系统负责传递财务信息，总账系统则是对信息进行整合，分析下属企业面对的风险。下属子公司面对的常见风险是系统集成化不足，无法与财务共享系统衔接，也无法有效发挥数据信息的价值。财务共享系统建设风险性高，设计上存在明显的缺陷，无法保持稳定的运行状态。伴随数字化技术发展，财务管理系统的风险也随之发生变化，但总体上看，财务共享系统受到其他硬件设备影响，发生信息发送延迟的风险高。

综上，基于典型风险基础上，医药企业应当以上述风险为基础，分析本企业在经营过程中及财务共享系统建设的风险，及时对问题及进行分析，为后续财务共享系统问题处理提供支持。

4   医药企业财务共享系统的风险分析

4.1  系统风险

医药企业财务共享系统建设缺乏统一性规划，各个子公司采取的财务软件存在差异，其中的信息共享效率低。財务共享系统在运行期间，部分数据被多个部门重复性使用，降低工作效率的同时，也无法保证数据的准确性。医药公司常见的财务管理软件包括用友、采购软件系统及金蝶系统等，在软件管理期间若数据接口不正确，无法将其中的软件有效连接[3]。医药企业财务共享系统在建设后，依旧无法将子公司的财务系统整合，成为一个统一的管理系统。企业管理层也要对部分财务数据进行多方面解读，基层财务管理人员通过软件技术输入原始数据，在数据整体过程中，主观因素失误会导致数据偏差，对管理层决策产生影响。随着财务软件数量增多，系统维护成本随之增高，部分财务管理者在使用软件时，其中存在功能重复性问题，导致财务管理效率不断降低，各个子公司沟通不顺畅。建设财务共享系统后，财务管理模式也随之发生改变，过往部分管理流程可继续使用，但不合理的问题也要积极调整。医药企业的规模不断拓展，下属分公司数量增多，在流程变革上也存在明显的问题，主要是管理流程繁琐，增加财务管理风险。医药企业在财务共享系统建设中，对财务管理流程细致设计，导致财务工作人员的工作量增加，财务管理工作变得繁重。对此，财务共享系统在应用过程中也要注意防范系统风险。

4.2   业务风险

企业的业务开展期间，发生违规风险的概率高，财务共享中心是财务管理单位，对业务管理不足，无法有效审核业务水平，导致合同违规风险增高，部分人员对合同进行伪造，导致医药企业的利益备受损失。财务共享状态习，分支机构向总部传递信息，分布财务管理能力一般，针对企业的突发问题无法及时处理，发生坏账的概率高[4]。客户也可能发生信用风险，主要是财务共享中心与企业日常经营脱离，导致客户经营、财务、信用情况无法有效核实。若客户缺失信誉，应收账款的回收难度将进一步增加。企业在报销单据管理期间，也容易面对风险，报销人员填写的内容不全面，配置相关的票据，审批后传递给财务共享中心，共享中心审核项目金额后，对发票规范性及合规性等判断，若财务共享中心无法判断票据的真实性，可能发生虚假票据开具的情况，随着医药企业的经营范围拓展，原料供应商数量随之增多，分公司所在地广泛，经营模式及财务管理方法存在差异，导致财务共享中心工作量增高，发生多付或者错付问题。医药企业进入业务旺季，大量增加报销单据，共享中心财务人员的工作量随之增高，部分错付的资金可以索回，但退款流程复杂也会对企业的资金流动性产生影响。

4.3   资金风险

在现代化企业经营中，医药企业是其中的重要组成，尤其是医药产品需要在全国各个地区销售，医药企业的子公司数量多，业务部门与财务部门沟通，两者沟通内容含糊不清，发生资金风险后相互推诿。医药企业建设财务共享中心前，过往的财务管理系统无法全面共享数据，资金利用率降低，发生资金风险的概率高。部分企业信息化建设速度慢，审批及资金申请流程复杂，并未设置监督机制，缺乏明确的审批制度，导致资金管理风险随之增高。在财务共享系统建设后，医药企业对其中的资金统一管理，对企业偿债的能力产生巨大的影响。财务共享后医药企业对资金集中管理，资金管理风险随之增高，进一步提升企业的财务风险。医药企业资金监督管理不到位问题比较严重，企业需合理使用内部资金，并监督资金流动情况，部分企业财务共享模式在实施后，并未完成资金同步管理，也没有设置资金审核流程，无法及时跟踪资金流向。医药企业实施的考核机制不完善，尤其是资金考核指标不全，无法将医药企业的资金全面利用，也无法体现客观指标。

5  医药企业财务共享系统的风险管控策略

5.1  管理企业财务共享系统

医药企业建设共享系统后，需采取有效的策略进行防控。比如，企业建立起集成化程度高的财务系统，做好现有系统财务接口对接，有计划的对旗下公司急性财务软件管理，将过往可用的软件保留，或者对软件进行升级，老旧硬件设备 需及时淘汰。针对有特殊需求的子公司，对现有的软件进行优化。现阶段医药企业财务共享系统部分功能模块未上线，在对应的模块开发前，应当提前进行测评，建立权责制度。企业也要积极吸收财务人员的建议，对建议进行汇总，并将建议整合后完善共享系统功能，满足财务人员对系统的总体建设要求。财务共享系统建设后，医药企业的财务管理模式发生变化，对企业财务人员的素质提出较高的要求。企业管理人员与财务人员交流时，认识到财务管理工作面对的困境，并采取适合的处理措施，比如，加强对护理人员进行培训，及时转变思维，持续提升财务人员的业务水平，促进财务共享系统顺利运行。医药企业结合业务人员能力，合理分配岗位，学习能力强的人员可进入财务共享中心学习，为后续业财融合提供支持，针对年龄较大、学习能力差的财务人员，让其先学习简单的财务知识，逐渐学会使用财务共享系统[5]。财务共享系统建设及设施需要对管理流程进行完善，企业总公司及子公司财务管理工作转变到财务共享系统后，系统中的问题不断凸显。在财务共享系统管理上，自设计角度出发寻求内部意见。企业可建设财务管理设计小组，该小组的工作内容是制定财务共享中心的设计方案，业务人员也要参与其中，便于整合多方意见，提升财务共享系统完善性。通过有效的方法对系统进行管理，降低系统风险的同时，提升医药企业财务共享水平。

5.2  加强业务风险管理

第一，加强企业内部监督。财务共享模式过程中应当构建内部机制，全面监督财务共享中心的工作流程，将应收业务暴露的问题提出，设计应收账款业务板块，使企业的应收账款安全得以保障。企业中的各个部门也要发挥各自的功能，对内部运行情况进行监督，并对其中的重点资料审查，改善业务管理部门的效果。企业关注合同管理，严格记录合同内容，并制定相关的合同管理方案，以免私自改动合同条款导致企业利益受损。企业在财务共享中心可制定信用板块，应收账款部门通过系统对客户情况进行调查，审核后给予赊销支持。

第二，实施分权统一原则。医药企业结合实际情况合理对财务权限进行分配，分公司对小额账款进行管理，及时向财务共享中心提交相关信息即可，无需进入总公司报备，子公司也要及时处理坏账，确保企业的经营效益。企业在拓展业务后，会产生大量的应收账款，导致企业的资金周转备受影响。针对此类问题，需要总部商议后及时处理问题。

第三，建立信用体系。企业在多年发展中会构建客户分级制度，市场经济下应当对信用机制进行完善。企业实际经营中，若想在财务共享中心传递资料，應当设置权限，并非是所有人都能观看客户资料，而是业务管理人员及财务人员有权查看，评价客户信用等级。

第四，完善风险评估机制。医药企业对各类业务资料进行汇总，保持业务操作的规范性，提升业务推进水平。在市场经济下，企业风险应对能力差。企业建立全面的风险控制体系，缩减管理成本[6]。企业需将付款业务融入考核领域，以定性、定量角度进行分析，发现其中的问题，提升企业风险控制水平。

第五，企业需落实授权及审批制度。企业为控制风险，构建授权机制，将其中的岗位分离原则落实，加强内部分离体系控制，严格完成审批，并明确各个责任人的主体责任，责任人在各个环节内相互监督管理，及时对权责进行优化，一旦发生风险找到责任人，提升医药企业业务风险管理水平。

5.3   关注资金风险管理

第一，改善预算流程。财务共享中心及时对资金管理方案进行更新，科学规划部门责任及人员职责。业务部门传递系统财务信息前，子公司管理人员严格审核信息，其中无明显问题后提交给财务共享中心。根据严格的审批程序，审查大额资金，建立资金预算例会制度，定期展开横纵方向对比。为避免发生较大的偏差，易发生现金流编制问题，企业需集中核算及完成资金管理，达到科学管理资金的目的。

第二，结算管理。资金是否合理使用对企业发展产生巨大的影响，企业应当严格开展资金结算管理，通过财务共享系统评价系统运行情况，将其中的漏洞指出，及时解决问题。也要实施资金报销机制，提升财务人员对资金的关注度，保证报销单据准确性，将报销单据图片上传到财务共享中心，系统对相关附件进行扫描。财务共享中心人员做好信息核对及付款管理工作，以免发生人为错位。在资金管理过程中，企业也要对税务进行筹划，税务管理也是资金管理的重要组成，税务交付不正确，容易导致企业面对罚款，企业的经济受到较大的影响。医药企业数量多，子公司分布在不同的去，财务共享中心人员向下级子公司传递税务政策及财务管理内容，以总公司为基础完成下属公司管理。财务共享中心与各个地区的税务机关加强联系，及时整理部门提交的税务信息，将相关单据向有关部门反馈，并做好税务风险防范。资金管理共享是确保企业顺利融合的路径。在医药企业发展中，业财融合借助业务工作，对业务工作进行动态性分析，及时有效了解业务活动开展的经费及企业的经济效益。医药企业业财融合下，财务部门具有独立支配资金的能力，实现资金集中管理，针对资金管理上的问题也能及时解决，规避资金不足或者资金过剩引发的问题。

5.4   搭建集成管理平台，提升风险防控意识

医药企业在财务共享系统建设过程中，应当关注业财融合，改变过往财务信息孤岛的情况，使财务与业务工作紧密融合，并形成闭环管理结构，促进其义额业务工作进展。企业在信息管理平台构建时，应当明确下列问题。首先，应当建设安全可靠的财务信息系统，在系统建设中整合资源，持续优化系统模块，提升系统的整体稳定性。企业也要关注内部数据对接，在财务共享平台上，促进各个业务系统接口对接，业务端口推送业务数据及财务信息。中间数据库作为业务及财务系统的中间，应提升信息传递安全性，以免业务不稳定对财务共享系统安全产生影响。医药企业应当在财务共享模式建设中，财务人员学习专业化知识，提升业务处理能力，管理财务人员加强职业培训，积极考取资格证书。医药企业也要选择优秀职工进入财务共享中心，不断强化职工的系统应用能力及风险辨识能力，促进财务共享中心具有抵抗风险的能力。

6   结束语

医药企业财务管理在一定程度上影响企业决策及财务工作流程、成本管控，提升企业财务管理成果。医药企业应用财务共享模式时，存在的风险较多，若无法及时处理风险，将打击企业市场经济发展。面对财务共享系统应用后的风险问题，医药企业应当具体问题具体分析，把握问题要点，有针对性的解决问题，比如，企业关注业务风险管理、资金风险管理及系统风险管理，通过多种管理措施提升风险管控的有效性，为医药企业顺利发展奠定坚实的基础。

参考文献

[1]康侨麟，吴花平，罗艳. 信息系统审计为企业财务共享中心建设保驾护航[J].中国内部审计，2021（7）：36-43.

[2]张正华. 电力企业财务共享系统与预算管控融合途径思考[J].中国集体经济，2021（10）：163-164.

[3]袁庆. 企业财务共享服务系统对审计工作的影响研究[J].中国集体经济，2021（2）：159-160.

[4]吴静.浅谈共享模式下集团企业财务管理系统建设[J].中国集体经济，2020（36）：151-152.

[5]田茂圣.探讨财务共享后基层企业财务管理职能转变[J].财会学习，2020（23）：64-65.

[6]朱生琴，蒋彦青，张若飞.基于ERP系统的财务共享平台在企业财务管理中的应用研究[J]. 现代营销（信息版），2020（6）：46-47.

[作者简介]周伟滔（1989—），男，汉族，广东中山人，硕士研究生，中级会计师，研究方向：风险管控。