在线公证的理论与规则制定

葛明明

广东省深圳市先行公证处，广东 深圳 518000

一、在线公证的概念

“在线”在词典中的解释为：一是科学技术上指在某种系统的控制过程中；二是计算机系统上指在互联网上。由此解释可以明确，“在线”即是利用互联网以及计算机系统为媒介的一种表现形式，而在线公证意味着通过互联网和计算机系统进行相关公证法律服务活动的手段方式，在线公证很大程度上即是互联网公证。“在线公证”是传统公证制度与互联网等新兴科技相融合的产物，其具有公证制度的所有属性和价值。［1］广义上的在线公证只要上述部分程序通过在线进行便可以称为在线公证，狭义上的在线公证指公证活动的全流程在线进行。传统公证与在线公证的区别主要体现在如下方面：

第一，公证手段方式上存在区别。传统公证方式须通过公证当事人或其授权代理人亲自前往公证处，在公证员的面前进行相关公证申请。线上公证由当事人通过公证机构在线平台申请，公证处通过在线平台进行受理并出具公证书，包括在线咨询、在线申请、在线提交材料、在线审核、在线出具公证书等阶段。公证当事人或授权代理人无需亲自前往公证处，可以真正实现“一次不用跑”的公证法律服务。

第二，公证活动时间和地域存在区别。传统公证中大部分公证活动一般只能限制在公证机构的工作时间及公证处所在的区域进行。在线公证则可以突破上述限制，在线公证活动不受工作时间限制，当事人可以随时通过在线平台申请；同样在线公证也不受地域限制，即便当事人身处外地也可以通过在线公证申请，有效解决特殊情况下群众的公证法律难题。

第三，公证档案保存形式存在区别，传统公证是以当事人当面签署、现场见证的相关纸质文件为介质保存相关办理公证的过程并存档。在线公证的相关申请材料、签署文书以及签名均是以电子数据的形式存储于计算机介质或者相关互联网云端服务器，在线公证的全过程均应当提供操作日志进行溯源查看，而公证档案的主要内容也是以电子数据形成的相关材料。

综上所述，在线公证并非新的公证类型，而是作为一种办理公证的服务手段，以传统公证为基础，使用互联网技术手段并融合公证要素，在严格保证公证的客观性、真实性及合法性的条件下，解决当事人的公证法律需求。在线公证是弥补解决传统公证手段中的相关不足之处，是顺应当代社会信息技术发展的要求，推动公证制度改革创新的重要新举措。

二、在线公证的发展现状

（一）在线公证的现实需求

早至互联网兴起的20 世纪90 年代，许多公证处便已通过建立官方网站的方式将互联网与公证相结合，这在一定程度也是在线公证的雏形。随着《中华人民共和国电子签名法》（以下简称《电子签名法》）的出台，有学者提出电子公证等一系列新的概念，包括电子公证书以及电子公证员等，即由电子公证员通过电子签名的形式办理相关公证法律的活动。［2］电子签名的立法让公证从简单的“触网”转变为“在线”成为可能。

（二）在线公证的现行规则

目前我国法律对在线公证并无明文规定，但随着在线公证的技术与办证程序的规范要求，司法部及各地方纷纷出台相关规定，保障在线公证的办证规范。司法部2020 年10 月修正的《公证程序规则》第七十条第二款规定：“公证机构采取在线方式办理公证业务，适用本规则。司法部另有规定的，从其规定。”明确了通过在线方式公证的程序合法性。2022 年5 月，司法部办公厅印发了《关于推进海外远程视频公证试点工作的通知》，以满足旅居海外的我国公民的公证服务需求。其后，《浙江省在线公证暂行规范》《深圳市公证协会关于办理海外远程视频公证的指导意见（试行）》也纷纷出台，为身处海外的广大同胞提供在线办证服务，有效满足了海外同胞的公证需求，切实解决现实需要。［3］

（三）在线办证平台及技术的现状

由于目前全国各地使用的办证系统并不统一，而在线公证依赖技术手段作为支撑，建设以公证申请人为核心的在线办证平台系统是发展在线公证的关键。由于公证处并不具备自行开发相关在线办证系统的条件，目前大部分公证处均选择与第三方开发公司合作的方式，通过搭建在线办证接口或直接使用技术公司在线办证系统来满足在线公证的技术要求。为更好地满足群众公证法律需求，许多在线公证平台可以通过网页、APP、微信公众号、小程序等多重方式为公证申请人申办公证提供入口，通过各公证处的在线平台申请，应用电子签名、视频远程询问等多种信息技术，提供公证法律服务。以“公证云在线公证平台”为例，该在线公证平台对接了全国29 个省市共662 家公证处，为国内及海内外各地用户提供便捷的公证申办通道及一体化公证服务。［4］

三、在线公证的规则

（一）在线公证基本原则

在线公证作为公证的一种手段理应遵循现行公证制度的基本原则，故此处仅讨论在线公证相比传统公证而言其应有的基本原则。

1.真实自愿原则。公证是依当事人申请而开始的活动，办理公证与否应当由公证申请人自愿选择；在线公证也是一种可选择的服务手段，并非一种公证事项，使用在线公证应当充分尊重并保障公证申请人及其他利害关系人、参与人对公证服务方式的选择权，未经公证申请人或其代理人同意，公证机构不得强制或者变相强制适用在线公证。公证员在结合公证当事人的需求与现实客观条件下，可以建议当事人选择在线公证办理，并充分告知在线公证的程序规则、相关权利义务关系。公证员在办理公证的过程中可以询问并核实当事人选择在线公证的原因、意愿及当事人所处地域场所等的基本情况，保证在线公证程序的真实有效。

2.权利保障原则。办理公证的亲历，办理公证应当确定公证当事人身份、询问其真实意思表示，同样在在线公证程序中也应当充分保障申请人各项权利，在公证办理过程中强化提示、说明、告知义务，充分询问当事人真实意思表示，并严格按照《公证程序规则》的流程处理在线公证的受理、审查、审批、制证、归档环节，对于全程或部分环节使用在线公证办理的，也不得随意减少办证环节。

3.安全便民原则。在线公证依托信息技术手段，应当更加突出在维护国家安全，保护国家秘密、商业秘密、个人隐私和个人信息方面的意识，有效保障在线公证的公证业务数据信息安全。确保技术中立和平台中立。在使用在线公证平台过程中公证机构及公证人员要严格遵守数据安全和个人信息保护的相关法律法规，履行保障数据安全和保护个人信息的基本义务。同时在线公证是使用信息技术提升公证办证效率、便利公证当事人、降低时间成本的公证方式。

（二）在线公证技术标准

在线公证作为以互联网信息技术为支撑应用的公证方式，技术性既是在线公证的优势也是隐藏在在线公证背后的风险，由于现行在线公证并无行业统一的技术标准，现实中使用在线公证的公证处大都是应用第三方技术公司开发的平台或技术。解决在线办理公证出现的新问题，需要信息技术和传统公证程序的有机融合，需要一套与电子交易相匹配、信息技术做支撑、符合公证审查要求、有效防范风险的程序规范体系。

1.在线公证平台技术的开发标准

在线公证技术平台涉及系统结构、技术架构、技术标准、管理体系等顶层设计，目前市场所开发的相关在线公证平台功能不一，所使用的标准并不统一，但相关基础功能是在线公证平台所必须具备的，包括身份验证功能、个人信息传输和保存功能以及电子签名功能等。

就身份验证功能来说，公证制度自其创立之初，就强调公证员应当亲历，即公证的直接性原则，指“公证机关办理公证事务时，必须由公证人员亲自接待当事人，亲自听取当事人和其他有关人员的口头陈述，亲自审查公证事项的内容以及其他有关的全部材料”。［5］

2.在线公证的数据存储

根据《中华人民共和国个人信息保护法》第四十条规定，国家机关委托他人建设、维护电子政务系统，存储、加工政务数据，应当经过严格的批准程序，并应当监督受托方履行相应的数据安全保护义务。公证机构作为证明机构，不同于其他国家机关，公证处不能依职权办理公证，只能先由当事人提出申请，公证处进行审查进而办理相关公证业务。因此公证材料大多来源于当事人自行提供，而在线公证中需要当事人在平台上传其办理公证应当提交的相关证明材料，这便形成公证数据。

公证业务数据是我国政务数据的重要组成部分，受益于我国成熟的政务数据平台，各地政务信息资源已完成标准规范化的建设，各省基本已经形成统一的技术标准和管理规范。以广东省为例，2008 年10 月，广东省已经建成省级政务信息资源共享平台，信息资源共享电子监察系统也研发建成并投入使用。［6］由数字广东公司负责建立的“数字政府”政务云平台，搭建统一框架和标准规范体系，目前全省政务信息平台的数据包括已建、在建政务信息系统，均按计划迁移上云及进行系统接管，而大部分广东省公证行业数据均迁移至省级政务云平台。

3.在线公证的信息传输

信息传输技术主要是用于管理和处理信息所采用的各种技术的总称，在线公证所形成的海量电子数据即形成公证业务的数据，而公证数据的传输、存证是在线公证的重要内容。目前互联网信息技术中的数据加密技术、数据传输技术已经发展较为成熟，在线公证要求公证数据一旦完成便不可篡改。目前大部分单独电子数据以0 和1组成的存在形式具备较强的可操作性，一旦对相关数据进行篡改和销毁难以留下痕迹，但随着区块链信息技术的发展，这些问题便可迎刃而解。随着区块链技术的发展，将特定的数据信息存储于众多网络计算机之上，实现数据信息的共享，进而避免单一存储模式下的数据丢失成为可能。将公证业务数据结合加密传输技术和区块链技术的应用，对申请人生物识别等个人信息在传输和保存过程中进行加密，保证形成的公证数据电文具有可靠性、完整性，且符合电子档案的归档要求。

（三）在线公证受理标准

在线公证作为公证的手段方式应当受到现行《中华人民共和国公证法》（以下简称《公证法》）及《公证程序规则》的约束，目前我国法律法规对在线公证的效力并无明文规定，而依据《电子签名法》第三条，民事活动中的合同或者其他文件、单证等文书，当事人可以约定使用或者不使用电子签名、数据电文。当事人约定使用电子签名、数据电文的文书，不得仅因为其采用电子签名、数据电文的形式而否定其法律效力。因此公证活动作为民事法律活动，通过在线公证的方式、采用电子签名签署相关法律文书，除法律另有规定外，是合法有效的。因此需要列举负面清单，明确哪些公证事项不得通过在线公证进行，使得在线公证有法可依。

《公证法》第二十五条、第二十六条规定了公证的管辖问题，而在线公证同样应当按照法律规定严格遵守管辖问题，然而在线公证已经突破地域和空间的限制，且随着我国国内流动人口及出国留学就业人口不断增加，各地公证机构的信息技术发展不均衡，广大中西部地区仍旧用传统公证的手段提供公证法律服务，在线公证难以一步到位，因此在线公证的管辖问题可能会阻碍在线公证发展，不利于公证便民利民，因此可以参照《公证法》的规定，减少公证的管辖限制，明确涉及不动产的公证应当向不动产所在地的公证机构提出，其余公证均可由自然人、法人或者其他组织向住所地、经常居住地、行为地或者事实发生地的公证机构提出。

（四）在线公证容错与纠错机制

在线公证作为一种新型的公证手段，既符合当代信息技术社会发展的潮流，又是公证行业在新时代整体改革创新发展的重大契机。任何新事物在发展过程中都不可能一帆风顺，新事物的发展道路是曲折的，因此在线公证在发展之初都不可避免地会出现相关问题、遇到相关新情况，但我国的公证行业一方面既不能停滞不前，另一方面也不能为了创新而急于“抢跑”。因此要想推动在线公证在探索中稳步发展就必须建立相应的容错纠错制度，在公证人员通过在线公证办理公证的过程中，虽出现相关问题，但并未违反国家法律法规，且公证人员做到了勤勉尽责、未谋私利，能够做到及时纠错改正的，应当不作负面评价，尽量从轻减轻处理乃至免除相关责任。只有这样，提高广大公证从业人员积极探索公证新形式的积极性，激发公证发展活力与创新动力，更好地满足我国对新时代公证法律服务的需求。