企业制度建设探析

李传石 广州理工学院企业合规研究中心

企业制度建设是现代企业管理的重要工作，制度化、规范化、法治化是现代企业的标志。企业制度是企业规范经营管理、控制经营风险、提高经营效率、达到经营目标的重要工具和手段，是任何企业求生存、谋发展的重要基础，更是企业规模化、集团化运营和跨国经营的内在要求[1]。

一、企业制度建设的含义

（一）企业制度的定义

企业制度在理论界还没有形成广为接受的定义[2]。企业制度是所有与企业经营管理有关的，用于协调企业经营过程中涉及的各个利益主体之间的相互关系、保障各方合法权益、规范企业经营行为、指导管理人员的管理行为及员工工作行为的方针、政策、要求、规范的统称。

（二）企业制度的作用

第一，引领作用。现代企业是由众多成员组成的，若没有制度规范，企业成员各自为政，部门间、成员间的协作就无法正常进行，企业的经营管理目标就难以实现。通过制定和实施企业制度，企业能够规范组织成员行为，引领全体成员朝着企业的整体目标迈进，能大大降低协调成本，对内提高经营效率，对外展示良好的企业形象[3]。

第二，激励作用。企业制度本质上是对全体成员的庄重承诺，制度面前人人平等，体现了管理的公平性，使员工对自身的投入与回报有了稳定的预期。企业通过制度性的承诺，保障成员合理的利益诉求，能提高员工的工作积极性和对企业的满意度，易于形成心理契约，产生激励作用。

第三，持续控制作用。企业制度具有权威性和相对稳定性，企业制度实施后，要求员工持续遵照执行，保证了各项工作的稳定性和持续性。企业制度的稳定性使员工能够预测制度执行的结果，始终自觉地按照一定的规则工作，持续保持企业的整体效能。

第四，民主法治作用。企业制度的制定和完善，需要经过各层级、各部门的充分参与，得到工会及多数员工的支持和认同，能够代表企业大多数人的意见，体现出广泛的民主性。在执行企业制度的过程中，需要赋予制度监督机构强制执行权，对违反制度的行为和人员进行相应的处罚，体现出制度的权威性和强制性。

二、企业制度的类别

（一）按制度内容分类

法人治理制度：涉及所有权与经营权的分离及相应的委托代理问题，主要解决经营管理层的激励约束问题。

组织制度：涉及分工与协调，主要解决责任明晰、职权分配问题。

经营管理制度：涉及企业运作的各个方面，主要解决管理的科学性、经营的效率和效果问题。

企业法人治理制度是前提，组织制度是保证，经营管理制度是基础。三者相互作用，相辅相成，共同构成企业制度的完整架构。

（二）按制度层次分类

纲领性制度：如战略目标、方针政策、管理手册，是企业经营管理的宗旨、方向或总体性、概括性描述。

程序性制度：是针对某一方面或过程间关系的管理规定，包括做什么、谁来做、何时做、在何地做、如何做，应利用什么资源，如何进行控制和记录，如采购流程、招投标程序等。

操作性制度：是对具体的某个作业过程的操作性规定，往往规定了作业方法及过程指标的规范性信息，如设备操作规程、服务规范、检验方法及员工行为规范。

记录性表格：是对前述制度的执行过程及结果等信息的证据，包括项目计划、原始记录、统计报表及分析评价报告等。

这四类制度范围由大到小，内容由宏观到微观，从抽象到具体，由战略层面、战术层面到操作层面，各自有不同的适用对象，构成一个完整的制度体系。

三、企业制度建设的原则

不同企业的外部环境和内部条件不同，制度建设的方式、流程，制度体系的形式、内容、颗粒度等方面必然相异，但企业制度建设应遵循共同的基本原则，包括必要性、系统协调、融合优化、合规性、先进性、可操作性和权威性等原则。

（一）必要性原则

企业制度建设要把握好度。制度并不是越多越好，只有必不可少的制度才需要建立。制度的形式，也并不是非得形成文件，口头规定、惯常做法，都是制度的可行方式。判断必要性的标准，一是外部要求，二是企业需要。凡是外部法律法规、标准、规范要求形成制度的，都应纳入制度建设的范畴，外部要求建立成文制度的，都必须文件化。从内部经营管理出发，若不建立制度便无法控制的，都必须建立制度，从经验积累、知识管理、员工培训等方面考虑，往往也是建立成文制度的出发点。

（二）系统协调原则

企业管理制度需要按照系统原理建立，用来表述、规定和证实管理体系全部的结构、过程和活动。这些管理制度是相互关联和协调一致的，不能相互矛盾或存在冲突。系统协调性主要体现在两个方面：一是制度本身及与同一层次制度之间，或不同层次的制度之间在职责权限和要求等方面应保持一致，不同层次的制度要连贯和对应；二是有逻辑关系的过程、活动和要素之间要相互衔接和对应。

（三）融合优化原则

建立管理制度的过程并不是对原有管理制度的照搬照抄或形成文件，也不是完全抛开原来的管理制度建立一套全新的管理制度，而是要对原有的企业管理制度进行融合与优化，应将制度体系的内部和外部要求融入组织的实际管理过程，对原有管理制度进行增加、删除、合并和优化。

（四）合规性原则

合规性原则是制度建设的前提条件[4]。企业制度首先要满足企业总部所在国和经营地所在国的法律法规、相关国际公约、政府监管等强制性要求，及企业伦理、社会道德等要求，从而防范企业经验风险，合规经营、稳健经营。

（五）先进性原则

企业制度建设要有所突破和提高，既不能仅考虑满足外部法律法规、标准、规范、政府监管等方面最低的现实要求，也不能完全局限于企业自身的现实条件，对于相应的规定、要求应有一定的前瞻性，考虑未来一定时期外部的变化，突破企业自身现实条件的限制，参照优秀标杆企业的做法，进行企业制度的规划、设计、建设和实施。

（六）可操作性原则

企业制度要具有可操作性、可执行性，制度建设必须立足于企业实际。不能一味求高、求大、求全，必须与企业自身的技术条件，管理基础，人员的意识、能力和水平相适应。企业制度建设要保持先进性和可操作性的平衡，不能一味强调可操作性而牺牲制度的先进性。企业制度可操作性的判断标准是：适合企业的自身条件、内容描述清楚明确、规定具体，按照规定操作可以达到预期目标。

（七）权威性原则

权威性原则是制度执行过程的刚性原则。企业制度往往是对管理行为、工作行为的规范和约束，对原有工作习惯、管理方式的改变，需要有外在的强制力，迫使员工去改变工作行为和管理方式。权威性原则要求有法必依、违法必究，要在管理制度中设置相应的监督检查、奖励和惩罚条款，管理人员更应以身作则，维护管理制度的权威性[5]，很多企业的制度建设流于形式，最终沦为一纸空文，也是企业制度的权威性被破坏的结果。

四、企业制度建设的方法

企业制度建设需要遵循科学可行的方法，合理、完整的流程，是一个基于“策划、执行、监控、改进”PDCA循环的持续改进过程。

（一）制度体系的建立

制度体系的建立包括策划启动、内容策划、创建、评审与发布[6]，是一项繁杂的、系统的、技术性的、结构化的工作，必要时，可借助管理咨询机构的力量。

最高管理者应对企业制度体系的作用有充分的认识和足够的重视，应参与企业制度体系的策划并发动员工积极参与企业制度体系的建设；应成立项目组，并授予权限、提供资源。项目组成员应是与企业制度体系涉及的各领域有关的各部门、各层级的人员。对计划建立的制度体系有关的法律法规、标准、规范进行梳理、学习和培训，了解制度体系应满足的要求，按要求建立制度体系，形成策划方案。

与企业经营有关的外部环境及内部经营管理有关的要求，包括国际、区域、国内法律法规、技术、竞争、市场、文化、社会、经济因素，以及企业文化、战略方向、业务模式等因素。结合内外部要求，确定应纳入制度体系的管理职能、组织单元。从企业合规和内部经营管理角度，制度体系应涵盖的领域有：法人治理、反腐败、反洗钱、反垄断、知识产权、劳动用工、社会责任、环境保护、职业健康安全、生产运作、市场营销与客户关系、投融资、信息与数据安全、物流与供应链等。在制度体系范畴内确定管理制度、相关过程间的相互关系。根据管理制度、相关过程及其相互关系，增加、删除和重组相关部门职能或管理岗位，并赋予职责和权限，以满足制度体系的要求。收集现有的制度体系，形成制度清单，对照管理制度体系的内外部要求，评价现有管理制度的适应性、完整性，制度执行的符合性，运行结合的有效性，从而做出修订、新增、废止等决定。建立覆盖所有制度体系范围、分层分类的、协调一致的制度体系清单，进行充分的评估和审批，用于制度的创建。

按照策划阶段形成的制度体系清单，创建分层分类的、协调一致的、成文的制度体系。

不论以何种类型、何种方式创建的制度文件，在正式发布前，都应评审和论证其完整性、合规性、协调性、先进性及可操作性。必要时，可以聘请外部专家或管理咨询机构参与评审和论证，对评审中发现的问题进行修订、完善，再按规定的程序，经过管理层的审批后发布。

（二）管理制度的运行

管理制度运行前，要经过充分的宣贯、试行和执行等程序进行验证。

制度体系文件发布后，应组织全员进行学习、培训和宣传贯彻，特别是与制度要求直接相关的管理人员、监督人员、操作人员，使其了解、掌握制度的内容和要求。

制度体系经过充分的学习、宣贯后，进入试运行阶段。制度体系试运行的目的，是验证体系文件的有效性和协调性，通过试行暴露出制度的可操作性问题，并针对问题采取纠正和改进措施，从而进一步完善制度体系。在制度体系运行初期，不可避免地会发生偏离制度要求的现象，要通过协调、沟通等方式，对过程、产品和服务进行连续监视；一旦发现偏离，要及时采取纠正措施，必要时应对制度体系文件进行修订。

按照管理制度的要求执行，是企业经营管理稳定运行的保障。管理制度只有落实执行，才能发挥其应有的价值。制度体系的落实执行，要遵循权威性原则，综合运用监督检查、激励惩罚机制和手段。管理人员应以身作则，不搞特殊化，做到制度面前人人平等，形成重视制度、尊重制度、敬畏制度的制度文化，确保管理制度规定的要求、标准和措施得到彻底的落实。

（三）制度体系的监督检查与评价

要通过定期、不定期的监督、检查与评价，了解管理制度的适应性、合规性及有效性，以便进行改进完善。制度体系的监督检查机制，可包括管理体系专责部门的监督检查，或单项管理制度维护部门的例行检查，或针对管理制度的专项审核等。

（四）制度体系的持续改进

依据制度体系日常监督检查、专项检查或定期审核评价结果，对制度体系进行持续改进，以不断提升制度体系的充分性、适应性及有效性。制度体系改进的途径有渐进性改进和创新性改进。渐进性改进是对现有制度进行个别的、程度较小的持续改进活动。这是制度体系改进最普遍的方式，在企业经营环境、监管政策和法律法规及内部产品、技术、模式未发生重大变化的情况下，为适应环境因素的动态变化，常采用渐进性改进。创新性改进是对制度体系进行整体改进或根本性的重新设计。