大数据时代数字化档案的管理开发及利用

梁薇

进入互联网时代后，档案信息化建设成为当代档案管理的核心板块。为了加快数字化转型发展的速度，让档案利用率快速提升，在开展档案管理工作时，应将数字化建设工作放在首位。使用全新的技术力量和先进的管理理念全方位、多角度的辅助档案数字化建设，力求提升档案管理工作的效率和质量，使档案服务在最大程度上满足社会、企业的需求，提供更安全、可靠、准确的信息服务。

一、大数据背景简介

1.大数据的提出。时光追溯到2008年，大数据概念在《自然》杂志上首次出现。同时，计算社区联盟也对大数据计算的相关信息开展了详尽报道。指出在大数据计算过程中，数据驱动环境氛围，能够在最短的时间之内完成社会活动、科学活动和商业活动的转变。2012年，美国政府部门对大数据研发原理、计划、实施等相关内容进行了深刻的论述，对复杂数据和大型数据的搜集、存储、整理工作效率得以进行快速提升，使其分析能力、归类、择选、运营等均发生巨大的改变。

2.大数据概念。使用传统的工具和软件很难在短时间之内来完成数据、信息的整理以及管理过程中各项量化指标的实现。大数据管理模式的诞生起到了很大的简化作用。大数据具备丰富的流程优化功能，直接提升管理者的决策能力。并在洞察力创新模式理论的支持下，使得多元化、高增长率的应用目标和信息资源储备得以快速实现。麦肯锡全球研究所从数据收集为出发点，对大数据概念进行详尽阐述，将传统数据库收集、储存和管理的相关目标能够使用数据大小进行完成，实现了对数据库软件工具具体功能的详细分析。

二、档案数字化的作用与价值

1.拓展与完善档案信息存储量。在档案数字化建设指导下，档案管理部门通过光盘、移动硬盘、虚拟存储、缩微技术和数字扫描技术等先进的信息化技术手段来对档案信息的数量和储存方式进行不断完善和扩充，使得档案利用的效率发生了根本性提升，将档案储存成本降到最低，为社会和企业创造更多无形价值。积极开展档案数字化建设，大大提升了海量档案信息资源的存储和利用率，使得档案信息共享得以实现，并资源优化配置，档案资源的使用效率发生颠覆性的改变。无论何时何地均能查阅、借阅，方便省时省力。为档案管理部门建立完善的信息化服务机制夯实基础。

2.推进档案标准化、便捷化、个性化发展。进入大数据时代，各行各业信息化建设速度惊人，进程之快。档案管理也不例外，其标准化、便捷化、个性化需求日渐凸显。信息技术融入档案管理工作中，管理增效很明显，信息技术的优势发挥，用户服务变得更加标准化，加快了档案管理工作标准化建设的速度。档案管理实施标准化建设后，相关从业人员的工作职能也产生了不同程度的变化，一扫过去单一保管纸质档案的模式，实现了档案文字、影像、声像实物的全方位搜集、整理与归档三位一体化建设，提升档案资源的利用率。例如：查阅相关档案时，人员利用数字化技术，档案资源的存储形式变得完整、便捷，不同部门之间的档案资源共享，子分公司工作人员也不需要出差到母公司或公司本级档案馆去借阅查阅资料。省去差旅费和时间成本，从而获取最大化效益。

3.打造智慧档案系统。将大数据技术手段应用到档案管理工作中，档案数据信息资源的时代价值得到全面应用，档案信息资源的使用效率也随之发生，加速档案管理新业态和新模式的建设进程。使用电子档案保存后，纸质档案存储占空间的弊端有了改善。解决了档案资源在收集和保存难的问题，档案资源的安全性和完整性得到大幅度的提升。进入大数据时代，档案采取信息化管理，使用数字化技术，使得档案资源真正实现跨时空、跨行业和跨界管理，优化整合各类档案资源，加速档案信息资源整合与使用速度，使得企业单位的档案信息资源共享和服务效率迈上新台阶。数字化建设的深度和覆盖面会随着时间的推移而不断拓展，也会使档案信息化建设的应用不断遇到挑战。其本质是为提升档案管理的整体实效性，推动档案管理工作朝更先进的方向发展。例如：中铁和中铁建系统先后开展档案一体化建设，对电子档案实行统一归拢，系统上下使用统一软件。业内标准进行全面普及，同时合理化利用。使用标准化执行手册、分级录入，集中管理全系统数字档案资料，创建系统内电子档案数据库。为本体系各级公司、业主单位、地方档案馆以及运维公司做强有力的技术支持。实现跨行业、跨部门联办业务，推动档案信息查询、利用、保存等诸多方面实现质的飞跃。

三、档案数字化建设常见问题

1.横向发展不均衡。如今级别不同的档案管理职能部门对数字化档案建设均给予高度关注，但有些基础管理较薄弱的档案管理部门对档案数字化建设的认识和投入还不够重视。要加大档案数字化建设体系的力度，注重对技术和专业人才的培养和引进，推动档案数字化建设实现与时代共前行。创建档案信息数据库以后，计算机服务器和其他硬件设备尤为重要。纸质档案进行数字化建设时，需要立足软硬件，以传统档案管理工作为依托，增加人力、物力和财力的成本投入，使档案管理工作取得最佳的推进。完善档案管理部门的职能，同时网络资源发挥的作用不容忽视。有些档案管理工作部门的级别比较低，无论长远发展还是中短期发展，开展数字化建设需要投入较大成本，主动寻求组织的理解和支持，杜绝档案大数据管理工作举步维艰的现象发生。

2.档案管理观念落后。有些档案管理人员对档案工作的重要性认识不到位，不能客观分析数字化建设的真正价值。使得档案管理数字化体系建设受到不同程度的制約，拖延发展进程。档案数字化建设体系中，信息化档案管理制度属于很关键的组成部分，要想使档案管理工作取得预期效果，档案管理从业人员就要对自身的专业知识水平和认识水平不断提升，传统的管理理念和管理需要方法进行修订，创建较强规范性和先进性的管理模式并实施。开展档案数字化管理，档案人员如果对纸质档案过于依赖，认为电子档案和网络档案的安全级别不够，或者觉得录入烦琐低效，会让大数据背景下的档案信息管理工作很难取得最佳效果。

3.档案数字化建设缺乏整体规划。开展档案数字化建设时，若没有制定整体规划，会让档案数字化建设工作杂乱无章。若缺少详细的全方位的部署与规划，引入与实际工作领域不相匹配的档案管理系统，会事倍功半。土建行业档案管理体系，若不能实现施工全过程的全程记录，没有按完整成熟的施工流程、工艺出发，看不到可研报告、实验报告、施工全日制、变更资料等，会引发科技档案管理需求无法满足，电子档案无处归档、缺失。同时还给档案管理查询、利用造成诸多不变。

4.档案管理人员数字化建设工作能力差。档案管理人员的专业技术水平参差不齐，会造成档案数字化建设工作实施和进度也褒贬不一。随着数字化档案管理工作模式不断推进，档案管理工作人员要对自身的工作技能和知识结构进行更新、提升。在传统思维的影响下，档案管理人员自认为档案管理工作需要与计算机技术人员配合完成，简单将档案管理工作认定为是技术运行，但在实际工作领域中，档案管理人员不仅要具备档案管理信息处理能力，还要具备计算机应用能力。这需要从业人员具备自我学习能力，实践运用操作手册，借助运维人员远程操作帮忙，达到熟练化工作技能。不等不靠，提高自身认知，明白时代前行，档案数字化管理是不可逆转的，必须做到与时俱进。

5.缺乏有效的安全保障。在数字化档案管理工作中，表现最为突出的问题就是没有形成统一的数字化档案管理标准，使得档案管理工作很难做到有据可依。在创建档案数字化管理体系时，要确保传统档案资料完整性、真实性和准确性，实现基础工作内容的统一管理。假如档案资料归档时存在很大偏差，会使档案馆数字化管理工作很难形成统一标准。完整的档案资料，项目从开始到结束整个过程性资料进行全包含，真实还原每个施工步骤，每个施工环节，赋予其非凡的意义。档案管理人员要对档案管理的安全意识进行不断提升，网络是最安全的也是最危险的。很多国家重点建设项目，甚至有的基建项目施工工艺具备世界领先水平，诸如港珠澳大橋、京沪高铁等类似施工难度系数极高的项目，一定要做到防网络黑客攻击档案信息数据库，加强防火墙建设，提高涉密等级，杜绝资料泄露。

四、数字化档案管理开发及利用策略

1.赋予档案管理工作新的内涵。进入大数据时代，档案管理方法也发生变革，档案的内涵也赋予新的诠释。例如：施工企业档案管理工作，创建大规模数字档案馆，将那些特大桥、超长隧道、超深水下灌注桩、超复杂地质环境等未遇到过的技术攻关项目施工全过程记录存储其中。企业档案管理人员在计算机中更新追踪完成工程各类数据的收集和记录，通信设备在数据库中保存、归档。技术人员随时对数据进行监控、调阅、使用。查询所需信息时，通过登录软件、访问数据库就能获取自己所需各类数据信息，这也是人工无法实现的功能。数据时代具有划时代意义。

2.更新知识结构。档案管理引入大数据模块后，在硬件技术和软件技术的合力作用下，档案信息的搜集、整理、保存和数据迁移等工作实效性发生了根本性改变。以档案管理的实际需求为依托，硬件设备为载体，档案管理软件为技术支持，使档案利用的各方需求得到最大程度满足。在设计档案管理系统时，结合企业工作实际情况，档案业务部门相关工作流程，科学设计、合理改进合并相关功能，简化操作步骤，使得工作过程中很好实现人机交互。在使用网站开展档案管理工作时，以用户需求为核心对档案管理的运用属性和存储安全便捷性不断进行升级完善，与实操环节保持高度的统一。比如：以施工单位为例，前些年文书文件还未实现与档案管理软件OA端口传输，依旧人工录入，档案工作人员耗时费力将文件再次录入，大家意识到重复劳动。经过软件公司与施工企业几年的探索改进，目前已实现接口的合并，资料迁移只需点“推送”按钮即可。在实操过程中，生产要素得到满足。

3.构建新档案收集体系。档案管理最基础的内容就是档案信息储存，进入大数据时代以后，文件的搜集与整理工作也要与时俱进，在信息技术和互联网的鼎力支持下，使得整个生产链条变得更加完整。选择使用科学合理的管理模式，对每个环节的生产数据和信息做到严格管控，实现对链接中心和关键信息的高效把握，针对收集到的信息类型和大小来完成分类管理工作。例如：在对施工单位的档案信息进行管理时，使用信息化技术手段来搜集各类信息，对运营情况做到合理化的管控。企业在对档案管理的人员和人力资源信息进行整理时，使用计算机完成相关搜集任务，对其中海量的数据信息做到及时获取，从技术层面出发，不断提升档案管理工作的实效性。

4.拓宽新档案应用渠道。大数据背景下档案管理工作优化升级工作，对拓宽档案应用通道，挖掘档案管理部门潜在作用，实现档案管理价值提升起到保驾护航作用。在大环境、大背景下，档案管理人员要与时俱进，加大互联网和区域网的使用频次，熟练掌握硬件设备、软件操作系统的使用，真正实现科学化、数字化管理。对接用户实际需求，充分发挥档案管理部门信息端口的作用，对施工项目各节点的数据和信息做到全面的掌握。对档案信息进行搜集和整理时，获取较强使用价值的信息，并与公司上下级共享数据信息，实现跨地区、跨时空不受限的办公环境。

5.优化资源配置。施工企业在开展档案数字化管理时，受资源配置不够不均等影响，工作效果会良莠不齐。若资源配置无法做到优化，信息资源会出现被丢失、网站被破坏、无法同步数据和共享办公等问题。因此，在数字化建设初期，需要投入一定的物力、财力和人力保障档案数字化管理工作得以实施和开展。

6.创建专项数据库。综合分析各工作板块内容，针对每个板块创建专项数据库。若仅使用单一目录检索完成各项工作，会使整体工作效率大打折扣，很难高效解决各类问题。因此要积极全面开展分类、检索、归档工作，创建综合性数据库。以施工企业现有的科技档案材料为基础，积极开展专项数据库的分类工作；依据不同的工作需求、使用属性对专题数据库进行设计、优化和升级，发挥出最大的功能性作用。

7.数字化档案利用服务。在数字化档案建设过程中，对已经创建的数字化档案给予充分的利用。以互联网服务为依托，创建高效的管理平台，可以授权多个实名账户和一次性账户，鼓励施工企业各级技术人员、市场经营人员以及管理人员利用档案软件系统，随时随地查阅电子档案，不需要借阅纸质档案。在使用过程中，简化流程，方便快捷。无论图纸、施工设计以及施工日志、实验数据等，电子客户端能取得最佳的体验效果，进而推动数字化档案管理朝良性的方向发展。

8.创建安全保护系统。做数字化档案运维设计工作时，要特别重视档案安全性，倘若没有安保防护为其提供服务，会存在很大安全隐患，最为常见的就是数据信息丢失、资料外泄、非法使用、木马侵入等，因此要创建完善数字化档案管理保护机制，通过认证来确认本企业职工使用（诸如用户身份认证、计算机身份认证、系统身份认证）；加固操作，防止攻击者对系统漏洞进行非法入侵，不断更新系统、升级访问权限以及防护墙设置等；运用阻隔技术，从而减少系统暴露风险，为提升整体安全性和使用环境纯净性起到推动作用。

五、结语

大数据时代下，拥有中心资产外在表现形式是拥有海量的数据信息和强大的数据库。将数据所有权、归属权的重要价值考量工作放在重中之重的位置。无论使用分散式的数据收集模式，还是集中式数据收集模式，对数据和信息的挖掘和使用都能够发挥重要的作用。对于施工企业，档案管理人员均要积极开展传统纸质档案资料搜集与整理工作，同时建立好电子化档案数据库，明白自身职责，推进档案大数据系统的建设和利用，使档案的战略性价值最大化。运用科学技术力量，用大数据存储的方式把档案资料全面整合、分析和利用工作，明显提升档案的利用率和应用价值，使其为企业发展、社会进步做出应有贡献。

（作者单位：中铁十七局集团上海轨道交通工程有限公司）