企业两级采购管理全流程监督体系建设研究——以烟草企业为例

万翠丽 程龙茜 王 霞 陈曼秋 王梦迪

（河南省烟草公司郑州市公司，河南 郑州 450000）

一、烟草企业在招标采购过程中加强审计监督与管理的重要意义

（一）能够防止腐败行为的发生

招标采购是一个风险较高的工作环节，可能存在贪污、受贿以及内外勾结等不法行为的风险。加强审计监督，通过对招标文件、报价以及合同的审查来发现问题[1]。审计人员可以对采购程序以及文件进行细致的审计，能够充分确保招标过程的公正、公平与透明性，从而能够有效防止腐败行为的发生。

（二）能够优化资源配置

审计人员可以对采购需求、供应商选择以及报价评估等方面进行审计，并通过对采购决策的评估，确保采购的科学性与合理性[2]。这有助于避免资源的浪费，确保烟草企业的资源得到有效配置，提高烟草企业的运营效率和成本控制效果。

（三）能够提升烟草企业的经济效益

加强招标采购工作中的审计监督与管理有助于提高烟草企业的经济效益。审计人员可以对招标采购过程中的成本估算、报价合理性以及采购质量等进行审计检查，能够有效减少错误和失误现象的发生，进而降低成本，提高采购质量。通过提高经济效益，烟草企业可以提升其综合竞争力和市场形象[3]。

（四）能够增强合规性

在招标采购过程中，烟草企业必须遵守相关法规和政策的具体要求，审计监督与管理有助于确保招标采购活动的合规性[4]。审计人员可以对采购程序和文件进行审查，从而确保合同的合规性，更好地规避法律风险。这有助于避免因不合规行为而导致的罚款、诉讼以及声誉损失等问题。

（五）能够建立良好的商业伙伴关系

加强审计监督与管理可以帮助烟草企业与供应商建立良好的诚信与合作关系[5]。通过透明的招标采购过程，可以吸引更多的优质供应商参与竞标，从而提升供应商的稳定性和信誉度。这有助于建立长期的商业伙伴关系，并为企业提供更好的商业合作机会。

二、优化烟草企业在招标采购过程中审计监督与管理的具体措施

（一）全面加强计划立项阶段的审计监督

首先，在开始审计之前，需要充分明确审计的目标与范围，科学地制定审计计划。审计计划应该包括对资源的合理分配，确保审计工作的顺利进行。其次，相关审计人员需要收集与计划立项相关的文件、记录及信息，例如市场情况、供应商情况、技术要求等。这些数据有助于烟草企业能够充分了解采购项目的背景和环境，为后续招标文件的制定提供基础。数据收集可以通过市场调研、供应商调查、技术研究等方式进行，这些数据需要充分、准确、完整，帮助审计人员更好地了解采购项目的具体需求，从而提供可靠的依据进行审计。再次，审计人员需要对收集到的数据进行分析和比较，从而能够更好地验证计划立项的准确性和可行性。这主要包括对招标程序的合规性进行核实、对供应商进行比较、评估供应商的能力和信誉、了解他们的经验、技术能力以及服务水平等。同时，还需要检查是否存在潜在的合规风险，例如是否满足相关的法律法规要求等。最后，如果在审计过程中发现计划立项过程中存在问题或违规行为，审计人员应当及时提出具体的问题描述和建议。这可以帮助企业及时发现和纠正问题，防止可能的损失和风险。通过以上步骤，烟草企业可以进行有效的审计监督，确保计划立项过程的合规性和效率。

（二）注重对招标文件的严格审查与监督

首先，要明确招标文件的具体要求。审计工作人员需要仔细阅读招标文件，并逐项审查其内容，充分保证对招标的要求、规范和条件清楚地了解。在审查工作过程中，需要注意核对文件的完整性，确保所有部分都完整无误，主要包括编号、页码和文件顺序。同时，还要仔细核对投标要求，特别是投标截止日期、投标方式以及投标保证金等方面的要求。此外，还要了解清楚具体的投标要求，并确保能够符合相关法规和政策，这可以有效避免由于不符合投标要求而导致的投标失效现象的发生。其次，在审查招标文件的过程中，还要对招标文件中的评标程序进行仔细审查，这主要包括评标标准、评审委员会成员名单等相关内容。审查的目的是充分保证评标程序的公正、合理，并能够与相关法规和公司政策相符。只有在评标程序合规的前提下，才能充分保证招标过程的有效性和可靠性。最后，审计工作人员还需要对投标文件进行评估，要仔细阅读投标文件，确保其符合技术、质量标准以及合同的具体要求，同时，还要仔细检查所提供文件和证明材料的真实性和合法性，从而能够更好地保证投标方提供的信息是可信的。通过这些措施，可以有效降低招标的风险，确保招标过程的顺利进行。

（三）加强对招标采购合同的审计监督

当企业在规定期限内与中标人订立书面合同后，应进行审计从而确保合同的合法性和完整性。审计的目标是验证合同条款是否符合国家法律和企业利益的要求，能够有效避免包含不利条款对企业造成损害。审计人员需要仔细审查合同中的所有条款，包括但不限于合同标的、数量、质量、价格、技术标准以及质量保证期等。

首先，审计人员要核实合同签订的双方是否具有相应的授权审批程序。这涉及各个部门的会审，包括财务、法律、审计以及监察等部门的参与，确保合同签订的程序合规，并且经过了相关部门的批准，从而有效地保障合同的合法性。其次，审计人员应比对合同单位名称与中标单位的一致性。这是为了确认签约的公司确实是中标单位，并避免可能存在身份冒用或错误签约的情况。核实单位名称的准确性对于合同的有效性和双方的权益保护至关重要。同时，审计还涵盖了合同条款中权利和义务的明确性和对等性。审计人员应仔细审查合同中各方的权益分配，确保签约双方在合同中的权力和责任得到平衡。这对于维护双方的利益平衡，避免一方在合同执行中受到不公平待遇具有重要作用。此外，审计人员还应关注合同标的的准确性。需要核实合同中规定的项目、商品或服务的数量、质量、价格和技术标准等是否与中标结果一致。通过该步骤，审计人员确保合同的具体内容与中标的要求相符合，以确保项目的顺利进行和双方的权益得到充分保护。最后，在完成审计后，审计人员应提供审计报告或意见，详细记录审计过程中发现的问题并提出建议，审计报告或意见对于合同的生效和合同签订双方的权益保护至关重要。采购项目实施部门或单位可以根据审计部门的建议和发现的问题对合同进行调整或修改，进而能够充分保证合同的合规性与合法性，最大限度地减少在合同执行中的风险与纠纷。

（四）注重对采购实施阶段的审计监督

首先，审计工作人员需要核实采购过程是否符合国家法律法规、企业内部规定以及招标文件的要求。审计人员应审查各项程序文件，并检查是否存在潜在的违规行为。审计人员将着重关注文件编制、评审、批准以及授权程序是否规范，并评估是否存在可能导致不公平竞争的行为，例如内部人员参与竞标等。其次，审计工作人员将审查供应商资格审查程序，确认企业是否按照预先设定的标准对供应商进行了资质评估。应关注供应商的技术能力、财务实力、设备和人员，并评估其在过去的承包经验、信誉度以及合规性方面的表现，核实供应商提交的资质证明文件的真实性和合法性，从而充分保证企业能够从可靠的供应商处获取产品和服务。再次，审计工作人员还应审查已签订的合同，并评估供应商在合同履行过程中的表现。检查供应商是否按照合同条款和规定的标准提供产品和服务，主要包括交付货物的质量、数量以及时效性等。核对采购过程中的交付单据、验收记录等，以确保合同交易的完整性。除此之外，审计人员还要检查采购文件的保存情况，确认是否有完整的审计痕迹可依据。具备条件的情况下，还要实地验证供应商的办公场所、生产设备等情况是否与其宣传的一致。最后，还要对合同执行过程中的风险因素进行评估，比如合同变更、索赔、争议等，并提出风险管理建议。通过这些措施，企业能够及时发现和解决采购过程中的问题，从而提升供应链的质量和效率，确保货物和服务的及时供应。

（五）加强对招标采购中验收、付款环节的审计监督与管理

首先，加强对招标采购中验收环节的审计监督与管理。审计部门可以对招标采购项目中的验收流程进行审计，并确保验收过程符合相关的政策法规和标准。同时，还可以对验收结果进行核对和评估，确保采购的产品或服务符合合同要求。其次，加强对招标采购中付款环节的审计监督与管理。审计部门可以对招标采购项目中的付款流程进行审计，并核对付款的合规性和准确性。此外，还可以监督并核实供应商的资质和税务情况，以确保付款过程合法合规。最后，构建市县两级采购管理全流程监督体系。市级公司和县级公司可以共同制定并完善市县两级采购管理全流程监督体系，确保全程监督的顺利进行[4]。

（六）全面加强对合同事后的审计监督

首先，审查工作过程和审计工作的效果。通过对工作过程的审查和对采购数据的分析，可以评估工作效果并发现潜在问题。同时，需要注意合同标的物和中标合同书的一致性，确保采购结果与合同约定保持一致。此外，金额和日期等细节化元素的一致性也需要加强审查，从而避免可能出现的错误和不合规行为。其次，在审计工作中进行风险控制。为了有效避免管理风险，需要进行风险管理审查，并采取适当的控制活动。这样可以确保财务管理和运营工作的审计效果，并降低相关风险的发生概率。最后，需关注合同的变更手续是否完善。例如，有变更事项的合同是否严格按照规定的程序进行，是否通过部门验收和授权审批确保合同的履行。

（七）全面加强市县两级采购管理的全流程监督

一是健全监督机制。建立市县两级采购管理全流程监督机制，明确各级部门的职责和权限，市级部门可以设立专门的监督部门或机构，负责对市县两级采购活动进行监督和评估。同时，要加强市县两级之间的协作与沟通，确保监督工作的无缝衔接。二是完善监督流程。制定详细的采购管理流程和标准，并加强对流程执行的监督。从采购需求确定、招标文件编制、投标评审、合同签订到履约管理等各个环节都要进行全面监督。同时，要建立监督记录和档案，确保监督工作的可追溯性和证据的完整性。三是加强监督人员培训。对市县两级采购管理中的监督人员进行培训，提高其专业素养和监督能力。培训内容可以包括相关法律法规、采购政策、审计方法和技巧等，以确保监督人员能够熟悉采购管理流程和标准，具备有效的监督能力。四是加强数据监控和信息共享。建立采购数据监控系统，实时监测市县两级采购活动的进展和情况。监控系统包括采购项目信息、交易金额、供应商资质、履约情况等，以便及时发现和纠正问题。同时，要加强信息共享，确保市县两级之间的监督信息流通和汇总，提高监督工作效率。五是强化违规处理和问责机制。对违规行为和不合规操作要坚决查处，依法追究相关责任人的责任。建立健全的违规处理和问责机制，加大对违规行为的打击力度。同时，要公开曝光违规行为，提高市县两级采购管理的透明度和公信力。

三、结语

综上所述，在企业的招标采购过程中，审计监督与管理扮演着重要的角色。为了提升工作效果，需要进行全面分析，并构建适合本行业本企业特点的审计监督计划与相关管理策略，为企业的高质量发展提供有力支持。