大型国有企业印章合规化管理实践研究——以首钢集团矿业公司为例

张 进 迟春革 王宏伟 刘玉栋

（首钢集团有限公司矿业公司，河北 迁安 064404）

一、引言

印章管理是企业管理的一项重要管理项目，尤其在大型国企管理中，印章专业已经形成了一个庞大的跨多层级、多专业、多部门的管理体系，尤其是近年来，随着各企业合规工作的开展，如何更好地推进合规化管理，降低印章管理风险的同时提升管理效率，是印章管理专业人员应该深入思考的问题。

二、大型国有企业印章管理的难点

（一）印章管理体系复杂化

目前，大型国企的印章种类多、层级多，为了全面加强印章管理，各企业基本上由企业办公专业牵头，财务、法律等相关归口专业各自向下延伸，完善横纵两向职责体系建设，逐步构建一个庞大的跨多层级、多专业、多部门的管理体系。这样的管理模式，虽然更加能够明晰专业职责分工、强化专业专管意识。但是由于其他归口专业均为兼职印章管理员，印章管理工作存在专业跨域、知识壁垒，导致各归口专业主体责任意识、管理知识、风险意识待提高，尤其是印章管理网络的末梢人员，印章专业管理知识缺口较大。

（二）印章管理脱节现象严重

印章全生命周期管理，从印章刻制到印章销毁，形成一个闭环管理，然而由于一些印章管理员，印章专业管理知识不扎实，导致印章全生命周期管理出现局部脱节现象和管理漏洞，也造成该环节基础资料的缺失。例如，有的印章管理员未正式履行内部审批就刻章，或者刻制的印章未在公安系统备案、无法获取刻章回执；或者刻制印章后未启用发文就使用印章；或者印章销毁未履行销章手续。这些环节的管理漏洞，不仅造成不合规问题发生，给企业生产经营带来风险，同时因为基础资料的缺失，还会给后续查档用档工作造成困难，尤其是当企业涉及刑事犯罪案件或民事法律纠纷时，由于部分证据材料的缺失，往往给公司造成较大的损失及负面影响。

三、矿业公司印章合规化管理的实践案例

鉴于上述印章管理形式及难点，如何将印章管理知识破壁、融入其他专业的日常管理中并形成常态，弥补其他专业人员的印章专业管理知识，需要采取一个比较通俗易懂、容易执行的合规化管理方式。基于此，矿业公司根据实际的管理情况，按照“统一管理、分级授权、有效制衡”的原则，建立了九大印章职责管理体系：1.各单位行政印章、党委（总支）印章、法人章（非银行预留）、其他业务专用章（2-9条印章除外）由矿业公司办公室归口监督管理；2.财务类专用章由矿业公司计财处（财务专业）归口监督管理；3.合同专用章由矿业公司法律事务室归口监督管理；4.信访专用章由矿业公司信访行政科归口监督管理；5.爱委会、红十字团体类印章由矿业公司卫生科归口监督管理；6.工会、团委团体类印章由矿业公司党群工作部归口监督管理；7.纪律检查委员会团体类印章由矿业公司纪委归口监督管理；8.运输业务专用章由矿业公司生产处归口监督管理；9.劳资专业各类业务专用章、保险类业务专用章由矿业公司人力资源部归口监督管理。矿业公司实施印章和规划管理的举措如下。

（一）强化“印章伴生资料”管理

矿业公司在总结了近几年印章管理作经验的基础上，首次提出了“印章伴生资料”概念，并将其纳入印章日常管理。“印章伴生资料”的管理，就是参考个人档案的管理方式，将印章拟人化管理，要求各个环节，必须留存所有相关的资料凭据，从而使印章的各个管理环节有据可依、有迹可循。下面围绕印章生命结合拟人化管理来一一说明：1.印章“出生”（刻制），须公司内部审批同意（印章准生证）后，携带相关材料到公安系统指定的刻制单位刻制（办理住院），然后在公安系统备案并索取公安局刻章回执（印章户口本）。因此，印章刻制材料包含内部刻制请示（印章准生证）、刻制材料（住院材料）、公安局刻章回执（印章户口本）。2.印章“上岗”（启用），上岗前需要发文启用，为其办理“工作证”后方可使用。因此，印章启用材料包含印章启用发文（印章工作证）及启用印模册。3.印章“在岗”（保管），印章需要严格遵守自己的劳动纪律——印章管理制度，做到专人保管、安全存放，不得“串岗”。印章管理岗位异动时，一定要做好“交接班”。因此，印章保管材料包含印章管理人员备案表及责任承诺书（岗位协议），印章交接单（交接班登记）。4.印章“工作”（使用）。印章使用严格落实专业会签及领导审批制度，不得私自使用印章，用印有据率要100%，并做好用印登记。因此，印章使用材料包含用印登记台账（工作日志）、用印审批单（工作批示）。5.印章“退休”（废止）。需要办理“退休证”（发文废止），才可以“离岗”。各法人单位及具备对外经营资格的非法人单位，印章废止须公告声明。因此，印章废止材料包含：印章废止发文（印章退休证）及废止印模册。6.印章“死亡”（销毁）。废止印章保存两年后须销毁，由保管人和保管人领导共同进行，并填写《印章销毁单》（印章死亡证明）。7.伴生资料归档。印章销毁后，印章生命周期的伴生资料要及时打包送档案室归档。综上所述，一枚印章的 “伴生资料”必须包含：印章出生材料（内部刻制请示、刻制材料、公安局刻章回执）；印章上岗材料（印章启用发文、启用印模册）；印章在岗材料（印章管理人员备案表及责任承诺书、印章交接单）；印章工作材料（用印登记台账、用印审批单）；印章退休材料（印章废止发文、废止印模册）；印章死亡材料（印章销毁单）。通过“印章伴生资料”这种管理方式，印章管理专业从结果要求原因，从哪些印章管理材料必须有，来反向要求哪些印章管理程序必须有，因此，只要一枚印章的“伴生资料”齐备，该印章管理流程就不会出现脱节、漏洞现象，从而可实现并促进印章生命周期的全流程及合规化管理。

（二）做好企业印章“两风险”管控

目前，企业每年会组织印章管理专项整治或检查工作，从各企业摸排情况看，虽然取得一定效果，但是各种印章管理问题依然出现，主要表现为：私刻印章、伪造萝卜章、印章未在公安系统刻制备案、印章管理员未经审批私盖印章、任由他人盖章、被盗抢或丢失后被盗盖、公司同时使用多枚同一印章、空白文件预先加盖印章、项目部印章未妥善管理、更换印章或废止印章未及时公示及通知业务往来单位、废止印章未及时清理销毁等等。之所以各种印章管理问题屡屡出现，说明该企业印章管理“两风险”管控不到位。对此，矿业公司采取了以下举措：

1.加强操作风险管控。印章管理涉及的国家法律法规主要有《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》《印章治安管理办法》《中华人民共和国刑法》《中华人民共和国治安管理处罚法》。根据国家法律法规及作者所在矿业公司管理实际，对印章涉及的操作风险点位及风险管控进行分析，相关操作风险如果不提前打预防针、强化过程管控，将给企业生产经营造成严重后果。

2.加强人为风险管控。近年来，首钢矿业公司人为风险管控主要从以下几方面落实，实践中取得了很好的管理成效。一是岗位交接风险管控。在印章管理员岗位变动、发生交接时，矿业公司印章牵头专业会及时跟进，及时靶向到人到岗，进行上岗前专业知识培训及离岗前安全教育。同时，涉及交接的两任印章管理人员，尤其是临时替岗人员，不仅要求其对实体印章和印章伴生资料履行交接登记手续，同时关于印章管理的知识交接、风险告知方面也要求同步交接到位。二是上级检查方式、频次管控。目前，矿业公司印章专业检查，不仅组织年度计划性检查方案，日常更是采取常态化、突击式检查，让所有印章管理人员时刻紧绷风险管理这根弦。三是安全教育培训管控。矿业公司印章管理专业采用下基层进现场的方式，对所管理的33个单位逐个1对1开展全覆盖式、深入式调研培训，现场面对面进行沟通讲解，解决了过去传授人员范围较窄、印章管理知识不能普及、培训偏于形式化的问题，强化了培训效果，极大程度上提升了网络末梢印章管理人员的专业素质。同时，在培训内容上做文章，编制脍炙人口、通俗易懂顺口溜，录制图文并茂的印章警示教育管理小视频，发表印章管理知识文章，不但培训内容上更丰富，通过专业群、网微平台等媒介推送，还可引起广大普通职工的兴趣和关注，将受众群体进一步扩大，印章管理知识进一步普及到基层。

四、结语

实践证明，矿业公司在提出“印章伴生资料”管理理念以来，印章管理人员对印章的管理模式已经从“机械化”到“人性化”、从“生搬硬套”到“理解应用”有了本质转变，整体的印章专业管理水平已大幅度提升。同时，在“印章伴生资料”管理模式的加持下，“两风险”管控工作取得了很大成效，印章刻制、使用、保管、岗位交接等重点风险管控点位，问题极少发生，公司的印章合规化管理更加有效。