中小制造企业采购活动内部控制存在的问题及应对措施

陈志文

采购活动是内部控制的重中之重，因采购工作通常会在企业外部进行，相关财务支出往往难以得到有效的监管。与此同时，采购工作因受较多因素的影响，变量较大，相关人员较易利用变量脱离监管。中小企业应针对采购内控现状存在的问题进行具体分析，充分考虑其发展过程中存在的不确定性，防范经营风险，保证企业的持续健康发展。关键是要制订与自身规模和特点相适应的采购活动内部控制管理制度。本文从如何对采购活动实施内部审计和规范合同管理的角度开展研究，以期帮助中小制造企业健全和完善采购活动的内部控制制度。

内部控制是由董事会、监事会、经理层和全体员工共同实施的，旨在建立和实施一套统一、高质量的企业内部控制规范體系，有助于提升内部管理水平和风险防范能力。对于中小企业而言，受种种因素所限往往力不从心，导致内部控制实施不到位，影响经营管理目标的实现。

一、中小制造业企业采购活动管理现状

（一） 相关制度的合理性和合规性不足，审核及审批制度执行不到位

一些企业在“编写制度”过程中，通常会从网上搜索与采购业务相关的制度文件进行“模仿”。虽然这些网络文件在内容上存在一定程度的通用性，但核心要素却各有不同。企业应根据自身的特点，量身定制科学合理的管理制度，不能“生搬硬套”。否则，这样的制度公布以后必然导致无法实施。另外，企业在不同的发展时期，也应随着业务发展的需要，不断更新和完善管理制度，让制度更好地为管理服务，而不是成为企业发展的“拌脚石”。例如：某企业的《供应链管理程序》规定，需对引入新的供应商进行分类别管理，但分类别考虑的主要因素包括交易额，交易频率等。这些因素对于新引入的供应商来说并不存在。这样的制度本身就不合理。

再如：审批权限管理制度如同虚设。某企业建立了审批权限的管理制度，并通过BPM设定不同业务、不同额度的审批权限。这项制度看起来堪称完美。但在实际业务办理过程中，采购人员为了减少审批流程，缩短审批时间，往往通过更改单价的形式降低采购订单的金额（因为存在着双系统运行，审批流程系统与ERP系统不在同一平台，单价更改不受控）。或者可以通过拆单的方式减少单张采购订单的金额，这样只需通过直接上司审批，就能完成整个审批流程。不合规的现象层出不穷。

（二）内控意识薄弱

目前，中小企业的管理者大部分拥有较好的技术和销售背景。受心智模式、眼界、经验和固有思维的深度影响，认为实施内部控制并不能直接给企业带来经济效益，内控意识较弱。在企业管理中往往加入较多的个人情感因素，制度形同虚设。中小企业通常规模较小，组织架构简单，要完善治理结构还有较长的路要走。不设立专职机构，或者成立了相应的机构也流于形式，他们更愿意选择自己的亲朋好友占据要位，在管理中较难发挥监督制衡作用。为了降本增效，多数员工身兼数职。这种管理模式在企业成立初期能够突显优势，往往可以加强内部凝聚力，提高沟通效率，降低管理成本。但随着企业不断发展壮大，内部机构设置不合理，机构重叠职能缺失，不相容岗位不分离，相互扯皮推诿等问题频出，不利于企业的正常运转及健康发展。

（三）上有“政策”下有“对策”，制度执行无法落地

不深入了解业务的内核制定的“天衣无缝”的内控制度，在实施时却频频受阻。有人认为流程过于复杂，甚至因为损害了部分人的利益而无法落地。所以，在编写相关制度时，要认真地梳理流程，倾听业务人员的意见，让良好的沟通助力政策制定。

（四）合同管理控制程序的缺失，加大企业经营风险

多数中小制造企业对合同管理重视不够，没有规范的合同管理控制程序。为了方便、快速、灵活，往往以口头协议、微信截图等方式代替协议。甚至因为人员变动导致合同丢失。与供应商或其他相关方发生经济纠纷时，无法提供有利的法律文书维权。另外，没有合同审核及审批程序，不利于控制采购成本，加大了企业的风险。与此同时，也导致采购业务无据可依。缺少合同管理控制程序约束部门职责权限，会导致采购部的职权过大，同样不利于企业控制采购成本，埋下不可预知的经营风险。

二、完善制造企业采购活动内部控制制度的对策

（一）对采购活动实施内部审计，完善供应链流程的合规性和合理性

完善内部审计供应链流程的合规性和合理性，第一步就是收集所有与采购活动相关的制度及操作指引。从《供应商引入流程》 《供应链控制程序》 《供应商奖惩操作指引》 《供应商退出》实现全业务活动覆盖。还要审视现有的内部控制制度的合规性和合理性是否存在缺失。例如：依据《供应商引入流程》对供应商进行评估和考核，以选择合格的供应商，确保所提供的产品、交付和服务满足企业的要求。重点在于审核供应商的引入条件时，要详细查看《资格调查表》内容是否齐全，包括供应商的经营规模，设备设施，技术人员等。还要审查与供应商签订的协议是否合法合规。还要了解证明供应商法律地位的营业执照，实际用工人数，社保及纳税情况，避免因供应商违法违规给企业带来经营风险。

审计供应链流程的合规性和合理性，第二步是根据制度和操作指引提取制度中涉及的表格，分析其中涉及的内容是否合理且有价值，没有价值的内容建议删除。在制度文件中表格的使用频率较高，没有价值的内容在数据提出，数据整理时会浪费人力，甚至导致数据混乱。有些采购制度为了看上去完整，涉及的表格多达几十张。例如《物资请购单》 《采购订单》《供应商绩效考核表》《供应商资格调查表 》《供应商稽查表单》《供应商变更申请表》《贸易安全和守法合规评审表》《商业合作伙伴安全协议书》《供应商信用评估表 》《供应商退出申请表》《保密协议》等，管理者必须了解每一张表单的用途和使用目的。可是众多表单实际使用的并不多，列在制度里也只是流于形式。所以应该将相关表格归纳合并，并且避免人工填写，要通过ERP系统提取。这里需要强调《供应商绩效考核表》，这是用于评价供应商的。包括交货及时率，报价反馈及时率，商品质量，配合表现等权重。这个考核表里缺少十分关键的考核因素，就是供应商的利润贡献。因为高质量，好的交期，利润通常偏低。应该从多个维度，根据不同的权重给予供应商综合的评分。

（二） 对采购活动实施内部审计，有助于提高相关方的内控意识

1.有价值的审核发现和审查建议有助于提高管理层的内控意识

内控缺失带来的损失和面临的后果是严峻的。中小型企业往往没有独立的内部审计部门，通常由财务部门“一肩挑”，这就造成了内部审计部门缺乏独立性。在这种情况下，可以通过优化公司组织架构、财务与采购部门的职责相互制约等措施规避风险。随着财务人员的专业素质不断提升，管理会计、财务BP、税务、审计、经济等专业知识和技能不断提升，财务人员已告别简单的会计核算和系统记账的层次，有足够的能力和水平为企业的健康发展提供决策依据。

2.获取有价值的审核发现和正确的导入模式

财务人员利用专业技能科学地整理基础数据（包括收集数据、审查和处理数据、数据清洗、数据转换和合并），虽然是数据分析的前置工作，却直接影响后续分析的有效性。合理的数据整理方法能够有效地减轻数据处理工作量，提升数据分析的准确性和效率。数据整理完成后，要应用穿行测试法、抽查法对审计对象进行审计。这项工作要从《基本框架协议》入手，中小型企业单笔业务金额少，批次多，如果每一笔业务都需要签订合同，实际上并不可行。针对交易频繁的供应商，应该签署框架协议。框架协议须对双方的权利和义务进行明确的约定。财务部门在审核框架协议时，要对框架协议约定的内容和实际业务执行情况进行比对，从而发现与实际业务不符的地方，特别是要重点关注延期交货及质量问题的违约责任。要应用穿行测试（内容包括财务付款银行水单、发票、对账单、仓库收货记录、QA检验报告、供应商送货单、采购订单、物料申请单、MRP物料需求）测试每一个检查点及提问清单。重点关注审批流程权限设定的合理性及执行情况。无论是数据整理还是穿行测试，都是为采购单价合理性审核奠定基础。中小型企业材料采购量小，品种多，在与供应商议价谈判中明显处于不利的地位。如何改变这种不利的局面？就需要把材料归入大类。例如，从事机加工的企业主要原材料就是铝制品，由于每次采购的规格型号不同，虽是按”Kg”购买，因加工费不同每款材料的采购单价明显不一致，并且与铝锭市场的价格波动存在不一致。归根到底，就是没有规范供应商的报价模式（拆分原材料及加工费）。在审计过程中发现，采购员几经波折获得的优惠价，与实际的市场行情完全不匹配。所有的审核发现和建议都“直击”这个痛点，持续的改善有助于提高管理层的内控意识。

（三）实施内部审计有助于制定相应的管理制度

对于审核发现的问题，应根据重要性进行优先级别的划分，因为很难一次性解决所有问题。在深入开展采购活动内审时，要多采用开放式提问，禁止批评和惩罚（恶意损害企业利益的除外），只有这样才能激发团队的热情和创造力，发挥采购团队和财务团队的协作效用。以优化采购活动内部控制制度为目的，为实现企业持续健康发展的目标共同努力。

另外，所有的建议都应在深入了解业务，经过深度思考、且与采购人员沟通并确认达成一致后写入内审报告。采购部门要针对审核发现的问题，审核建议及时提交反馈意见，并制定整改方案。财务部门要召开内审总结会议，并跟进整改进程，确保每一个审核发现都能得到有效的改善。

（四）制定《合同管理控制程序》保证采购活动健康发展

合同管理控制程序可以规范合同管理，避免、减少因合同管理不当引起的经济纠纷。合同管理控制程序还可以为合同的拟定、审核、审批等提供依据与指引。在合同管理程序中应明确各职能部门的职责。无论是自制的合同还是外来的合同条款，超过一定金额就需要法律顾问审核，达到管控交易风险、促进交易、减少经济纠纷的目的。另外，还要对合同进行分类管理。要根据合同的类别设定相关的审批权限，对于金额较小且一次性交易的合同，可以授权采购主管审批；对于年度内预计采购额超过50万元以上，或一次交易超过5万元的要提高审批层级。同时，重大项目需要成本中心负责人与财务部门同时参与议价选择供应商，做好采购成本的管控。要约定合同签署的权限，确保合同在签署前已经按照合同管理控制程序流程操作。最后，财务人员要做好合同归档。让合同管理控制程序为企业降本增效发挥更大作用。

结语：

通过以上分析不难发现，中小企业“麻雀虽小，五脏俱全”。定期或不定期地对采购活动实施内部审计是必不可少的，内部审计对中小企业的经营管理、自我控制发挥着不可替代的作用。既可以对经营活动的合法、合规情况进行检查，也可以对经营管理过程中的重大失误提出处理建议。還可以对经营管理提出合理化建议，帮助企业提高经济效益。在此过程中不断完善采购活动的内控管理，有效防范经营风险，保障企业持续健康发展。

（作者单位：中山世达模型制造有限公司）