RPA财务机器人在全面预算管理中的应用研究

摘要：全面预算管理在落实企业战略目标、优化企业资源配置、推动企业创造价值和高质量发展中发挥越来越重要的作用。随着技术的不断发展，RPA技术的优势和应用价值为财务领域带来了更多创新和变革。通过分析预算管理流程中存在的预算目标不科学、不合理，预算编制不完整、不准确，预算报告人工操作耗时费力等常见问题，研究探讨RPA财务机器人在提高预算编制效率、强化预算管控力度、提升预算管理质量中的应用价值，最后对RPA及人工智能等技术在全面预算管理中的应用前景进行展望并提出进一步的建议。

关键词：RPA；财务机器人；全面预算管理

0引言

2022年2月，国务院国资委出台了《关于中央企业加快建设世界一流财务管理体系的指导意见》（国资发财评规〔2022〕23号），明确了建设世界一流财务管理体系的目标与路径，提出推动中央企业财务管理水平提升，着力推动“四个变革”，持续完善“五大体系”，其中包括以技术赋能推动财务管理理念变革、完善纵横贯通的全面预算管理体系、完善智能前瞻的财务数智体系等。国务院国资委在《关于开展对标世界一流企业价值创造行动的通知》（国资发改革〔2022〕79号）中强调，要围绕企业长期价值强化战略引导作用，健全战略制定、实施、评估、调整闭环体系，制定基于价值提升的战略实施途径、资源配置方案、配套保障措施等。全面预算管理是对企业经营的事前分析、事中控制、事后考核的全过程管理，是落实战略目标、优化资源配置、保障企业运行、推动企业高质量发展的重要管理工具，在企业价值创造中发挥重要作用。

近年来，随着信息技术的迅猛发展，机器人流程自动化（Robotic Process Automation，RPA）作为一项新兴智能技术，正在逐渐渗透各行各业。在财务领域，RPA技术的应用也呈现出巨大的潜力和优势。RPA财务机器人能够基于明确的规则对财务人员的判断和操作进行模拟，并在一些流程和环节替代人工判断和操作，实现数据收集、处理、计算、拆分、汇总、报告等一系列功能，为技术赋能提供了基础，也为企业全面预算管理提供了新的工作思路。

本文以全面预算管理中的预算编制、预算执行、预算考评3个阶段为应用场景，通过与传统预算管理流程的对比分析，研究探讨RPA财务机器人在提高预算编制效率、强化预算管控力度、提升预算管理质量中的应用价值，以期推动预算编制完整科学、预算执行规范高效、预算监督严格有力，进而为全面预算管理手段的创新、流程的优化注入活力，为智能信息技术在全面预算管理体系中的具体应用提供思路和借鉴。

1RPA技术及其在财务领域的应用

1.1RPA技术及其特点

RPA技术是一种基于规则化的流程和任务，模拟和自动执行人类日常工作任务的技术，能够实现数据的收集和整理、验证和计算、分析和报告、决策和管理等一系列功能[1]。

通过模拟人类的操作行为，RPA技術可以实现7×24小时不间断执行任务，尤其是在快速执行重复、烦琐的任务上优势更明显，从而降低了人工劳动强度、节省了人工时间、提高了工作效率。RPA技术可以在不改变现有系统的情况下以“非侵入式”方式实现自动化，部署成本较低，降低了软件开发和维护成本，同时自动化的过程也减少了人为因素引发的错误，提高了数据准确性。RPA技术按照预设的规则和流程执行任务，保证了流程的一致性和标准化，确保了执行结果的一致性和合规性。

1.2RPA技术在财务领域的应用

财务机器人是RPA技术在财务领域的具体应用，对于财务业务处理流程中重复性、标准性和规则性比较强的业务，可以充分将RPA技术的特点赋予到财务机器人的设计中。财务机器人在优化财务业务处理流程的同时，可提高财务工作效率和质量，并保障企业管理决策和业务发展的数据需求，是企业适应数字化变革、更好地发挥财务大数据中心作用的有力工具。RPA技术在财务领域的应用范围非常广泛，如费用报销、采购到付款、存货到成本、订单到收款、总账到报表、资金管理、税务管理、预算管理等[2]。

（1）费用报销。RPA财务机器人借助OCR（光学字符识别）技术可实现票据自动识别、录入、查验、存储等，按照预设的规则进行智能审核，将业务系统数据自动导入总账系统、生成记账凭证等。

（2）采购到付款。基于规则化任务，财务机器人可自动审核供应商资质、维护供应商主数据、处理付款申请单、核查付款信息等。

（3）存货到成本。按照存货流转单等，财务机器人自动录入成本数据，并按照预设的标准对成本费用进行分摊等。

（4）订单到收款。财务机器人维护销售客户主数据，根据预设标准审核客户信用、对已收回货款进行自动核销等。

（5）总账到报表。根据预设的规则，财务机器人期末自动校验总账与明细账数据、运行关账、处理内部关联交易，根据系统设置的报表编报方式，按要求自动批量导出不同模块信息，编制和生成财务报表。

（6）资金管理。财务机器人按照支付指令确认信息无误后，将其提交至网银系统，完成付款操作，按照预设的现金管理规定归集企业现金，进行现金管理，自动完成银行系统和财务系统的取数、对账工作，支付指令发出后自动查询支付结果并进行反馈。

（7）税务管理。按照预设规定等，财务机器人可根据开票信息自动开具发票，进行纳税申报数据准备、计算税额、登录系统进行纳税申报等。

（8）预算管理。按照预算管理要求，财务机器人审核预算编制情况，动态监测预算执行情况，按照预设格式生成预算报告并自动反馈给各相关部门[3]。

2RPA财务机器人在全面预算管理中的应用

2.1全面预算管理流程中常见的问题

2.1.1预算目标不科学、不合理

部分预算单位因顾及未来的使用或考核等问题，在确定预算目标时对预算信息有所保留，导致预算目标过松或过紧，目标确定既不科学又不合理，最终导致浪费严重、突击花钱、频繁调整预算等一系列问题。

2.1.2预算编制不完整、不准确

在预算编制阶段，实务中常存在以下问题：①预算申请表仅填报了汇总项，未填报明细项；②预算项目填写不齐全，存在部分项目漏填、漏报问题；③预算项目数据之间或项目之间存在逻辑错误问题；④业务量增幅异常，或者业务量增幅与预算金额增幅不匹配等。这些问题不仅影响了预算编制工作效率，而且影响了预算管理工作的质量。

2.1.3预算报告人工操作耗时、费力

对于部分未实现业务系统和财务系统一体化的企业，需要分别从业务系统、财务系统取数，对实际执行数据进行手工统计、拆分等处理后，编制预算执行分析报告并上报决策机构、通报预算部门。在这个过程中，部分简单又重复的低价值机械操作可谓耗时、费力，在增加人员工作量的同时，也影响了预算报告的生成效率。

2.2基于RPA财务机器人的全面预算管理流程

为直观描述和探讨RPA财务机器人在全面预算管理流程中的应用环节和应用价值，特以流程图形式对其引入前后的业务流程进行对比。引入RPA财务机器人之前的全面预算管理工作流程（部分）见图1，引入RPA财务机器人之后的全面预算管理工作流程（部分）见图2。

全面预算管理流程引入RPA财务机器人之后，在预算编制阶段，可减少手工错误发生率、提高数据质量和预算编制效率等；在预算执行阶段，可对预算数据进行智能处理分析，如指标分析和趋势分析等，并可实时动态掌握预算进度和执行情况，对偏离预算预警值的情况进行提醒，根据报告格式自动编制预算执行报告；在预算考评阶段，可协助企业进行预算考核和评估结果反馈，助力企业更精准地分析和规划预算，进一步强化预算过程管控，从而充分发挥预算的引领作用。

2.2.1预算编制与审核

预算编制涉及宏观经济、行业、市场等外部数据，以及业务量收、资产、人员等内部数据，以增量预算法编制预算的企业还涉及历史数据。引入RPA财务机器人后，可将这些数据按照一定的规则设置成参数，在各预算单位确定预算目标时进行提示并给予一定程度的参考；必要时可设置限定标准，超出限定标准的，由预算部门提供进一步的资料和数据并与预算工作机构及时沟通，进而提高预算目标的科学性与合理性。

在预算审核时，RPA财务机器人按照预算要求及财务制度等相关规定预先设置对应的规则，自动对相应预算项目信息进行审核，针对填报项目不完整、不齐全及勾稽关系明显不合理等情况提示报错。各预算单位可根据RPA财务机器人的提示进行进一步修改；对于特殊事项，还可以人机互动方式进行对应操作。

在流程设计时，可明确预算编制规则。RPA财务机器人自动运行规则化工作，可以在初始环节拒绝不规范的预算申请，并在此基础上推动各预算单位从源头上完善基础数据，降低人为错误风险，进而提升预算编制质量；同时，也避免提交后被退回修改并再次提交导致的审核沟通时间长、审核效率低等问题。

2.2.2预算执行与分析

在预算执行阶段，RPA财务机器人可以按照预设的规则自动从各业务系统和财务系统提取数据，并按照规则对数据进行分类、拆分、计算、汇总等，根据预算数据和实际数据自动生成预算执行情况表，并通过预留的邮箱等定期向各预算单位反馈预算执行情况，帮助各预算单位分析预算执行差异及其对企业预算总目标的影响等。对于偏差超过预算序时进度一定比例（如20%以上）的，RPA财务机器人会自动提示预警信息并反馈给相关部门，便于相关部门及时分析差异原因并提出改进措施。

RPA财务机器人在快速、便捷地获取业务数据和财务数据信息的基础上，根据预设的模板和格式，自动创建预算执行报告，并通过数据分析、趋势分析等协助财务人员编制预算执行分析报告，从而有助于企业加强预算执行跟踪、监测、分析并及时纠偏。

同时，RPA财务机器人还可实现实时动态掌握总体预算及各项预算执行情况和进度的功能。通过这些规则化的流程设置，RPA财务机器人助力企业各预算单位提升预算执行的有效性、预算分析的针对性，从而确保预算目标的达成。

2.2.3预算考评与反馈

RPA财务机器人通过既定的评分规则和评分方式，协助财务人员完成对各预算单位月度及年度预算完成情况的评估，并将结果及时反馈给各预算单位，进而协助各预算单位审视和检索在预算编制和执行过程中存在的问题及其对总体预算的影响，并对今后的预算管理工作加以改进。RPA财务机器人协助评估与反馈流程可以降低财务人员的劳动强度，同时也将助力企业强化预算执行结果考核评价、增强预算刚性约束并实现预算的闭环管理。

3结语

随着大数据、人工智能、移动互联网、云计算、区块链等新技术的发展，财务作为天然数据中心的优势越来越显著，推动财务管理从信息化向数字化、智能化转型也成为发展趋势。可以设想，RPA技术的未来发展方向将会是與人工智能的深度结合，如“RPA+AI”“RPA+ChatGPT”，以及跨系统的整合等，从而实现更多场景应用[3]。RPA财务机器人自动化、智能化水平将不断提高并具备一定的“分析”“学习”“思考”能力[4]，在全面预算管理中的应用也会越来越深入。在预算编制环节，借助信息技术快速、准确、智能等特点，财务机器人可以快速整合市场、行业、企业等内外部数据，研究其相关性和规律性，在预算编制环节自动预测预算目标；在预算执行环节，实时动态展示预算执行情况，判断预算执行偏离度，向各预算单位发送预警[5]，并根据预算执行结果提供预算调整建议和可行性方案；在预算考评环节，自动形成预算执行报告并深层次挖掘预算与实际差异的原因，从而不断提高预算编制的科学性和准确性，提升预算执行的统筹性和协调性，强化预算管控的严肃性，推动企业高质量发展。

在RPA财务机器人应用取得成果的同时，企业也必须清楚地认识到RPA技术还存在一些局限性。基于其技术特点提出以下建议：

第一，提供技术支持。由于RPA财务机器人是按照预先设定的规则进行操作，当实际情况与预先设定的规则不符，即发生了规则外的事件时，RPA财务机器人通常无法做出判断。这时就需要由专门的技术人员进行跟踪并提供技术支持，必要时进行人工干预，以充分发挥RPA技术的优势。

第二，优化工作机制。RPA财务机器人按照流程固定、规则明确的方式开展“嵌入式”即“非侵入式”工作，不改变企业原有系统的设置，因此对系统平台、流程规则的稳定性有一定要求。当企业流程、规则发生变化时，需要对其进行优化，必要时进行流程的合理重构。

参考文献

[1]田高良，陈虎，郭奕，等.基于RPA技术的财务机器人应用研究[J].财会月刊，2019（18）：10-14.

[2]钱倩.财务机器人在企业财务活动中的应用[J].财会通讯，2021（14）：117-120.

[3]闫宝琴.ChatGPT爆火与会计的未来思考[J].会计之友，2023（14）：155-159.

[4]张洁瑛.财务机器人在全面预算管理中的应用探索[J].商讯，2019（27）：44-45.

[5]石三平，陶业勋，李承犁.RPA系统在企业财务管理中的应用研究[J].财政监督，2020（18）：92-97.

收稿日期：2023-09-13

作者简介：

潘燕，女，1988年生，硕士研究生，注册会计师、会计师，主要研究方向：财务数字化、智能会计、管理会计。