关于加强人事档案开发利用的思考

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摘要：人事档案是国家档案的重要组成部分，是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源。档案的利用工作，是整个干部人事档案工作的出发点和根本目的。人事档案是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据，它在人力资源开发、人才预测和人才政策制订等方面具有十分重要的作用。

关键词：人事档案；开发；利用

中图分类号：G270文献标识码：A文章编号：1003—0751(2008)03—0255—03

人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、德才能绩、工作表现，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他形式的历史纪录。人事档案是国家档案的重要组成部分，是人才信息的重要载体，是人才的主要信息源。档案的利用工作，是开发档案信息资源为社会主义各项事业服务的工作，是整个干部人事档案工作的出发点和根本目的。人事档案是发现人才、使用人才和管理人才的重要依据，它在人力资源开发、人才预测和人才政策制订等方面具有十分重要的作用。

一、做好新形势下的人事档案工作任重道远

近年来，我国人事档案工作者进行了大胆的改革与探索，取得了显著成绩，积累了许多宝贵的经验。但是，随着社会主义市场经济体制的不断完善，人事制度改革力度的不断加大，人事档案还存在着许多不适应新形势新任务的问题，突出的表现在以下几个方面。

1.人事档案收集质量不高

档案信息的质量是档案的生命。档案信息的收集工作是档案利用的起点，是档案业务基础工作中的基础，做不好档案的收集工作，就没有完整的档案，也就不会有健全的档案工作。在档案整理中，存在一些现象，如材料质量出了问题，有的档案不完整，有的是用圆珠笔书写，还有的材料书面太乱，这些都给集中整理利用档案造成了很多困难。

2.人事档案的个性特征不突出

人事档案是记述和反映个人情况的记录，是单位考察和了解职工的重要依据。作为人才信息缩影的人事档案，在其人才开发过程中占有重要位置。科学地建立和管理好人事档案，对于发现人才、识别人才、培养人才、使用人才有着重要的意义。然而，在目前人事档案的管理中，存在着严重的单一现象，很少有反映职工的人才类型、管理才能、技术专长、工作实绩、心理素质、个性特点等方面的情况，大多是模式化的空话、套话，缺乏具体事例和定量的数据，缺乏定性和定量相结合的综合分析，不能突现人事档案的个性特征。

3.鉴定审查把关不严、内容失真

真实性是人事档案的生命，是人事档案能否发挥作用的基础和赖以存在的前提，内容失真的材料会误导人事工作，造成严重后果。然而，目前一些单位的人事部门在审查材料时，把关不严，甚至根本不检查，使—些虚假材料顺利地进入个人档案，如个人年龄越填越小，参加工作时间越填越早，学历越填越高，给工龄认定、退休时间核准以及工资晋升甚至劳保福利的发放等都带来了许多麻烦。个别单位的领导滥充好人，人为造假，带有强烈的随意性，严重影响了他人的工作积极性，也使人事档案的真实性无从保证。

4.重政治、轻业务的观念依然存在

人事档案部门没有严格把反映个人政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、实绩贡献等情况的人事档案作为收集归档的范围，而是侧重于政治思想表现材料的收集，能反映个人业务能力的材料相对较少，且补充不及时。这会造成无法对个人进行完整的鉴定，无法根据个人的业务能力给其具体的适合其发展的岗位，给档案的利用带来了很大麻烦。

5.人事档案管理体制亟待解决

传统人事档案制度是控制性管理，强调“人档不分”、“档随人走”，是典型的封闭式、内向型管理模式。但在人才自由流动的今天，“人档分离”已经是一种普遍的现象。沿袭传统的人事档案管理模式必然会与人才自由流动的社会潮流发生冲突，一定程度上造成了社会上“弃档”与日俱增，“假档”触目惊心，“失档”不胜枚举等不正常现象。

6.人事档案管理手段落后，信息化程度低

相比较当今世界计算机信息管理系统的高速发展，我国干部人事档案管理方法，仅局限于“看堆式”的管理，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用。重管理，轻服务，方法繁琐，不易操作，反应较慢，信息化、现代化管理水平不高，档案的功能没有充分挖掘和发挥，使用起来很不方便。特别是在基层单位、边远地区，基本上还停留在经验管理和手工操作的阶段，这越来越满足不了现实工作的要求。

二、加强人事档案开发利用的几点思考

1.提高公民档案意识，强化档案工作者的素质

档案工作人员是人事档案工作的主体，起主导、支配作用。要提高公民的档案意识，档案部门要加大人事档案宣传工作的力度。档案信息资源要得到社会承认，就必须切实加大宣传力度，结合实际，举办展览，利用电台、电视、报刊等多种媒体，面向社会进行广泛宣传，扩大人事档案信息资源的传播面，使之能够最大限度地被社会所利用。同时，还要宣传有关人事档案工作的有关方针政策和法律法规，提高全社会的档案工作意识，为开发利用创造良好的社会环境和广泛的群众基础。

人事档案工作人员必须更新观念，锐意创新，改变传统的被动服务作用，做到及时掌握党和国家最新的人才政策、人事制度以及当前人才流动规律，了解组织人事部门的现实需要，及时主动提供全面、准确的人事档案，为人事管理工作服务。人事档案工作人员要有较强的敬业精神，工作必须做到认真仔细，办事一定要坚持原则，严格遵守人事档案管理制度，确保人事档案工作的严肃性。

2.对档案管理人员进行必要的继续教育

目前，对档案管理人员的素质要求会越来越高，除了专业的知识外，计算机技术、应用文写作、办公自动化设备的操作等都要熟练掌握。因此，对档案工作人员继续教育迫在眉睫，而且任务十分繁重。要高度重视人才队伍建设，采取积极措施提高档案工作者的思想素质和现代科学技术水平，采用各种形式的继续教育培养档案管理人员，只有培养并拥有了一支既熟悉档案专业又懂得相关自然科学和社会科学知识的复合型人才队伍，才能真正有效地开发利用档案资源。

3.拓宽编研范围，提高利用效率

人事档案编研工作是人事档案信息开发利用的一种高级形式，是档案部门主动、系统、广泛地提供利用的有效方式。在人事档案的编研过程中，不仅要做到重点突出，有的放矢，还要做到点面结合，拓宽编研范围，从人事档案中获取和挖掘有关人事信息，编制成一定形式的信息资料。一是要编制必要的检索工具，方便查找利用。如把人事档案中的人员情况按年龄、职务、职称、学历、专业、任免、工资等来分类编制不同的检索工具。二是积极进行档案资料编研工作，搞好人员现状情况、综合信息、统计信息等资料的编研工作，提高利用效率。

4.加强收集工作，使干部人事档案内容更加全面，更加立体化

收集工作是档案基础工作中最重要的一个环节，是人事档案开放利用的起点。针对目前人事档案缺少反映业务水平、技术专长、工作业绩等材料的现状，今后应着重收集以下材料。

(1)反映工作能力、成就贡献、工作实绩的材料。包括考核工作中形成的登记表、民主评议、鉴定材料；评聘专业技术职务(职称)的任职资格申报表、专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务(职称)审批表、登记表、创造发明和技术革新的鉴定、评价材料，论文和著作目录：党内外奖励及授予英雄、模范、先进工作者等各种称号的事迹材料。

(2)反映学识水平和职能结构的材料。包括学员登记表、学习成绩登记表、毕业登记表、学习鉴定、授予学位的材料、学历证明、培训结业登记表。

(3)反映政治思想的材料。包括贯彻执行党的路线、方针政策、遵纪守法的材料：反映革命事业心、党性原则、道德品质、思想作风的材料；员工在国外、境外的鉴定材料。

(4)反映员工身体状况的材料。包括新近体检表、健康鉴定、伤残证明、确定伤残等级的材料。在档案的收集过程中，要大量收集反映该人业绩、成果、素质、综合能力等方面的材料。针对不同类型的人才，实行不同档案内容的收集。对专业技术人员，要侧重业务能力、技术专长、科研创造、专业论著评定评价材料的收集；对党政管理干部要侧重勤政廉政、工作实绩、考核考察和领导决策能力、协调控制能力、思维表达能力等方面材料的收集。

（5）个人信用方面的内容。诚信是社会公民必须具备的基本道德素质。在干部人事档案中增加个人信用情况记录，从而使用人单位更好地选拔人才、培养人才、使用人才，同时也有助于政府、企业、个人在经济往来中，提供令对方信服的证据。

在档案收集过程中要注重人事档案的质量，对出现质量问题的人事档案要及时更正，更正的过程要严格按照有关规定，通过一定的程序进行，做好记录，防止出现错误无法查询的情况出现，同时，档案工作者以及个人不得擅自对人事档案进行处理。

5.加强审查和鉴定工作

要根据有关政策，对档案中的信息进行审核确认，杜绝年龄越来越小、工龄越来越长以及“以档谋私”的现象，保证档案信息的真实性、准确性、唯一性。对新收集归档的材料，档案管理人员要按照一定的原则与规定进行鉴定和甄别工作，充分提高整理质量，明确界定各部门对档案鉴定的处理权限，对不在归档范围内的档案材料要进行妥善处理，实行“转、退、留、毁”要本着“取之有据、弃之有理”的原则来进行。通过鉴定，将具有保存价值的材料归入档案，这就要求档案行政管理部门要制定有关档案鉴定工作的管理方法，规范人事档案管理，组建管理机构，明确界定对档案鉴定处置的管理权限，制定人事档案的鉴定标准，并加强监督指导力度，优化档案结果。

6.适度公开档案，保障公民的知情权

人事档案是记录和反映个人德能勤绩等方面情况的，经过组织认可归档保存的个人材料。根据《流动人员人事档案管理暂行规定》、《干部档案工作条例》等有关法律法规的规定：任何个人不得查阅或借用本人的档案。但是，个人档案是否能适度的对本人公开呢?公开是否有法律依据呢?回答是肯定的，无论从我国当前的人事制度改革的现实出发，还是从我国的法律角度来看，对当事人适度公开其本人档案是必要的。公开和透明是公开和公正的保证，是信任和尊重的体现。在美国，所有人事档案是对本人或其授权的人开放的，雇员可以上网查阅自己的某些人事档案信息，如工作履历、提薪情况等，去人事档案室查阅工作申请、奖惩记录以及社会和医疗保险交付情况等一些更隐私的信息，这些做法值得借鉴。

7.努力实现人事档案信息化建设

随着计算机的普及和推广，人事档案管理软件系统的不断升级，人事档案管理实现数字化、网络化。新时期，我国人事档案信息化建设要步入国际化轨道，也必须与时俱进开发利用信息资源，以达到更快捷、更准确、更科学地为人事工作提供全方位的优质服务。

（1）人才服务机构积极创造条件，开展诸如人才信息报导、信息咨询、信息调研分析等深层次服务。

（2）在正确处理好开发利用和保密的关系前提下，可组建本地区人才信息库，该库提供所管理人才的基本信息，能反映出各类专业人才自身个性特点和专业特长的信息，为用人单位选才发挥效力。

（3）建立流动人事档案管理信息系统，提供快捷的检索、查询、问讯方式，实现个人基本信息的联机网络检索和联网查询，用现代化手段管理和利用，为用人单位选才提供保障。

（4）建立人才业绩跟踪系统，将最新的业绩更新到流动人员人事档案信息管理系统中来，在更大程度上促进人力资源的合理配置。

8.尽快建立全国人事档案信息通用数据库，加快全文数据库建设和“三网“建设

（1）建立全国人事档案信息通用数据库。随着人事制度改革的不断深入及人事代理制的施行，人员逐步由“单位人”向“社会人”转变，人员流动日趋频繁，建立全国通用的、标准的、先进的、适用的、可靠的人事档案信息库，为今后实现信息资源数字化、信息网络化、信息载体多样化、管理流程自动化、信息共享整体化打下坚实的基础。力争避免各系统各单位自行设计、硬件配置不统一、软件不兼容的做法。

（2）加快全文数据库建设和“三网”建设。人事档案信息数据库虽能够快速、高效进行人员信息的查询、检索、统计、分析，生成各种名册和表格，但人事档案信息数据库无法提供档案中的鉴定、考核材料等内容。为提高人事档案利用工作效率，保护实体档案有必要建立人事档案全文数据库，通过大型扫描仪把利用频率高、易磨损、利用价值高的档案材料传输到计算机中，建立人事档案全文数据库。利用部门可根据需要从全文数据库中调出有关内容，通过屏幕查阅并根据需要进行摘录、打印等。在数据库建设的基础上加强局域网、广域网和互联网“三网”建设，建成技术先进、功能完善的人事信息服务网络。努力做到全国人事档案信息资源的共享，既方便了利用者，又大大提高了人事档案利用工作的效率和质量，从而实现人事档案的信息化和现代化管理。

责任编辑：沐紫