关于完善煤炭集团公司物资采购集中管理模式的探讨

张晓春

(1.北京交通大学,北京市海淀区,100044;2.开滦集团物资公司,河北省唐山市,063018)

关于完善煤炭集团公司物资采购集中管理模式的探讨

张晓春1,2

(1.北京交通大学,北京市海淀区,100044;2.开滦集团物资公司,河北省唐山市,063018)

从总体思路、需求计划、供应商管理、采购决策、信息化建设、库存管理、配送管理等角度,探讨了建立完善物资集中采购,集中仓储,集中配送,集中结算的物流运作模式。

煤炭集团公司 物资采购 集中管理

随着国家促进大型煤炭基地建设政策的贯彻实施,一批有实力的大型煤炭企业通过兼并和重组,企业规模迅速扩大,形成了以煤业为基础,产业链不断延伸、产权多元化的企业集团。在此基础上,集团的物资采购量也不断加大,采购的分散化现象逐渐加重。如何加强集团物资采购的管理,建立一个以供应链管理思想为基础的物资采购集中管理模式,对提高物资采购效率,降低采购成本,从而提高集团的整体经济效益具有非常重要的意义。

开滦集团近年来加快结构调整和经济转型步伐,建立以煤炭产业为基础,以煤化工、现代物流、文化创意和房地产开发、装备制造、废弃物综合利用为主线的“一基五线”现代产业体系布局,取得了明显成效,经济总量实现了跨越式发展,形成了河北、内蒙、新疆、山西以及加拿大等“五大区域、七大战略基地”的煤炭生产格局。物流产业作为集团公司的支柱产业,规模持续扩张,占据了集团经济总量的半壁江山。继2007年获得国家物流实验基地、2008年煤炭行业首家国家5A级综合服务型物流企业等荣誉后,开滦集团2009年又获得河北省物流领军企业、中国物流与采购信息化优秀案例奖、中国煤炭物流领军企业称号。在全国物流百强企业评比中,开滦国际物流有限责任公司进入前十强,排列第九名,并获最佳信息管理物流企业奖、2009年河北省诚信企业、中国物流学会产学研基地等殊荣。物资采购作为企业物流的重要组成部分,在开滦集团发展战略中确定了对物资采购进行集中管理的总体方向。物资管理体制在集团总体发展战略的指导下,对现有物资采购物流资源从供应链流程入手进行整合,打破原有的管理体制,重新规范物流运作网络。通过物资采购的集中管理,强化物资采购计划管理,强调资源的统一配置,制定科学合理的采购方式,充分发挥规模采购优势,降低采购成本,保障了开滦集团生产建设所需物资供应,为集团降成本、增效益做出了贡献。本文主要结合开滦集团物资采购集中管理的经验,对煤业集团物资采购集中管理模式进行探讨。

1 物资采购集中管理的总体思路

物资采购集中管理就是致力于集团整体优势发挥,按照“源头采购集中化、终端销售超市化、中间配送扁平化、过程控制信息化”要求,由煤业集团物资公司行使宏观协调、政策指导、监督考核和综合管理的职能,统一采购、仓储、配送、结算等物流和资金流的运作,建立“集中采购、集中仓储,集中配送,集中结算”的物流运作模式。

物资采购集中管理需要规范物资采购集中管理业务流程,建立集团物资公司、各区域物资分公司、驻物资需求单位供应部的物流管理体制。这样可以加强物资需求计划管理,发挥规模采购优势,创新采购模式,提高采购决策水平,通过计划、采购权相分离,形成物资采购集中管理的约束机制。

根据供应链原理,统一规划物流运作网络,通过配送网点的科学规划,合理布置配送网点,形成物流仓储配送中心、区域超市和井口超市的物流运作体系。在不断改进配送技术的基础上,提高配送效率,降低物流成本。

加强储备管理,减少储备层级,实行集团公司一级储备,取消各单位的物资储备权。

建立功能完善的物流信息网,包括采购管理系统、仓储管理系统、客户管理系统等支持系统,实现采购、仓储和客户的集成管理,使企业物流、资金流、信息流一体化有效结合,达到降低物流成本、提高物资采购效率的目的。

通过物资集中采购与供应商建立战略联盟关系,通过战略采购可以得到供应商在物资配送、技术开发、融资合作、售后服务等方面的支持与合作,通过采用供应商管理库存策略,扩大超市代储品种和数量,降低库存和资金占用。

加强物资采购资金的预算管理,落实物资需求计划的资金来源,避免物资需求计划的随意性,充分保证对供应商的资金结算,维护企业的信誉。

2 物资需求计划管理

煤矿生产条件变化大,所需的物资不构成产品的实体,对物资的需求有很大的不确定性。因此,加强物资需求计划的管理,提高计划的准确性,是做好物资供应的基础。计划管理是使用单位提报需求计划,各区域物资分公司和供应部负责本区域需求计划的收集、汇总、上报工作,由物资公司负责汇总、编制、下达采购计划以及到货情况的全过程管理。通过强化一级物资采购部门的计划、采购职能及强化二级部门的物资需求信息搜集职能,提高物资采购的计划管理水平。

计划管理的原则为“物归一口”原则、准确性原则、及时性原则、计划代合同原则。计划按时间分为年度计划、月份计划、临时计划、日配送计划。年度计划是指适合年度集中订货的物资,由使用单位根据生产建设任务进度安排、材料消耗规律和专项投资计划需要编制的需求计划。月份计划是指根据生产建设任务进度安排、材料消耗定额和内部投资、安全投入进度需要的设备和材料而编制的需求计划,主要包括除年度计划品种和有代储库存品种以外的物资。临时计划是指年度、月份以外,因生产发生变化或其它特殊原因,需要临时追加的物资需求计划。日配送计划是指代储物资有实物库存的品种,使用单位根据生产建设任务进度安排,每天提报次日所需物资的需求计划。

3 供应商管理

加强供应商管理工作,实行物资市场准入制度。通过建立准入供应商档案,收集供应商信息,包括产品技术性能特点、产品质量、交货期、结算方式、售后服务、合作状况等因素,由物资公司每年组织对供应商进行评价,将供应商评价为A、B、C三级供应商,实行总量控制,作为下年度选择供应商的依据。根据供应商评价分类,按不同品种物资,确定不同的供应商选择方法和备选方案,确保供应商选择的公平、公正、公开。通过对供应商的评价管理,建立一支稳定可靠的供应商队伍,与他们互惠互利,形成长期稳定的合作关系,并通过与供应商在资本、技术、服务与管理创新方面的合作形成供应链,为企业提供准时化物资供应,以降低企业总成本,最终实现企业整体效益的提高。

4 采购决策

4.1 采购模式

建立以供应商战略联盟为基础的物资采购模式,是基于供应链环境下的新型采购模式,是现代企业供应链战略管理的重点,也是集成化供应链管理的核心,它由传统的一般采购关系转向战略伙伴关系、准时制采购等供应链环境下的采购模式。

4.1.1 战略采购模式

战略采购是为满足生产建设的物资需要,通过对供应商生产能力及市场条件进行了解,建立物资供应网络,通过协商谈判签订协议价格,按照协议价格获得所需物资的采购决策过程。战略采购是以最低总成本建立物资采购渠道的过程。战略采购通过选择和培育战略供应商,与之建立战略合作伙伴关系,实现供需合作双赢。战略采购物资品种,一是煤矿生产、建设所需的重要材料、设备及其配件,二是采购批量大且需求稳定的物资。

4.1.2 超市代储采购模式

超市代储采购是选择适合的物资品种,通过招标或者谈判确定供应商和价格,由供应厂商代储和管理库存,先使用物资、后结算货款的采购决策过程。其特点是简化采购程序,利用供应商的库存保证企业生产建设物资需要,减少库存储备和物资积压浪费。超市代储物资品种的确定原则是,除大型设备等战略采购物资品种以外,只要能够吸引厂商进入超市代储的物资,一律实施超市代储采购。

4.1.3 即时采购模式

对战略采购和超市代储采购没有包括的临时物资,需要及时决策并进行即时采购。

4.2 采购渠道

选择供应厂商的基本原则是“先厂后商,先内后外,代储优先,遵循评价顺序”。A级供应商适合于实施战略采购,通过谈判确定价格优惠、代储配件等优惠;B级供应商均适合于超市代储采购,通过招标、谈判确定超市代储物资的供应商、供货价格、产品品牌。C级供应商作为临时采购时的备选供应商,通过询价、比质比价做出采购决策。

4.3 价格管理

(1)战略采购模式价格的确定。战略采购物资通过谈判确定价格,一般年度内不再安排谈判定价,由战略采购协议约定调整价格依据和调整幅度方案。

(2)超市代储采购模式价格的确定。多家代储的厂商和价格的确定,通过招标确定。独家代储物资采购价格由谈判确定,一般品种原则上执行1年不变。遇有原材料价格变化时,应遵循协议规定,可以采取重新招标或谈判等方式确定新价格,也可以按原代储协议约定调价并备案。

(3)即时采购模式价格的确定。即时采购物资价格由招标、议标或者询价比价评审确定,在原材料市场平稳时3个月之内再次采购可以沿用前次采购价格。

5 信息化建设

信息化建设是实现物资采购集中管理的重要支撑。建设内部综合物流管理信息系统,与物资需求单位、外埠区域物资分公司实现对接,可以满足物资采购集中管理对计划、采购、存储、配送等业务环节的需要,实现信息共享,为物资采购集中管理提供信息化支持。要建设与外部联系的物流网,建立与供应商联系的网络信息平台。通过网络与各供应厂商之间建立物资采购、招标、物资销售以及供应商信息反馈等信息发布平台,实现电子数据交换和查询代储物资库存情况,为供应商管理库存提供信息支持。

6 库存管理

加强集团的库存管理,实行集中储备,即集团一级储备,取消各使用单位的物资储备权。根据物资的重要程度,分别采用特种储备、物资超市代储、瓶颈物资EOQ备货式的库存管理模式。

特种储备是指煤矿关键生产系统所需的关键的设备和配件,具有生产加工周期长、生产使用周期不易确定、在市场上短期内极难采购、技术要求高、通用性差、缺货会使煤矿生产不能进行的特点。物资公司每年需要与生产技术管理部门和生产单位进行核实,确认特种储备设备和配件的明细数量。

物资超市代储物资采用与供应商联合库存管理,由供应厂商将物资存在物资仓储配送中心。

瓶颈物资采用基于EOQ的备货式采购策略。瓶颈物资是指市场较复杂,供应不可靠,一旦缺货对企业的生产影响较大的物资。瓶颈物资应尽量降低缺货成本,因此,应备有合理的库存,在准确衡量采购提前期、订货成本、存储成本等参数后,可采用传统的基于经济订货批量法(EOQ)的备货式库存策略。

此外,可通过在物资仓储配送中心建设煤矿生产物资市场,引进供应厂商在此进行交易,利用供应厂商在物资市场的库存,为集团生产服务。与生产加工煤矿生产物资的供应链上游企业建立战略联盟,利用其生产库存,保证供应的及时性。

7 配送管理

(1)做好物流网点的规划。通过物流网点的规划,建立一个功能齐全、布局合理、层次结构清晰的物流配送系统,充分利用现有仓储设施,实现内部物流的统一调配和控制。在各主要生产区域建设大型物资配送中心。

(2)提高物流配送计划管理水平。建立物流信息平台,强化对物流过程的动态控制,对整个物流配送体系实行统一的信息管理和调度。根据当月各物资使用单位需求计划,结合生产消耗规律,物资配送中心实现定期集中配送,对安全生产急需物资,经确认实行即时配送。

(3)提高物流配送技术。开发和投入与物流配送相适应的先进设备,如装卸机械、运输工具、移动式货架等,提高配送的机械化、自动化程度,开发和使用条码技术、射频技术、电子数据交换技术、全球定位系统等,提高配送中心的信息处理速度和反应能力。制订和选择科学的配送流程,对仓库、配送场地、线路合理规划,提高配送资源的利用效率。

(4)将提供第三方物流服务的供应商纳入自己的配送体系,发挥其网络优势。通过网络平台与物资供应商实现信息实时共享,供应商根据煤矿生产的消耗情况定期补库。

Study on Improvement of material collective purchasing management in coal companies

Zhang Xiaochun1,2
(1.Beijing Jiaotong University,Haidian District,Beijing 100044,China;2.Logistics Branch,Kailuan Group,Tangshan,Hebei province 063018,China)

The author of the paper discuss how to establish and imp rove the logistics operation model which includes material collective purchasing,storage,transportation and clearance,from the aspect of general thoughts,plan for demand,management of supp lier,decision-making for purchasing,informatization construction and transportation.

coal company,material purchasing,collective management

TD-915

B

张晓春(1964-),男,黑龙江佳木斯人,北京交通大学在读工程硕士,高级经济师,就职于开滦集团物资公司。

(责任编辑 张大鹏)