论知识管理的特征、本质和运行机制

崔 波，刘二灿

(1.郑州大学，河南郑州 450001;2.河南财经政法大学，河南郑州 450002)

知识是抽象的，是藉由某种形式的呈现以传达概念，如古代的结绳记事、白旗示降等，是藉由结绳、白旗符号来传达某种概念。但是当人类活动越来越频繁时，简单的符号就不足以传达双方的意念。因此，文字、语言等符号的兴起成为信息沟通的新工具。这些信息在沟通过程中经过人类大脑的思考，最后产生出知识。由此可见，知识是经由前人的经验累积形成的。

一、知识的一般特征

在日常用语中，人们往往把载于特定信号的信息理解为数据、资料、消息、新闻、情报、知识等的总称。但在科学术语中，以上概念相互之间以及它们与信息之间都有一定的差别。把信息和知识作为科学概念按照各自的客观对象来定义，信息是反映事物运动的状态及其变化方式的，知识则是研究事物运动的状态及其变化方式的规律的。

1.数据、信息、知识

数据是基本的，是一种记号、符号，以任何一种形式都可以存在。对于其自身而言，数据没有任何的意义，只有被利用时才能体现其重要性;信息是被加工、处理后有用的数据;知识是数据和信息的应用，能解决如何去利用的问题，具有决定性的作用。例如，2×2这个问题，利用长期积累的知识，我们能很快知道答案是4。

(1)数据。通常简指一些原始的事实、数字、图表等，虽含有一定的意义，却没有经过加工整理，表达的是一个没有特定的背景和意义的数字、图像或者声音的东西。如19970701，我们只知道这是一个数字，或者可以看做日期。就这个数字本身而言，它只是数字，不表示别的什么含义。

(2)信息。为了特有的目的而组织起来的数据，经过加工和分析而具有相关性，即数据和数据之间的联系。如对某个人来说，19970701可以是一个人的生日，也可以是香港特别行政区的成立日期。总之，数据和别的方面的数据进行了一个交错和结合，产生了新的意义。

(3)知识。知识是指有意义的信息，表现在信息和信息之间的关系，通常被认为是被动的，往往被人们用来据此作出合理判断和采取正确行动。譬如，在天空有乌云和下雨两个信息之间，如果建立一种联系，则产生了知识。知识相对于数据和资讯，在领域范畴方面，更侧重于回溯性。因此，知识的获取和管理有别于数据与资讯的获取和管理。数据管理和信息管理是知识管理的基础，知识管理是信息管理和数据管理的高级阶段。学者们常把信息与知识的关系比做两个大小不同的同心圆，信息是外层圆，知识是内心圆，这形象地表明了信息是知识的基础，而知识是信息的核心。［1］

2.知识的一般特征

知识源于实践又服务于实践的本质，使得它具有启迪性、导向性、前沿性、时效性、共享性、专利性、局限性、开放性、商品性和资本性等特征。知识的一般特征如下:

(1)价值创新。知识是无形的，具有价值性并能创造新的价值。知识的初始载体是人的大脑，即知识是在人的大脑里通过“劳动”所得到的结果。事实上，任何形式的知识都是无形的，附着于语言、文字、图形等载体上，以知识产品的形式存储和传递。

知识同其他商品一样凝结了人类的劳动，但知识只有通过应用才能体现出自身的价值。可见，知识作为一种无形的特殊商品，同样可以具有价值。“知识就是力量。”这句话从另一个方面反映了知识的价值性。由于知识比数据和信息更接近行动，所以知识更具有价值，更好的知识能为部门、社会带来更高的生产效益。

(2)传播。容易记录表达的知识可以通过信号传播到世界各地，难以表达的知识则可以通过教授的形式得以传播。与一般的物质、商品和劳务相比，知识传播越广，其成本和价格就越低。在世界经济一体化的今天，发展对外贸易，引进外资、技术和人才，都是引进知识、传播知识的重要途径。

(3)创新性。知识来源于经验和实践，并在实践中得到积累和创新。知识是我们随着时间的推移从社会实践中观察、分析、总结得来的，包括课程、书籍、他人以及非正式的学习。在运用知识的过程中，知识的主体会在以往的经验基础之上分析和判断如何运用自己所得的知识，如果没有现成的解决问题的方法，知识主体就会通过智力劳动，也就是综合运用原来的知识实现“想办法”，最终解决问题。这种解决问题的过程就是一种新知识产生的过程，是知识的创新。知识创新也只有在实践中才能得以实现。

(4)复杂性。在日常生活与工作中，我们会有这种感觉:一个人知道得越多，就越发现自己真的知道得又太少了。这恰恰说明了，知识的学习、积累、增加和丰富是在一个层次得到满足后才真正理解和进入下一个层次的学习。当面对复杂的问题时，人们总是把问题中的不确定性因素假设为不存在，总是试图找到最简单的答案。但是对于决策者来说，拥有的知识越多，作出的决策就越好。相反，如果知道的知识少，掌握的信息不够充分，就会把问题简单化。这种假象忽略了一些重要因素，有可能在感觉上认为正确，实际上却得出错误的结论。复杂的问题包含着复杂的知识。知识的复杂性要求我们只有掌握更多的知识，才能在实践中应付复杂的问题，得到正确的结论。

(5)经验和直觉。知识是通过经验规则起作用的。所谓经验规则，就是经过不断地尝试和失败，从长期的实践中总结得到的、具有弹性的行为指南。当新出现的问题类似于以前曾经解决过的问题时，曾经的经验形成经验规则，这种规则就成为解决新问题的捷径，是解决复杂问题的有效指南。但并不是所有的经验都能够很容易地总结出可遵循的规则。

有时候人的行为完全出于一种内在的反应，而且很迅速，这就是直觉。直觉成为“浓缩了的经验”，是一种“专门技术”。直觉实际上是在以往知识的基础上自觉形成的一种思考，它能在解决问题时闪现出来。人们要拥有这样的技术，通常需要经历五个层次:“生手”、“新手”、“强手”、“熟手”和“专家”。在整个学习过程中，随着层次的上升，层次间的关键差别在于学习者的态度。只有不断地将获得的知识运用在实践中并在各个层次的实践中进一步学习知识，形成一种学习知识和实践的渐进性循环，学习者的级别才能由低到高，同时获得宝贵的知识。

二、信息管理和组织

1.信息管理

知识管理从结构上可分为对人力资源的管理和信息管理两个方面。信息管理又可分为以下三个层面:第一层是通信网络，用来支持信息的传播;第二层是高性能计算机服务器层，这是存取信息、数据的关键环节之一，与通信网络一起为信息管理提供硬件支持;第三层是信息库、数据库系统层，是信息管理系统的关键层，它和计算机服务器层一起组成信息管理系统的高性能信息、数据服务器，为各种信息转化为知识的应用提供了有力的支持。

不难看出，信息库、数据库系统层是信息管理的核心，其功能包括:存放经过整理、归类的信息;知识管理，提供获取各种人类专家的个人经验的工具;为应付人类知识的更新，提供必要的维护手段。其目标就是最大限度地实现知识资源的共享和交流。因此，对构成信息管理系统的基本要素，如知识库、文件管理系统、人工智能、电子邮件、群件技术的开发应用等都是信息管理的重要内容，也是有效实现知识管理的硬件基础。

20世纪以来，出现了多种具有不同程度的管理技术，诸如全面质量管理、企业制造再造、目标管理、X管理、Y管理、Z管理、团队管理等，都为知识管理的发展奠定了坚实的基础。［2］

信息超载已经成为人们面临的普遍难题，而高质量和相关的知识却是稀缺的。在速度和效率决定竞争优势的市场环境下，信息增值的成本越来越高，信息组织的重要性也越来越突出。

2.信息组织

信息组织是指对信息的内容、特征、目的进行描述，使用户可以检索这些信息，查看信息的内容。信息的组织方法包括书目、标引、摘要、编目、分类、文档管理、数据库管理等所有人工或计算机辅助方法。信息组织与管理是信息增值的重要基础。

(1)信息描述与概括。要想对不同的文献信息进行规范化的组织和记录，就要对信息的生产者、发布者、发布的年代和地点、主要外部特征、信息载体中所包含的主要内容加以描述。当然这项工作应以专业化社会化协作为基础，并符合相关的国家和国际标准，以便于国家、区域以及世界范围内的数据互换与共享。

(2)信息的分类与组织。分类是人类认识事物、区分事物、组织事物的一种基本方法。信息分类是根据对象的属性或特征，将对象集合成类，并按照相互关系进行系统地组织。根据对象的本质属性进行区分和组织，称为自然分类;根据对象的显著特征进行区分和组织，称为辅助分类。分类的类目设置有着严格的标准和规范，如图书馆的书目体系，报纸或期刊的分类目录，Internet主题导航系统的网站主页设计等。

(3)信息的标引和检索。标引是一种深度挖掘和聚合信息内容并帮助用户快速检索到分散在不同来源信息产品的有效途径。标引信息内容的主题词可以是规范词汇，也可以是自然语言。标引的方式是多种多样的，它包括浅标引、深标引、受控标引、自由标引、整体标引、全面标引、重点标引、分析标引、综合标引、分散标引等。［3］与分类方法相比，标引的方法对信息内容的揭示更有深度。随着网络信息数量的剧增，自动标引和计算机辅助标引已经成为数字化和网络化信息加工与组织的主流。

(4)信息传递与服务。随着区域互借平台的搭建，信息传递与服务功能就变得非常重要。数据库涵盖了大部分科技出版物、商业情报、专业情报、专利和科技成果、新闻报纸杂志等。由于这部分信息的增值度相当高，使用起来价格也比较昂贵，所以资源共享、文献传递便应运而生。很多公司利用互联网搭建了自己的检索平台，如“万方学术搜索系统、独秀学术搜索”等。以互联网为依托的一系列新型信息服务产品，包括网络信息门户、搜索引擎、主题导航系统、高质量专业网关、元数据、虚拟图书馆、数字图书馆等，有些与传统的信息资源进行整合，有些则是全新的信息服务产品。在网络环境下，时空差异对信息传递与服务来说已经不是障碍。

三、知识管理的本质理解

知识管理是一种新型的管理模式，我们可以从以下几个方面来理解它的本质:

1.以知识生产管理为前提

知识是一种特殊的资源，从知识管理的内容来看，知识管理是对知识的管理，以知识生产管理为前提。知识的生产不同于其他物质和服务，它是在对知识的识别、获取、开发、研究、分解、使用和共享的全过程中进行的。在这些过程中，知识既被使用，又在不断地产生、形成和发展，新的知识在产生，原有的知识在发展。［4］知识管理要实现以下几个方面的目标:一是知识积累。构建知识库，对纷杂的知识内容和格式进行类别管理。二是知识管理。创建部门知识地图，清晰了解本部门分布状况，提供管理决策依据。三是知识应用。这使得知识查询和运用更加简单，充分利用知识成果，提高工作效率，减少重复劳动。

2.以信息管理为基础

从知识管理的发展基础来看，它以信息管理为基础，是信息管理的延伸和发展。信息管理注重信息的处理和传递，注重信息系统的构建以及在信息处理和传递方面的信息技术应用，强调对数据、信息处理过程具体的管理。知识管理大量利用信息技术，对信息进行分析、综合，从信息系统中提取有价值的知识，并通过知识活动转化为个人知识，形成人力资产和知识管理的实质性资源，最后被利用而形成部门的知识资产，将这些知识资产转化成知识资本进行运作。从信息管理到知识管理的进化，是管理理论与实践中“人本”管理进步的体现和发展，是信息管理的延伸和发展。

3.实现知识的显性化和共享

从形式上看，知识可以分为显性知识和隐性知识。显性知识易于通过计算机系统进行整理、存储和管理，而隐性知识难以被他人观察和了解，不易实现共享和交流，如何管理它已成为知识管理的一大难题。为此，促进隐性知识向显性知识的转化继而实现共享以及二者的互动，是促进有效知识管理的重要基础，是知识创新永不衰竭的动力和源泉。

4.建立健全知识管理体系

从知识的发展进程来看，知识管理可分为知识的生成管理、知识的交流管理、知识的积累管理、知识的应用管理，它们互相制约形成一个有机的知识管理体系。［5］知识的应用是管理的目的，知识的交流是生成知识的手段和途径，知识更新是部门不断创新的动力，知识的积累是知识发展的基础。知识管理就职责而言，应做好几个方面的工作:构建知识库、促进知识交流、建立尊重知识的内部环境、把知识作为资产来管理，最终将知识转变为生产力，分享、沟通与行动是将知识转化为成果的关键。

四、知识管理系统

知识管理系统(KMS)是一个对知识进行创造、捕获、整理、传递、共享进而创造出新知识的完整的管理系统，同时它又是一个收集、处理、分享一个组织的全部知识的信息系统。KMS利用软件系统或其他工具，对组织中有价值的方案、策划、成果、经验等知识进行分类存储和管理，同时包含对显性知识和隐性知识进行管理。

1.显性知识的管理工具

显性知识的管理工具主要包括知识库系统、知识查询和推送系统。

(1)知识库系统。知识库系统由多个知识库、模型库及知识发现系统构成，是对知识进行采集、编码、排序、分类以及重新划分知识单元等管理的过程。知识发现系统包括数据挖掘系统和智能信息采集系统两部分，用于部门原有的知识数据，进行批量导入，纳入管理范畴，同时管理外部的各种信息。

(2)知识查询和推送系统。知识管理系统应提供知识查询功能，以方便需求者从大量的知识中快速找到自己所需要的知识。推送系统允许用户按照自己的需求嗜好，定制所需要的知识，或者有系统自动检测并跟踪用户兴趣，在适当时间以适当的形式将用户所需要的知识传递过去，提高知识利用的查准率。

随着知识经济时代的来临，知识管理在企事业生存与发展中发挥着越来越重要的作用。

2.隐性知识管理的运行机制

隐性知识作为部门的重要资源，是知识管理的重点所在。传统的管理和过去的知识管理实践表现出对显性知识过多的、充分的关注，现今的大部分知识管理战略一般是基于以技术为中心的知识管理思想，其核心是对数据库、群件、文档管理、数据挖掘等显性知识的管理，而对隐性知识管理的轻视甚至忽视是一个突出的问题。

隐性知识管理分两种:潜在的可表达的和不能表达的管理。［6］要把握隐性知识管理的规律，首先要弄清楚隐性知识在整个管理过程中的外显性步骤;其次要了解管理过程中隐性知识运行过程中出现的障碍问题，找出解决问题的根据;再次要明白内隐学习理论，以更好地进行隐性知识管理。可以通过以下步骤促进隐性知识向显性知识的转化:

(1)发现、挖掘、引出和沉淀。就是通过发现、挖掘、引出和沉淀来推动知识从动态隐性转移到动态显性。发现就是把在人们头脑中的经验、体会通过案例、说明、总结、报告等形式表述出来。挖掘就是对数据进行有目的的分析、统计，表述出它们所代表的意义及其背后的规律。引出就是通过会议、调查等方式把人们头脑中的思想亮点引出来。沉淀就是将思想亮点记录为可读、可见、可听的知识。

(2)试用、修正、判断和固化。即通过试用、修正、判断和固化来推动知识从动态显性转移到静态显性。试用就是对我们设计的工作制度或办法，在工作中去试用或暂行。修正就是对试用中的暂行办法、制度、知识进行适应于实际情况的修改。判断就是对人们提出来的认识，如报告、介绍、阐述、说明等，进行正确性的判别。固化就是将上面的认识形成正式的报告、计划、制度、介绍、说明等知识。

(3)宣传、普及、培训和默化。即通过宣传、普及、培训和默化来推动知识从静态显性转移到静态隐性。宣传就是对规章制度、规划方案、正式说明等进行宣传。普及就是在工作中正式采用这些规范、制度、方案、标准说明、模板等，并使大家在工作中形成习惯。培训就是对新的规范、制度、方案和其他认识，通过讲座、在线学习、考试等方式传递给他人并要求实现知识的掌握。默化就是将最后通过培训得到的知识记忆在头脑中，融入个人的知识体系中，形成有知识的头脑。

知识是有规律的运动，要进行有效的隐性知识管理就必须遵循知识运动的规律并采取措施来推动知识状态的转移，不断推动隐性知识的外显化，加快实现知识在实践中的价值和创新发展。

［1］李华伟，董小英.知识管理的理论与实践［M］.北京:华艺出版社，2002.

［2］王林军.隐性知识管理论［M］.西安:西安地图出版社，2009.

［3］崔波.信息技术的发展与效应［M］.吉林:吉林大学出版社，2005.

［4］方润生.个人隐性知识的形成特征对隐性知识转移和分享的影响［J］.中原工学院学报，2009(5):4-9.

［5］叶春森，汪传雷，储节旺.基于知识地图的知识集成模式与机理研究［J］.情报理论与实践，2009(10):52-54.

［6］葛明贵，谢章明，解登峰.隐性知识显性化的教育价值［J］.江淮论坛，2009(5):138-141.