高校教学秘书的角色分析

杜启明，江 芳

(合肥学院 教育系，安徽 合肥 230022)

教学秘书是高校教学管理基层的管理者和执行者，教学秘书高效细致的工作，是保证教学正常运行的基础，对维护高校教学秩序的建立与运行起着至关重要的作用。

一、教学秘书的角色定位

高校教学秘书是各高校根据教学需要设置的在各二级机构中从事教学管理的一种行政职务，它扮演着一种特殊的秘书角色，既有秘书群体的共性又具有其特殊性。它既充当教学管理的配角，又在教学管理实施中起主角作用，不同于党政机关的秘书，有很强的独立性。高校教学秘书既是系主任的得力助手和参谋，又是院校规章制度、教学计划的组织者和实施者，在院校和系之间起到纽带和桥梁作用。教学秘书是一个“角色丛”。分析起来，他同时至少“扮演”以下三种角色[1]。

(一)组织和协调者

教学秘书在整个教育管理调节机制中始终处在具体工作的最前沿，在教育管理调节机制的发挥中具有一系列组织和协调作用，是连接学校教务处与各院系之间的桥梁和纽带。其主要工作职责是在院校教务处的领导和调控下，依据一定的教务管理原则，为顺利实现教学目标，完成教学任务，运用各种管理手段，组织和协调各项教学活动。

(二)参谋和服务者

高校教学秘书处于高校管理与教学的前沿，是保证院系教学管理工作正常运转和完善的中坚力量。教学秘书将教师工作和学生的学业等情况、教学成果汇总、归纳分析，向院、系领导汇报，为领导决策服务，成为领导总体职能的有机补充。

(三)教育和实践者

教学管理体现在服务育人工作中，教学秘书严谨的工作作风影响着学生，以人为本、爱岗敬业踏实作风能有效帮助学生形成正确的人生观、价值观。要提高教育教学质量，教学秘书应有较强的创新和实践能力。他们不仅要在教育观念上有创新、管理制度上有创新，还要求其在管理手段上有创新，这样才能为培养创新性人才服务。

二、教学秘书的角色职责

根据各高校教学管理工作的运转程序和规律来看，高校教学秘书主要职能呈现如下：

1.教学的计划管理。系部的教学计划是安排教师教学任务、组织教师教学的依据。教学秘书要在教务处和系部领导的统一指挥下，依据教学管理规律认真组织制定和实施系部教学计划，根据专业发展、人才培养方案的需要，适时调整和修订教学计划，以满足人才培养需要。

2.教学的运行管理。教学运行管理工作是经常性的教学管理工作，作为教学秘书既要能够及时领会和传达教务处的工作部署，又要能够组织落实相关教学筹备工作，督促教师严格执行教学计划，完成教学任务，合理安排室内教学、实践教学环节，并及时处理、协调教学中需要解决的问题。

3.教学质量监控管理。教学质量监控是保证正常的教学秩序，确保教学过程规范性的一种重要的管理手段。为了避免教学事故的发生。教学秘书要协助系领导进行期中教学检查，安排系领导深入课堂听课，组织教学座谈与调查，收集师生对教师教学和教学管理等方内的意见与建议，并将收集到的各种信息及时反馈给主管教学领导，以便改进工作，保证教学质量，达到教学目的。

4.教学档案材料管理。教学档案材料包括教学管理相关文件、会议记录、教学计划和总结等等。对它的有效管理是系教学秘书的一项常规性工作。教学秘书要能够根据工作需要，随时能够从教学档案中调配需要的教学资料。要保证教学档案连续、完整和真实，保证教学档案真正成为教学活动和研究的重要参考依据。教学秘书的职能赋予他重要的职责和繁杂的工作，决定了教学秘书必须具有较强的理论修养和工作能力。

三、教学秘书的角色现状调查

为了对高校教学秘书的角色现状进行调查，本文抽取安徽省合肥市7所院校的教学秘书进行问卷调查分析，共发放问卷80份，回收问卷59份，回收率为73.8%，有效问卷51份，有效率86.4% ，此问卷从教学秘书队伍的素质、队伍的稳定性、队伍的岗位培训和队伍的科研和创新方面内容展开。

(一)调查结果分析

1.队伍素质。建设一支“结构合理，队伍素质高”的教学秘书队伍，对于提高教学管理水平，提高教育教学质量至关重要。本文对教学秘书基本素质情况调查结果如下：(1)在被调查的51名教学秘书当中，年龄在30岁及以下的人员占27%,31-40岁的人员占40%， 41-50岁的占33%，各年龄段人员数量较为均衡，年龄结构基本合理；(2)在学历或学位方面，本科及大专以下较低学历的人员比例较大，占63%，具有硕士学位的人员比例较小，占35%，具有博士学位的人员占2%；(3)在职称及岗位级别方面，80%以上人员处于中级，3%高级职称人员，高级管理岗位一个都没有；(4)从专业背景方面看，51名教学秘书来自27个专业，不少人员所学专业与岗位没有任何关系；(5)从进入教学秘书队伍的方式角度看，主要是校内转岗和毕业分配，特别引进教学秘书岗位的没有。

2.队伍稳定性。队伍稳定是教学秘书队伍建设的目标之一。本文对教学秘书队伍稳定性调查主要从教学秘书从事本职工作的年限、对工作的满意度和改变职业倾向方面进行调查。(1)从教学秘书工作的年限而言，从被调查的51名教学秘书当中看到，仅有7%的教学秘书工作年限在7年以上，有93%的人员工作年限为6年以内，这说明能够长期从事教学秘书工作、使工作具有连贯性的人不多。(2)从教学秘书工作的满意度来说，只有5%的人对此项工作满意，74%的人对此项工作不满意，无所谓的人占21%，这说明当前导致教学秘书较高的流失率原因是对工作现状不满意。从调查原因来看，主要是此项工作任务繁重，待遇低没前途，工作单调缺乏挑战性。(3)从希望改变目前教学秘书这一职业的调查结果来看，32%的人在犹豫，4%的人不打算改变，而有64%的人希望改变，这说明当前整个教学秘书队伍相当不稳定，这与教学秘书工作不满意、流动性较大的调查结果相吻合。

3.岗位培训情况。对教学秘书进行定期岗位培训是改善其思想观念、更新知识，提高管理素质的重要手段。笔者从近3年来的教学秘书对岗位培训形式和次数两个方面进行了调查。结果如下：(1)从培训情况来看，近3年来，在51名教学秘书当中，参加过1次岗位培训的人占74%, 2次的人占19%, 3次及以上人只有7%，表明大多数教学秘书平均每年培训培训机会相当小；同时，培训次数在整个教学秘书群体之间分配相当不均，这也说明学校在教学秘书培训方面缺少统一的培训计划。(2)从对教学秘书培训形式来看，近3年，最多的是短期业务培训班占93% ，其次为参加长期培训的占4%，外出学习、交流等其它形式占3%。从上述统计数据可见，目前合肥市高校教学秘书的培训形式主要是短期业务知识培训班，其它各种形式较少，培训形式单一。

4.科研、创新情况。教学管理第一线是科研创新的源泉，这需要教学秘书在平时的工作中注意挖掘自己的科研创新能力[2]。(1)科研成果方面，近3年来，只有21%教学秘书有科研成果，79%的教学秘书没有，这说明当前整个高校教学秘书队伍科研创新能力相当弱。即使部分有科研成果的也大多是论文类，而且论文的学术水平也不高。(2)从教学秘书参与科研来看，81%人没有参与，参与过多项的仅7%，参加过一项的为12%，这说明系教学秘书在教学管理研究方面参与不多，不被人重视。(3)从影响科研创新的因素等方面调查来看，高达91%的人说是没有时间和精力，87%的人说个人难以申请到课题，83%的人说自己没有能力， 64%的人说没有从事研究创新工作的动力，这说明主要在于外部环境方面和自身能力方面影响了教学秘书的创新。

(二)调查结论

通过对教学秘书角色行为的实证分析，我们可以发现，所调查的7所高校现有的管理政策不利于教学秘书队伍的发展，教学秘书队伍普遍存在着下列问题：队伍素质整体不高、人才流失严重，相当不稳定、队伍专业知识不足，培训缺乏、队伍科研、创新能力较弱。正是由于这一系列问题的存在，从而导致高校教学秘书这一角色行为出现一定偏差，制约了系部教学管理水平的提升。

四、教学秘书的角色修炼

高校要改善当前教学管理队伍建设的这一现状，必须重视教学秘书队伍建设。而教学秘书自身也应从根本上转变思想观念，做好素质提升。

(一)学校：重视队伍建设

学校应重视院系教学秘书队伍的建设，采取切实可行的措施关心他们的成长，鼓励他们发展。具体措施如下：

1.改变思想观念，重视教学秘书工作。要充分肯定教学秘书工作在高校管理中的地位和作用，从决策和行动上关心和支持其队伍建设，要正确及时地引导秘书人员的工作动机，积极支持他们开展工作。应该从本专业中挑选能力强，思想素质好的人担任教学秘书工作，加强对他们的思想教育和职业道德教育，鼓励教学秘书热爱本职工作，踏踏实实坚守工作岗位，为搞好教学改革尽职尽力。同时学校应出台相关措施，保障该队伍的稳定。

2.科学合理定位，努力营造好的工作氛围。作为高校，要对教学秘书的工作给以合理定位。提供有利于其发展的空间，提供更多晋升和进修的机会，帮助他们成为教学管理方面的专门人才。发挥其潜在能力；同时为了使该队伍稳定，学校要将教学秘书的工作给以量化，在报酬和薪金方面跟岗位贡献相称，同时在职称评定方面给以一定照顾和优先。

3.完善教学秘书培训机制，努力提高业务水平。高校应尽快出台合理的培训和进修的相关规定，并纳入学校师资培训的计划，建立分层次、多形式的培训体系。力争教学秘书的每个聘期内至少接受一次系统的业务培训，提高他们的工作能力和研究能力。同时提供和鼓励教学秘书攻读相关专业的硕士、博士学位，提高学历层次和理论水平。

4.提供科研条件，提高科研创新能力。高校主管科研部门应为教学秘书提供一些有针对性的教学改革规划项目或科研项目选题，鼓励他们从事教育管理的理论和实践研究，把教学秘书直接参与教学和科研工作作为一条规定加以明确。各高校可以根据自身建设发展实际状况，合理定岗定编，每年可拿出一定的教研专款，专门针对教学秘书，增加教学秘书的成就感，激发工作热情。

(二)个体：提升自身素质

院系教学秘书也必须充分认识到自己的地位和积能，严格要求自己，努力使自己成为优秀的教学管理人才。主要从以下几个方面着手。

1.调整好心态，正确认识自我。教学秘书的工作涉及教学管理一线工作的方方面面，十分繁杂。没有高度的责任心、事业心和敬业精神是没有办法胜任此项工作的，这就要求教学秘书要能够正确认识自己所从事的工作，在工作中要学会调整自己的心态，克服不良情绪对工作的消极影响，特别要用平常的心态对待这份平凡的工作。同时，不断提高自己的政治思想水平和政策理论水平，树立服务意识和服务思想。

2.加强学习，努力提高自身业务素养。作为教学秘书，他们所从事的工作性质，要求他们不仅要熟悉本职工作的专业知识，还应熟悉学校、学院和系部学科发展的一般规律和人才培养方案；不仅要有教育学、教育心理学、管理学和档案学方面的相关专业知识，还要掌握现代化办公软件的使用技巧等，这就要求教学秘书要不断更新自身的知识结构，吸收信息化和自动化管理观念和方法，从而合理开展各项教学管理工作，为学生和教师服务。

3.积极参加各种培训，有针对性地培养自身的各种能力。作为教学秘书，为了使工作流畅，程序规范，各个环节的运行达到高效的水平。要求教学秘书必须加强组织协调能力、文字表达和写作能力方面的培训，只有具备这些能力，才能胜任一系列管理任务。在如今信息数字化时代，对教学秘书的工作方法和手段也提出了进一步要求，因此在现代办公自动化信息处理和档案归档技能等方面还要进行有针对性的培训和锻炼从而适用工作要求。

4.要具有与时俱进的创新意识。作为教学秘书要深刻理解本校的办学理念和本系的人才培养目标和方案，时刻保持清晰的工作思路，时刻围绕学校的办学定位和系部人才培养方案开展教学管理工作，在工作中，要善于分析、总结和归纳，积极配合校系的教学改革，不断优化和创新。并不断总结教学管理经验，提高管理效率。

参考文献：

[1] 徐巧娣.高校教学秘书的角色定位与素质要求[J].南通大学学报，2008(2).

[2] 黎德山.学术管理在高校教学管理中的凸显[J].湖北民族学院学报：哲学社会科学版，2005(4).