秘书工作主动性的实施策略

余 韬

秘书工作的主动性是秘书岗位职责的重要特征之一，同时也是秘书人员在实际工作中经常面临的难点问题。秘书人员开展工作时，一般会受到很多因素的制约，这主要是由于秘书工作事务相对繁杂的原因造成的。因此，秘书工作的主动性往往在繁杂的具体工作中被忽略，有必要对秘书工作主动性的含义及其实施策略进行深入探讨。

一、秘书工作主动性的主要构成要素

第一，谋略性。谋略性是指秘书人员按照工作要求对相关决策者主动地出谋献策，这实际上也是秘书在工作过程中“不唯上、不唯书、只唯实”的实际表达。从谋略客体的角度来看，一是包括向决策者提出自己的意见和建议以供决策参考，二是向其他决策参与者提供相应的意见，从而弥补决策前没有考虑到的事项。

第二，预见性。预见性可能成为现实，也可能只是满意中理想化的状态，因此具有或然不定的特点，是指一个人在认识事物发展规律的前提下，对事物发展进行预判和前瞻。一般来说，秘书工作的预见性包括秘书在工作过程中对具体事项进行全面考虑，并在此基础上事先做好充分准备，以防不备之需。无论是对于秘书人员做好岗位日常工作，还是个人事业上的发展，预见性都具有非常重要的作用。

第三，创新性。创新性是社会进步的源动力。秘书工作的创新性是指秘书人员对自身的工作在一定程度上的开拓性和首创性，这实际上也是秘书工作主动性的最明显表现。因此，创新性是衡量一个秘书能力大小和工作态度正确与否的重要尺度。从工作实务上来看，秘书工作的创新性包括两层含义，一是率先想到的，二是率先做到的，这两个方面分别属于秘书人员在工作过程中的理论创新和实践创新。

二、增强秘书工作主动性的相关对策

（一）增强工作责任意识

秘书工作时时处处处于紧张的“战备”状态，而且是一项非常繁杂琐碎的工作，不仅面对千头万绪的各项工作，而且随时需要根据领导的指示和要求来迅速开展工作，秘书工作者的高度责任感和主人翁精神在这一背景下也就显得格外重要。

当同一位秘书面临同样一份工作时，热情的工作态度和消极的工作态度将会造成两个截然不同的事项处理结果，。假如秘书工作者面对具体的工作事项不具有高度的责任感，就会导致秘书工作中出现消极的“等、靠”现象，这种“消极怠工”情况在日常生活中比比皆是。人们常说“态度决定一切”，换言之，针对秘书工作而言，这句话其实是对秘书工作者具备责任心的诉求。高度的责任感是秘书工作者始终保持饱满工作热情的必要前提，这就需要秘书工作者一方面从平凡的工作入手，立足本职，一步一个脚印地从点滴的小事做起，担当起自己应负的各项工作责任，并且在具体的工作实践中不断锤炼和提升自己的工作能力，另一方面，秘书工作者还需要有积极进取的精神，遇到工作难点不推拖，而是积极主动地面对和分析问题，并积极寻求最佳解决方案。例如，当秘书工作者遇到下级部门多次上门反映工作中出现的问题时，身为秘书工作者不能心怀厌恶地推脱阻拦，而是要真诚地接待，诚恳地聆听，认真地记录问题，并在系统整理和归纳问题的基础上，积极地向领导或有关部门准确、及时地反映这些问题和诉求，从而化解工作障碍和人际矛盾，提高工作效率。

（二）在日常工作中加强学习积累

江泽民同志曾经明确指出“新情况、新问题在改革开放和现代化建设中层出不穷，我们不了解、不熟悉的东西很多，这就需要全党同志，尤其是各级领导干部必须提高自觉性，必须加强紧迫感，在日常工作中一定要加强学习，广大领导干部在日常工作中应始终体现学习、学习、再学习的作风”。秘书的工作性质决定了秘书是一个“杂家”，并不一定要在某一方面具有专长，但在知识上一定要广博，不仅要懂理论上的天文地理，而且要懂现实中的风土民情。人非生而知之，实际上，无论多么优秀的秘书工作者，也必须具备一个“处处留心皆学问”的理念，广博的知识需要逐步积累才能具备。因此，在必须具备广博知识的驱动作用下，秘书就必须不断在日常工作中懂得认真学习和悉心积累，经过长期、认真学习和实践之后，才能逐渐形成自己的知识体系，并由此不断增强工作能力。

秘书作为领导的参谋助手，尤其是在当前社会加速变革和经济发展日新月异的时代背景下，秘书工作会面临许多新情况和新问题，因此，秘书人员只有加强学习，学而不辍，通过不断“充电”来增强自身的综合能力，才能不断地丰富知识、才能抓住全局，才能站在改革发展的角度来分析当前的问题，才能充分发挥秘书的参谋助手作用，才能适应新形势的需要，才能跟上领导的思路，才能在领导面临问题或提出要求时，对难点问题进行及时地跟进和落实，从而为领导机关和领导提供更好的决策和咨询服务。

在很多时候，由于领导工作繁忙，难免对一些相对细节的问题和事项了解不及时或者了解不充分，这就更加体现出秘书职能的重要作用。因此，秘书工作人员需要通过平时的不断学习和积累，才能充分发挥好领导的外脑的作用，积极主动地对领导工作中的疏漏给予及时补充和进行正确调整，从而有效弥补由于领导一时疏忽而出现的工作失误。由此可见，秘书越注重日常工作的学习和积累，工作能力就会相对越强，工作主动性也就越能够得到体现。

（三）注意开展工作的方式方法

秘书工作者要想充分发挥岗位职能，在很大程度上取决于秘书工作者所选择的工作方式方法。一般来说，无论什么时候，秘书工作者都要自觉维护好领导的权威，并在这一前提下充分了解领导的习惯和要求。例如，如果秘书工作者的能力很强，在工作中过于表现自己，让人产生“领导不懂，你懂；领导没有好主意，你有好主意；领导不对，你对”的印象，从而丧失了领导的权威性，这实际上是秘书工作的一个重大失误。因此，秘书工作者要在工作中注意运用正确的方式方法，在为领导献计献策时达到“润物细无声”的效果，从而给人留下“我懂是因为领导更懂，我的好主意变成了领导的好主意，我没错是由于领导更对”的印象。

此外，秘书工作者在与领导进行工作沟通的时机上，可以在每天晚上选取一个相对固定的时间，把第二天重要工作的具体安排流程以及注意事项，通过电话交流，尤其是采用手机短信的方式向领导汇报更好，从而能够让领导时时可以看到文字信息，以此保证工作的完备性和正确性。

（四）强化具体工作的时间管理

计划在管理中处于首位，是管理构成要素中的第一要素，凡事“预则立、不预则废”，正是时间管理重要性在传统意义上的准确表达。秘书身处枢纽部门，其工作的重要性不言而喻，在面对繁杂的工作时，更需要通过时间管理来对各项工作进行合理地时间分配和利用。

对于秘书工作者而言，永远没有时间做每件事，但却永远有时间做对你来说最重要的事，这说明秘书工作者时间管理的重点在于如何分配时间。在实际工作中，秘书工作者不仅要对自己的时间进行时间管理，而且还要对领导的时间进行有效的时间管理。例如，很多领导每天都会参加各种各样的活动，或参加各种大大小小的会议，由于领导的精力有限，时间紧张，秘书工作者的时间管理在此刻也就能发挥出重要的作用。例如，秘书工作者在为领导安排活动时，一定要抓住重点，并按照重要性的大小来合理安排顺序，把最关键的问题和最主要的工作铭记在心，并适时提醒领导把主要的精力重点放在对关键问题和主要工作的处理上，这就类似于通过机器的主轴来有效带动整个机器高效运转，以点带面，从而使其他事情也能够系统得以解决。

时间管理中有一个“四象限”法，即按照事项的重要性，把相应处理时间的顺序安排好，并按照数学理论中的四象限理念来分配待处理事项的对应时间，在分清待处理事项轻重缓急的前提下进行合理安排。一般来说，把最重要的待处理事项安排在最前面，最急的待处理事项则安排在其次，相对不重要的待处理事项安排在第三，既不重要，也不紧急的待处理事项则放在第四，由此一方面提高工作效益，另一方面还能实现时间增值，并节约了人力、物力、财力成本。

（五）注意在工作中处理好服从和盲从的区别

从实际工作来看，有些人评价秘书工作是“被动工作”的同义语，一部分人认为秘书工作但求平平淡淡，无过便是功，不求轰轰烈烈，还有一部分人认为秘书既然处于从属地位，就只能唯唯诺诺，并总结秘书的工作性质是“推了才能转，催了才能办，说了才能干”的工作。上述看法实际上代表的都是一些片面的看法，同时也说明了秘书工作存在的一个问题，就是很多秘书工作者把工作的被动性当作消极怠工的借口。例如，在实际工作中，很多秘书工作者认为“不在其位，不谋其政”，这一观念导致秘书工作者为了保全自己，对领导的错误决策视而不见，有时候甚至是明知有什么不妥的地方也不提出来，这一明哲保身的观念至少会造成以下两个不好的结果，一是导致领导作出的错误决策的负面影响范围迅速扩大，有时候甚至到了不可收拾的地步，另一方面还会使领导认为秘书工作者的工作能力不强，没有发挥秘书工作的应有职能。实际上，领导尽管拥有相对更强的工作能力，但也难免会在工作中出现纰漏，有时候对问题的考虑不周全、处理事情不周到，这就要求秘书人员充分发挥自己的工作职能，在工作过程中要有自己的主见，主动思考，而不是领导怎么讲就怎么做，不分青红皂白，唯领导是从，事事完全服从领导的工作安排。

（六）注意勿让协调职能变成指挥职能

一方面，由于秘书贴近领导，在大多数时候是领导的第一接触人，因此被很多人认为秘书的地位是“一人之下，万人之上，”是领导的接班人。另一方面，秘书工作者经常要代替领导行使一些职权，是领导的形象代言人，容易让很多人习惯性地误以为秘书和领导一样拥有实权。事实上，秘书要避免在协调处理事务中自觉不自觉地滑向指挥、发号施令，应该把自己视为普通的一员。例如，当领导得知下属单位领导班子存在一些急需解决的问题，由于一时抽不出时间，无法亲自处理，因此委派秘书工作者代表上级组织首先去现场了解具体情况，从而为以后能够更好地解决问题作充分地准备。由于有的秘书工作者没有正视自己的地位，以领导的身份到下属单位后，用严厉的口气分别找下属单位领导成员谈话，甚至责令他们多作自我批评，实际上，领导仅是让秘书工作者去了解情况，而后者却做了一些超出授权范围的事，这样一来，就会自然而然地导致下属单位员工对秘书工作者工作态度的不满。因此，秘书工作者在实际工作中要把握好协调职能的度，不能把协调变成指挥，从而真正发挥好秘书工作者的职能。

[1]吴跃平.秘书与办公室工作[M].北京：人民出版社，2008.10

[2]廖金泽.秘书是这样炼成的[M].上海：上海辞书出版社，2010.3

[3]严华主编.高级秘书与行政助理[M].广州：暨南大学出版社，2010.7

[4]赵明剑，张庆.秘书理论与实务[M].北京：国防工业出版社，2008.8

[5]叶永烈.毛泽东和他的秘书们[M].武汉：湖北人民出版社，2010.9