高校转型期提高办公室工作执行力

宋文生，陈中文，王灿

“高校办公室是高校行政管理系统中的核心部门，对保证学校工作的正常运行具有重要作用”［1］。办公室执行力的高低，在很大程度上直接反映出学校的管理水平。近年来，随着高校校际之间竞争的急剧升温，图生存、谋发展成为许多地方高校的头等大事。通过地方政府的支持和自身的不断努力，一些地方高校迎来了前所未有的发展良机，通过合并、或其他形式整合资源，试图转型为综合性大学，提升办学层次，加强自身竞争力。在这样一个高校转型、跨越发展的关键阶段，高校办公室提高工作执行力更显重要。

一、提高工作执行力的内涵概述

“执行力”一词出自美国哈佛商学院教授保罗·托马斯和美国杜克大学商学院教授大卫·伯恩合著的《执行力》一书之中。“执行力初始主要是针对企业管理而论，指合理运用资源完成计划任务的能力。执行力是决定一个企业、组织治理成败的重要因素，是21世纪企业、组织核心竞争力形成的关键”［2］。各行业的发展历史证明：执行力抓得好，干部职工队伍就充满朝气和活力，事业顺利发展；执行力抓不好，干部职工队伍就缺乏朝气和活力，企业组织的发展就会受挫。具体来讲：

1.决策力与执行力辨证统一。一些企业家认为，所谓经营管理，就是抓住商机作英明决策，再对此进行精细化执行，归纳成三句话，就是做正确的事、用正确的方法做事、把正确的事做正确。“决策”是指做正确的事，“执行”是指用正确的方法做事。没有正确的决策，奢谈执行；没有好的执行，再出色的决策也毫无用处。决策与执行辨证统一，是高校生存与发展的核心要件。

2.执行力关乎成败。从对发展战略的管理角度来看，包括制定和执行两方面。一个组织能成功不仅是发展战略正确就能保证，但能够获得成功的组织必定具有正确的发展战略和优秀的执行能力。对正处于转型期的高校而言，执行力是指高校为实现自身战略目标，解决现实各项问题的能力，是高校按照自身办学规律与治校理念，科学地组织和调配学校各种力量，不断推进学校创新发展的能力。正因如此，高校生存与发展的重大决策、转型发展的成败，很大程度上取决于办公室执行力的强弱上。

3.执行力是竞争力的核心。我们通常把一定的相对优势称之为竞争力，最强的方面在很多时候并不一定就能在竞争中处于绝对优势，在竞争中占上风的往往是较之对手有相对优势的方面。文学家茅盾曾开玩笑说，他最喜欢给中国人讲外国文学，给外国人讲中国文学，这样可以营造相对优势。竞争力的核心就是差异化。不同的历史时期，相对优势的具体内容在变化，竞争力的焦点内容也在变化。比尔·盖茨曾说：“在未来的十年，企业所面临的挑战就是执行力。”［3］对地方高校而言，战略策略思路可能基本趋同，如都希望更名为大学，条件也比较接近，在这种情况下，谁的执行力更强，谁的竞争力就更强；谁没有执行力，谁就没有竞争力。

二、高校办公室工作执行力建设的现状分析

执行力的最终目标是完成任务，包括完成任务的意识、能力和过程，三者共同构成了执行力强弱的判断标准。尽管高校办公室重视执行力建设，但一般事物的发展受内外部因素所牵扰，在高校转型发展阶段，办公室工作执行力建设也面临着一些主客观方面因素的制约。

1.在客观方面。表现为：一是工作领域越来越宽、承担任务越来越重导致执行力弱化。办公室业务范围已不再仅仅以文、秘、档为主，而是向综合性转变，包括秘书、公文管理、印章管理、综合档案管理、重要会议重大活动组织、信息宣传、对外联络、综合协调、工作督办、行政事务等工作，而一些临时任务也大都需要办公室来牵头承担、协调落实。二是工作标准越来越高导致执行力弱化。在高校发展转型期，办公室承担的工作中，既有事关全局的大事，还有关系群众切身利益的实事，既要参与政务，又要管理事务，还要搞好服务，每项工作都要以较高的标准来衡量。三是工作环境发生巨大变化导致执行力弱化。随着高校发展转型期的不断深入，学校各项建设的快速推进，各种矛盾也日益突出，亟待解决的事件也越来越多，办公室人员应时刻保持高度的政治敏感性和处理突发事件的敏锐性。而且当今高校逐渐涵盖了人才培养、科学研究、服务社会、文化传承创新等四大职能，高校日常事务的不断增多和逐渐泛社会化趋向，也增加了工作执行的复杂性。四是大学内部治理结构的有待完善导致执行力弱化。高校是面向社会广纳英才、实施高等教育的事业组织，以学科为单元，以科研教学为基本行为准则、不断追求高深学问的学术组织系统。大学内部存在着行政权力和学术权力，不断泛化和被学术权所侵蚀的行政权，让高校办公室的工作执行力大打折扣。五是执行过程缺乏监督导致执行力弱化。从学校各项工作的执行而言，通常会出现一种情形，当遇到问题时提出解决措施的并非是出问题的部门和个人，并且建议人并非居于工作落实而考虑，而是将与之相关的责任全部推向对方或转嫁部分责任由对方承担，从而将工作推开或减少承担量，甚至在阶段工作未能如期完成时将全部责任推卸于对方，造成责任空挡。在行政管理层中，也常出现“二传手”的现象，将自身工作全部分解由下属或根本不熟悉的人承担；对工作只求过得去，不求有功，但求无过；只图虚名，不求实效；以权谋私，欺上瞒下。最终导致有些工作没有做，问题依然存在，个别工作不了了之，严重影响计划、方案的执行。

2.在主观方面。表现为：一是改革发展导致的矛盾。随着学校改革的深入和工作职能的调整，办公室人员不断精简，出现了“一人多职”、“一岗多能”的状态。办公室人员要适应、更要完成不同性质的工作任务，陷入大量事务性工作，时常处于一种应急状态，很难有时间静下心来好好琢磨，以及对工作进行规律性的总结和归纳，为领导提供有参考价值的建议和方案。加之办公室人员结构、知识结构、工作方法不尽合理，而科技创新对管理质量、管理能力的要求不断提高，使办公室的执行力大打折扣。二是工作要求提高导致的矛盾。在高校转型期，决策执行的要求更高，但在实际工作中，往往导致执行方式上缺乏高度、速度与力度：学校所制定的决策方案在执行之中，预期标准不断下滑，逐渐偏离既定目标，经常没有达到决策应有的高度；由于扯皮推诿的存在，导致决策常被延误，甚至全无下文，严重影响了学校发展大计的执行速度；学校制定出台的纲领性准则，在情境转换与时间推移下，实施力度越来越小，虎头蛇尾，许多工作成效不大，甚至无效果等。

三、高校转型期提高办公室工作执行力的对策

台湾大学教授汤明哲指出，一个企业的成功，机遇占百分之三十，策略占百分之三十，另外的百分之四十靠执行力。当策略和机遇已经形成，执行力就显得非常重要。为适应学校建设发展的需要，更好地提升学校办学层次和办学水平，提高高校办公室工作执行力刻不容缓。

1.理清思路，知其然也知其所以然。提高执行力的关键是理清思路。不仅使转型战略概念为员工所知晓，而且要使转型战略的内在“客观规律性”为员工所认识、所掌握、所运用，做到明智执行、游刃有余。“道法自然”是中华文化先哲老子提供的方法论，“实事求是”是中国共产党思想路线的精髓。这两句话的意思是一致的，即注重探索规律，按规律办事。高校转型期办公室工作执行力面临的主观制约因素在很大程度上是由于该校转型战略内涵或内在规律性并没有被学校师生员工真正掌握，从而导致执行力的减弱。毛泽东同志曾指出：“代表先进阶级的正确思想，一旦被群众所掌握，就会变成改造社会改造世界的物质力量。”［4］正如其言，提高高校办公室工作执行力，应加强自我意识、态度和眼光，进而合理运用内在规律，发挥执行力作用，推动高校科学发展。

2.建立制度，强化执行。提高执行力的前提是建章立制。对于学校管理来说，有健全的规章制度，有工作管理流程，仍是不够的，制度仍需人去执行，执行情况如何必须有反馈，有督促检查，否则执行力就会失去保障。作为学校的管理方法，包括对管理过程中所存在问题提出有针对性的管理规定方案和实施细则，综合运用各种制度加以管理，使学校各部门管理有据可循，也使受管理者能够在各项工作中找到执行依据和标准。同时制度化管理，避免潜在个人利益和小团体利益对敏感工作的影响，避免造成个别受管理者的不满、抱怨和懈怠应付、甚至某小团体的整体不满而造成的内部的不稳定性。

3.精确管理，有的放矢。提高执行力的重点是实施精确管理。“优化学校管理机制，实施精确管理，对于管理者深刻认识学校管理规律，提高管理效益，逐步实现办学目标具有重要意义”［5］。精确管理是一种理念，一种文化，是科学化、规范化、精细化、个性化管理的一项内容，是建立在常规管理基础上，并将常规管理引向深入的基本思想和管理模式。毛泽东同志在《矛盾论》一文中指出：“任何过程如果有多数矛盾存在的话，其中必定有一种是主要的，起着领导的、决定的作用，其他则处于次要的、服从的地位。因此，研究任何过程，如果是存在着两个以上矛盾的复杂过程的话，就要全力找出它的主要矛盾，抓住了这个主要矛盾，一切问题就迎刃而解了。”［6］在工作过程中，改进方法，强化实施精确管理，善抓主要矛盾，精兵简政，有的放矢，就会收到事半功倍的效果。

4.加强业务学习，提升服务意识。提高执行力的根本是加强学习。作为高校行政决策的主要执行者，只有不断学习，才能保证执行力拥有永不枯竭的动力。普通地方高校向综合性的大学转型发展，需要学校办公室工作人员广泛涉猎各学科特别是研究管理学相关知识，不断完善知识结构，做到既能主动提出问题又能解决克服问题，应增强创新意识，提高创新能力，克服旧的思维方式和工作方法的束缚和羁绊，勇于突破陈规，创造性地开展工作。“办公室人员要牢固树立管理无小事意识，细心办事、诚心待人；要甘当无名英雄、甘当配角，忠于职守、勤奋工作；要学会换位思考，主动拾遗补缺，自觉补台，做到领导放心、同事信赖、群众满意。 ”［7］

5.打造执行文化，凝练执行力。提高执行力的核心是形成执行文化。凝练全校上下的执行力是打造高校执行文化的关键。“执行力文化是高校全体执行主体所共享的关于执行的价值观念、信念以及行为规范的总和”［8］。执行力文化在学校各个层面都有不同体现：领导层面主要体现在科学决策上，执行层面表现在执行人员、团队管理、执行检查上，科学决策必须对政策进行充分的解读和科学的判断；执行人员应目标明确、指导到位、并讲究工作艺术；团队管理应形成正确导向、形成核心力量、凝聚力量；执行检查应落实到位、督促执行、检查反馈、责任追究。而这一切需要每个部门细化落实、精细化管理，持续有力推动各项工作深层次落实，单纯量的完成不能推动学校的发展，只有在保量的前提下高质落实目标工作才能催生学校的发展。

高校转型、跨越发展是一项系统工程，需要科研开发、人才队伍、行政管理、创新文化等各项工作的有效配合、整体推进。办公室工作作为系统工程中的基础工作，只有不断加强管理创新、注重执行力建设，创造性地开展工作，才能朝着一流的管理目标迈进，才能推动转型发展期的高校向着最终目标不断前进。

[1]林建平.高等学校办公室管理创新对策研究[J].内蒙古农业大学学报，2009（3）.

[2]林茂才.提升高校办公室执行力的思考[J].闽西职业技术学院学报，2011（2）.

[3]袁旭.执行力[EB/OL].http：//learning.sohu.com/20050413/n225171068.shtml，2005-4-13.

[4]毛泽东.毛泽东文集：第八卷[M].北京：人民出版社，1999：320.

[5]张成福.行政组织学[M].北京：广播电视大学出版社，2008：164-165.

[6]毛泽东.毛泽东选集：第一卷[M].北京：人民出版社，1991：318.

[7]李培金，曾鸿宾，马强.办公室执行力建设研究[EB/OL].http：//www.go.cas.cn/xzglfh/yjjl/201110/t226_3384876.html，2011-10-26.

[8]高文兵.落实国家教育新政考问高校执行力[EB/OL].http：//news.its.csu.edu.cn/readnewsarticle?atcid=20100930103626366，2010-9-30.