对如何做好高职院校档案收集工作的几点思考

姚小菊

（惠州经济职业技术学院，广东惠州 516057）

高校档案管理工作是学校管理工作的重要内容之一。做好档案收集工作是档案管理的基础，是体现一所学校办学质量的重要依据。档案收集是按照收集、归档制度，将各种有保存价值的图片、文字资料汇总在一起，实行科学统一管理的一项工作。档案收集是否及时、准确，档案是否齐全、完整，直接反映出学校的历史面貌和影响学校档案资源的开发利用。

一、做好高校档案收集的必要性和重要性

（一）做好档案收集保证了档案馆 （室）藏的完整性

高校档案馆 （室）藏是否齐全、完整，质量是否优劣，直接反映了学校的发展规模和管理水平。做好档案收集工作，保证了学校档案馆 （室）藏的完整性。

（二）做好档案收集是为学校各项事业发展提供服务的基础

档案收集不齐全、不完整，档案管理就将成为无源之水、无本之木，所以要积极收集各种有保存价值的档案，把各种信息汇集到一起，实行科学统一管理，为学校各项事业发展提供服务保障。

（三）做好档案收集工作是丰富档案资源，提供开发利用的前提

档案要想得到充分利用，体现档案本身的价值，就必须要有丰富的档案资源，齐全、完整、丰富的档案资源，才能为学校管理工作提供开发利用。

二、高校档案收集工作中存在的问题

（一）领导重视不够，档案意识不强

学校档案收集工作不是档案部门就能完成的，需要各教学、行政部门的配合，各教学、行政部门领导的重视程度直接影响档案收集的效果。他们认为档案工作是档案馆 （室）的事，跟他们没多大关系，导致各部门兼职档案员对档案工作热情不高、积极性不够，忽视了对平时文件资料的收集，使一部分重要资料流失。《高等学校档案管理办法》规定：“高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有”。但有些档案工作人员缺乏意识，为了方便自己使用，把一些重要的档案材料留在个人手中，不肯移交，时间长了，便造成档案材料的严重污染和破损，影响了档案的质量，也增加了档案收集的难度。

（二）档案队伍建设不稳定，流动性大

由于学校档案工作不像教学和科研工作能直接为社会培养人才服务，其社会效益和经济效益得不到直接的反映［1］。档案工作始终得不到人们的重视，容易被忽视。档案人员默默无闻的工作得不到应有的肯定，这就挫伤了其积极性，也是导致档案工作队伍不稳定的原因。高校各教学、行政部门的档案员都是由文职人员 （干事）兼职，其本身工作就比较繁琐，自然就顾不上档案的工作了，再加上档案专业水平不高，又常出现人员更换的现象，导致档案工作没有交接手续，工作缺乏连续性，责任不明确，加大了档案收集的难度。

（三）档案工作人员责任心不强，收集不及时

由于部分档案人员缺乏必备的档案知识，对档案工作缺乏责任心，特别是兼职档案员，对收集档案工作不积极、不及时，往往等到档案部门催交档案时，才匆匆忙忙地找材料移交，有些甚至临时补做材料，很多材料应该在平时工作中收集，没及时收集，给档案收集工作带了诸多困难，也破坏了其真实性。

（四）归档制度不健全、执行不严格

很多高校都制定了档案归档制度，但这些制度不健全，责任不明确，档案部门执行制度时不严格。对有些部门不按规定时间移交档案的，档案部门没有采取强制的措施，只是口头上说说而已，时间长了也就不了了之。

三、做好高校档案收集工作的措施

（一）加大宣传力度，增强档案意识

档案工作是一项不容易引起重视的工作，要想档案收集工作顺利开展，就要通过各种形式进行宣传，让更多人知道档案对学校发展有着重要意义。可通过以下形式宣传：

1.通过举行讲座的形式宣传，邀请专家来校举行讲座，宣传档案知识，增强广大师生档案意识，为专兼职档案工作人员提供学习的机会。

2.通过提供档案查阅利用时进行宣传。在提供档案查阅时，告之档案的重要性，并要求查阅者将档案利用的效果、为他们解决的实际问题和对档案管理的意见建议填写在“档案利用效果表”中，这样能让他们对档案有进一步的了解。

3.通过学校宣传栏及校园网络的形式宣传，档案人员要将档案利用达到的效果，利用者提出的意见建议进行收集汇总，张贴在学校宣传栏及挂在校园网进行宣传，让更多人知道档案对社会、学校以及个人的重要作用，使他们能更好地理解和支持档案工作，并积极主动移交档案资料，为开展档案收集工作奠定基础。

（二）建立稳定的档案队伍，重视培养

建立一支稳定的档案干部队伍，是做好档案收集的首要条件。档案工作繁琐、枯燥、不容易引起重视，因此档案工作人员更换频繁。想要建立一支稳定的、政治素质、业务水平高的档案队伍，就要重视对档案人员的培养，让档案员有外出学习和培训的机会，提高其专业水平。要关心档案员的工作和生活，改善工作条件和工资待遇问题。要根据档案工作的需要，给予一定的经费支持，配备相应的现代化管理设备，引进专业技术人才，提高档案队伍的综合素质。

（三）要定期收集与不定期收集相结合

1.定期收集。由各教学、行政部门按规定时间将前一年度或学年度的档案资料移交到档案 （馆）室，这种收集方法适用于按年度、学年度形成的文件资料。如党政类档案是按年度形成的，就按年度移交；学籍档案和学生成绩单及教师计划总结等是按学年度形成的，这些档案就每学年结束后移交。

2.不定期收集。专兼职档案工作人员在平时工作中要做到随时随地收集。档案工作人员要掌握学校的动态，对学校重要活动、重大项目的档案要现场采集、及时收集。如举行某活动 （会议）时，领导讲话稿、现场照片及录音资料等，这些资料错过了就不容易找回，要及时收集，确保档案的齐全、完整。

（四）健全制度，严格执行

高校档案部门要根据 《档案法》有关规定，结合本校实际情况，制定出较具体、针对性强的归档范围和接收制度。高校文件档案接收制度是指根据文件档案归档管理的需要，科学合理地制定归档管理制度和工作规划，形成统一规划的管理体系，实行科学规范的管理［2］。学校各教学、行政部门档案人员应严格按照要求做好本部门档案的收集工作，确保本部门档案收集齐全、移交及时、准确归档。

（五）档案工作与文书工作相衔接

文件是档案的前身，所有档案都是从文件转换而来，要做好档案收集工作，必须与文书工作相互衔接。档案人员应参与到文书工作中，即文件收发工作，这样档案人员可以掌握学校所有进出的文件资料，可直接将有保存价值的文件资料保存归档。如上级单位的来文，档案人员掌握了办文流程，对每一份文件的去向清清楚楚，可做到及时跟踪、催办，并提醒将办理完毕的文件资料交档案部门存档，避免文件漏存，有利于档案收集工作的开展。

档案记载着一所学校的发展历程，体现了一所学校的历史面貌，在学校的日常管理工作中，有参考凭证的作用，这就决定了档案收集工作的重要性。因此，高校应把档案管理工作提上议事日程，注重档案工作人员的培养，增强全员的档案意识，使档案收集工作顺利地开展，把高校档案建设事业推向新的台阶。

〔1〕王桂芬 .高校档案收集工作的问题及对策 ［J］.绍兴文理学院学报，2004，（04）.

〔2〕余慧玲.高校档案接收工作中存在的问题及其对策 ［J］.韶关学院学报，2010，（04）.