企业合同执行风险管理机制

摘 要：合同管理是企业众多重要管理环节之一，加强合同的风险管理是保障企业利益的重要手段之一。随着公司经营业务的迅速发展以及合同年增长量的不断提高，合同管理的难度和工作量逐步加大，为提高合同审核效率，进一步完善和规范合同审批流程，明确合同审核流程中每个层级、节点的审核责任，加强合同管理的内部控制以及满足监管需要，避免因合同纠纷等相关问题所带来的法律风险。

关键词：合同管理；风险；审批

一、企业合同管理特点

1.管理特点

合同管理的过程就是防范和控制风险的过程，大部分企业的合同管理具有管理时间长、参与管理的机构和人员多、管理手段多样性等特点，企业的合同风险主要包括合同主体风险、合同程序风险、合同内容风险、合同履行风险.企业合同风险是由企业对合同风险的认识不足，合同风险管理的意识不强；合同管理人员缺乏专业知识，综合素质不高；合同风险管理制度不完善；合同风险管理机制不健全，管理手段落后等几个方面的原因造成的.企业合同风险管理应根据合同履行的进展分为事前管理、事中管理、事后管理三个环节，我们不应该仅盯着合同的签署，同时也需要关注合同的后续环节。

2.财务公司合同审查

根据京能财务《合同管理规定》中关于合同签订事宜中，合同签订程序包括：意向接触、尽职调查、合同谈判、合同文本拟定和备案、合同审核、合同审批、合同签署、合同盖章直至最后归档。

（1）合同经办人在填写《合同审批单》中的基础信息时，偶尔发现会有相关支持性文件遗漏、或者填写不完整的现象产生，主要包括指与合同内容相关的签报、法律审核管理表、制式合同备案表等。

（2）合同签订日期与法务岗审查日期不一致，这一现象主要由于成员单位用款较为突然，往往提前进行资金拨付，后签订合同。

（3）合同交付归档时间较长，合同往往在履行完审查手续后，经办部门并未及时交付合同原件至公司法务岗，造成和合同归档时间较长，造成催缴现象产生，影响整体合同归档工作进度。

二、风险来源

企业合同管理中的风险种类根据风险源的不同一般有两种情况，一是来自企业外部的风险：主要表现在企业的经营活动受国家法律环境、政策环境的影响；二是企业内部管理风险：主要是决策风险、操作风险以及财务风险等，企业具体为：

（1）客户风险。客户风险是由于客户原因造成的风险，如客户未按规定履行合同的相关义务造成违约而形成的信用风险，

（2）决策风险。决策风险是指在合同项目决策过程中的风险。如，因重大事项、重大资金等重要事项的决策意见而发生的风险。

（3）操作风险。操作风险是指在合同执行过程中发生的风险，主要是有关内容、资金等方面的原因引起的。

三、建立合同执行风险管理机制的目标

1.总体目标

（1）确保将合同风险控制可承受的范围内；

（2）确保合法合规，遵守有关法律法规；

（3）保证公司0合同纠纷；

（4）保证公司各项业务稳健运行；

（5）确保合同风险得到及时纠正。

2.具体目标

变被动管理为主动管理，突破当前以内控监督检查带动内控体系文件修订的管理方式。建立内控环境变化反映及时性、风险评估常态化、控制活动流程科学有效维护、信息在公司内、外部有效沟通，并通过定期的自我评价检验内控有效性的动态化管理机制。通过合理、适用、严谨的内控流程设计，和对控制活动的严格执行和检查，保证公司始终处于安全、稳定的经营状态。

四、如何提升合同管理方法

1.动态关注

动态关注就是随时关注合同执行中产生的情况变化，尤其需要掌握对公司不利的变化，如因存贷款利率发生调整，成员单位发出合同利率变更邀请，公司在同意其申请后，需要及时对合同要素进行修改、变更、补充、作废终止。往往一个数字的变更就会引起大量的连锁变更，各部门之间的协同工作也是相当主要的，信息的传递也要进行动态更新，若合同发生变化，而并未提出发现问题，则可能导致后面发生费用索赔时无法追溯源头，造成合同纠纷产生。

因此各方面在加强合同管理的同时，合同风险可由各方进行相关分摊。及时了解合同所处的情况是防范企业法律风险的基础性工作，没有了解所处情况，何谈防范，动态关注合同管理中第一道风险屏障。

2.合同电子化

对于企业日常经济活动中大量合同是属于一般合同这个现状，为提高时效，应采取“流程”管理的方式，即主要应以优化企业的业务流程、建立风险管理制度和建立风险监控机制等方面加强管理。

随着公司业务的的迅速发展，业务量不断增加，业务种类繁多，传统的老式合同管理方法无法满足现代合同管理的需要，极易产生合同丢失，查阅不便等现象产生，造成内控体系缺失与不完善，为提高合同审核效率，进一步完善和规范合同审批流程，明确合同审核流程中每个层级、节点的审核责任，加强合同管理的内部控制和监管，企业应该通过搭建网上审批合同平台，并与ERP和0A系统对接实现合同审核电子化，即合同审查由纸质审核流程，变为网上审核流程。

全面推行闭环管理从合同管理的组织制定、履行跟踪、推行合同管理的电子化、格式化、程序化、全程化、专业化，实现合同签订、履行和支付全面的风险管理。建立完善的档案保管机制，应做到全程资料齐全、有书面资料可供查询。档案的查阅、借用、复制是否建立相关台账等。

3.发挥岗位把关作用

即合同主办部门的初审以及合同管理部门的再审作用，合同主办部门作好签约对象的主体资质初审，因公司大部分合同签订对象为成员单位，应主要考虑偿还能力、信用评级、盈利效益等诸多因素，合理地选择签约对象，认真做好决策审批，从决策层至执行层均应严格按照COSO内部控制五要素构建评价指标体系。从合同的准备、订立、履行、后续督办进行评价、管理等相关事宜。

事前、事中、事后阶段对合同管理的全过程进行评价，部门负责人、部门主管领导、法律岗也应再次核实合同签订要素，即标的、金额、履行期限、争议纠纷解决办法等，法律岗位应确定是否所有的合同都经过内部审批，是否有相关决策文件作为支撑依据，查找未经审批私自签订合同的情况。对于合同条款的完整性做出评价，签订单位、金额、方式和违约责任等内容是否准确。加强对合同条款合规性的审查力度，关注合同风险，合规性指标。不能因为有前几道审批程序而放松警惕，造成经济损失。对于合同专用章使用和保管，合同专用章保管人应切实核查需盖章文件，审核盖章流程，是否符合公司的规定，有无滥用行为。

4.加强内控意识，开展专项培训

聘请专业讲师与培养内部讲师相结合，可以针对公司合同管理相关问题进行利用公司内部讲师对于合同审核相关要素进行全员培训。同时，可以聘请外部专业讲师，针对合同纠纷的产生、解决、预防等几方面对公司全员进行多角度、多层次的合同管理专题培训。从思想意识上提高合同管理的主观意识，加强风险防范理念。

5.加强事前风险控制，明确合同审批流程

财务公司现阶段合同管理流程：

合同经办人→合同经办部门经理→合同经办部门负责人→法务岗→总经理（视合同类别是否传至董事长）

加强新业务的事前风险控制，新业务开展前，风险管理部及时做好合规性审查，由新业务主管部门负责人、具体经办人员、风险管理岗及法律岗研讨新业务风险点，梳理新业务管理流程，开展新业务风险识别，从新业务开展初期就减少风险点的存在，新业务开展3个月后，再次对所经办合同进行分析，研究风险点，总结经验，形成长效机制。

参考文献：

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[3]阎玮，张丽平.现代企业合同管理及风险的法律防范[J].河北北方学院学报，2005（03）.

[4]潘怀敏.浅议企业的合同管理[J].福州党校学报，2014（02）.

[5]程灵珍.企业内部经济合同管理要实现“六化”[J].工厂管理，1997（10）.

作者简介：郭方正（1988- ）男，汉族，北京人，风险主管，西苏格兰大学商务分析专业，京能集团财务有限公司，研究方向：人力资源相关风险