浅议房地产档案信息化管理

吴杜鸣

摘 要：由于我国现阶段的经济发展速度和城镇化建设速度，房地产行业也逐渐引起政府职能部门和大众百姓的更多关注，其中房地产档案信息更是与政府职能部门和每一位居民息息相关——1、为我国政府职能部门提供房地产行业发展的相关信息；2、为城市化建设提供了信息基础；3、规范房地产行业市场，同时维护行业秩序；4、为房地产产权的归属提供有力证明。与此同时，伴随着科技的发展，房地产档案信息化管理已经成为房地产行业的发展趋势，而我国的房地产行业也正在处于信息化管理的重要转变节点。

关键词：房地产行业；房地产档案；信息化管理

科学技术的不断进步推动着经济形势的进步，而计算机技术的出现和发展更是影响到了社会的各个方面。计算机技术的推广和普及同样为房地产行业带来了重要的转变契机，在传统的纸质档案管理方式远远已经不能满足现代房地产行业的发展和进步的今天，房地产档案信息化建设就成了必然的趋势。从传统的档案管理模式中跳脱出来，更好的通过应用计算机技术将房地产行业带入一个科学化、信息化、精准化的时代，同时也为房地产行业的工作提供了更高的便捷性和准确性。

1 房地产档案信息化管理的重要意义

1.1 维护公民的合法房地产产权

根据我国现行法律可知，房地产档案信息是一种具有一定法律效力的文件，是房地产产权归属的重要依据和证据，房地产产权所有人可以证明自己对于房屋、地产等所拥有的合法的支配权和使用权等相关权力。同时，由于社会经济的不断进步，因此在现代社会中房产的新建、变更、交换、赠与、买卖、继承、抵押、扩建等行为也越来越多，越来越频繁。为了能够更好的及时更新产权档案，运用现代化的计算机手段就是十分重要的。具有更高时效性的房地产档案可以更好的维护公民的合法产权，在最大程度上避免了双方或多方因产权不明而产生的经济纠纷。

1.2 为政府职能部门的日常工作提供重要依据

随着社会的高速发展，政府职能部门如何在大量的信息中高效而准确的获得所需要的信息从而做出当下最适宜的决定决策就是必不可少的过程。而房地产行业经过近些年的发展，已经变得多元而繁杂，每天都会伴随着行业内部的种种变动而引出数量极其庞大的信息更新。房地产行业相关的政府职能部门如何在丰富的信息资源中获取有效信息就成为了房地产行业向信息化管理发展的重要原因之一。将传统的纸质档案进行信息化之后，相关部门不仅能够轻松获取最新的发展信息，而且还可以进行纵向和横向的对比，对一个城市甚至是一个国家的发展历史透彻了解，更有利于做出当下最客观、实际的决定决策。

1.3 为规范房地产行业提供了有力基础

房地产行业是由政府相关部门、房地产企业和民众共同构成的，而房地产档案则是真实记录房地产行业发展情况的，同时还可以全面而真实的记录房地产企业所做的诸如违章建筑、私下扩建、欺骗业主等违法违规行为。这些数据不仅仅用于公开相关企业的违法违规行为，更是可以对预防其他企业违法违规做出警示作用，用这些真实存在的数据来规范房地产行业内部的行为。同时，因为房地产档案的信息化，这些相关信息可以被公开，对于那些曾经做出违法违规行为的企业来说起到了更好的督促、警示作用。

2 房地产档案信息化管理遵循的原则

2.1 系统性原则

想要有效而精准的建立起完善的房地产档案信息化系统就需要了解档案管理和产权登记的联系，然后尽可能的协调好两者之间的关系。产权登记的政府职能部门需要经过收集材料、初审、复审、终审、发证等一系列的过程，在这个过程中就需要充分发挥档案信息化的优势，实行一体化管理，让整个流程变得有序且高效。同时，在产权登记的过程当中实现信息共享就可以让档案管理的相关部门更加及时的了解进度以及产权的更新。当房地产档案信息化成为具有系统性的管理模式之后，信息化的成果才能更好的被应用于实际工作中。

2.2 便捷性原则

传统的档案管理模式早已远远不能满足现阶段对于档案信息的查阅、检索和使用的频率了，区别于传统的档案管理，信息化管理可以更好的满足各方人员对于房地产档案信息的查询需求。也就是说不论是政府职能部门，还是房地产企业，亦或是普通民众都可以通过共享出来的房地产档案信息来找到自己所需要的相关资料，这样的管理模式大大提高了查询的速度和准确性，避免了过去冗长的信息查询流程和可能存在的人为因素而导致的信息错误。

2.3 安全性原则

房地产档案信息化管理的过程就是将房地产档案通过计算机技术来进行上传至网络，同时进一步进行共享的过程。但是，由于计算机网络存在安全风险，可能会导致上传的数据信息被丢失、盗取、修改甚至是流出，因此这就对信息化过程中的安全性提出了更高的要求。从服务器的安全性、操作系统的安全性和软件使用的安全性等各个方面进行预防，做好保密工作的同时还需要对数据信息进行备份，以防止上述情况发生造成的不良影响。

3 房地产档案信息化管理的有效措施

3.1 建立完善的信息化管理体系

不论是传统的档案管理模式还是信息化管理模式，都需要依靠完整的管理模式体系来支撑后期的运作。目前来说，房地产档案的管理正处于从传统管理模式到信息化管理模式的过渡过程，因此建立完善的信息化管理仍是现阶段工作的重点，只有搭建好完整的信息化管理体系才能为后期更庞大的数据输入提供基础保证。

3.2 档案信息进行规范化操作

为了能够更好的将信息化资源共享这一点优势体现出来，就需要对档案信息进行规范化操作，用统一的规范好的示例文件或标准来对档案信息输入进行规范。例如，一个房地产档案信息中需要包括哪些内容，填写的标准格式是什么，附件的存档格式等等都需要做出统一标准。只有在前期对这些操作规范化了，才能在后期使用档案信息的过程中避免管理混乱、查找不便等状况的出现。

3.3 提高相关工作人员业务素质

有了完善的体系和规范化操作之后，信息化管理还需要更加符合要求的工作人员。相关工作人员需要与传统的工作人员有所区别，除了需要学习房地产档案管理的相关业务知识，还需要与时俱进学习更多的计算机知识和互联网知识。基本的计算机操作已经不能够满足信息化管理的要求了，更多的是需要相关工作人员学习信息技术的相关知识、信息处理能力和归档分类等的相关技能知识，也就是对房地产档案管理的相关工作人员提出了更高的业务素质要求。

近些年房地产行业随着我国经济建设不断飞速发展，越来越多的房地产档案信息变更和查询的行为对房地产信息管理工作提出了更高的要求，传统的档案管理模式已经远远不能满足现代经济条件下的房地产行业的工作特点了。此时，计算机技术的出现和发展为房地产行业的转变提供了契机——通过运用现代化的计算机手段来对房地产档案进行管理，这种新的管理模式相较于传统管理模式更加科学有效。在这种新的管理模式下，房地产档案变得更加有意义，为民众提供产权证明，为政府职能部门提供可靠的资料基础，同时还可以更好的规范房地产行业。房地产档案已经不仅仅是一个记录，而是更多的参与到了房地产行业的建设和发展，为原本单调的档案数据赋予了新的意义。

参考文献

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