论高校教务办公室行政职能与科学管理

赵蕾 （西安科技大学 陕西西安 710054）

论高校教务办公室行政职能与科学管理

赵蕾 （西安科技大学 陕西西安 710054）

随着本科教学审核评估工作在高等院校中的深入开展，教务处作为学校日常教学运行的组织者和管理者，其行政职能工作更应得到科学的管理。本文结合西安某高校教务处办公室工作，通过对高校教务处办公室行政职能的现状分析，探索新时期教务管理工作的新内涵。

办公室；教务管理；行政职能

【DOI】10．19312/j．cnki．61-1499/c．2016．09．035

随着国家教育部新一轮本科教学审核评估工作的开展，学校更以此为契机，努力促进学校各项教学工作又好又快的发展。为了进一步巩固和延伸我校评建成果，促进教学质量保障长效机制的不断完善，教务处的办公人员，以“借鉴世界上先进的办学经验和管理经验”为基础,以“体制科学、文化民主、理念高远”为核心进行高校教务办公室管理的创新[1]。

一、教务处行政职能及组织构成

教务处各办公室作为高等学校的综合管理机构,是承上启下、联系内外、沟通左右的枢纽。随着国家科教兴国战略的确立和教育教学体制改革的不断深入,办公室工作面临着许多新情况、新问题。

教务处的主要职能是根据大学教学过程的规律和特点，对教与学进行有效的组织、管理、协调和监督，以确保教学过程顺利进行和教学质量不断提高。目前西安某高校教务处共有一名处长和三名副处长，下设教务科、教学研究科、质量控制与评估科、实践教学科、教材科、电化教学科和综合科7个科室。教务处各办公室人员在具体的工作环节中实施着办公室的岗位职责,在细节中落实着“工作内容繁多，服务意识要浓；政策水平要高，法纪观念要强；办事效率要高，敬业精神要强”的办公室工作特点（如图1所示）。

图1 教务处办公室工作流程图

二、建立科学规范的教务处办公室管理制度

为了使教务处办公室能正确行使各项教学运行管理的行政职能，必须制定出相关教学管理制度加以规范和实施。同时，也要严格按照科室的工作职责范围，认真负责的完成各项工作任务。其中重点是对教务处的“教务、教学文件的收发与处理”、“教学档案归档”、“教务网络建设”及“办公室事务”进行规范，制定工作流程，规范办公事务的处理。如建立《教务处收文处理制度》、《教务处卡片使用登记制度》、《各科室办公用品/耗材登记制度》、《教务处发文制度》、《教务处教学档案管理制度》、《教务处事务会议通知制度》、《综合科工作流程图》等，力争使以上涉及的教务处办公室各项事务的处理逐步走上正规和规范。

三、教务处综合办公室的工作现状

从上世纪八十年代初的在校生约两千多人，发展为今天在校生将近二万人的管理规模。西安某大学教务处在学校履行着对17个二级教学单位的教学运行统筹管理工作，而教务处办公室工作人员多年来维持在两人左右，承担着大量的事务性与随机性性工作的落实与实施。教务处办公室的工作，一方面参与学校相关教学管理决策，检查督办；另一方面对相关教学信息上传下达,迎来送往；另外还有，处理教学文档，接听电话，会务安排等等繁多琐碎工作，最终“服务”则成了高校教务办公室工作的出发点，也是教务办公室工作的归宿[3]。换言之，工作范围具体是“为部门服务、为领导服务、为教学服务和为师生服务”，是教务办公室义不容辞的宗旨和职能[2]。

四、教务处办公室在本科教学审核评估工作中的重要作用

西安某大学教务处全体同志，在迎接审核评估工作的准备过程中,本着以“以评促建，以评促改，以评促管”的宗旨,在主管校领导、处领导的直接领导下创建和完善了教务处的相关制度。如完善了教务处处长、副处长的岗位职责、各科室的工作职责；完善了教务处年度工作计划、工作目标等；与此同时,办公室完成了《西安科技大学教学管理文件汇编》的主要组稿和排版工作；参与了教学科《2016版人才培养方案》的格式校对工作；协助领导完成《毕业设计（论文）评价指标体系》的建立；做好教务橱窗等教务宣传工作；完成评估期间专家走访教务处的会场布置，并做好评估期间的值班，认真做好调阅材料时的记录等等。教务处办公室人员圆满完成了在评估期间的各项工作任务，为学校评估工作做出了自己的一份贡献。

五、探索绩效考核方法，增强办公室人员的工作积极性

高校教务处办公室人员的绩效考核，应根据学校的教育目标和教务处办公室人员所应承担的工作职责,对办公室人员个体的工作质量进行价值判断[4]。此类探索，可以为办公室人员改进工作,为学校领导加强和改进人员队伍的管理与建设提供决策的依据。其目的在于通过评价, 客观科学地对工作人员做出价值判断, 为其改进工作, 发展自身, 提供有效信息和指导[5]。提高教务处办公室工作人员的积极性，从而提高教学办公工作效率，正确行使其行政职能，从而，使学校的教学管理及运行能够得以顺利进行。

[1]冉红梅．高校教务办公室管理实践新论[J]．高教论坛，2007 （6）．

[2]王超．关于高校学院办公室人员评价初探[J]．教育科学论坛，2007，5（3）．

[3]熊匡汉．本科教学工作水平评估相关问题探析[J]．高教发展与评估, 2005,(7)．

[4]梁克东,论高校办公室工作的六项基本原则[J],高教论坛,2006,(2)．

[5]孙荣,办公室管理[M],上海:复旦大学出版社,1999（3）．

赵蕾（1981--）女，河北唐山人，工程师，硕士，主要从事高校教学管理工作。