大数据时代高校档案事业发展的新思路

文/白海珍

大数据时代高校档案事业发展的新思路

文/白海珍

大数据时代具有数据量大、数据种类多的特点，这对高校档案事业来说，既是可贵的发展机遇，又是严峻的现实挑战。文章首先分析了大数据时代下高校档案事业发展的新特征，接着阐述了大数据时代高校档案事业发展面临的挑战，最后提出了大数据时代高校档案事业发展的新思路。

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2011年宣称全球知名咨询公司麦肯锡大数据时代的到来，大数据主要用于描述信息爆炸时代产生的海量数据，大数据时代是一场数据革命，他促进了世界各种庞大的数据资源在各个领域的量化进程。大数据在我国的工业、商业、教育等领域都有所应用，加速了我国各个领域数据化的发展速度。大数据时代的来临为高校档案事业的发展带来机遇和挑战，将大数据时代的优势融入高校档案事业，将为高校档案事业的发展提供新思路。

一、大数据时代高校档案事业发展的新特征

（一）高校档案信息量剧增

传统的高校档案保存方式大多采用纸质文本，但由于网络科技的不断发展，高校档案信息保存的方式逐渐增多，包含了音频、视频、图像等各种方式。因此，大数据时代下，高校档案的种类和信息量剧增。首先，高校档案的种类不再局限于纸质文本一种类型，还包含了word文档形式、图片形式、音频、视频、网页链接等；其次，高校档案的信息量因高校档案种类的增多而不断增多。由于计算机技术的广泛利用，增加了高校档案信息的储存容量，拓宽了高校档案信息的收集范围。

（二）高校档案需求多样化

高校档案信息服务的对象主要有高校管理者、高校教师、科研人员和高校学生等。随着高校档案用户的不断增多，高校档案需求开始呈现多样化的发展趋势。主要原因有以下三点：其一，随着政府信息公开条例的颁布和实施，高校管理者以及师生对国家和高校的信息需求不断递增；其二，随着我国教育事业和高校建设的发展，我国高校将重视对高校历史文化的建设，加强历史档案、特色档案、名人档案等专栏档案的建设力度；其三，随着国家政策的颁布、社会的不断发展和学校重大活动的开展，我国高校档案用户对档案的利用率提高，且对高校档案需求多元化[1]。例如，每年三月份，高校学生报考资格考试的种类繁多，需要高校档案部门打印考试证明和成绩单等；全球经济一体化，促使我国高校的留学生不断增多，留学的相关资料如成绩单、学历证明等均需高校档案管理部门开具；高校教师职称评选也需教师提供教学或科研等方面的档案材料。

（三）高校档案价值提升

大数据时代的精髓在于数据信息不是随机样本，而是全体数据。但是大数据时代下高校档案的使用价值却在于如何正确地挖掘有价值的数据信息，而不是大数据的混杂性。大数据时代下高校档案事业的发展需要精确的数据价值。高校档案是指高等学校在进行教学、科研等活动过程中形成的文字、图表、录音、视频等各种形式的原始记录信息，高校档案不仅对高校师生学习和工作开展具有重大意义，而且对社会发展发挥着巨大作用。高校档案由于是对高校教学、科研等活动的真实记录，具有权威性和真实性，因此，大数据时代下，高校档案资源的价值提升，具有其他数据资源无法相提并论的优点。

二、大数据时代高校档案事业发展面临的挑战

（一）高校档案信息服务能力的挑战

大数据时代也是巨量资料储存的时代，随着大数据时代的发展，高校档案信息资料的数量不断增多，整体质量不断提升，因此，对高校档案信息的储存和分析能力也提出了更高的要求。据相关数据分析，我国目前大多数高校都已安装档案管理系统，并得到广泛应用。档案管理系统主要有六大模块（见图1），其中数据管理模块仍存在部分问题有待改进。

第一，高校档案数据管理模块的检索查全概率和查准概率普遍偏低，提高高校档案在数据管理模块检索信息和提取信息的效率和准确率是当前亟需解决的问题；第二，目前大多数高校档案的利用采用的都是传统的借阅、复印等方式，极少充分发挥档案管理系统的功能，对高校档案进行分析和加工处理，造成了部分有珍藏价值的档案信息的损失，阻碍了有价值信息产品的提供。因此，大数据时代对高校信息服务能力，不管是高校信息档案管理系统数据模块的检索功能还是数据分析和加工能力，提出了更高水平的标准。

（二）高校档案服务方式的挑战

高校档案事业的服务是高校档案管理部门赖以生存和发展的基础。高校档案部门存在的目的即是为高校各项工作的开展提供相关服务。一直以来，高校档案的服务方式都很狭隘，高校档案工作长期采用单调且枯燥的“重视保管，忽视利用”的工作模式，高校档案管理的内容主要以文书为主，馆藏的结构大多处于丙级和丁级，高校档案管理的服务对象主要针对学校党政机关和高校管理部门，为党政机关和管理部门提供管理方案和决策参考，但是很少为高校师生提供实际性的服务；高校档案管理服务方式需高校管理人员本人亲自到高校档案室查阅，甚至部分高校档案室要求档案查阅人员办理审批查阅手续，并进行相关登记方能为其提供服务，高校传统的档案服务方式复杂，程序繁琐。而随着大数据时代的到来，高校对档案信息的需求将日益增强，复杂繁琐的档案服务方式已难以为大数据时代高校档案事业的发展提供帮助。

（三）高校档案信息安全的挑战

由于大数据时代的发展，部分高校档案信息资源较之以前采取了开放和共享模式，但是开放和共享模式虽为高校管理人员和师生提供了方便，却也给档案信息的管理带来了安全隐患。高校档案信息的安全问题主要有两方面：其一，当前，我国高校档案管理部门均试图摒弃传统的以纸质文书为主的档案管理模式，而建立新型的电子档案系统的信息化管理模式，并取得了一定成效。但由于各大高校只是独立地进行自身高校内部的信息化建设，高校档案信息化建设并未形成系统的标准和行为规则，造成了我国高校档案信息化的标准低，不够规范的不良后果[2]。其二，我国高校有关档案信息安全的法律法规的完善难以跟上档案信息化的进程，而相关法律法规的不完善极易造成对高校档案信息安全的威胁。例如，我国信息化建设已实施了数十年，才开始颁布电子档案归档和管理有关的法律法规。因此，不管是标准化、规范化还是安全性能，我国高校档案管理信息化建设仍需改进。

三、大数据时代高校档案事业发展的新思路

（一）积极构建大档案体系

1.扩大档案收集范围。大数据时代下，高校档案收集的储存空间无限，档案室的资源不再受限于归档范围和保管期限，相反，高校档案的建立可普及至对高校教学、科研等活动数据的收集，以便形成大数据库，为今后高校的教学、科研等活动提供参考价值。但是在扩大档案收集范围的同时，档案工作人员应注意档案数据的自动、及时归档。由于不同的档案部门收录的档案信息资源具有差异性，因此，提前制定出档案收集内容的范围和规范要求，对档案工作人员收集档案和档案归类尤为重要。档案部门工作人员在收集档案和档案归类的过程中，应防止发生归档分类错误、重复归档、遗漏归档等现象，保证档案的完整性。

2.加强对档案数据收集的标准化建设。目前，我国高校档案管理部门之间缺少统一的数字化资源标准，收集的档案信息数据结构不一，方式不一，档案管理部门与建档部门和其他的相关部门之间相互孤立，各种信息无法顺畅地在档案部门之间流通和共享，高校档案部门形成为“信息孤岛”，阻碍了高校档案数据的整合和数据共享。因此，高校档案部门应加强对档案数据收集的标准化建设，统一规划高校档案管理工作。例如，制定高校电子档案建设的规范条规，以保证档案信息资源的规范性和有效性，加快高校各个部门之间档案信息的流通和共享，打破“信息孤岛”的狭隘局势。

（二）积极构建大资源体系

大资源指的是将大档案体系中不同类型的原始数据进行整合和分类。高校档案管理人员应积极培养建立大资源体系的思想观念，促进大档案体系中数据的集成、整合和加工的进程，以形成完善的、全面的大数据资源库。构建大资源体系可从以下二方面着手。

1.大数据时代下，高校档案信息资料的数量增多，种类多样。因此，高校档案管理部门在构建大资源体系时，储存数据功能可将孤立的但有关联的数据集中在一起，构建一个有机整体。但是在构建有机整体数据时，需注意收集数据的科学性、客观性、准确性，避免数据的重复、数据的遗漏、数据的错误。高校档案信息管理人员应建立系统的数据资源库，将不同内容的数据分门别类地储存于相对应的数据资源栏目内，并建立各个栏目链接，形成整体的资源体系。

2.高校档案信息资源安全对大资源体系的构建尤为重要。随着大数据时代资源的不断开放和共享，高校档案管理人员应不断加强自身档案安全观念，且培养其下属档案工作人员的安全意识，避免因安全常识缺乏引起档案信息安全事故。与此同时，高校档案管理人员需建立大资源安全体系，制定大资源安全条例，明确划分大资源安全职责，增强大资源安全设施硬件和软件的双重建设，例如，加强对数据资源的维护工作、确保档案数字化计算机设备等的稳定安全运行、对数字化计算机的重要数据进行加密设置，限制访问权限等，以提升高校信息资源的安全系数。

（三）积极构建大服务体系

大服务是一种整体意识，指的是高校档案管理人员应积极利用大数据时代的开放和共享特征，加以充分发挥，并迎合高校档案用户的需求，不断探索档案资源的内在价值，提升高校档案的服务质量。构建大服务体系可从以下三方面入手。

1.高校档案资源是高校在教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的，是高校事业发展和教学等各项工作的真实历史记录，也是高校总结经验、制定计划、处理问题和改进管理的重要依据。高校档案资源对高校的发展、高校规章制度的建立、高校学生学历审核、高校老师教研活动等方面都发挥着巨大作用[3]。因此，高校档案管理人员应将档案资源公开和共享于社会，不仅为高校领导、师生服务，还为社会各界人士提供参考价值。

2.高校档案构建大服务体系应不断更新服务方式。传统纸质文书的服务方式已远远不能满足现代高校对档案信息的需求，高校档案工作人员应积极开拓档案服务方式，例如，利用现今的计算机技术和网络技术，开发高校档案挖掘服务、在线档案信息互动和共享服务等，提高高校档案的最大化利用率和发挥高校档案最大化价值，为高校档案用户提供多样化的服务方式，满足不同档案用户的多样化需求。

3.高校构建大服务体系的质量需不断改善。高校档案的服务质量取决于档案用户。高校可建立专门的服务监督部门和意见部门，由档案用户评分和提出相关建议，服务监督部门和意见部门积极反馈用户的需求和相关提议，不断吸取档案服务过程中的教训和相关经验，完善高校档案的服务质量，为不同的档案用户制定个性化的服务方针，提升档案服务水平。

四、结语

随着计算机技术和网络技术的不断发展，大数据时代不断深化其发展进程，大数据时代给高校档案带来了服务能力、服务方式和信息安全三方面的挑战，高校档案信息管理人员和工作人员应加强服务意识的培养、提供个性化的服务方式、保障档案信息安全，并不断建设大档案体系、大资源体系和大服务体系，确保高校档案工作的有效性。

[1]贾婀娜.文化认同视野下的高校班级档案文化建设研究[J].山西档案,2016,(3).

[2]贾婀娜.群体认同视野下的高校宿舍档案文化建设研究[J].山西档案,2016,(4).

[3]刘玉兰,韩海涛,田伟.全媒体时代高校学籍档案信息服务模式探讨[J].山西档案,2016,(4).

G647；G270.7

A

1005-9652（2016）05-0050-03

（责任编辑：魏登云）

白海珍（1970-），女，内蒙古呼和浩特人，内蒙古财经大学，硕士研究生，馆员，研究方向：档案管理。