“南大之星”档案管理系统数据导入功能在档案信息著录中的应用实践

文/马国胜

“南大之星”档案管理系统数据导入功能在档案信息著录中的应用实践

文/马国胜

“南大之星”档案管理系统是我国高校档案管理中经常应用的软件。文章详细阐述数据导入功能的应用，指出此功能的应用可显著提升档案信息著录的工作效率和质量，并有效减轻工作量，进而提高档案管理工作的现代化水平。

档案管理系统；数据导入；信息著录；应用实践

一、引言

“南大之星”档案管理软件是南京中坦科技有限公司、南京大学档案馆、南京大学计算机科学与技术系协同研发出来的电子档案管理系统软件。[1]“南大之星”档案管理系统是目前国内较为先进的档案管理软件，已经成为许多行业应用的电子档案管理软件。[2]其软件版本齐全，包括高校版、中学版、企业版、机关版等，能满足不同行业的需求。它的高校版是高校档案信息化建设和管理中比较理想的软件。[3]

高校版“南大之星”档案管理软件在我国高校的应用较多。但是高校档案工作者对此软件的应用仍有欠缺，软件的许多功能仍待应用开发。其中的数据导入就是一项应用范围广泛的、非常实用的、可显著提高工作效率的功能。

二、软件功能的应用实践

高校版“南大之星”档案管理软件的数据导入功能是基于Excel电子表格的信息数据。由于“南大之星”档案管理软件对于微软公司的Microsoft office的组件之一Microsoft Excel是全面兼容的，相关信息数据制作成Excel版本可以顺利接入“南大之星”档案管理软件。这要求待导入的档案信息数据要建立在Excel电子表格中以方便数据导入功能的成功应用。本文以某校研究生学位档案信息的著录为例，探讨数据导入功能的应用实践。

（一）制作Excel版本的相关档案表，完成信息的填写工作

Excel版本的档案表要依据各门类档案信息的要求。“南大之星”档案管理软件对于数据导入最佳要求是Excel软件版本的。以某校研究生学位档案信息的录入为例，首先，我们要制作Excel版本的研究生学位档案案卷目录的电子表格，表格中包含的信息有序号、案卷名称、责任者、起止时间、保管期限、备注等。其中，“案卷名称”的信息内容和格式应为“学院+届次+专业+学生姓名+学位层次+学位档案”；“责任者”是本卷研究生学位档案形成的学院（系）；起止时间是本卷研究生学位档案对应的研究生从入学到毕业的时间点信息；“保管期限”一般是永久期限；“备注栏”用于对特殊情况的说明。Excel电子表格的标准格式由学校档案馆设计制作好，交由各学院研究生秘书按照该学院研究生学位档案的实际情况，按照要求完成此Excel电子表格的准确完整填写工作。研究生秘书在填写此电子表格时必须高度负责，仔细认真，避免为后续工作埋下错误隐患。此项工作是后续工作的基础性工作。基础工作做好了，才能保障后续工作的顺利高效完成。研究生秘书将填写完成的Excel版本的电子表格和研究生学位档案实体一并交给学校档案馆教学档案管理人员，Excel版本的电子表格内容样式如图1。

图1 某大学研究生学位档案案卷目录

（二）检查和完善Excel表中的档案信息

教学档案管理人员将接到的Excel版本的电子表格进行全面检查和系统完善。相关检查内容主要有两项，一是检查该电子表格的格式是否正确，二是检查该电子表格中信息内容的完整性和准确性。格式中常见的问题是案卷名称的错误，即未严格按照案卷名称的填写格式要求做。一般的填写格式是“学院+届次+专业+学生姓名+学位层次+学位档案”。有些案卷名称的填写将格式中的次序做错，即使案卷名称的信息内容是完整的，也会导致录入“南大之星”档案管理系统中的信息混乱。格式中另一常见问题是，在“起止时间”栏的填写中，人们常将起止时间中的分割符号“-”误填为“—”。这虽然是小问题，但“南大之星”档案管理系统对于起止时间信息中的分割符号仅能够识别符号“-”，并不能够识别符号“—”。检查电子表格中信息内容完整性和准确性的主要依据是研究生学位档案实体。对于待导入的Excel版电子表格中的信息字符必须逐条逐字符检查。格式错误比较容易检查出来，但表格中信息内容完整性和准确性的错误很难检查出来。这要求检查工作必须仔细认真，做到不出现任何错误，保证所导入的档案信息的准确性和完整性。表格信息的检查工作是“南大之星”档案管理软件中的数据导入功能成功应用于档案信息著录的基础性工作，也是档案信息著录准确完整的关键性工作。“南大之星”档案管理系统对于导入数据的Excel版电子表格要求较高，这保证了所导入的档案信息能够被“南大之星”档案管理系统正确识别，有效保障了所导入的档案信息的准确完整以及后续工作的顺利进行。

（三）档案信息数据的导入

修改完善后准确完整的Excel版电子表格的档案信息就可以导入“南大之星”档案管理系统了。我们以用户名和密码方式进入“南大之星”档案管理系统，在“档案信息管理”界面用鼠标点击进入“系统设置”界面，在此界面点击进入“导入数据”功能中。目前，该功能仅支持Excel格式和DBF数据库格式的文件。在数据导入功能页面点击“浏览”，选择打开需要导入的Excel版档案信息的电子表格，之后点击“导入数据”按键。待数据初步导入系统完成后，我们就在“导入预览数据”表格中可以看到导入的信息了，此时可查看导入的信息是否正确；之后，在“导入数据字段对应设置”表格中进行原始信息数据和著录信息数据的字段匹配工作，鼠标点击“导入预览数据”表格中首行的F1、F2、F3……等数据模块，在“导入数据字段对应设置”表格“源字段名”中就会相应呈现出F1、F2、F3……等信息，此时就可鼠标点击“目的字段名”下的空白按键位置，会相应呈现出系统中的目的字段名。这时，人们按键选择出该档案表中对应的正确著录字段，点击该字段名称，就可将该字段名和源字段名匹配成功。人们如将导入预览数据表格中首行F1的源字段名的“案卷名称”与“导入数据字段对应设置”表格中目的字段名的“正题名”相匹配，以此类推，就可以将初步导入的档案信息数据表的所有源字段名和目的字段名完成匹配；完成此项工作后就要对初步导入数据进行最终导入工作，即导入该门类档案管理员的帐号中。此时，人们用鼠标点击下方的“导入数据”按键，就会进入下个界面“导入数据归属帐号”，如果选择该门类档案管理员的帐号，用鼠标点击“开始导入”按键，档案表信息数据最终导入完成后就会呈现提示信息：“数据被导入成功，导入数据编号为***”，用鼠标点击确定，就完成了此档案信息数据向“南大之星”档案管理系统的导入工作。当然，此步工作的成功是基于前述Excel版档案表的准确完整填写并通过严格的表格信息检查工作。这也显示出前述Excel版档案表的填写工作和表格信息检查工作的重要性。

（四）对导入的信息数据进行修改完善

档案信息数据的导入并未完成档案信息的著录工作，人们还需对导入的信息数据进行修改完善。首先，人们以用户名和密码方式进入“南大之星”档案管理系统，在“档案信息管理”界面鼠标点击打开红色显示的文字“导入数据”，就显示出“导入数据编号***”。人们用鼠标点击选择需要修改的导入数据，就可打开该数据的档案表。人们在“档案文件信息管理”界面可对本次导入信息数据的共性问题进行批量数据修改。以某校研究生学位档案信息导入修改为例，一般需要修改和完善的项目如“一级目录”、“二级目录”、“全宗号”、“实体分类号”、“归档单位”、“主题词”、和“输入员”等，均可采用批量修改的方法。这可将导入的大量档案信息数据以批量修改的方式快速完成信息的修改完善。批量修改方法的采用可体现出利用计算机进行档案信息数据修改的高效率和工作的高质量，也反映了“南大之星”档案管理系统在信息修改工作中的便捷性和高效性。随后在“档案文件信息管理”界面中，人们用鼠标点击档案表下方的“全选”按键，点击其下的“数据整理”模块，选择“移动文件到其它类目”模块下的“更改类目”，在“一级类目”和“二级类目”中填入相应的类目代码。例如，我们在“一级类目”中填入“JX12”，“二级类目”选择空白，即完成了对于“一级类目”和“二级类目”的批量修改。随后人们用鼠标点击其下方的“辅助组卷”，界面就会呈现出辅助组卷的选项，在“批量数据修改”模块下，鼠标点击选择“修改项目”选择框中的相应选项，如“全宗号”、“实体分类号”、“归档单位”、“主题词”、和“输入员”等，在其后的“修改为”填写框中填入相应正确的内容。例如，我们将“全宗号”、“实体分类号”、“归档单位”、“主题词”、和“输入员”分别填写为“8”、“2014-JX12-1”、“研究生院”、“研究生学位”、“张三”等，就完成了对导入数据的批量修改和完善工作。此时档案表中的信息就是最终的准确完整的档案信息。人们点击保存就将能把修改完善好的档案信息表存储于“南大之星”档案管理系统的暂存单元中。

（五）移动信息数据至对应的档案表

此时，我们还未完成档案信息表的导入著录工作，而修改完善好的导入数据只是暂存于“南大之星”档案管理系统的“档案信息管理”的暂存单元。只有将其整体移动至相应正确的“南大之星”档案管理系统的档案门类中，才能最终完成该档案信息表的导入著录工作。人们以用户名和密码方式进入“南大之星”档案管理系统，打开导入的信息数据表，用鼠标点击“全选”按键，即把此档案信息表全部移动至对应的正确的档案门类的类目中；之后，用鼠标点击其下方的“数据整理”模块，就会显示“数据整理”的选项，选择“复制文件到其它档案表”模块下的“移动到档案”。人们用鼠标点击其下方的空白选择框，就会显示出各年份的各门类档案，鼠标点击选择对应的正确的门类档案名称，之后分别连续鼠标点击选择“保持原有类目不变”和“对当前类目下所有文件”两个选项，再次点击“移动”按键，就可将之前导入的档案信息数据表移动到对应的正确的门类档案表中了。此时，人们就可在相应的门类档案表中看到移动过来的档案信息表了。这样就快速便捷地完成了该档案信息表的著录工作。

三、小结

此项功能可广泛应用于“南大之星”档案管理系统中各门类档案信息的著录工作中，如高校档案工作中著录信息较多的教学类档案、科研类档案、财会类档案及综合文件类档案等；也可先制作成Excel版本的相关档案信息表，便于脱机修正Excel版档案信息表中的错误，以修改完善档案表的著录信息，再进行相关档案表信息的在线导入，从而完成相关档案表信息的导入著录工作。

此项功能在应用之初，显得较为繁琐和复杂，但是，在熟练应用功能之后，人们就会体会到其在档案信息著录中的高效性、便捷性，并可保障档案信息著录工作的高质量。人们只有多次应用，才能熟能生巧，并切实体验到此功能的优越性。此项功能的应用可显著提升档案表信息著录工作的效率和质量，并有效减轻工作量，从而提高档案管理工作的现代化水平。

[1]闫丽侠.使用“南大之星”软件著录归档文件的实践[J].长春师范学院学报(自然科学版),2012,(9).

[2]李华,刘金秋.运用“泰坦”软件著录文书档案的实践[J].兰台内外,2010,(2).

[3]杨伟龙.“南大之星”软件运用于档案管理的问题及对策[J].韶关学院学报,2011,(7).

G271；TP311.13

A

1005-9652（2016）05-0056-03

（本文系西北农林科技大学科学研究基金——人文社科项目“农业院校科研项目档案创新型服务模式研究”的阶段性研究成果，项目编号：2014RWYB28。）

（责任编辑：虞志坚）

马国胜，（1983-）男，陕西杨陵人，西北农林科技大学档案馆馆员，硕士，研究方向：档案管理。