“互联网+”时代档案信息资源共享组织结构及其模式研究

文/姜海

“互联网+”时代档案信息资源共享组织结构及其模式研究

文/姜海

随着网络信息技术的快速发展，档案信息源的获取渠道被拓宽，用户利用档案信息资源也不再受时空限制，档案信息资源的易获得性和开源共享性已成为常态。互联网已成为加速档案信息资源共享进程的重要工具，文章对档案信息资源共享的组织结构及其模式进行了研究，并针对建设过程中的统筹规划、资金保障、信息陈旧及保密等问题提出了建议。

档案信息资源；组织架构；模式；互联网+

21世纪是信息时代，信息作为日常生活中不可或缺的资源，已经成为促进现代社会生产力向前发展的基本助力。档案历来是记录信息最基础的传统载体，在社会信息大潮中有着重要的现实意义。随着信息技术的发展、互联网的普适性以及各类档案信息资源的电子化，档案信息源的获取渠道被大大拓宽，用户利用档案信息资源也不再受时空限制，档案信息资源的易获得性和开源共享性已成为常态。面对这种发展趋势，如何在“互联网+”环境下，更好地加强我国档案信息资源的共享，建构可持续化档案信息资源共享组织结构及其模式是档案管理中研究的关键点。

一、档案信息资源共享内涵分析

随着互联网+时代的到来，信息技术获得较快发展。档案信息资源的结构形态和传播模式也发生了巨大的变化。它从原始社会的语言和原始媒介进化到传统农业社会的文字媒介，再演变为工业社会的印刷媒介，最后发展成为现今信息社会的电子媒介和网络媒介。在网络进入大众生活之前，档案信息资源主要以纸质进行存储和传播，不利于档案信息资源共享机制建设和价值再造。而网络信息技术的发展和人们通过互联网的“互通有无”促进了现代档案信息资源共享的建设与发展。

丁莉指出，档案信息资源共享与整合是对档案管理与信息技术的结合，是以现代互联网技术和信息技术为载体进行档案信息资源的整合建设。[1]江静梅认为，“对于档案信息的共享和资源在整合建设主要目标是从以人为本的观念为出发，结合信息资源共享的相关内容和网络形式将档案资源与互联网技术和其他软硬件建设相融合，并通过现代手段培育和培训出具有现代信息化意识的档案管理人才和专家以及档案信息共享服务人员，建立更具人性化的档案信息资源共享服务平台”[2]。范宗斌指出，现代档案信息资源共享与管理是在对档案信息进行有效整合的基础上，并通过对现代信息和网络技术的应用管理档案信息，实现对现代档案信息的整合与管理以及资源共享。[3]可见，现代档案信息管理和资源共享是现代档案管理和信息建设的重要手段和方法，对档案信息建设管理具有重要意义。

二、“互联网+”环境下档案信息资源共享组织结构

随着互联网时代的深入发展，档案馆为突破传统服务瓶颈共享资源，相继引入各项信息技术和扫描技术打造虚拟电子档案信息资源平台，为用户提供24小时的档案信息资源网上服务。而信息技术所涉及的服务中心，是作为一个单独运营的电子信息中心隶属于传统档案馆，还是仅作为功能部门辅助档案馆进行实际的档案管理和信息化建设，对构建档案信息资源共享得到组织构架具有重要影响。

传统档案馆在建设信息中心时，可依据用户需求和档案系统需要仿照本馆的基本组织架构和结构功能进行组织功能扩充。这一方面有助于信息中心功能的适用和实用，另一反面可以延伸档案馆和信息中心组织服务的专业化和可扩展性。档案信息资源组织结构构建是一项复杂的系统工程，需要进行全局性的综合考虑。[1]研究中档案信息资源组织结构图如图1所示：

图1 档案信息资源共享组织结构

这种模式的构建主要侧重于各档案部门的独立性、特定区域性。首先，档案行政管理部门与各档案职能部门之间尽管在业务上存在一定的上下级领导或指导关系，但就本身来说，每一个档案部门都是一个社会单体，都有其内在的独立性。其次，根据全国档案行政管理体制的划分，每一个档案部门所收集、保管的范围及权限是不同的。[1]在这种模式下，所有成员馆都是档案信息资源共享网络中不可或缺的“节点”，彼此都相互连接、共同协作，从而实现部门活动灵活、服务范围广档案信息资源的共享。

三、“互联网+”环境下档案信息资源共享模式构建

模式指事物的标准样式。[4]任何事物模式的构建只有结合时代背景才具有现实意义和价值。在“互联网+”大环境下，档案馆除了建立物理信息资源分享平台，还可以依托于互联网虚拟平台促使所有成员馆之间都可直接相互联结，开辟共享信息资源的网络空间。例如，用户根据自身的档案信息需求通过PC端搜索信息，网络虚拟中心通过一系列的关键字搜索、排列提供用户相关信息；实体档案馆方面，用户可就近查询自身想要的档案信息资源。与此同时，不论是虚拟网络中心还是实体档案中心，在进行档案信息资源共享的过程中都包含有序的档案信息资源、信息的整理处理以及资源库的建设，以达到档案信息化技术的发展和信息运用等。本研究致力于建立构建网络虚拟中心和实体档案信息资源共享模式，如图2所示。

图2 档案信息资源共享模式

具体而言，就资源的整合模块来说，它需要进行档案信息资源的统计，进行档案资源馆藏优化，利用数字化档案资源，构建本馆特色数据库；技术应用模块方面，应优先建立档案信息资源共享的物质基础计算机硬件环境，如购买相应需求的计算机、扫描仪、磁盘列阵，建立微机室、多媒体制作室和照片扩印室等。然后根据用户的职业习惯购买和构建应用软件系统用于档案的管理、著录等工作程序，如E-RICH、TRS、IMSWeb、XdocMan等；建立网络环境为用户联机服务做铺垫。而信息服务模块方面，需购买或开发集成档案信息参考和检索以及档案保存和相关文献资料的下载储存等功能。这就要求建立一个系统全面功能齐全并具有人性化的档案信息服务管理系统，以便于用户通过电脑和自媒体等客户端进行档案信息的检索和查询以及下载等信息服务和管理。[1]

四、“互联网+”环境下档案信息资源共享的建议

共享经济挖掘了大众群体的多样化资源，让资源提供者获利、让享用者受益。档案信息资源在后互联网时代，通过网络进行共享和传播，其信息利用率和流动周期较之于传统档案信息利用方式更高、更快。但是档案信息资源共享的建设普遍存在着资金制约、信息量不足、技术条件限制和档案信息资源保密性等问题。[5]因此，档案信息资源共享建设可从以下几个方面进行。

首先，加强合理规划档案信息资源共享建设。科学合理的发展规划能激励、引导档案资源共享稳健发展，最终实现档案馆发展愿景。一方面，在后互联网时代，为使档案部门共享建设能够全面统筹，需统一规划并成立信息资源实体和虚拟的管理机构，使档案信息资源得到合理的布局和分配；另一方面，借鉴定标比超策略，对比档案馆间的信息化建设，通过与其它优秀档案馆展开的资源共享服务进行横向对比，从而建立特色、高质量的共享服务方针，并建立馆际战略联盟，延长共享服务价值链，提高档案信息资源共享的社会影响力。

其次，多渠道拓宽档案信息资源共享工程建设的资金来源。档案信息资源的共享建设是一项自上而下的系统工程。在整个过程中，纸质版资源的整合和处理、档案信息资源的数字化和标准化、网络基础设施的建设、人员和技术的引进等，都需要不菲资金的投入。通过政府和社会企业对档案信息共享平台的建设进行大力投入，加大专项资金的拨款。档案馆在进行信息化建设过程中形成的一系列方法和拥有的技术，可以有偿服务于各大企业间的档案信息化建设。这样，不仅可以充分发挥档案馆的自身优势，而且能够拥有“造血”功能，增强部门活力。

再次，及时更新网上信息内容，重视数字档案资源和数据库建设。现代档案管理过程中，由于保护不当和保存年代过久，给档案信息化建设和信息资源的整合带来了一系列问题。例如，一些资料网上档案信息资源内容匮乏，信息资料陈旧，共享程度低。要提高档案信息资源的共享程度和质量，需要大力研发或采用档案信息资源电子化技术，将电子化的资源保存至云端，保鲜“纸质版”资源；需要按时更新网上相关档案内容，增加虚拟资源量；需要开展馆际合作，共同建立关于某一主题的专题数据库，全面管理档案信息资源网上共享进程。

第四，在“虚实”共建档案信息资源共享进程中，妥善处理保密和共享关系。互联网在给人们带来“共享、合作、共赢”等社会功能的同时，也会带来信息泄露、信息破坏等问题。特别是在互联网时代的大数据环境下，档案的保密性处理显得尤为重要。然而保密和共享天生是一对难以调和的矛盾。在进行档案信息资源共享进程中，有关部门需要掌握好平衡，使共享过后相应的专用信息得到保护。例如，档案在开发过程中，应有设立相应的档案密级程度和开放方位，档案相关人员认真对档案信息作出鉴定，分级进行档案信息资源的共享。[6]对于涉密的相关数据库，可以采用身份识别、访问控制以及专用密码等对数据和数据库秘密信息进行控制，防止骇客侵入。进行网络信息安全意识教育，提高全民信息保密和安全意识。当然在有相应网上安全平台的基础上，对能够进行交流和共享的档案信息资源可以扩大其范围，以使具有价值的档案信息资源能够为人们所用，提高信息在社会的生态流转。[7]

[1]丁莉.档案信息资源共享策略研究[D].黑龙江大学,2007.

[2]江静梅.档案信息资源概念分析[J].兰台世界,2009,(14).

[3]范宗斌.档案信息资源共享的几点思考[J].贵州档案,2003,(2).

[4]汉典.模式[EB/OL].http://www.zdic.net/c/1/df/220174.htm.

[5]章颖.如何实现档案信息的资源共享[J].中国校外教育·理论,2007,(2).

[6]张林华,冯厚娟.信息共享空间对档案信息资源共享的启示[J].档案学通讯,2010,(6).

[7]周美兰.大数据时代高校档案资源体系建设的思考[J].山西档案,2015,(1).

G270.7；G273.5

A

1005-9652（2016）05-0062-03

（责任编辑：虞志坚）

姜海（1973-），女，江苏启东人，南京市档案馆，馆员，研究方向：档案管理。