探究高校学籍管理信息化建设的新举措

周杰

【摘要】学籍档案的形成和发展的周期比较长，中间涉及的环节、部门也比较多，如果不及早确立工作人员的责任制度的话，整个管理系统将会陷入困境。首先，高校应充分利用学籍管理信息平台，形成一整套的网上登录和网上审核制度，网络资料完整后形成纸质资料，让相关负责人签名以确保专人负责。其次，监督制度的确立也可以避免工作任务的混乱和工作人员的失误。同时高校应重视管理人员的专业培训工作，提供一定平台，创造学习氛围促进学籍档案管理人员专业技能水平的提高和观念的转换以更快地适应信息化管理模式。

【关键词】学籍管理 信息化建设 计算机信息技术

【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2017）26-0026-02

学籍档案贯穿了学生的整个学习阶段，是在校期间所有的原始材料的归纳整理，包括期末成绩、毕业证书、奖状、惩罚情况等各种资料在内。可以说，学籍档案不仅是对学生成长的一种记录，也是对学校管理能力的一种考验，科学的完整的学籍档案也就体现了学校管理水平的先进。从管理结果和目的来看，高校学籍管理具有以上的功能，但从管理过程来看，学籍管理工作也是高校教育教学管理的一个重要环节，它对高校日常教学质量也有很大的影响，学籍档案管理的缺失会严重阻碍高校教育的发展和全面推进计划的实施。通过学籍档案的管理，学校、教师和学生之间的沟通和联系也能得到进一步的加深。因此，不论从哪个方面来分析学籍管理信息化建设，它的提升都显得尤为重要。

我国教学教育发展至今，在学籍管理方面已经取得了许多成就，计算机信息的运用也越来越广泛。但不可否认的是，我国目前的高校学籍管理信息化建设和发达国家相比还存在着一些问题，主要就体现在信息化管理模式推行的不足。随着我国信息技术的不断发展和教育进程的不断推进，学籍管理的需求和特点都发生了许多变化，为了适应这种新的形式，学籍管理模式必须做出相应的改变，将计算机信息技术更好地融入高校学籍管理中，本文通过对我国高校学籍档案管理现状的分析，反思过去管理中出现的问题，汲取新的经验和知识，不断探索新措施，以期更新教育者的观念，提高其认识，优化管理模式，促进学籍管理系统的升级，推动学籍管理的信息化、科学化发展。

1.高校学籍管理的特点和不足

1.1管理机制的落后

信息技术在不断发展，与之形成鲜明对比的就是停在原地不前进的管理体制。信息技术水平的突飞猛进无疑对这个时代提出了新要求，它将学籍档案的管理引向信息化模式的轨道上。但是我国许多高校不能意识到这种变化，固守传统的管理体制，但显然，传统的管理体制已经不能再适应这个新时代，它远远落后于信息技术的发展步伐，强行保留原有模式只会被时代抛弃。还有一些高校虽然意识到改变管理体制的重要性，也开始注重体制的改革，但是没有能结合自身情况，管理机构的职能和任务没有明确，权利被架空，管理机制也就没能发挥出应有的作用。如何克服管理机构效率低下，完善管理体制机制成为了加强高校学籍管理信息化建设的首要环节。

1.2思想观念的落后

目前许多高校重视教育教学，一味地关注学生的学习成绩而忽视了学校的管理情况，学校和老师都没能正确认识学籍档案管理的重要性，也没有信息化趋向的意识。教学任务的繁重和思想观念的落后让教师和学校在无形中弱化了学校的管理职能，高校的信息管理逐步松懈，最终效率低下，严重影响了学校档案系统的完善，造成学校信息的缺失，所以提升学籍管理信息化的意识也是很重要的一步。

1.3管理人员技术水平落后

高校学籍管理信息化建设对管理人员的给水水平要求其实非常高，因为涉及到计算机信息技术的运用，再加上任务的繁重和时间的紧迫，学籍档案管理的工作技术含量也就越来越高了。由于各高校对学籍管理的忽视，所以他们的学籍管理人员大多没有经过专门培训而是直接上岗，部分管理人员不仅专业素质低下，技术不达标，而且工作态度也比较敷衍散漫，没有责任意识，这就直接影响了高校学籍管理信息化建设的质量。此外，宽松的责任制度和贫乏的职位调换也默许了他们这样不负责任的工作行为，一旦出现失误，高校也不能将责任落实到个人，即使落实到个人，也会因为当时的管理人员已经换到另外一个岗位而作罢。

2.促进高校学籍管理信息化建设的举措

2.1动态管理学籍档案

从上文我们发现我国高校现行管理机制存在这一些漏洞，机制体制的落后造成了效率的低下和工作的散漫，要想解决这个问题，可以从以下几个方面入手。首先，不斷扩充学籍档案包含的种类。现如今高校教育手段不断创新，考察方式也不再局限于批阅试卷，所以可以收录进档案的内容就比以前增多了。其次，需要注意的是，学籍档案管理是一个动态的收集整理过程，这也就意味着学生的档案不应局限于本学校的地点和阶段，例如学生跨校参加的学习和第二学历的考取等等都可以作为学籍档案的来源。

2.2档案编码入库

学籍档案管理的最初阶段是对学生学籍资料的收集和保存，但是这并不意味着这就是档案管理的全部程序，如果只简单的保存而不加以整理归纳和编码入库，那么数量众多的档案将无法形成有序的信息化系统，除了造成资料杂乱，难以搜寻的现象之外，更严重是重要档案无意丢失的后果。所以，对学籍档案的整理、归档、编码、入库也很重要。高校应规范保障机制，保证学籍档案管理的严肃性和有序性，这也能进一步明确高校学籍管理的目标和方向。

2.3档案形成机制的建立

学籍档案管理机制也包括档案形成机制，它的建立需要根据具体情况来作出相应改变，一般来说，学籍档案的形成是有一定固定顺序的，基本上围绕教学计划展开，但是在某些学生身上也会出现一些特殊情况，比如说有些学生由于身体状况申请休学又或者有些学生在规定范围内提前修完了学分，那他就已经可以申请毕业了，此外还有免修、重修、免考等各种情况需要被档案形成机制考虑在内。

2.4满足社会多样化需求

我们必须清楚信息化时代给学籍档案带来变化，其中比较明显的就是学籍档案呈现的对象不再只是学校、教师和学生个人，在信息通用的情况下，学籍档案往往还肩负着第二履历的作用，各个用人单位在考察应聘者时往往也会要求查看他们的档案，除此之外还有各种中介机构等都将成为学籍档案的呈现主体。与此同时，这也意味着学籍档案呈现的内容质量需要相应提高，因为用人单位或者中介机构不仅仅重视档案记录者的学习成绩，他们更多的是关注学生的道德素质和社交能力，也会对职业必须的证书感兴趣，所以，仅仅在学籍档案中记录成绩是不够的，为了满足日益增长的社会需求，高校需要不断使内容更加全面。

2.5责任制度的建立

学籍档案的形成和发展的周期比较长，中间涉及的环节、部门也比较多，如果不及早确立工作人员的责任制度的话，整个管理系统将会陷入困境。首先，高校应充分利用学籍管理信息平台，形成一整套的网上登录和网上审核制度，网络资料完整后形成纸质资料，让相关负责人签名以确保专人负责。其次，监督制度的确立也可以避免工作任务的混乱和工作人员的失误。同时高校应重视管理人员的专业培训工作，提供一定平台，创造学习氛围促进学籍档案管理人员专业技能水平的提高和观念的转换以更快地适应信息化管理模式。针对工作人员的学习培训情况，高校可以建立考核制度，通过考核的方式来检验管理人员技术学习情况，整体提高管理人员专业素质水平，考核制度的建立给管理人员施加一定压力，提高其工作和学习效率。

2.6加大资金投入

在某些高校，高校学籍管理信息化建設无法顺利推行的原因除了高校的不重视或者能力不足等软性条件缺失外，硬件的不足也在其中。很明显，一些高校没有给学籍信息化管理建设投入足够的资金，这使信息化管理的步伐很难跟得上日益发展的科学技术产品。科学技术产品更新换代速度较快，高校要想实现信息化管理就必须与之维持同样的步伐。资金的投入在此时就显得尤为重要，小到一些电脑软件、计算机购买，大到办公场地和网络建设的投都需要经费。因此，高校应加大学籍管理信息化建设的资金投入，为其顺利推进提供一定物质保障。

2.7广泛运用计算机技术

学籍档案有一个很明显的特点就是数量众多，每天都会有数以千计的档案要被编辑入库，除了登记入库之外还要整理、调阅、归档等繁复工作，部分高校显然没有意识到计算机信息技术给管理工作带来的方便，他们不能紧跟新形势，仍然采用传统的手工管理方式，如果这些工作仅仅依靠管理人员的人工完成的话，占用的时间会非常长，而且长时间的劳作也容易引起失误，所以效率会比较低下。在这种情况下我们应该运用计算机技术，例如条码技术，条码技术可以将所有信息存储在二维码中，管理人员需要录入信息或者调阅信息时只需要通过扫描的方式就能轻松完成任务，不仅提高了效率还提高了信息的科学性。此外，网上自助信息查阅也值得被推广，想要查阅信息的人只要输入相应密码就能立即获取相关信息，又或者通过网上预约的方式和管理人员提前沟通，这样就能节省双方的时间，提高工作效率。

3.结束语

综上所述，目前我国高校学籍管理信息化建设还存在一些不足，但这些问题并不是难以跨越的鸿沟，只要我们转换观念，优化系统，重视学籍管理建设，促进其向信息化模式的转变，就能提高学籍管理工作效率，不仅为日常教学工作提供了一定资料保证，还能推进高校事业的全方面发展。

参考文献：

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