我国企事业单位档案管理存在的问题及其对策研究

文/柳玉婷，唐山市规划建筑设计研究院

随着社会经济的不断向前迈进，我国企事业单位档案管理工作从理论水平到实际操作都有了长足的发展，关于档案管理的各项规章制度也逐渐地规范和更加完善。但是与企事业单位自身发展速度和规模相比，档案管理工作仍存在很多的问题和障碍，这也自然而然地限制了组织的发展。

1 当前企事业单位档案管理工作存在的问题

1.1 单位对档案管理工作重视程度不够

很多单位对档案管理工作的重要性不够了解，没有对档案管理工作给予足够的重视，认为档案管理可有可无，导致了档案材料不能及时收集整理或者缺失严重，档案材料堆放混乱，等有需要查询相关档案材料时发现无从查找，严重影响工作效率。甚至有些单位都没有组织相关的《档案法》等相关法律的学习，管理人员缺乏相应的专业知识支撑，无法做到工作到位。

1.2 档案管理人员专业素质有待提高

很多单位没有专门的档案管理人员，经常是从各部门临时抽调人员借用一段时间。这样就导致档案管理人员专业能力水平不够高，及时去相关部门进行过正规的培训和学习，也无法对档案管理工作有足够的认真和重视，这就直接导致不同时间产生的档案材料存在不同程度的编制粗劣，准确性不高，甚至是缺乏丢失。

1.3 档案管理规章制度不够健全完善

许多企事业单位都没有正规、合理的档案管理工作规章制度，造成管理意识淡薄，档案管理服务水平低下。随着经济形势的高速发展，虽然有些单位已经开始意识到档案管理工作的重要性，但是投入的人力、物力实在太少，档案管理发展水平远远跟不上组织的发展速度。“不以规矩，不能成方圆”，没有健全完善的规章制度，工作人员就无法对工作有足够的责任感，档案管理工作就无法高质量地完成，组织也就无法及时获得真实、有效、系统的第一手档案资料。

2 我国档案管理工作的发展趋势

在计算机信息网络充分发展的今天，档案管理的信息化成为其发展的一大特点，也赋予了档案工作新的特征：（1）档案材料形式多样化。在信息技术环境下，电子档案应运而生，它需要借助磁盘或者光盘存储，极大地节省了存储空间，但是却易因损坏而造成极大损失。（2）纸质档案与电子档案的双轨运行。在我国当前的经济形势情况下，电子档案无法完全取代纸质档案的存在，一些材料必须优先由纸质形态存在，而后才能形成相应的电子材料。（3）对档案管理人员提出了更高的专业要求。档案管理的信息化要求档案管理人员在熟练掌握各种专业知识的同时，还要能够熟练运用计算机网络等现代化技术。

3 解决档案管理工作相关问题的对策和建议

3.1 要充分认识档案管理工作的重要性。

当前我国大部分企事业单位需要积极改变陈旧的思想观念，正确认识到档案管理工作的重要性，上到单位领导，下到具体工作人员，都要从根本上转变认识和态度。单位领导要从组织战略发展的角度看待此项工作的发展，给予档案管理工作足够的人力和物力的支持，全面提升档案管理服务水平，时期为组织的战略发展提供有力的支撑。

3.2 建立健全各项规章制度。健全的规章制度是工作推进的有力保证。为使档案管理工作水平有效提升，各企事业单位不仅要明确档案工作人员的分工、责任，还要从档案材料的收集、整理、分类、存放、借阅、专递等各方面制定相应的规章制度，保证每项工作都有序、有据、专业地进行。

3.3 提高档案管理人员专业素质水平与提升企业员工的档案意识相结合

一方面档案管理工作人员要掌握《档案法》等相关法律政策的内容，并熟练第应用于日常工作来。同时，在信息经济迅速发展的今天，档案管理人员要与时俱进，不断学习掌握各种现代化的科学技术，勇于创新档案管理，主动承担档案信息传播的各种工作，充分发挥档案管理信息对组织的发展的巨大的推动作用。另一方面，各企事业单位要提高全体员工的档案意识，把《档案法》的内容作为一项普遍培训的内容进行广泛地宣传，让单位的全体员工能够意识到档案管理工作的重要性，了解档案工作直接关系到组织的发展，每个人都配合做好档案材料的收集、妥善保管、整理、分类，并及时归档。

3.4 实现档案管理的现代化管理，使信息化建设为档案管理工作保驾护航

实现档案管理工作的信息化管理，才能充分有效地利用档案资源，这也是档案管理工作的最终目的所在。为实现档案管理的信息化，单位必须提供有力的人力物力支持，逐步推进内部档案数据库建设，全面推动纸质档案向数字档案转化的工作，实行档案材料全文数据库管理，最高限度地提高档案查询的速度和效率，充分开发档案资源，实现档案管理网络化，为组织生存发展及时提供丰富的信息和全面的服务。

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