项目管理视角的高校阅读推广团队建设*

张 敏 郑 勇

（陕西科技大学图书馆 西安 710021）

1 引言

开展阅读推广是一项利人利己、利国利民的全民性活动。近几年，随着国家层面对阅读推广工作的关注与重视，全国各地的阅读推广活动蓬勃发展，呈现出一派生机勃勃、欣欣向荣的景象。各大高校也不甘落后，涌现出了一大批颇具影响力的优秀阅读推广活动，同时也锻炼了一批有能力的阅读推广人。俗话说，人的因素是第一位的，阅读推广工作需要高水平的阅读推广人，更离不开优秀的阅读推广团队。作为阅读推广活动最根本、最核心、最关键的因素，阅读推广的人才队伍建设是高校阅读推广可持续发展的人才保障，始终应该予以高度地重视。本文提出运用项目管理的思想和方法指导高校阅读推广团队的建设，探讨高校阅读推广团队建设中的项目管理流程、运作机制、激励机制和培育机制，期望对各高校阅读推广团队的建设有所启示并提供借鉴。

2 项目管理理论在高校阅读推广团队建设中的作用

项目管理（简称PM）就是项目的管理者在有限的资源约束下，运用系统的观点、方法和理论，对项目涉及的全部工作进行有效地管理[1]。20世纪80年代以来，图书馆界开始探讨和实践项目管理在图书馆的应用。目前来看，我国图书馆界项目管理主要运用在数字图书馆建设、回溯建库、图书馆搬迁、信息咨询、读者活动等工作中[2]。多数阅读推广活动都可以按照项目管理普遍的启动、计划、执行、控制、结束这五个阶段来操作和执行[3]。现阶段的高校图书馆正处在转型发展关键期，阅读推广作为新型服务在实践中需要优化图书馆现有的组织结构。如何统筹安排好高校图书馆日常职能工作与阅读推广活动，调节两者之间的矛盾,组建高校阅读推广团队,运用项目管理的方法指导高校阅读推广团队的建设是解决这一问题的出路。以项目管理组织结构为框架，以项目的管理与实施紧密联系团队的每个成员，通过有效的激励政策，注重团队成员的分工协作与成长，建设一支结构合理、分工明确、协作高效的学习创新型高校阅读推广团队将有助于阅读推广活动的发展。

3 高校阅读推广团队实施项目管理的流程

组建高校阅读推广团队,开展高校阅读推广活动,实施项目化管理,促进高校阅读推广活动的开展,具体的项目管理过程包括以下四点。

3.1 高校阅读推广团队的组建及组织结构

作为高校阅读推广活动的重要组织者和执行者，高校图书馆阅读推广团队是实施和管理阅读推广这一大项目的重要力量，是项目中的主要因素,具有举足轻重的地位。以阅读推广任务为中心，为了共同实现阅读推广的目标而互相协同合作的一个高校正式群体可以称之为高校阅读推广团队[4]。运行良好的阅读推广团队应该拥有清晰的目标、合理的人员组成、反应灵敏的组织结构、适用的培训体系及优化考核评价指标。为阅读推广服务，高质量地完成每一项阅读推广活动是高校图书馆阅读推广团队建设的目标。高校阅读推广团队应该形成一种科学而互补型的结构，即团队成员间在年龄、知识、能力、专业四个方面形成优势互补的科学结构[5]。陕西科技大学阅读推广中心由来自流通、阅览、采编、信息咨询、办公室等不同部门的11名馆员共同组成。中心设常务副主任和秘书长各一名，团队成员既有长期从事阅读推广、担当舵手的老馆员，也有满怀激情致力于阅读推广的中青年馆员。这样的组合，发挥各自的特长，可以实现群体结构的最优效能，保持团队建设的连续性和继承性。

高校阅读推广团队的组织结构形式主要有以下三种:职能型、项目型和矩阵型。

3.1.1 职能型组织下的松散型团队结构 以高校图书馆传统的职能管理模式为基本框架，阅读推广团队成员仅在阅读推广活动中以较为松散的团队结构而存在，这类高校阅读推广团队多由临时选派或抽调的一部分馆员组成,通过办公室来组织协调,组建仓促,人员不固定,因而负责人及相关制度都不够明晰，组织运行机制不够成熟,导致阅读推广活动的持续稳定性欠佳。多数高校图书馆的阅读推广团队以这种团队结构存在。

3.1.2 项目负责制下的项目型团队结构 把阅读推广作为一项系统的项目运作,制定阅读推广项目的总目标，将阅读推广服务定位为核心服务，借助人事制度改革，专门设立业务岗位，有机地建立起可以整体协作、职能交错的以馆员为主体的复合型阅读推广团队属于项目型团队结构。

通常情况下由阅读推广部部门主任直接管理阅读推广团队，制定相应的规章制度和团队运行机制，专门解决阅读推广中可能出现的问题,协调复杂的项目。这种项目负责制下的阅读推广团队结构职责明确化、制度化、规范化,是保障阅读推广工作井然有序展开的重要保证。一批重视阅读推广活动的高校图书馆已采用这种独立的项目型团队结构。以沈阳师范大学图书馆为例，该图书馆于2015年4月正式成立阅读推广部。阅读推广部由副馆长主管,负责统筹与协调。抽调馆内精干力量，分别负责微信、读书季、毕业季、迎新季、文化季中阅读推广活动的策划与实施[6]。这种独立的阅读推广团队还可以根据项目或任务的细分化为多个子项目团队，由项目管理班子实施决策权，业务组织团队负责各类业务管理，子项目团队承担执行具体任务，全程实现项目型团队的自我管理和自我控制[7]。独立的项目型团队结构有效地保证了阅读推广活动在专业化道路上的发展。

3.1.3 具有双重命令系统的矩阵管理型团队结构 矩阵管理是指为完成某项特定工作任务而形成的工作小组的一种管理模式，管理结构中的成员来自不同部门，有着不同的业务技能、多元的专业知识背景，为了特定任务而共同工作[8]。其最大的特点在于具有双重命令系统，小组成员既要与原职能部门保持业务上的联系，又要参与项目小组的工作[2]。

暂时由于人员短缺或其他条件没有单独成立阅读推广部的一些高校为了更好地开展阅读推广工作，可选择采用这种具有双重命令系统的矩阵管理型团队结构。阅读推广团队成员来自可能涉及到的图书馆各业务部门，平时阅读推广团队成员仍以所在部门业务为中心工作，在阅读推广月或有阅读推广项目需要实施时，则同时兼顾两个工作。由于项目的存在,使得原来分散在各个职能部门的人员和资源得以围绕特定的项目活动整合起来,各部门协同合作,发挥了聚合效应。

顺德职业技术学院成立的阅读推广小组和该馆的四个职能部门形成了矩阵组织架构,取得了很好的成效[2]。我校图书馆也采用了这种具有双重命令系统的矩阵管理型团队结构实现阅读推广团队的建设。以2016年4月的阅读推广月活动为例，阅读推广团队于2015年冬天开会商讨策划活动共计10项，将这10项活动分别落实到10个具体的小组，指定相关负责人。一般来说，一个小组由3到4人组成，一名组长加2至3名小组成员，实行项目负责制1+2模式，将具体活动以项目化实行管理。

矩阵组织结构是最理想的结构，最有生命力的结构，也是最难管理的结构[9]。我馆在实际操作中确实深刻的体会到了这种组织结构的优势和缺陷。阅读推广中心的人员在全馆范围内自愿报名,范围广,灵活度高,解决了以往临时抽调人员积极性不高的问题,也有利于巩固队伍,积累经验。但常常出现本职工作和项目工作在时间和精力上的冲突,这种职能管理和项目管理并行出现的诸如抵触变革心理、资源分配矛盾、考核激励争议以及部门协作不畅等问题都值得我们今后不断完善和解决[10]。

从管理学角度看，组织结构没有好坏，只有适合或不适合。上述几种组织结构形式应当综合考虑高校的实际情况，结合团队数量、团队目标规模、项目管理成熟度等进行选择[11]。

3.2 高校阅读推广团队的项目立项论证及启动

高校阅读推广团队的每一个阅读推广项目在正式启动前都需要经过立项和论证。项目一般由团队成员个人以书面形式上报给阅读推广中心主任,由阅读推广中心全体成员商议,由主任及馆长在充分考虑项目的可行性、项目的投入及实施、项目的创新性及效果等各种综合因素的基础上,最终决定项目是否立项并确定相应的时间计划安排。为了实现项目立项的公开与公正,构建公开透明的项目立项制度非常必要。佛山市图书馆实施“项目立馆”管理，把控项目立项的原则与标准，依据项目活动的具体内容并结合图书馆的整体发展战略等对所征集的项目进行划分与定级，经馆领导班子审批，最后全馆公示三天，无异议则立项[10]。项目启动后，项目负责人要定义完善项目目标，从可选工作路线中选择最佳路线，拟定、编制项目或项目阶段的工作目标，计划方案等，并且通过预研论证项目将取得的成果[12]。

我馆阅读推广中心的项目来源于团队成员的提议,中心主任汇总后在中心工作会议上商讨并择优立项。各项目负责人多由项目提案者担任,每个项目配2～3名成员协助。团队成员按照项目特点,组建不同的项目组。原则上每位成员不得同时担任两个项目的负责人,但可以以成员的身份参与不超过三个项目。和佛山市图书馆相比,我馆的立项缺少严格意义上的制度控制,项目负责人没能定详细的工作计划表,对于项目实施的困难预想不足,经费方面受到限制,执行效果欠佳。

3.3 高校阅读推广团队的项目组织实施及控制

项目负责人在正式立项后召开项目启动会议，采用项目负责制，项目负责人对项目活动全过程负全责，定期反馈项目进度，明确项目成员各自职责。在整个项目的实施过程中,需要在不同阶段监督项目的进展,及时发现问题,及时跟进,探讨项目管理过程中的难点，及时调整项目计划，按照时间控制、人员控制、费用控制、质量控制等四个方面进行管理。

我馆阅读推广中心在项目实施过程中缺少对过程和进度的把控,常常到跟前手忙脚乱,个别成员由于自身本职工作繁忙,影响了整个项目的有序进行。

3.4 高校阅读推广团队的项目验收及评估

阅读推广项目完成后，要及时对项目进行验收和评估。构建严格的项目成果评估验收制度非常必要。由图书馆成立专门的评估小组通过调查问卷等各种方式对项目活动成果进行评估验收。评估结束后对项目进行回顾与总结，找到需要改进和优化的地方从而为下—个项目的开展积累经验。这种验收与评估有利于培养图书馆自己的阅读推广策划专家，为今后提供优质的阅读推广服务积累经验[13]。

我馆阅读推广中心在对阅读推广项目完成后未能及时评估,只是要求各成员在每学期期末上交一份个人总结,流于表面,对于项目的验收较为草率,不够严谨。

4 基于项目管理视角的高校阅读推广团队建设的运作机制

高校阅读推广团队建设的内在运作机制可以表述为团队以项目管理的理念为指导,协调各个部分之间关系以更好地发挥作用的具体运行及操作的原理或方法。

整个团队项目的运作机制包括目标设定、责任锁定、反馈协调与合作等几方面。第一，项目目标是实施项目所期望达到的成效,是评估的重要依据。目标设计过高，项目结项时很难达到预期成效；相反，目标定得太低，容易失去项目运作的意义[14]。第二，高校阅读推广团队的人员相对稳定，根据项目的需要以及各馆员的特长方向在项目中明确分工，将具体的工作落实到人，避免责任稀释。作为项目的核心人物，项目负责人的责任重大，最好选择在业务和管理能力上可服众且有一定行政职务的人担当，从而有效地调度团队资源，提高执行力度。第三，项目实施中定期监督，及时反馈与处理，通过合理的内部分工和密切协作，平衡职能工作和阅读推广项目工作之间的矛盾。

5 基于项目管理视角的高校阅读推广团队建设的激励机制

科学合理的评价体系及激励机制是调动团队积极性、检验其建设成果、提升团队核心竞争力的有效途径，是团队能否有序运行的重要保障[15]。将项目成员的自身利益与团队的利益紧密结合起来,才能实现个人与团队的双赢。制定科学合理的考核评价指标，实现定性与定量相结合、共性与个性相结合、基础与专项相结合，最大限度地发挥考核评价的导向和激励作用，给予成员们良好的成长环境是团队壮大发展的基础。在个人绩效总结中，职能工作与阅读推广项目工作设立合适的比重，实施领导考核，馆员互评和学生评价相结合的考评机制。

陕西科技大学阅读推广中心通过组织定期检测，以奖惩制度进行正向激励，肯定积极行为、否定消极行为，激励成员不断追求，提高自身的专业能力。与个人考核不同，中心的考核更重视过程和集体并从薪酬、荣誉及评优评先方面对表现突出的成员予以奖励。

6 基于项目管理视角的高校阅读推广团队建设的培育体系

团队培育工作是一项系统的工程，高校阅读推广团队所需的人才培养绝对不是简单的一两次课堂培训就可以实现的，必须通过建立一套规范化、标准化并具有针对性的团队培育模式，从阅读能力、策划能力、营销能力等几大方面利用现代化手段,开展多元化的培训,实现团队成员的科学化培育。

不断培育和壮大高校阅读推广人队伍是提升阅读推广水平的重要途径，也是促使高校阅读推广工作走向专业化的标志之一。陕西科技大学阅读推广中心制定了阅读推广人培育方案，旨在组建开放交流型的学习型团队。按照培育方案，中心将从阅读能力、策划能力、营销能力等几大方面利用现代化手段,开展专家讲座、外派学习、网络学习等多元化培训,实现团队成员的科学化培育。自2015年中心成立后，于2015～2016年先后四次参加中图学会“阅读推广人培育”培训班的学习与考核，团队中共有9名成员获得了由中国图书馆学会授予的“阅读推广人”（基础级）徽章。每次参加培训的同时，中心成员还会去所在城市的高校图书馆参观学习并进行研讨和交流，迄今为止，中心成员分别在青岛大学、中国海洋大学、厦门大学、重庆大学等参观交流。今后中心还将逐步把我校教师、辅导员、学生志愿者等有志参与阅读推广活动的人员纳入培育计划，实现分类培养，不断扩大我校的阅读推广团队。

7 启示与建议

运用项目管理的思想和方法，指导高校阅读推广团队建设，必然会存在一定的难点，包括职能管理和项目管理并行的矛盾，如何平衡职能工作与项目工作，如何分配资源等等。通过优化组织结构、完善项目管理制度、合理配置资源、优化考评方式等措施加以协调和引导，让职能管理和项目管理这两种管理模式在并行环境下不断发挥自身的优势，并进行有效互补[10]。高校图书馆运用项目管理的思想和方法指导高校阅读推广团队的建设任重而道远，高校阅读推广团队需要不断思考新理念、开启新思维、探索新方法，选择适合的团队管理模式，使更多更有效的管理理念融入到高校图书馆的阅读推广活动中，促进全民阅读推广的发展。

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