档案电子化管理在医院档案管理中的应用探讨

文/何结芳，中山市古镇人民医院

医院档案电子化管理应当形成完善的体系，创新电子档案管理工作的制度，着力构建完善的电子档案管理工作方法，从而针对性解决档案电子管理的问题。

1 医院档案电子化管理的主要问题

1.1 缺乏科学的管理体系

现代医院的规模不断扩大，大型医院的部门较多，与基层社区医疗机构的联系日益紧密，海量的数据信息需要推广电子化档案管理的工作方式。但是，当前医院档案管理工作的体系不健全，不少医院未能建立起基于电子档案的管理体系，部分职能部门还停留在纸制档案管理的工作方式下。首先，医院推动档案管理电子化的投入不足，没能根据医院档案管理电子工作的现实需要制订工作计划，没能明确档案管理全电子化的普及时间点，不能基于电子档案管理需要大力引进相关的技术设备，电子化档案管理设施设备不足，影响档案电子化的工作进程。其次，当前医院还缺乏专职的档案管理中心，电子档案运行的过程中缺乏必要的监管机制与指导机制，不能及时对电子档案运行中的问题进行有效治理。第三，当前基层医护人员没能重视档案管理的电子工作，电子档案管理的意识不强，医务人员缺乏专业的档案管理知识，不能在电子化环境下有效的报送档案信息，降低了医院电子档案的质量。第四，医院领导没能充分的重视开展电子档案管理工作，不能加强电子档案管理的宣传工作，没能形成良好的全员参与档案电子化建设的氛围。

1.2 人员技术素养的不足

医院实现档案电子化管理，为智能化的医疗数据共享打基础，还要引进专业的档案管理人才。目前医院的信息化档案管理人才的数量有限，现有的档案管理人员不具备较高的信息素质。医院没能大力引进高端档案信息人才，现有档案管理人员不掌握信息化时代电子档案的应用方法，档案管理人才的质量水平制约了档案管理工作效率，没能满足未来档案电子化建设需要。医院还未能加强档案电子化操作方法的普及，不能加强基层医务人员电子档案管理能力的培训，因此降低了档案管理工作质量，没有提高档案管理工作效率，影响了档案管理工作水平。

1.3 缺乏优化共享平台

档案管理电子化建立有效的工作平台基础之上，但是医院的电子档案管理平台的开发水平较低，现有的电子档案管理平台的界面友好性不足，档案电子管理的操作较为复杂，因此制约了电子档案的供给与使用效率。首先，医疗缺乏足够的资金对电子档案管理平台进行不断的优化，现有电子档案管理平台不能实现多类型电子数据信息的有效存储，档案管理系统的纠错能力不足，因此不能有效的指导基层人员使用和上传电子档案。其次，档案管理界定在的抽象性较强，一些基层医务人员不具备丰富的信息技术知识，因此导致在操作电子档案时体验较差，不利于实现电子档案的有效应用，制约电子档案系统的广泛普及。第三，当前电子档案在使用的过程中还存在安全隐患，软件漏洞容易导致电子档案数据的丢失，在电子档案的运行过程中存在安全隐患。

2 实现医院档案管理电子化的措施

2.1 提高信息化管理水平

医院档案管理电子化建立在完善的信息技术体系之下，医院应当大力倡导引进先进的档案管理技术，不断更新档案管理技术设备，围绕着医院档案的使用需要制定完善的档案管理工作改进计划，切实把大数据、云存储、智能化、互联网+理念引进到医院档案管理工作的体系当中。首先，注重提高档案信息化建设工作，持续性的加大档案管理工作的投资，从长远考虑配置专业的档案管理人才，提前为医疗档案管理事业的改革做好规划，在顺应时代潮流的基础上不断推动档案管理的改革，进一步在不断的系统维护升级中做好基层性的网络建设工作。其次，构建完善的档案管理工作体系，实现对医院工作数据信息的全流程收集，注重在办公自动化系统与互联网业务区分的基础上构建有效的档案管理体系，推动档案硬件设备的不断升级，及时对各种流动信息进行有效存储，进下完善基础服务设施，构建专业化档案管理运转体系。

2.2 提高管理人员素质

做好医院档案的电子化管理工作必须依靠强有力的管理队伍，只有提高医院档案管理人员的专业技术水平，才能满足医院档案管理工作的现实需要。首先，应当加强档案管理人员的信息化水平，注重对信息技术进行广泛普及，促进医院档案管理专业技术人员和医务人员熟悉档案管理系统的使用方法。其次，加强对档案管理人员的专业技术培训，促进档案管理人员掌握先进的档案管理办法，提高档案管理人才的系统开发与综合维护能力，注重根据用户的个性化需要进行智能化与个性化的档案管理工作。第三，还要引进专业的档案管理工作人才，注重在医疗与档案管理兼顾的基础上引进高端的医疗档案管理工作人才，着力提升电子档案系统开发的能力。第四，还要加强档案管理人员的培训，强化全员的档案信息意识，注重由专业的信息技术企业或高校派员加强档案管理技术培训，不断提高档案管理工操作的科学化水平。

2.3 健全档案管理机制

解决医院档案管理工作的主要问题，还要健全医院档案管理工作的机制，促进档案管理工作的规范化，不断提高医院档案管理工作的整体水平。首先，引进现代化的医院档案管理设备，着力健全医院电子档案管理机制，完善医院档案管理工作的标准，明确电子档案管理的注意事项，达到档案管理规范化、科学化、系统化目标，解决医院档案管理工作的具体问题。其次，对医院档案管理运转流程中的问题进行梳理，根据电子档案管理的现实需要完善相关标准与制度，在明确档案管理岗位责任制的基础上，有效的落实各层级人员的档案管理工作责任。第三，建立有效的电子档案管理监督考核机制，加强对档案管理人员绩效考核，在一系列奖惩制度下促进档案电子化管理的顺利实施。第四，还要建立有效的外部监督体系，发挥相关专业供应企业的评估作用，在专业档案管理部门的监督下促进医院档案管理工作的高效运转。

3 结论

档案电子化管理应当建立过关的信息化管理体系，强高档案管理人员与应用人员的电子意识，在一系列规范化的档案管理制度下推动电子档案的广泛普及，提高电子档案的应用效率，解决档案管理中的具体困难。