如何提高事业单位档案管理水平

◎纪梦书

（河北省唐山市迁西县人力资源和社会保障局 河北 唐山 064300）

事业单位在发展过程中必须结合社会发展实际状况进行科学化创新，只有与时俱进才会有更大发展空间。根据调查发现，很多事业单位档案管理水平仍不尽人意，依然存在大范围采用纸质存档，手写摘录等手段。这样的方法效率很低，不能满足实际工作需要，因此还有很大拓展空间。为了更好促进事业单位发展，相关部门应该注意加强档案管理工作，学会将新时代的方式和方法运用到档案管理工作当中，将旧有模式转化为新兴模式，顺应时代发展，保证单位工作顺利进行，最终达到促进单位快速发展的目的[1]。

一、事业单位档案管理存在的问题

（一）管理阶层对档案管理方面缺乏重视

在一些事业单位中，管理人员对档案处理缺乏认识，不能深切体会到档案对单位的重要性。导致在实际工作进行过程中出现档案内容缺失，编排混乱没有条理，重要材料丢失等等问题。除此之外，传统方式保存档案一般都只有一份，很少有备份，一旦单位处理事情需要查阅档案，就会受到一定程度的阻碍，大大降低工作效率。并且领导在单位中具有一定榜样作用，领导不重视，下属更加容易忽视档案工作的重要性，致使单位整体档案管理工作水平不高，不利于单位更好的发展和进步。

（二）传统档案管理方式的局限性

传统方式的档案管理就是手抄，逐字逐句抄写，然后再进行保存。随着社会不断发展，这种模式的记录手段已经不能适应事业单位发展需要，而且还会消耗大量人力和物力。除此之外，在进行相关内容查找时会消耗大量时间，影响工作效率。在新时代背景下，部分事业单位档案管理水平的拓展空间很大，但是由于缺乏先进的档案管理设备，整体管理效果不能满足单位发展需要，例如：在进行年终奖金颁发统计时，需要参考员工的日常考核记录表；在计划单位未来发展规划时，需要参考近几年来单位发展业绩概况等等。单位的各种工作事项都需要建立档案，一旦档案缺失就会阻碍事业单位的发展步伐。

（三）档案管理人员的管理能力不足

事业单位的档案管理工作不仅是简简单单的数据保存，还应该对现有数据进行整合分析，使之更加具有参考意义[2]。因此，就需要档案管理人员具有一定的能力，比如：熟知档案管理制度的所有内容，处理档案信息时，能够清楚明白的分类和汇总，这样事业单位的档案管理才能更加规范化和科学化。若是档案管理人员技术能力不足，缺乏最基本的档案制度认知，就容易在工作过程中出现各种问题，档案管理的意义就会被弱化。

（四）档案管理标准整体不统一

在事业单位中，不同管理部门都有各自的档案记录，若是档案管理标准不统一，各个部门采用不同的档案管理模式的话，会造成不同部门信息互相使用时出现问题，单位领导检查时也会面临很多困扰。这时需要先把别的部门档案管理模式搞清楚，才可以使用档案信息，大大降低工作人员的办事效率，不利于单位更好发展。

二、提高档案管理水平的有效措施

事业单位档案管理工作面临着很多问题，要想解决管理过程中的难题就需要科学有效的措施。随着社会发展的进程加快，事业单位在档案管理方面也应该积极进行调整，保留传统档案管理模式的优点，不断进行改革创新。在新时代背景下，摸索出适合自身发展的新档案管理模式，提高管理效率[3]。

（一）建立健全档案管理制度

事业单位要想提高自身档案管理水平首先应该注意完善档案管理制度体系。制度是指导项目发展的主要依据，并且不同工作领域适用的制度也不一样。档案管理部门要根据单位实际发展情况以及法律规定的内容制定出具有创新意义和实践意义的档案管理制度，使各个部门的档案记录方式以及存储方式实现统一。通过制定制度和档案管理标准，促使档案管理更加规范化和科学化。

（二）注意提高管理人员水平和素质

档案管理工作并不是随便一个人就可以胜任，档案管理人员要了解全面的档案管理知识，熟练运用各种信息处理及分类的知识，使档案信息整齐明了。并且在信息处理过程中需要注意书写规范性，严格避免信息造假，数据不统一等问题出现在文件中。要想有效提升档案管理人员的素质水平和能力，首先需要管理阶层先认识到档案管理重要性，加强档案管理方面的培训工作，例如：定期开展档案管理技能讲座、档案管理经验座谈会；讲述一些具体部门档案管理趣事等。通过不断提高员工对档案工作的认知，提升员工现代化设备的运用能力，使档案管理水平得到整体提高。

（三）单位要增加档案管理的资金投入

要使档案管理工作更加完善，新旧管理模式得以转化就需要单位进行一定的资金投入。档案管理部门在得到资金支持后才可以置办现代化设备，培训管理人员学习先进管理技术手段，从而更加有效的提升管理水平。现代化设备，先进有效的管理手段能够明显提升管理水平和质量，提高单位档案管理的工作效率。

（四）建立健全档案信息管理系统

档案信息的管理在很大程度上能够反应出事业单位的工作状况[4]。随着事业单位发展速度加快，需要记录的信息逐渐增多，为了使信息存储更有条理，事业单位应注重建立健全档案信息管理系统，在纸质管理的基础上建立电子档案库。这样不仅可以方便工作人员的查阅、备案，还可以加强档案管理的保密性、提高工作效率。

三、结语

任何单位要想获得稳步发展，就必须重视档案管理工作。管理阶层要注意加强对档案工作重要性的认知，保证档案管理工作能够依照相关管理制度进行；管理人员要在日常工作中逐步提升自身的工作能力，不断学习先进技术手段，运用科学有效的方法使档案管理更加规范化、科学化，最终促使事业单位更快发展。