文书档案精细化管理的必要性及基本路径探究

摘 要：现代档案管理学将专门档案、科技档案与文书档案并称为三大档案，强调文书档案在单位决策和社会服务中的凭证价值。近年来，档案管理理念的变化以及科学技术的发展为文书档案管理工作注入了新的活力，文书档案精细化管理被越来越多的学者所关注。然而，究竟如何对文书档案进行精细化管理，各个单位仍处于摸索阶段。鉴于此，文章重点就文书档案精细化管理的必要性进行分析，阐述文书档案精细化管理中常见的问题，并提出自己关于文书档案精细化管理的建议，旨在落实文书档案精细化、专业化、标准化建设的要求。

关键词：文书档案;必要性;精细化;基本路径;管理

1 文书档案精细化管理的必要性

1）提升文书档案管理规范性和有序性的必然要求。文书档案资源来源于日常公文交接、行政管理事務等各项工作，是单位重要的信息资源。文书档案管理水平不仅能够体现单位公文处理、行政管理的效率和质量，而且能够全面、准确、真实地反映单位信息管理质

量[1]。从这个层面来看，推动文书档案精细化管理，确保文书档案分类合理、管理流程精简，能够更好地保障文书档案管理的规范性和有序性。一方面，立足于单位的规章制度对文书档案进行存储、处理、评价、分析和收集，细化文书档案管理内容，能够更好地确保文书档案管理规范性。另一方面，从精细化的角度明确档案管理部门、业务部门以及其他人员在文书档案管理领域的职责，能够避免职责交叉、职责不明等情况的发生，确保文书档案管理工作的有序性。

2）提升文书档案资源利用率，满足档案查阅需求的内在要求。进入21世纪之后，各个单位的文书档案资源呈现“井喷式”的增长态势，文书档案利用要求也随之变化。如何进一步对文书档案资源进行加工、整合、挖掘和采集，是文书档案管理人员重点关注和思考的课题[2]。从精细化的角度对文书档案进行管理，重塑文书档案管理流程，能够为档案专题建设、档案数据库建设、档案编研工作提供有利条件，进而提升文书档案资源利用率。除此之外，为了更好地满足相关主体检索、查阅文书档案的需求，必须要对文书档案资源进行精细化管理。例如，将信息技术应用于文书档案管理领域，能够更清晰、合理地对文书档案进行分类整合，便于检索与查阅。综上，文书档案精细化管理不仅可以提升文书档案管理规范性和有序性，而且可以提升文书档案资源利用率，满足档案查阅需求。

2 文书档案精细化管理中常见的问题

1）文书档案整理归档工作不科学。文书档案整理归档是文书档案管理的起点，会影响文书档案后续的处理。然而，当下部分单位文书档案整理归档的流程、方法和内容不科学，影响文书档案精细化管理目标的实现。一是文书档案归档范围与保管期限不明确，部分重要的文书信息资源没有及时归档整理，影响文书档案的完整性、连续性和系统性。二是文书档案的整理分类较为笼统，不够细致。例如，部分档案管理人员没有对文书的内容进行审核，没有做到特殊文件特殊保管。

2）信息技术在文书档案精细化管理中的应用度不高。当下，部分单位在处理、管理和利用文书档案过程中仍然没有充分利用多种信息技术，对文书档案管理人员的依赖度较高，难以适应新形势下文书档案数量增多的状况。一是没有利用数字转化技术对纸质文书档案进行数字化处理，尚未建立统一的电子文件生成、制作、储存、传输制度，更谈不上通过文书档案管理系统对文书档案进行精细化管理，无法真正实现文书档案一体化目标。二是文书档案管理系统的功能单一，无法对文书档案资源进行分类、分析、提取、加工修改。同时，部分单位设置的文书档案检索条件单一，难以快速、精准地定位到相关档案资源。

3）文书工作与档案工作的衔接度不高。部分单位文书工作与档案工作的衔接度不高，主要表现如下：一是档案管理人员处理文书资料的能力和意识不强，没有深刻把握文书工作与档案管理工作的联

系[3]。二是文书档案立卷归档的职责分工不明，档案管理部门与业务部门之间的协调性不强。许多文书信息资料没有经过初步整理便直接移送档案管理部门，不仅导致档案管理部门工作压力增加，而且影响文书档案的归档质量。

3 文书档案精细化管理的基本路径

1）从精细化的角度做好文书档案整理归档工作。文书档案来源面广，既来源于单位内部，也来源于单位外部，同时，文书档案的种类多、内容杂，管理难度较大。为此，必须加强文书档案的前端控制，从精细化的角度做好文书档案整理归档工作。一是明确文书档案的归档范围与保管期限，坚持“应归尽归，应细尽细”的基本原则。通常而言，文书档案归档范围应当涵盖以下几个方面：内外单位之间关于重要问题的批复、复函、来函、请示;与本单位重要业务相关的公文材料;本单位重要的资产登记、合同协议等具有凭证价值的资料;本单位重大活动、重要会议中产生的文书信息资料;政策性法规资料等。具体到实践工作中，各单位可以结合单位主要业务进行细化和扩充。同时，要明确不同类别文书档案的保管期限，做好文书档案的清理、更新与销毁工作。二是要做好文书档案整理分类工作，及时对文书档案资料进行审核，细化编目和分类的内容，保障文书档案管理质量。

2）依托现代信息技术，提升文书档案精细化管理水平。文书档案数字化能够革新文书档案收集、编制、整合、存储、检索、查找、开发、传输、利用各个环节，能够提升文书档案精细化管理水平。一是要进一步建立统一的电子文件生成、制作、储存、传输制度，应用微缩相机和数字扫描仪对纸质文书档案进行转化，将其转化为各类电子介质。二是要完善文书档案管理系统的功能，建立不同的文书档案管理板块和数据库，对文书档案资源进行分类、分析、提取、加工修改，实现一站式管理的目标。同时，要结合单位的检索需求设置人性化的检索条件，帮助相关主体快速检索。

3）做好文书工作与档案管理工作的衔接。文书档案管理工作中，文书工作是基础，是后续档案管理的前提。一是要做好档案管理人员的培训工作，增强档案管理人员处理各类文件的能力，打造精细化、复合型的管理队伍。二是要细化文书档案管理职责，理清管理边界[4]。单位可以探索档案管理部门与业务部门协调配合的文书档案管理机制，由业务部门相关专责根据业务特点对文书信息资料进行初步整理与筛选后送交文书档案管理进行精细化加工，最大限度地统筹人力资源。

4 结束语

近年来，文书档案前端控制理论、文件生命周期理论以及文书档案数字化建设理论不断发展，单位文书档案管理工作的内容和要求也发生了变化。在这种背景下，从精细化的角度对文书档案进行管理，能够进一步实现文书资源的高效整合、统筹与利用，打造“一站式”的管理与服务机制。文章结合相关理论，重点就文书档案精细化管理的基本路径进行了探讨。通过本研究可以发现，文书档案精细化管理是一项系统工程，不仅需要单位的支持与部门之间的协调，也需要档案管理人员转变管理思路，摸清档案管理规律。具体而言，一是要从精细化的角度做好文书档案整理归档工作;二是要依托现代信息技术，提升文书档案精细化管理水平;三是要做好文书工作与档案管理工作的衔接。

参考文献

[1]任黎.在OA系统上实现文书档案管理的探索[J].机电兵船档案，2020

（02）：68-70.

[2]王燕.市场经济视域下文书档案管理手段探析[J].市场周刊，2020

（04）：23-24.

[3]张洁.办公室文书档案收集与归档研究[J].兰台内外，2020（09）：

71-72.

[4]裴彦萍.新形势下档案文书的信息化管理策略探讨[J].新课程研究，2020（09）：66-67.

作者简介

张国琴，女，赤峰市宁城县，本科，毕业于赤峰学院，档案员。