办公室文书档案收集与归档研究

肖妙婷

摘 要：在事业单位日常的管理运行和办公中会产生大量的书面材料，其中大部分属于文书的范畴。文书是指用来记录信息、表达意图的文字材料，事业单位中的文书承担着记录、传递信息的作用。文书档案管理工作就是对这些文书进行归档、保存、管理等一系列的处理程序。鉴于此，文章结合笔者多年工作经验，对办公室文书档案收集与归档研究提出了一些建议，仅供参考。

关键词：办公室;文书档案;收集与归档;方法

在办公室工作中，文书档案管理占据举足轻重的地位，其管理水平与办公室工作状况息息相关。因此，要重视对办公室文书档案管理工作相关问题进行系统分析，探讨价值所在，管理问题，构建科学有效的发展策略，依托先进的管理体系，发挥高素质管理人员的能力，落实文书档案管理新模式，有效发挥信息技术优势，全面提升办公室文书档案管理的规范性与科学性，为办公室以及单位可持续发展提供坚实的保障。

1 办公室文书档案收集与归纳管理的重要性

1）单位整体工作效率明显提升。办公文档的管理是公司日常工作的重要前提，因为公司的运作方式及其职位特点非常复杂、劳动密集型，往往需要大量的财力和物力，但往往达不到预期的效果，所以办公文档管理的标准化就是。这样可以降低复杂工作流的复杂性，并大大减少不必要的工作量。文件管理人员可以降低复杂性、确保效率并提高效率。同时提高企业效率和进步，改善企业的管理和发展。

2）规范化管理方式的改变。随着科技的不断发展与进步，人们的生活发生了巨大的变化，信息社会的到来使得数据井喷式爆发与融合，且信息量日益庞大，因此传统的管理模式显然不适用于现代企业档案管理工作，在科技逐渐普及的现代社会，企业应当顺应时代潮流，借助目前高效的软件对数据以及信息进行处理和储存，将这些复杂的工作内容进行简化。因此，计算机的相关软件应用已经逐步走进办公室日常档案管理工作当中，管理人员可以充分利用计算机带来的便捷，对档案信息进行系统性的分类，再进行存储和高效管理，在高科技应用的基础上，极大丰富了企业的管理模式。

3）提高企业的经济社会效益。在这一背景下，文书档案收集和归档工作更加繁杂，如何保证文书档案收集、归档的完整性、准确性、规范性、时效性，保障文书档案质量，并对文书档案中有价值的信息进行提取、整理、加工成为一个重要的问题。加强办公室文书档案的收集、归档工作有利用于充分发挥其参考、利用价值，给事业单位带来更大的经济、社会效益。

2 办公室文书档案收集与归档现状

1）资料收集不够全面。办公室文书档案收集归档还存在一些普遍性的问题，就是收集资料不全面，主要表现为文书档案缺页、漏页，或者文件中缺少印章;文稿保存的多是成文件，领导签批等珍贵资料未得到及时收集等。文书档案内容多、材料来源渠道广泛，又体现着十分重要的价值，日常文书工作中存在着思想认识不足，文书档案收集工作得不到有关部门的支持等。这些因素直接导致了文书档案收集不完整、不全面。

2）现代技术对传统档案工作方式的冲击，档案资料的收集处理方法落后。现代技术的发展给传统的档案工作带来了一定的冲击，过去的管理模式无法满足新时代档案工作的需要。例如，办公自动化（OA）当前在办公室工作中获得了较为广泛的应用，一些原本靠人来完成的工作逐渐转移到了各种设备中完成。一方面，档案文书的收集和归档的部分工作可以通过计算机来进行，效率大大提高，大大减少了文书档案收集归档的劳动强度和部分重复性工作。但在同时也带来了信息密度的大幅度提高，信息形式的多样化，对于档案收集、归档的技术性提出了更高的要求;另一方面，由于受到事业单位性质的影响，其仍无法实现“无纸化办公”，文书档案往往以纸质、数字两种形式并存，增加了档案工作的难度。此外，部分单位在档案信息化建设上的支持力度不够，相关设备落后、性能较差，也对信息时代档案处理的效率造成了一定的影响。

3 办公室文书档案收集与归档对策

1）積极构建健全的文书档案管理制度，加快规范化与科学化发展。在管理工作中，制度发挥不可替代的保障性作用。在办公室文书档案管理中，要重视制定完善的文书档案管理机制，加快制度建设，营造有效的发展环境，保证各项工作有据可依。具体讲，要依据相关档案管理规定，构建与单位实际情况相适应的档案管理规定，保证管理流程与环节的科学性。另外，要落实文书档案管理责任机制，强化责任划分与分工的明确，落实对管理环节的量化考核，促使文书档案管理工作按部就班地开展，更显规范化、流程化与科学化。

2）全面提升档案管理人员专业能力与综合素养。具体讲，要重视开展培训，尤其是落实岗前培训，保证考核通过之后才能上岗。另外，要定期举行专业管理培训，传达最新的管理思维，传授先进的档案管理方法，强化管理人员知识体系的完善与更新。除此之外，要为管理人员创设行业交流的机会，以便吸取更多先进的管理经验，掌握现代性信息技术，切实提升管理水平。除此之外，要重视思想建设，转变管理思维，遵守档案管理相关法律法规，在掌握先进理论知识的同时，将规范化管理贯彻在工作实践之中，保障工作流程的科学性与高效性，以便更好地开展文书档案管理工作。

3）创新文书档案收集、归档方式和方法。一方面，要增强文书档案收集归档的主动性。改变传统的“坐等上门”收集方式，文书档案工作者要提前制定文书档案收集指南，深入办公室等文书档案生成部门一线，加强与各个部门之间的联系，强化文书档案移交业务辅导，从源头提升文书档案收集的质量和水平。另一方面，还要畅通档案管理部门与其他部门之间的联系渠道，做好重要文书档案的随时收集归档，以及文书档案收集归档过程中发现的问题，及时沟通解决。此外，随着办公自动化无纸化的普及，学会利用计算机信息技术协助做好电子文书档案的收集和归档。如，基于单位内部信息化管理网络平台，建立与各部门之间联络，通过网络渠道及时将文书信息传递至档案管理部门，避免因文书档案收集或者交接不及时导致文档资料缺项等，做到“应收尽收”“应归尽归”。

4）存取数字化。数字化系统建设关键做好以下两项任务：一是做好纸质档案信息的数字化转换。需要通过计算机、扫描仪、数码相机等设备，依照色彩模式、分辨率和存储格式等技术参数把纸质档案信息转换成可以在计算机间传输、利用、处理的数字化信息。二是实现档案存取数字化。一般包括目录数据库建设和档案全文数据库建设两方面内容。两个库可以通过档案管理系统同时建立，也可以单独建立。

4 结束语

综上所述，针对当前事业单位文书档案收集、归档中存在的一些问题，事业单位要积极采取措施，探讨通过完善文书档案收集和归档管理制度，提高档案管理人员素质，改革创新文书档案工作方法，提高文书档案收集、归档效率和质量，从而为档案资源的利用奠定良好的基础，使其价值得到更好的发挥。

参考文献

[1]张会玲.办公室文书如何开展档案收集与归档工作[J].办公室业务，2019（24）：128+130.

[2]陈倩.对办公室文书档案收集与归档工作管理研究[J].兰台内外，2019（28）：41-42.

[3]任屏.办公室文书档案收集与归档工作研究[J].办公室业务，2019（15）：187.

[4]焦娜.探讨办公室文书档案收集与归档工作管理[J].办公室业务，2019（13）：159.

[5]牛诺婕.浅谈办公室文书档案的收集、归档与管理[J].办公室业务，2019（13）：160.