如何做好文书档案管理工作

摘 要：随着时代和经济的发展，文书档案管理工作需要不断完善，但在实际工作中会出现各种各样的问题。本文对当前文书档案管理工作的现状进行探讨，分析文书档案管理工作中出现的问题，提出一些改进方法。希望本文提出的文书档案管理工作对策和建议对提升文书档案管理水平具有参考价值。

关键词：文书档案;改善与创新;管理工作

随着我国社会经济的高速发展，我国机关团体及企事业单位对文书档案管理工作的要求逐步提高，老式的文书档案管理方法存在效率低、不规范等弊端，严重影响了文书档案管理工作的质量。因此，文书档案管理工作应不断完善与创新，提升文书档案管理水平，以适应新时期的新需求。

1 文书档案管理工作的现状

1）单位领导重视不足。目前，我国各机关团体及企事业单位的文书档案管理工作效率水平有所提高，但仍存在很多问题。一些单位领导对档案管理认识不足，认为只要管理工作不出差错就是管理工作做的好。但事实上，文书档案管理工作不仅要求管理人員不出差错，而且要保证文书档案管理工作的效率、提高文书档案管理信息的准确性、以及对文书档案更改更新的及时性。因此，只有单位领导重视文书档案管理工作，才会使文书档案管理基础设施和所需资金及时到位，使工作人员更有积极性，从而保障文书档案管理工作有序地开展并提高文书档案管理水平。

2）文书档案管理工作载体过于传统。随着信息科技的高速发展，电子计算机的应用得到普及，但有些企业仍缺乏科技化的文书档案管理方法，在文书档案管理工作量不断增加的前提下，仍把纸张作为文书档案管理的主要载体甚至唯一载体[1]。这使文书档案信息不能共享，对文件档案的调动与查阅造成不便。运用纸张记录管理，不仅消耗了大量的人力物力，而且错误率极高，更不容易对文书档案进行更改及更新，而且一旦出现了内部机密件丢失或泄露的情况，后果不堪设想。因此，加强文书档案管理的信息化，科技化极为重要，文书档案管理工作效率和信息准确性会极大提高。

3）文书档案管理人员专业素质不足。档案管理工作是一项专业性强且繁琐的工作，这需要档案管理人员具有熟练的技能和扎实的理论基础。但目前，文书档案管理人才不足且很大部分文书档案管理人员计算机知识和管理能力薄弱，使文书档案管理不能有效地开展。另外，有些单位虽聘请了专业的文书档案管理人才，但在其工作过程中并没有得到更系统的专业培训，使文书档案管理人员工作与实际无法更好地结合，导致文书档案管理工作效率低、失误率高等问题。

2 当前文书档案管理工作问题的解决对策及建议

1）从上到下加强重视。首先，我们要加强文书档案管理工作的宣传力度，加强领导者对文书档案管理工作的重视程度。只有领导者重视起来，才会对提高文书档案管理工作效率和准确性产生积极作用。领导者要发挥自己领导作用，鼓励并协调好文书档案管理人员的工作，调动管理人员的积极性，促使文书档案管理工作有序进行。其次，就是加强文书档案管理人员对工作的重视。文书档案管理对单位的发展起着至关重要的作用。资料的保存、调阅、借鉴等无一不寄托在文书档案管理的基础上。在文书档案管理中，文书档案管理人员要学习好文书档案管理系统制度与标准，明确自身岗位的职责与要求，增强自身的服务意识，提高工作效率，从而提升文书档案管理工作质量。

2）加强文书档案管理科技化手段，完善文书档案管理制度。制约文书档案管理工作有序进行和发展有两个因素，一个是文书档案管理制度中缺乏科技化手段;另一个是文书档案管理制度不完善。（1）文书档案随着时间增长会越来越多，积压大量的文书档案使文书档案的查阅极其不便，同时，文书档案需要精细的划分，其修改、编译、统计等工作量极大。因此，不能再将纸质文书档案作为第一载体，纸张虽然有轻便等特点，但纸张一旦损坏丢失便会造成不可逆的后果。在当今电子信息时代背景下，文书档案管理的科技化是必然趋势[2]。现代计算机技术的应用，对文书档案管理工作具有积极作用，在提高文书档案管理准确性、时效性的同时方便内容的更改与更新，极大地推动了文书档案管理制度的准确化、科技化、信息化发展。（2）加强对文书档案管理工作人员的管理有利于提升文书档案管理工作质量，可以促使文书档案管理工作人员规范且有效地开展文书档案管理工作。在文书档案管理工作过程中，工作人员会经手一些有保密要求的文书档案，这就要求文书档案管理工作人员提高保密意识。通过规范文书档案管理工作条例，并运用智能化设备等方式进行监督，确保文书档案管理工作人员能安全且有效地对文书档案进行管理。同时，为调动文书档案管理工作人员工作积极性，单位还可以建立健全奖惩机制，完善文书档案管理工作人员的工资制度，将文书档案管理工作人员的切身利益和企业利益有机结合，从而提升文书档案管理工作质量。

3）培养文书档案管理人才。在新时代背景下，传统的文书档案管理方式满足不了现代文书档案管理的需求。这对文书档案管理工作提出了新要求，文书档案管理工作标准、有序、有效地进行需要高素质的文书档案管理人才[3]。企业领导要重视文书档案管理人才的培养，提高文书档案管理工作人员的专业技能，加强文书档案管理人员的责任意识，还要不断提高文书档案管理工作人员的综合能力和职业道德素养，如计算机技术，统筹优化能力，英语能力等。同时，单位领导要结合实际情况对文书档案管理工作人员进行全面地培训和培养，加强人才队伍建设，为文书档案管理工作及其他工作的顺利展开奠定技术。

4）加强文书工作和档案工作间的协作。在文书档案管理过程中，文书工作和档案工作两者间可以密切合作，从而形成一个完整的管理体系，保障文书档案管理工作有序进行。然而，在实际工作中，存在着文书工作和档案工作脱节现象，大大降低了文书档案管理工作效率与质量，不利于文书档案管理水平的提升。因此，加强文书工作和档案工作之间的协作，可以使它们相互促进，保障档案管理有序进行及文书档案的安全使用效率和质量。

3 对文书档案管理工作进行创新

为使文书档案管理工作顺利开展，调动起文书档案管理人员的积极性，提高文书档案管理工作效率，就要结合单位自身情况，调整文书档案管理工作模式，并积极对文书档案管理模式进行创新。首先，要在加强制度建设并保障好制度执行力度的前提下，创新工作机制，不断优化文书档案生成环节，并延伸到文书档案的运用环节，将文书档案管理工作机制变成“生成——管理——运用”有机的工作链条，促进文书档案的工作顺利进行[4]。其次，单位要优化队伍结构，对文书档案管理人员进行培训，不断更新员工业务知识，提升管理人员综合素质。最后，要提升档案管理的信息化水平，这可以减少出错率，提升管理效率，保障档案信息的安全，从而协助管理人员更高效，更便捷地管理文书档案的工作。

4 结语

如今，文书档案管理水平不断提升，但在实际管理工作中会遇到各种困难，文书档案管理工作在解决困难的同时也要不断地创新，合理应用信息技术手段，优化文书档案的管理工作机制，从而实现高安全、高效率、高准确性的文书档案管理工作。

参考文献

[1]王磊.做好机关文书档案管理工作探讨[J].办公室业务，2019（14）：125.

[2]田东阳.新形势下如何做好事业单位文书档案的管理工作[J].科技视界，2019（21）：186+183.

[3]贾雪.文书档案管理工作优化浅析[J].科技经济导刊，2019，27（04）：223-224.

[4]袁玉霞.适应新时期发展需要做好文书档案管理工作[J].办公室业务，2018（21）：69.

作者简介

欧艳芳（1972-），女，汉，湖南省郴州市，本科，研究方向：文书档案管理。