如何开展高中学籍档案信息化管理

刘道琳

摘 要：高中学籍档案管理是学校日常管理工作的重点之一，它包括学生从入学到高中在校期间直至高中毕业三年间的一系列信息的记录和管理。如今，随着国家对于教育的重视，高中教学规模也在不断扩大，因而，对于高中学籍档案的管理工作量也在加大，如何科学合理的管理档案，改进档案管理方式，利用信息技术对于高中学生档案进行有效科学的管理，是中学学籍管理工作亟需解决的问题。

关键词：信息技术;档案管理;学校管理

学籍档案的管理是国家对于培育人才信息的管理，随着信息技术的广泛应用，学校利用信息化技术来管理学籍档案是档案管理方式必须要经过的路程。此外，信息化管理简化了档案管理工作人员的工作内容，大大提高工作人员的工作效率。

1 高中学籍档案的特征分析

1）内容全面丰富。高中学籍档案记录内容全面丰富，它包含了学生的基础信息和学生的学业状况以及成绩，它还包括学生在校期间获奖情况，学生受到国家助学金的资助以及学生的身体健康状况，学生学籍变更（转学、退学、休学以及复学），学生品德的鉴定以及入团情况。

2）学生档案信息来源分散。一份完整的高中学生档案，它是学生从入学到毕业所记录的重要信息档案，它的来源方式比较多样化，有的信息采集是通过教师日常班级管理工作来获得的，有的信息是通过学生自己填写来获取的，有的信息是通过学校政教处记录来获取的，为此学籍档案信息的来源比较复杂，而且学生在校期间，学籍信息是处于不断变化的，为此这也给档案的管理增加了难度。

2 高中学籍档案管理存在的不足之处

1）创新管理观念不足。很多学校对于利用信息化处理工作的观念意识不强，为此没有普及在档案管理方面的信息化技术，但是信息技术对于数据的处理具有至关重要的作用，它在很大程度上方便了人们的工作和学习;大多数高中学校对于学籍档案管理方式依然使用传统的方法，但是传统管理方式容易出现学生真实信息和记录信息的不对称，学生信息在校期间是不断的变化的，为此传统的学籍档案管理方式容易出现学生信息错误和遗漏的情况。

2）重视程度不够。学校不够重视学生学籍档案的管理工作，只是专注重视学生成绩，为此很多学校都没有关于学生学籍档案管理的专门办公场所和专用设备，让学籍档案的管理人员即使有业务素养也限制于客观条件，这些都是导致了高中学籍档案管理出现漏洞的原因。

3 对于高中学籍档案进行信息化管理的意义

对于高中学籍档案进行信息化管理是让学籍档案进入现代化必须要使用的管理方式，因为随着社会的进步和高中学生入学人数的增加，学生的档案数量也在不断加大，而且随着档案管理方式的不断进步，对于档案管理内容的要求也越来越广泛，庞大的学生档案信息数据的收集和记录以及分析都需要一种有效地管理方式进行管理，为此对于高中学籍档案管理方式提出了更高的要求。

高中阶段由于学生数量庞大，学籍档案管理时间长，学籍信息复杂，如果利用傳统机械的手动方式去统计学生档案信息就会出现工作效率低下，收集的信息容易出现偏差，但是利用信息化技术就可以启动网络化技术，将学生的学习档案信息录入信息系统，利用信息化技术来管理高中学籍档案，这样有利于档案信息的迅速查询和及时更新，对于学籍档案信息的信息化管理才能够最大效率的利用，学生学籍档案是国家培育人才信息的重要依据，利用信息化技术能够让学生档案的信息记录和管理更加科学合理。

4 高中学籍档案信息化管理办法

1）树立信息化管理高中学籍档案的创新意识。想要在学籍档案管理方式上实施信息化技术，那么首先就是要高中学籍档案的工作人员和主管领导要树立使用信息化技术管理档案的意识，让他们意识到信息化管理档案的好处和优点，引导相关工作人员改变传统的观念，从思想上高度认可信息化技术对于学籍档案管理的作用，才能够不断的去接触和学习如何使用信息化管理档案的技术，观念意识的改变为高中学籍档案的信息化技术管理奠定基础。

2）善于使用信息化技术管理学籍档案。用信息化技术来管理学籍档案包括将档案的查阅和检索等项目与信息化技术结合起来，让高中学生的学籍档案实现远距离的信息化传输;可以利用光盘将学籍档案的信息利用图文结合的方式进行存储;可以利用信息化技术对于高中学籍档案进行深度和广度的开拓;可以利用信息化技术对于高中学籍档案保存时间延长，让学籍档案的信息不会遗失;并且在学籍档案信息化技术管理的时候要注意保护学生的隐私，让学籍档案在信息化技术的管理下能够安全和全面的被保存，对于学籍档案的查询和管理针对不同人要有不同的权限设置，以防学生的档案信息被用心不良的人篡改或者销毁，为此信息化技术的安全性关系到学生的切身利益，更关乎到学校学生学籍档案管理的效果。

3）培养具有高技术、高素质的管理人才。高中学籍档案的信息化技术管理离不开对于技术的使用，为此如果管理者或者一线档案管理工作人员不懂信息化技术，那么在档案管理中应用信息化技术就失去了意义，随着经济的飞速发展，信息化技术在各行各业已经普及，高中学籍档案管理也面临着改变，传统的管理模式的弊端也在不断凸显，为此建立和培养一批信息化专业团队显得很重要，专业化团队要懂得高中学生学籍档案管理的基本业务知识，更要懂得把学籍档案知识和信息化技术知识结合起来运用，学校可以通过培训和择优录取的原则，让真正懂得技术和业务的管理人员进入到信息化技术管理学籍档案的工作中来，而且要注重培养管理档案的工作人员的道德素养和社会责任感，这样的团队才会对学校负责，为社会培养有素质人才做出自己应有的贡献。

4）制定健全的学籍档案管理制度。学校可以依据自身的实际情况，从领导到教师都树立起信息化技术的意识，将学籍档案管理的信息化改革与学校的发展联系起来，严格按照国家档案局、云南省教育厅制订的档案标准来管理学生学籍档案;对于管理学籍档案的工作人员要进行严格的选择，必须确保工作人员是全职状态，不能录用兼职人员或没有职业素养的人;学校需要设立专门管理信息化技术管理学籍档案的办公室，对于档案的原始纸质资料或者光盘都需要有专门的房间进行存储，设立严格的门禁制度，非工作人员不能进入;对于高中学籍档案的收集，记录和查阅都需要进行严格把控，防止未经规定允许对于学生档案资料进行篡改的现象发生;档案管理室要注意通风，对于这方面的安保措施需要升级，防止出现室内着火或者盗窃档案资料现象。

5）明确规定学籍档案的信息采集范围。要根据高中学生的实际情况，制定出合理规范的采集范围。比如学生的基本档案包括学生的姓名、性别、出生年月日、身份证号码、电话、住址、学籍号等等，学生是否入团，学生所在的学校班级和家长的相关信息，该学生是否转学和休学，是否留级情况，还有学生的道德素质，学生的考试成绩和相关特长，学生的身体状况和学生的家庭基本状况等，这些基本内容都是需要收集的，并且学校根据这些情况利用信息化技术处理办法合理规划和管理这些学生基本信息 。根据国家有关学生档案管理的规定，学生的档案分为纸质和电子档案，对于纸质档案需要有专门的管理工作人员进行保管，对于电子档案则纳入电子信息技术系统，并要严格按照国家档案局、云南省教育厅的有关规定对高中学生的学籍档案进行管理。

5 结束语

综上所述，高中学生的学籍档案管理是学校的重要工作之一，这需要学校相关人员能够引起重视。随着信息化时代的发展，学生的学籍档案管理方法必须适应信息化时代的发展，在学籍档案管理中使用电子信息化技术，并且学校要培养一批熟练运用信息化技术，拥有职业道德和职业素养的专业档案管理人员，合理制定有关信息化档案管理技术的规章制度和流程，合理设置学生档案信息的采集范围。

参考文献

[1]芳.浅谈高中学籍档案信息化建设[J].办公室业务，2020（06）：83-84.

[2]王婷婷，田海燕.浅谈普通高中学生学籍档案信息化管理[J].办公室业务，2018（06）：101.