财务系统重构对企业财务工作的影响

杨慧慧 北京惠买在线网络科技有限公司

引言

财务系统重构是集团企业提升财务管理水平的重要途径，它能够将企业的财务信息汇集到数据库当中、将业务流程嵌入系统当中，全面提升财务管理与业务活动的效率。从管理层面来说，通过财务系统重构，集团公司能够在财务管理信息化的基础上开展数据整合、财务分析、资金监控、辅助决策、预算编制、相关报表编制、合并报表编制等工作。可以说，财务管理信息系统重构不仅仅是一种财务管理手段，更是能准确反映企业运行状况的有效途径，对于提升企业核心竞争力、促进企业长效发展具有重要意义。

一、财务系统升级的必要性

实际上，大部分集团公司为了确保财务管理工作能够适应业务内容的扩张，在经营领域多元化发展的过程中，已经建立了基础的财务管理信息系统，主要应用于总账管理、库存管理、固定资产管理、现金流管理等工作，且满足企业基本的财务核算需求。但系统整体的管理功能相对单一，需要企业尽快完成财务信息系统的转型与升级，可以充分满足财务管理工作的要求。具体来说，财务系统升级的必要性主要体现在：其一，满足信息高效共享的需求。对于一些业务涉猎领域广泛、下属子公司较多的集团企业，财务信息与非财务信息的共享、集团公司对子公司跨区域监管、决策层与执行层上传下达等工作，都需要集团化的财务系统作为支撑；其二，满足统一核算的需求。在当今时代，集团公司多元化发展战略需要财务系统作为技术保障，利用信息技术开展财务核算工作。多元化经营战略使集团公司的业务种类、投资规模、关联交易等方面更加复杂，而传统的财务核算模式需要不同层级，对会计信息进行处理和反馈，这不仅会使信息互通和传输效率较低，也会影响到会计信息的时效性。而财务系统建设能够借助共享平台开展各项信息传输工作，极大地提升了会计信息获取效率，也能够为核算工作提供更准确的信息数据。同时，为了提升集团预算、合并报表的编制质量，集团企业规定所有下属子公司都需要按照统一的会计科目、会计核算方式、报表编制模板、记账逻辑等开展财务核算工作，而标准化的财务核算离不开财务系统的支持；其三，满足系统无缝衔接的需求。财务系统重构使得系统不再独立运行，在财务系统与业务系统之间搭建信息互通桥梁，系统无缝衔接，业务数据也能够更加通畅传递至财务系统，形成财务数据流；其四，满足报表编制的需求。在开展内部交易活动中，财务系统功能模块的拓展可以使数据自动转换，满足内部交易抵消需求，会计人员也能够高效地开展合并报表编制工作；其五，满足标准化工作系统开发需求。通过财务系统重构能够对集团公司的财务工作内容进行重新梳理，制定标准的操作规范。在满足企业财务管理需求的同时，立足于全局开展系统功能拓展工作，将标准化工作系统化，有利于提升财务人员的工作效率。

二、财务系统重构的目标及具体方法

集团企业开展财务系统升级的根本目的是实现财务管理工作对业务活动的支撑和落地，以系统安全、高速运行、信息共享为基本原则，逐步完善财务系统的功能与性能，满足集团公司的财务管理需求[1]。在这一过程中，结合企业实际业务内容，一方面，集团企业应当建立统一的财务管理系统，围绕企业的财务管理工作，形成数据集成、信息开放的管理平台；同时，对各类基础信息进行规范管理，在信息高速互通的情况下，进一步实现对财务管理模式和业务管理流程的优化，并支撑集团公司的战略制定、投资决策、业务创新等工作。另一方面，通过财务系统重构，对企业的财务核算、资金管理、发票管理、数据管理、报账管理等模块进行端口对接，进而满足集团公司以下几方面管理需求：其一，满足集团公司财务管理对业务日常的控制；其二，基于统一的财务核算体系下，实现集团公司对子公司交易往来的全过程监管；其三，建立应收账款和应付账款管理系统，全面覆盖集团公司的资金收支业务；其四，建立财务与业务的闭环管理系统，通过财务系统与业务系统的对接，不仅可以实现财务信息与非财务信息的高度融合，还能够确保经营数据、财务数据一体化衔接[2]。

三、企业财务系统构建成果

（一）实现集团集中管控

在传统的财务管理工作中，各项财务数据需要手工汇总的方式合并与处理，具有分散性管理的特征；账套建立、财务核算标准制定、报表编制、采购管理等都需要以子公司为单位，存在多个数据库。在这种管理模式下，严重影响了集团公司的数据采集效率和财务集中管控实施成效。通过对系统的升级，搭建适合的财务系统。同时，财务系统的应用需要集团公司先统一编码、流程、制度、数据库以及共享平台，并充分利用资金集中管理、企业集中采购、交易协调、报表集中管理等功能开展财务管理工作，有效提升了数据处理效率，促进集团公司财务集中管控成果。

（二）提高系统运行效率

传统的系统架构数据库数量较多，企业需要对各项数据进行独立储存。通过对财务系统的重构与升级，可以解决数据处理效率的问题，系统间的对接打破了信息孤岛现象，进一步强调财务数据与非财务数据之间的关联性，也有利于会计处理和数据获取等工作；财务系统的应用可以满足集团公司核算数据增长速度以及财务管理工作对系统和硬件的要求，并采取财务系统的网页登录，发挥防火墙的监控作用，有效隔离了外部因素对集团公司财务系统非法访问请求，实现集团公司财务系统安全运行。

（三）提升财务核算效率

确保系统具备会计凭证自动化处理功能。以财务核算中心为平台，建立业务数据管理逻辑表，依据对照设定和凭证规则设定，系统可以将业务流数据转换自动生成财务流的数据凭证。这种管理方式改变了传统的手工录入凭证模式，由系统自动生成大批量数据，有效提升了凭证的处理效率。

（四）实现业财一体化

通过搭建数字化的财务核算中心，同时建立业务数据集成，由系统实现对业务数据的每日定时抓取，并建立业务数据自动核对，为财务核算工作提供准确的数据支持。传统系统需要以不同的下属子公司为基本单位，实现数据汇总，这种数据采集的方式程序烦琐、效率不高；升级系统以集团公司为主体，统一核算、集团管报、集团合并、集团对账、交易协同等管理模块的运行下，形成业财一体的集团管控系统[3]。

四、企业财务系统构建的注意事项

（一）加强领导重视，发挥内外部门间协作效应

财务系统重构最明显的优势在于提升企业整体的工作效率，财务会计人员可以将数据采集、报表编制、会计凭证处理等工作移交至新系统中完成，会计人员也有更多的精力投入到决策支持、资金统筹、财务管理、税务筹划、预算预测、控制评价等工作当中，实现企业财务管理工作价值最大化。基于此，集团公司的管理层人员应当充分重视财务系统重构在价值创造方面的作用，加强与外部软件开发机构之间的联系，建立合作开发团队，并投入充分的资金、资源和人才，共同开发符合企业经营业务特征的财务管理软件。另一方面，财务管理工作是一项系统化的工作，与业务活动关联较为紧密。在财务管理信息系统应用过程中，必然会影响到业务活动的基本流程。因此，集团公司应当以业财一体化作为财务管理模式的发展目标，强调财务部门与业务部门、信息管理部门的协同效应，通过财务指导业务、业务反馈财务，信息部门搭建财务部门与业务部门的管理模式，提升企业的财务管理水平，能够充分发挥财务系统在工作效率提高方面的作用。

（二）改进财务管理手段

在财务系统重构的过程中，除了与软件开发部门共同开展服务器配置、表单模板配置、系统上线运营测试等工作，还要结合系统功能与操作，通过组织结构重建、业务流程梳理、管理职能细化等工作，在财务部门、业务部门、信息技术部门的合作下，共同开展系统适配运营活动，并确保财务管理工作与财务系统相匹配。同时，在财务系统功能，逐步完善的过程中，集团公司也需要围绕财务管理工作，制定相应的财务管理规章制度，适应当前的信息环境。具体来说，完善的财务管理制度，应当包括财务流程审批制度、财务会计核算制度、报表编制制度、预算管理制度等。通过完善财务管理制度，可以进一步明确财务系统的完善方向，充分发挥系统在财务流程优化、会计数据整合、会计凭证自动生成、合并报表有效编制和预算执行进度实时监督方面的作用。财务系统协助会计人员开展财务管理工作，财务会计人员利用财务系统提高财务管理效率，既达到了改进财务管理手段的目的，也实现了系统与手工高效合一。

（三）统一会计科目，完善核算体系

在财务系统重构的过程中，为了实现集团财务核算地集中管控，集团公司可以对会计核算科目进行统一设置，既要满足总公司和子公司的业务需求，又要确保总公司与子公司的会计科目增减一致，会计科目名称一一对应。对此，企业必须重视会计科目增减变动的权限管理。如果出现新增业务，子公司可以向集团申请增加，由集团统一增减变动。

关于会计科目建设过程中注意事项包括：其一，会计科目的期初录入一定不能出错，如果与原系统相比会计科目有变更，则需要整理原系统与新系统的会计科目对照关系，方便多家子公司按照对照关系统一录入期初；其二，对于拥有境外子公司的集团企业，还要注意原币与本币期初录入的准确性。

（四）加强基础辅助档案管理

对于需要企业统一管理的重要档案，集团下属子公司具备使用权利，但不具备维护管理权利；对于需要分级管理的档案，集团下属子公司可以维护与自身基础档案相关的内容；对于自行管理档案，直接由下属子公司自行开展维护和管理工作。但在这一过程中，集团公司要注意对以下三类基础档案的管理工作：其一，客商档案，即供应商档案和客户档案。系统重构前的历史客商档案不要有简称或是缩写，不要有重复的客商名字。通过系统重构，梳理原有客商档案，补全简称或是缩写的客商档案名称后，客商档案重复项合并。在业务发生过程中，建立客商档案新增及管理规则，如果一部分基础档案由业务系统同步至财务系统当中，还有一部分供应商或客户的档案，需要由财务人员在财务系统的客商档案中新增；两部分档案不要增加重复，同时需要在编码上区分系统和非系统新增。通过对期初客商档案的梳理和对业务发生过程中客商档案新增和管理规则的制定，可以防止客商档案混乱，财务信息中的往来管理混乱。其二，部门档案及人员档案。部门及人员档案通常可以由人力资源部门的系统推送至财务系统，再由财务系统推送至流程报销系统，流程报销系统经过费用填报以后，再同步至财务系统生成会计凭证。如果部门人员档案是由系统同步的，在这一阶段需要明确规则、权限和系统管理员人的职责，并在人力资源部门的协同参与下，同步更新部门及人员档案。故人力资源部门同事需要熟悉相关规则，避免管理链条运行出错。如果集团部门人员不经常性变动，也可以直接在财务系统中增加部门人员档案信息，同时也可以选择系统间同步和直接在财务系统中增加共同完成，根据自身的业务情况选择。其三，银行档案。银行档案非常重要，是反映集团各银行账户信息的具体情况，可以由集团公司与银行建立合作关系，统一开设银行账户。一级银行账户由集团公司统一开户和增加，子公司仅具备增减分账户的权利。

（五）加强现金流项目档案管理

现金流量基础档案在财务管理系统中可以依据项目设置四级科目核算，可以生成一级现金流量表和末级现金流量表。现金流量项目的调整最好选择集团公司的财务部门统一控制，子公司在业务方面有新增需求，需要向总部申请，可以实现集团统一管控。现金流量项目也可以挂在货币资金对方科目，会计科目设置上可以采取设置常用现金流量项目的方式。当会计科目有现金流量时，会自动带来设定的常用项目。此处需要注意的事项包括：其一，由于现金流量表项目挂在货币资金对方科目，一个会计凭证中只需要有货币资金项目，其他记录都会带来现金流量，这就需要财务会计人员在编制和审核凭证时加倍注意，避免虚增现金流量。其二，统一现金流量项目的入账规则，建立现金流量项目参照手册，明确筹资活动、投资活动和经营活动等各类现金流量项目的归集流程，为现金流量表编制提供准确的数据基础。

结语

综上所述，在大数据背景下，以集团公司业务发展需要逐步完善财务系统，是企业提升财务管理水平的必然途径。在这一过程中，集团公司应当以财务系统重构的必要性、目标、重构措施为基本流程，并确定财务系统重构过程中需要注意的关键事项，建立统一化、标准化和流程化的财务管理系统，为集团公司的健康发展提供保障。