新时期市政工程档案管理信息化路径探索

王志军

摘要：市政工程是关乎民生的国之大计——道路修整、民政设备维护、工程风险勘测等等，都是市政工程的一角。市政工作在促进社会主义经济持续稳定发展，人民安居乐业上发挥着至关重要的支撑作用。对市政工程档案进行高效管理能使后续工作人员通过借鉴案例中的经验获得管理机智，实现资源利用的最优化。信息化是新时期科技革命的标志，信息化的席卷为档案的高效管理提供了强而有力的壁垒。

关键词：信息化;市政工程档案管理;信息化;探索

引言：

市政工程是基本的民生建设工程，它着眼于解决人民生活中的困难，提供更便捷、更舒适的生存环境，这些功能决定了档案管理在启发后来者实现新突破上的重要性;档案管理将市政工程的整个流程完整保存下来，对后续工程建设具有重大意义。下文分角度论述信息化在档案管理中的优势及应用路径。

1.市政工程档案管理信息化的优势：

首先，节省人力、物力资源;这是施行信息化最直接的优势——资源的最优化。传统工程档案以纸质文档为载体，存储流程主要由文档整理、编号命名、上架存储等构成，这对负责人的专业度以及客观存储条件都有一定要求。人无完人，如果负责人编号失误，在档案堆积如山的档案室内，要想找到一份既定档案将如大海捞针;物力也是一样的道理，一个市政工程案例的解决不是一张纸就能打印完的，更不用谈工程中的变更和突发情况，这也是传统纸质文档存储的一大弊端。信息化管理融入后，档案员可借助计算机进行智能操作，例如：在编号时的输入条件除了编号（系统自动生成，避免人工操作的误差），还可以输入工程名称，设置关键词搜索等等;还可实现母子账号补充输入、系统签核等功能，简化原本繁冗复杂的手工工作程序，并提高数据精确性;多人交互操作，更使得精确性更加完善。附着于信息化之上的无纸化办公模式也省去了纸张打印，节省了物力。

其次，提高成功案例重复利用率;在上文笔者有提到信息化的“关键词设置”功能，这里展开讲解。在传统以纸质文档为存储媒介的工作模式下，后来者想借鉴之前的工程案例可以说并不简单甚至需要大费周章，编号、存储位置等因素的不稳定性会直接影响搜索结果，而且场所还非常固定，必须要到存储室才能操作，十分不方便。通过档案信息化系统的介入，输入案例关键词就能看到之前相关联的案例方案，而且在时间、地点上都更加个性化。例如，想查询之前关于桥底病害的工程档案及处理方式，在系统中输入“桥”“病害”两个关键词就能看到所有与之相关的案例详情，为工作人员提供了间接的经验参考，只需在有电脑和网络的地方就能操作，工作人员的工作环境中利用手机也能即时获得目标档案。这样已结案的成功案例就不再是沉睡的，而是时刻保持清醒，档案库更是常用常新。

最后，资源共享，提高工作效率。笔者上文提到“母子账号补充输入”，这是实现资源共享的方式。通过设置母账号对档案进行删减管理和必要的整理，从宏观上进行操控;通过设置子账号让各个工作人员都能取阅档案内容，子账号不能增删以保证档案库的客观性。同时领导可通过账号直接进行系统审核签署确认书，省去传统操作打印、签署、上传的麻烦;简化工作流程，提高工作效率。例如，若干工作人员一起参与了邯郸市北环路的综合整治工作，每个工作人员在工作中的角色和任务分工都不同，工作人员通过登录自己的子账号输入特定板块的工程内容（根据系统要求），在一定程度上保证了工程资料的客观公正性，提高了档案的参考价值。

2.市政工程档案管理信息化路径：

首先，完善信息化设备配置;合理的设备配置是档案管理信息化工作展开的客观前提，各市政工程处应根据自身经济投入配置比例相当的计算机软硬件设备，并指派专人负责设备维护保证网络安全，防范网络黑客。例如，鄂尔多斯市东胜区市政局就在2021年3月向社会公告标书采购多台计算机设备用于信息化档案建设工作。我们必须以辩证的眼光来看待和运用信息化，既要充分利用其优势，也要防微杜渐提高安全防范意识，定期将档案信息进行拷贝备案，将潜在风险减少到最低。

其次，加强意识和技能培训;这里主要指信息化意识和实际操作技能。虽然信息化对于档案管理工作有积极的促进作用，但发挥其作用的前提是拥有正确的操作。首先工作人员要树立信息化意识，可通过专人培训使工作人员从传统的书写、手工归档的意识圈中走出来，正视信息化的积极作用，并由衷地接纳它，这样才能和技能培训相得益彰，互相促进。技能培训是确保信息化精确性的重要举措，通过对工作人员进行软件操作讲解、常见问题答疑、潜在风险讲解等方面的培训，让工作人员对信息化作业产生有更深刻的理解，便于他们更好地利用信息化。

最后，定期检查：提高安全，避免疏漏;检查是减少错误的直接办法，如同考试时做完所有题目后要检查一遍再交卷的道理是一样的。信息化作为一个新的存在，在前期的磨合中必定有诸多地方需要完善。市政工程处应指派专人负责信息检查确保其准确务实性，避免因疏漏导致的不实，还可以通过设置奖惩机制提高员工的警觉度，尽量做到“一次做对”，避免重复工作影响工作效率;宏观方面，网络安全检查工作也不容小觑。例如，2021年5月，河南省委、郑州市委、高新区委每年定期举办题为“网络安全训练周”的巡查活动，定期开展信息化技术远程检测和实地检测，营造了良好的信息化氛围，提高了全民网络安全防范意识。

3.结束语

市政工程是社会主义现代化建设的重要组成部分，它将人民的需求与国家的利益紧紧联系在一起;市政工程档案管理信息化是大势所趋，它是市政建设强有力的精神后盾，能促进市政建设工作的可持续发展，是改良新时期档案管理工作的有效武器。

参考文献：

[1]胡天明. 市政工程质量及施工技术管理路径探索[J]. 砖瓦世界，2019，000（012）：86.

[2]郅航宇. 新时期市政工程档案管理信息化创新路径[J]. 2021（2015-15）：144-144.

[3]张西峰. 新時期市政工程档案管理信息化创新路径分析[J]. 信息周刊，2019（33）：1.