关于ZY医院财务报销一体化系统的分析及思考

摘要：ZY医院为一家省级三甲医院，收支规模在不断地扩大，资金支出业务呈现出快速增长态势，目前的财务报销仍是传统的手工签批报销模式，财务人员仍然每天埋头于审核、付款、叠凭证附件和贴银行回单的重复性工作中，效率低，易出错，职工报销满意度低。在信息技术高速发展背景下，对财务报销流程及方式实施一场根本性变革亟待推进，以期提高报销效率，加强医院精细化管理。

关键词：财务报销;报销一体化;OA系统;预算管理

一、研究背景

（一）绝大部分报销人员对财务报销不熟悉，在报销封面填写上容易出现：报销单据封面涂改，大小写金额填写不规范，封面破损等等相关情况，使得财务审核人员需要反复核对封面与单据。

（二）医院的科研经费较多，科研经费的负责人大多都是医院主任，临床主任科研、医疗工作繁忙，因此经费大都由学生来负责管理。学生初次来报销，一般不了解报销流程，从如何贴原始凭证到如何写经费报销审批单，财务人员都要一一讲解，几年之后学生毕业，同时就会新入学一批，因此财务人员对于报销流程需要重新教授一遍，这种周而复始的讲解，占用了财务人员大量的工作时间，增加会计人员和报销人员的沟通成本，甚至造成不必要的矛盾冲突。

（三）以往的报销模式信息化程度低，核算内部控制主要依靠人工解决。例如项目经费的支出情况都是在纸质版经费管理本子上进行登记，每支出一笔需要经费管理部门及财务人员签字，这不仅加大了审核人员的工作量，而且存在较大的财务风险。

（四）根据报销类型及业务的不同，不同的单据要找不同的人员审批签字。一笔报销单首先需要送给项目负责人或科室负责人签字;然后是财务预审，如果有单据不全或是手续不全的情况需要往返财务多次;最后是领导审批，由于最终审批人员一般都是院领导，他们分管部门多，院务繁忙，报销人员经常跑空路，导致一次报销可能要拖很久才能走完审批流程;领导审批完成之后就是出纳支付，报销人员最后还需要把所有签批好的单据送到财务报销相关款项。一笔报销单至少需要跑四次才能完成，并且需要花费大量的时间在排队报销上，职工大多对现有的财务报销流程颇多怨言。

随着医改的不断深化，精细化管理是公里医院管理追求的目标。财务报销审批是会计核算的入门基础环节，也是财务内部控制的重点。如何利用信息化技术，优化审批流程，提高财务工作效率，提升医院职工的满意度，是医院目前急需解决的问题。

二、ZY醫院报销情况

（一）ZY医院信息化背景

ZY医院于2017年建设实施OA综合办公系统，其中包括流程管理模块。该模块涵盖了ZY医院大部分的行政事务类单据的申请、审批、执行、分析过程，并能在PC端，手机端访问系统提交申请、审批。系统于同年上线运行，截止到止目前为止，系统运行稳定，院内职工已基本习惯适应OA系统的操作习惯。

2018年，因业务管理需要，ZY医院建设实施了HRP系统，该系统包含预算管理，财务核算管理，报销管理，采购管理、合同管理等模块。各模块均存在业务流程需要从系统内发起申请及审批，例如报销管理模块中的报销单，采购管理中的物资采购申请等。而在实际应用中发现，从HRP系统中发起各类业务流程，存在以下问题：

1、HRP是相对严谨的管理系统，界面没有OA系统灵活、友好。无法根据客户的实际需要任意的调整录入界面，在HRP中发起和审批申购流程，降低了职工的操作体验。

2、报销业务，全院的报销业务的发起和审批，涉及到各部门和很多领导，操作人员范围广，而之前广泛的操作职工已经习惯了OA系统发起流程，在HRP中发起和审批申购流程，改变了职工的操作习惯，同时HRP在内网运行，无法满足全员应用。

3、目前除了报销业务，采购申请业务在HRP系统中发起，其他行政相关申请及审批依旧在OA系统中发起，导致职工操作和领导审批需要频繁在两套系统中来回切换，大大降低了工作效率。

4、ZY医院内部的资源及信息不能沟通共享，会计工作仍然是事后报账，孤立存在于业务部门之外。同时职工进行报销仍然是纸质报销，需要从部门审批、财务预审再到领导审批，基本上跑各个部门签字就占用了一天中的大部分时间。

5、传统的会计信息处理都是在业务发生之后对会计数据进行采集，没办法对一段时间的财务信息进行实时全程跟踪。

因此，从提高效率，降低成本，实现业务全覆盖的信息化建设目标出发，就需要实现OA系统和医院HRP系统之间的深度集成，让职工在OA系统中发起所有的申请流程，并在OA系统中完成审批，最终将结果传送回HRP系统中完成后续的财务核算业务，从而不改变职工的使用习惯，以提高财务管理的工作效率和质量，增强医院财务管理水平。同时，考虑到原OA系统建设时间相对较早，随着ZY医院不断发展，内信息化建设逐步提升，对信息系统的要求也越来越高，现有的OA系统已经不能满足当前的管理需求。

（二）报销一体化系统介绍

为了解决传统财务报销模式中存在的各种问题，特别是从根本上解决职工排队等候“报账难”问题，职工在OA系统中发起所有的申请流程，将所有的原始单据拍照或扫描完成附件上传，并在OA系统中完成审批，最终将结果传送回HRP系统，再由HRP系统完成后续的财务核算业务，构建一体化网上报销体系。在这一体化信息系统下，职工办理报销业务时，需在OA系统中填报报销单，并提交报销单据至项目负责人或科室负责人，项目（科室）负责人通过手机APP（企业微信）或者电脑登录OA系统，对报销人提交的业务进行在线审签，无需面对面审签。报销人打印已由项目（科室）负责人通过网络审批通过的业务单据信息表，连同原始票据递交财务部门接单审核窗口，经接单财务人员进行审核后即可离开;后面再由财务人员发送至单据审批的相关领导处进行线上审批，企业微信及电脑OA均可以进行审签功能;待领导审批完成，可直接发送至出纳进行支付转账，报销人员可通过查询OA系统流程跟踪进行实时查询报账进度。

三、报销一体化的特点

1、职工在OA系统填写报销单，在OA系统校验报销标准和预算执行情况。OA系统从HRP系统读取预算数据进行展现。

2、职工填完报销单后，提交进入审批环节，系统对预算数据进行二次审核，如果预算不足，不允许提交。否则则正常进入审批环节。

3、在财务审核环节，系统根据预算项目和核算科目之间的对应关系，生成核算科目。财务人员可在此环节进行修改调整。财务人员审核通过之后，在OA系统中继续完成审批过程。

4、审批全部通过之后，OA系统根据HRP的系统接口，自动生成财务凭证，传递到HRP的核算模块。

5、线上审批，报销人在网上发起报销填报工作，通过互联网传输到相应领导或项目负责人，依靠电子签名即可实现审批，打破了以往当面审签、报销的时间与地点限制。

四、实施报销一体化的意义

1、在OA一体化报销体系下，系统对报销人使用的项目有明确的分类与限制，能够有效避免误申报和使用项目经费的现象;项目预算的各项控制额度能有效控制其超支，保障预算的顺利执行;出纳由手动在网银上录入支付信息改为系统自动提取，不仅减少了烦琐的工作量，还提高了支付的精确度，避免了相关财务风险。

2、OA报销一体化体系下，报账人员无需多次往返财务部门及领导办公室，在财务预审环节，预审完成提交所有原始单据之后即可离开，这样很大程度上缓解了现场排队报销问题，減轻了财务人员的工作压力。财务人员可以在后台按部就班的处理报销业务单据，企业微信也可实时推送信息查询，方便职工随时随地查询，优化了财务的服务质量。

3、电子档案系统通过与智能报销系统和会计核算系统对接，可存档大量原始数据信息，可以直接提取到报销人员上传的审批通过的原始凭证影像，并与会计核算系统的电子凭证相匹配，自动生成电子档案数据，实现了档案管理的自动化、规范化和高效性。

五、结语及展望

随着智慧医院将成为未来医院信息化的主要发展趋势，财务信息化管理是医院信息化最直接的体现，也是财务管理中的核心部分，ZY医院对财务管理信息化的需求程度也在不断地提高。未来还需要从以下几方面来完善OA报销一体化财务审批报销平台。

（一）连接银医直联，真正实现一体化

将OA连接银医直联，完成资金的实时在线支付，打通资金支付的最后一个环节，使得支付状态自动同步至OA报销系统;

（二）增加发票查验功能，降低财务风险

引入发票查验功能，用扫描仪对发票二维码扫描，识别真伪，在线查验查重。规避虚假和重复发票报销引发的财务风险。

（三）由于系统刚上线，医院院内科研经费项目较多，科研项目的繁杂，实现科研项目报销仍需要从HRP中实现到账登记，才能再进行报销。使得报销流程仍然在完善中，还没有形成一个很完备的系统。

参考文献：

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[4]陈昌荣.一体化财务报销的三大注意[N].中国会计报，2013-08-02（011）.

作者简介：罗婷，女，1995年10月，汉族，皖宿松，本科，初级，会计，财务管理。