企业档案信息化建设与服务创新思路构建分析

王威

摘要：傳统的档案管理模式已经不能满足人们的多元化需求，为了使我国的企业能够在信息化时代的影响下得到良好发展，必须要尽快落实数字信息化建设，开展创新服务，提升用户的满意度，从而促进企业的持续发展。

关键词：企业;档案管理;信息化管理

中图分类号：F457  文献标识码：A

引言

企业对推进社会经济的可持续发展、稳定社会秩序都有着极为重要的影响。社会在不断进步的同时，各部门的工作量逐年增加，企业工作类型多，工作内容繁杂，并且涉及大量的资料信息数据需要处理。面对大量的工作，对相关工作人员提出了更高的要求。为了高效合理地划分与归类各种信息数据，必须积极推进档案管理信息化建设与发展，对于企业而言，既是机遇，更是挑战。

1企业档案信息化建设的重要性

企业作为综合性部门，在日常管理过程中，工作内容繁多，且类型复杂，其中档案管理工作便是极为关键的部分，其与企业的经营管理以及日常业务的有序开展密切相关。首先，互联网技术在快速发展与普及之前，企业档案管理工作模式相对单一化，通常会以纸质材料为载体记录和保存相关信息数据内容，但是由于纸质材料自身的特性，在保存过程中存在一定的劣势和不足。纸张容易受到环境条件的影响，一旦受潮便会慢慢腐烂和褪色，字迹变得模糊，且纸张容易受损，这样便会增加工作人员的管理难度。其次，纸质材料相对脆弱，比较容易受到人为因素的破坏和影响，如果受损，修复难度非常大。而对于珍贵的档案信息资料，一旦损毁，将会造成无法估量的损失。所以，档案信息化管理具有重要的现实意义，通过现代化互联网信息技术手段，将档案信息存储和备份到计算机互联网当中，这样能够有效避免档案丢失损坏的情况发生。最后，档案管理工作涉及大量的内容，且繁杂多样化，传统纸质材料保存方式，后期如果经常反复的查看和翻阅，这样便很容易会造成纸张破损，或者丢失。纸质档案需要大量的纸质材料，管理工作量大，如果档案信息数据太多，分类自然也更加繁琐，查找过程中费时费力。而将信息数据储存到计算机平台当中，并对其进行备份和归类保存，在需要时，便可通过检索功能快速查找到相关信息数据和档案资料，以便工作人员使用。这样也能够大幅度提升企业档案管理工作效率，同时也能够有效提高企业的整体服务水平，树立良好的部门形象，为企业的稳定可持续发展提供基础保障。

2企业档案信息化建设与服务创新思路构建分析

2.1完善档案信息化管理制度

企业在进行档案信息化建设时，会涉及到众多的内容，主要有信息的使用、归档、管理以及信息录入和手机等工作内容，为了保证档案信息化建设的整个流程都能进行规范化和科学化的操作，必须要完善档案信息化管理制度。首先，在信息录入的过程中，必须按照国家规定的统一标准对档案的载体、指标和参数进行执行。其次，在信息归档环节，负责档案信息收集的部门一定要对具体的收集方式、范畴以及时间制定相应的规范制度，使相关的说明、描述、附件以及目录都得到进一步的完善，提升档案信息的准确度和完整度。然后还有建立严谨的保管制度，要对档案资料的维护措施、调取要求以及存储方式等进行明确;提升使用制度的规范性，主要包括系统传输、复制拷贝、现场查阅等，每个环节都设定实名登记功能，不仅要细化工作内容，还要细化负责人，这样才能为档案资料的安全性提供更强的保障措施。最后，要制定档案信息资料的备份制度，这样能够为档案资料的安全提供双重保险。

2.2完善相关的服务设施

档案信息化建设从本质上来讲就是利用计算机技术在网络平台中搜集和储存相关的档案信息，来实现对信息资源间传输和加工的目的。企业在档案信息化建设的进程中，应该结合单位的实际情况，有效地利用计算机技术，使其发挥最大的功能，另外，还要对相关的电子信息设备进行统一管理，使相关的电子信息设备得到充分的利用，大幅度提升它的作用效果和使用周期。另外，企业还应该统一管理档案信息化建设所需的信息化设备，确保相关的档案管理设备资源能够得到合理的利用。

2.3提升信息化档案管理的安全技术

现阶段，企业在构建信息化档案管理体系的过程中，不仅需要依据自身的实际情况，为档案管理部门添置部分软硬件设施，还需要通过制定档案信息安全管理制度、设置信息化管理平台防火墙等方式，提升档案管理工作的安全性。首先，在构建档案管理信息化平台的过程中，企业可以在考虑到自身工作内容、社会信息化发展水平等信息的基础上，搭建管理软件安全防火墙，通过这样的方式进一步提升企业档案信息管理的安全性。其次，企业可以由专门的工作人员定期对档案管理部门计算机进行检查，保证计算机能够正常运行，如果在进行检查的过程中发现计算机内出现了木马或者病毒，必须及时进行清除。最后，由于企业的档案管理工作存在着一定的特殊性，因此，为进一步提升档案管理工作的安全性，档案管理部门需要依据自身的工作情况，建立科学有效的计算机使用制度，举例来说，企业方面可以通过要求档案管理部门的工作人员在电脑操作的过程中，严禁使用电脑连接外网、禁止外界U盘与存放档案信息的电脑相连接等方式，保证档案管理工作的安全性。

结束语

综上所述，伴随着我国社会经济水平的飞速发展与进步，在企业规划其档案信息化管理时，需要对规划进程步骤进行提前实现，并将信息安全工作进行完善，选择全新的档案管理方法开展相关工作。与此同时，现阶段的企业改革期间，针对挑战要理智面对，并进行不断创新，将传统档案管理方式融入其中，推动企业档案管理不断完善和发展。

参考文献：

[1]江蓉.提高企业档案管理信息化水平的策略研究[J].大众标准化，2020（23）：214-215.

[2]孙美芳.新时期企业档案管理信息化建设创新探讨[J].产业科技创新，2020，02（25）：107-108.

[3]刘晓莉.企业档案管理信息化建设创新思路研究[J].参花（上），2020（09）：134.