突发公共卫生事件档案工作模式初探

王小雨 张伟一 朱 亮

淮安市第一人民医院 江苏淮安 223300

根据我国《突发公共卫生事件应急条例(2003)》，突发公共卫生事件是指突然发生、造成或者可能造成社会公众健康严重损坏的重大传染病疫情、群体性不明原因疾病、重大食物和职业中毒以及其他严重影响公众健康的事件，包括传染性疾病、食物中毒、有毒有害物质污染、突发自然灾害、意外事故等多种类型。突发公共卫生事件聚集有者突发性、危险性、社会性的特征，其发生不可预测且会对人民群众生命与健康以及社会稳定与发展造成巨大的伤害。在突发公共卫生事件的管理中，相关档案资料有着重要的应用价值，档案管理工作必须要引起重视和关注[1]。

1 突发公共卫生事件档案特点

1.1 档案内容、类型复杂

突发公共卫生事件档案的内容包括了相关事件全过程的全部资料和文件，在内容上涵盖了相关政策以及有关部门文件、事件应急处理方案、处理技术、事件现场工作以及相关设施设备的信息资料等，在内容载体上则涉及到纸质档案、实物、多媒体文件等多种类型，如文件、报表、证书以及电子文档、音视频资料等。突发公共卫生事件档案在内容及载体上呈现出复杂多样、多元化的特点[2]。

1.2 档案工作非程序化

由于突发公共卫生事件的发生难以预测，因此相关档案工作的开展也同样具有着突发性的特征。突发公共卫生事件档案工作的开展通常会以相关事件的发生作为主要起点，同时需要在工作过程中结合突发事件的影响范围、危害程度等方面对工作方法、方向进行及时调整，相关管理人员所处的工作环境、条件也是复杂多变的，在整个档案工作开展中有着较强的动态性，多数情况下无法按照传统档案管理程序进行，档案管理的方法、环节、流程都表现出非程序化的特点，使得管理难度较大。

1.3 档案专业性较强，人员要求高

突发公共卫生事件与一般的临床医疗工作不同，为了全面、科学的对相关事件进行描述和记录，其除了涉及医疗急救专业知识以外还涉及到社会学、心理学、管理学等多个领域，在档案内容上有着更高的专业性，再加上档案内容及载体复杂多样，管理工作非程序化特点突出，使得相关管理人员也必须有着多方面的专业知识和较高的管理水平，能够对复杂的突发公共卫生事件进行有效梳理、判断，科学、高效收集整理档案，落实相关档案管理、决策服务工作[3]。

1.4 档案资源开发利用的局限性

突发公共卫生事件档案涉及医疗卫生、安全措施、核心技术等较敏感的文字内容，而档案内容还包括专利技术或不能被公开甚至是涉密的材料。因此，国家、省、市等各级层面，通过传媒公开的相关信息是有限制的：只有不涉密的内容才能被公开，凡涉及技术保护、安全范畴等问题，必须做好相应的保密工作，一定要处理好公开与保密的关系。作为档案保管人员，在提供利用事件的档案文字内容时，必须遵守档案保密规定，严格审查借阅者的身份、类别及阅档范围[4]。

2 突发公共卫生事件档案管理的现实价值

突发公共卫生事件档案是对相关事件全过程的记录和反映，相关资料和文件的收集、整理以及有效管理对于事件的应对处理以及后续管理环节都有着重要的参考价值，突发公共卫生事件档案管理工作的开展有着重要的现实价值。

2.1 为突发公共卫生事件宣传教育开展提供全面详细的参考资料

鉴于突发公共卫生事件的突发性和不可预见性，除了事件发生后的应急处理以外，日常对医院、社区、学校等单位以及人民群众开展宣传教育，提高其对突发公共卫生事件的认识、防范意识、自我保护能力、急救自救能力等工作也是降低相关事件发生几率，减少事件危害的重要环节之一[5]。通过加强事件档案管理工作，对以往真实发生的事件信息进行收集、整理、编研，可以为相关宣传教育工作的开展提供良好的参考资料，利用事件的真实性来增强对各单位和人民群众的教育效果，提高其防范意识并能够正确对待相关事件，提高其应对公共卫生事件的能力。此外，即使是在公共卫生事件发生后，相关档案管理工作的开展也能够实现对当前事件发展情况、处理进程等资料的快速有效处理，进而将相关信息向广大群众进行公布，并有针对性的开展事件中的宣传教育，避免出现群体恐慌，保障相关处理措施的顺利执行和群众良好配合[6]。

2.2 为突发公共卫生事件处理应对方案制定提供科学的决策支持

在突发公共卫生事件发生后，核心目标就是及时制定应对方案对事件进行有效处理并将其造成的损失降到最低，这对于相关单位部门的决策效率、质量有着非常高的要求。而通过落实、强化突发公共卫生事件档案管理，可以从以往发生过的类型事件中总结相关经验，找出事件根源，同时结合当前事件现有资料信息的整理实现对事件发展形势的有效预测，进而为相关决策的科学性、全面性提供有力保障，保证事件应对方案的制定能够精准的命中事件根源，同时全面控制可能出现的各种风险，实现相关事件的高效、高质量解决[7]。

2.3 为突发公共卫生事件应对处理成果检验提供全面的数据支撑

通过突发公共卫生事件档案管理工作对相关事件处理的全过程进行有效记录和资料整理，可以为事件处理过程中相关单位监督监控事件处理工作以及对事件处理完成后事件应对工作成果的检验提供有力的数据支撑。相关单位通过整理突发公共卫生事件相关资料信息，从中找出本次事件中反映出的管理、技术等方面的不足，总结事件中出现的良好经验、技术和方法，可以推动突发公共卫生事件预防、医学科研等多个领域的研究发展。

2.4 为突发公共卫生事件应对处理渠道建立完善的预警防御系统

通过“新型冠状病毒肺炎疫情”事件，让公众对突发公共卫生事件有了更新的认识，从公共卫生角度来看，新型冠状病毒肺炎疫情突发事件突显了我国在突发公共卫生事件预警的管理机制和处理能力等方面的薄弱环节：信息渠道闭塞、数据利用不全面、反应能力滞后、应急措施不及时等。突发公共卫生事件一经爆发必将危害极大，对卫生防御体系的建立必定是严峻的考验。针对随时可能发生的突发性公共卫生事件，卫生防疫部门在逐渐完善和加强应对卫生突发事件的预警系统建设。所谓预警防御系统，顾名思义就是一种集事前的预防和事后的处理于一体的保障体系。完善的档案管理系统，特别是突发公共卫生事件档案的完善，也是档案工作的一项重要内容。利用档案工作的完备，必将使事后处理能力体系更加巩固，因而可反复利用于下一次的突发事件的预警系统。使得往复循环形成一种良性循环的格局趋势[8]。

3 突发公共卫生事件档案管理存在的问题

突发公共卫生事件档案管理对于多个方面的工作开展都有着重要的作用和价值，不过在实际管理工作的开展中，由于受到事件本身突发性、社会性特点以及档案工作复杂性、专业性、非程序性等因素的影响，突发公共卫生事件档案管理中还存在着一些问题对档案作用价值的发挥造成了一定的影响。

3.1 突发公共卫生事件档案管理力度和质量不足

当前在突发公共卫生事件档案管理工作的具体执行和落实中还存在着一些的困难和阻力，导致相关工作的质量、效率较差，其主要体现为：①不重视档案管理工作开展。由于大多突发公共卫生事件性质紧急，相关工作关注点主要集中在宣传教育、应急处理等执行性工作上而忽视了档案工作在相关工作中的重要作用，从而导致档案工作开展缺乏重视和支持[9]。②缺乏良好管理规范和机制。突发公共卫生事件档案的非程序性特点使得相关工作开展难以建立统一的流程，在相关管理规范和机制的制定上也不够具体、有效，导致了档案管理工作开展存在着盲目性、不规范等问题。③档案管理水平有待提高。突发公共卫生事件档案内容及载体复杂多样，专业性要求较高，然而当前医院档案管理人员大多进对常规档案管理较为熟悉，其能力水平无法满足突发公共卫生事件中档案管理需要。

3.2 突发公共卫生事件档案管理信息化建设落后

突发公共卫生事件的突发性和不可预见性使得档案管理工作对于工作效率以及档案内容时效性有着较高的要求。例如，在疫情防治工作中，对于患者、疑似患者的及时隔离收治、流行病学分析工作需要及时获取相关资料信息作为支持，档案资料的便捷、快速共享交流对于区域化防疫网络的建设也有着重要推动作用。只有保障档案工作的良好效率，保证档案时效性才能够为突发公共卫生事件的及时、高效处理提供有力保障[10]。当前信息化数字化技术的发展为档案管理工作效率的提高提供了良好的技术支持和发展方向，然而部分医院在档案管理信息化建设上还相对落后，导致档案工作效率受到了一定影响。

3.3 突发公共卫生事件档案编研工作落实不到位

多数医院当前在突发公共卫生事件档案管理中仅重视对于相关资料、文件的收集和整理，对于档案资料的实际利用却相对较少。档案编研是指对档案资料进行汇编和研究，通过对原始档案进行加工而获得二次、三次或多次文献的过程。通过编研工作可以实现对突发公共卫生事件档案资料中有价值信息的有效提取和整理，为相关工作开展提供支持，充分体现档案价值。然而当前部分医院突发公共卫生事件档案工作落实不到位，相关工作开展流于形式或者编研方法传统、陈旧，导致编研成果难以发挥其真正价值。

3.4 突发公共卫生事件档案工作提前介入力度不够

提前介入到突发性公共卫生事件中去，往往发生突然，发展迅速，事态的发生，发展过程中常有许多不确定因素出现；由于突发性公共卫生事件档案中形成的科学经验和规范做法可以指导往后的突发公共卫生事件的处理，使得档案管理人员在第一时间介入突发公共卫生事件成为必要和可能。突发公共卫生事件中形成的档案资料是珍贵的信息资源和财富。档案管理部门要以对历史负责、为现实服务、替未来着想的高度责任感和使命感，提早介入到突发公共卫生事件的档案管理中去，坚持积极出击，及时跟进，深度介入，主动参与，使突发性公共卫生事件档案建设得以准确性和科学性，这是档案管理者建立突发性公共卫生事件档案体系的重要环节[11]。

4 突发公共卫生事件档案工作模式的优化对策

4.1 完善突发公共卫生事件档案管理，全面优化提升档案工作质量

首先，医院要提高对相关档案工作的重视程度，明确在突发公共卫生事件事前预防、事中应对、事后总结等各个环节中档案资料的应用，将档案分析总结作为相关工作开展的固定环节，提高相关档案工作在突发公共卫生事件应对中的地位体现。其次，医院对突发公共卫生事件档案管理工作相关机制、体系进行完善，通过总结以往相关事件发生发展特点，制定出档案统筹管理机制和上层框架，明确档案管理主要内容和方向，对突发公共卫生事件事前、事中、事后的全过程档案管理模式、流程实行动态管理，根据事件具体情况进行实时调整，针对具体执行环节则要提出详细的规范和标准要求。最后，医院要加强对档案人员能力水平的教育培训，全面提高其在档案管理以及临床医学、预防医学、社会学、信息技术等多个方面的知识能力掌握，使其能够更好的应对突发公共卫生事件档案的复杂性、专业性特征，满足档案管理工作需要[12]。

4.2 结合突发公共卫生事件管理需要，以信息化推动档案工作效率

医院要加快推进档案管理信息化建设，在常规档案管理基础上针对突发公共卫生事件的应对处理建立起相应、高效的档案信息化管理体系。例如，通过建立医院内档案信息化管理平台，提高科室档案资料提交上传效率，使医院可以及时获取档案资料并针对相关事件制定应对策略、协调各部门；通过建立突发公共卫生事件下向公众开放的档案平台，使学校、社区等单位或人民群众可以通过该平台及时向医院反映相关事件现状或自身出现的不适症状等，帮助医院更好及时获取事件信息，更好开展公共卫生管理；通过加强区域内不同医疗机构及相关部门的档案资料共享，实现在突发公共卫生事件处理上的协同协调和更广范围的事件监控管理，快速进行技术共享等[13]。

4.3 加强突发公共卫生事件档案编研，充分发挥档案资料利用价值

医院要重视对突发公共卫生事件档案的编研工作，对相关档案资料的信息价值进行深入挖掘。例如，在突发公共卫生事件中，医院要通过对现有档案资料进行整理分析，在梳理档案资料的过程中理清事件应对思路，明确当事件应对处理各项工作的需要，制作客观、全面的档案编研资料交给相关部门、人员进行使用，同时向广大群众进行公布，帮助其了解事件，安抚群众，避免出现恐慌，保障事件应对措施的顺利执行和群众良好配合。在突发公共卫生事件日常预防和事后总结中，通过整理相关档案资料，充分发挥其史料价值，开发其中所蕴含的信息资源，总结反映以往突发公共卫生事件的成果、经验以及问题、不足。此外，在具体的档案编研工作开展中，医院要积极创新编研理念，结合突发公共卫生事件预防应对需要以及社会、民生的需求对编研领域不断拓展，丰富编研形式，积极运用现代大数据、云计算等先进技术提高编研成果的科学性、准确性，最大程度提高档案编研成果价值。

5 结语

综上所述，突发公共卫生事件档案管理工作的开展能够全面记录事件全过程并从相关资料文件中整理出有价值信息，为相关工作的开展提供良好的参考与支持，对于预防和高效处理突发公共卫生事件、秃顶我国公共卫生管理事业的发展有着重要的意义。针对当前相关档案工作中存在的一些问题，医院及相关单位要积极采取有效措施，提高档案管理质效，为档案资料价值发挥提供有力保障。