新形势下的高等职业院校档案管理

解江平

摘要：新形势下，高等职业院校档案管理工作应当紧跟时代发展的步伐，在此过程中，职业院校需要融入数字化、信息化的工作管理形式，并且对现有的档案管理制度进行优化、改善。除此之外，高职院校内部还应当形成从上至下积极、正确的档案管理意识，确保档案管理工作能够稳定、有效地开展。本文对新形势下高等院校档案管理工作进行分析、探讨。

关键词：新形势;高职院校;档案管理

引言：新形势下，高等院校在落实档案管理工作中应当进一步优化过往陈旧、落后的管理方式，结合体系化、标准化、制度化的管理准则，规范各项档案管理工作的开展形式，确保档案管理工作能够稳定、高效地进行。其次，高职院校还应当制定严厉、严格的档案管理制度，确保学校内部的教职工均能够稳定、高效地参与到档案管理工作中，提高学校档案管理工作的质量和效率。

一、高职院校档案管理工作存在的问题分析

（一）学校领导不重视

在当前高职院校档案管理工作中，部分学校高层领导干部未重视档案管理工作，从而使得高职院校内部的档案管理工作普遍还存在相应的问题。具体来说，由于领导干部不具备档案管理的意识，对档案管理工作未作出清晰、客观的认知，以至于部分高职院校将档案管理工作放置于各项工作管理的末端，部分职业院校甚至没有明确规范档案管理工作的具体要求。学校领导干部将工作精力放置在学科建设以及学校实训基地打造建设层面，而针对此类在短时间内无法产出较高效益的档案管理工作并未引起足够的重视。

除此之外，部分学校领导干部还认为档案管理工作只是简单实现对资料的收集整理，没有充分意识到档案馆的工作在新时期高职院校工作管理中所具备的重要性和现实意义。由于在高职院校上层领导部门思想深处并未引起对档案管理工作足够的重视，以至于高职院校从上至下还未形成积极、正确的档案管理意识。大部分高职院校内部教育员工普遍具备错误的档案管理思想和管理理念，其单方面认为在高职院校内部所开展的工作应当以教学和管理为主，而档案资料的收集、管理是学校办学之外的事情，从而使得学校内部教职员工不重视档案管理工作的开展，甚至是不愿意在档案部门开展相关工作时进行积极有效地配合。此外，由于高职院校内部高级领导干部对档案管理工作未作出清晰、直观的认知，从而也使得部分档案管理人员也不具备明确的工作目标和方向，认为档案管理工作事不关己，只要在档案管理工作中不出现重大过失即可，从而使现有的高职院校档案管理工作无法稳定、全面、有效地开展。

（二）档案管理人员缺乏专业知识

新时期，随着我国加大对职业院校的建设管理力度，无论是现有的高职院校学科建设资源，还是当前学校内部各项工作开展的实际形式也发生了相应的改变。在新时期，国家加大了对高职院校在各领域的投资建设力度，但是高职院校却没有将相应的资金投入到对档案管理团队的建設过程中，上文说到，由于高职院校内部所开展的档案管理工作在短时间内无法为学校带来较大的经济效益，从而使得学校不愿意招聘高素质、高技能水平的档案管理人员来开展相关作业，以至于当前学校内部的档案管理人员无法稳定、高效地开展相关工作。

当前高职院校内部档案管理员大部分不是由本专业教职工来担任，此类工作人员缺乏在档案管理工作中的专业化知识以及专业化技能，无法应对档案资料的收集、整理，以至于现有高职院校档案管理工作的效率相对较低，其次在现有高职院校档案管理人员思想深处还未有效地融合相应的服务意识，其单方面认为落实档案管理工作只需要将档案进行归档管理或管理保管即可，而未将档案管理工作的服役意识在档案管理工作中进行充分践行，从而导致现有的档案资源无法发挥出其应有的作用。

（三）管理方法和管理手段落后

在当今信息化时代，各行各业面向电子化、信息化方向进行发展是必然的趋势，当前高职院校在档案管理工作中也需要融入数字化、信息化的档案工作管理形式，但是部分高职院校在档案管理工作中仍然沿用过往传统陈旧、落后的管理方式，如手工管理，以及对相关档案资料进行手工编辑，部分档案资料的关键信息还是用手工填写的，此类信息记录方式相对较为落后，无法进一步提高档案管理工作效率。虽然部分高职院校在档案管理工作中也融入了数字化、信息化的管理形式，但是相关档案管理人员只是单方面将现有的电子文档进行收集管理，还未实现对相关档案资料进行分类管理以及分类储存，以至于在对档案资料查询、检索时还存在相应的问题。

除此之外，部分高职院校在现有的档案馆的工作中虽然结合了各项信息化设备的使用，但是相关工作人员还未实现对过往的档案资料实施无纸化改造，比如未结合相应的扫描仪或打印机来实现对传统纸质档案进行无纸化备份，以至于高职院校现有的档案管理工作还不全面。此外，在现有的档案资料管理工作中，结合数字化、信息化的工作管理形式还需要结合大数据系统以及人工智能系统的使用，来进一步提高档案资料的管理、管控力度，确保档案管理人员能够在短时间内寻找到目标资料，来服务学校相关工作的开展。

（四）高职院校档案管理工作缺乏科学合理的管控制度

高职院校不同于其他行政管理部门，在办学过程中，高职院校缺乏统一、完善的管控制度，尤其是在当前高职院校内部的档案管理工作中，由于高职院校内部并未制定成熟、完善、全面的档案管理制度，相关档案管理人员在管理文件资料的过程中不具备明确的管控重心和管控方向。

其次，现阶段大部分高职院校所开展的档案管理工作仍然采取封闭式的办馆管理形式，所沿用的管控制度相对较为陈旧、落后，且在落实对档案资料管理管控的过程中还未制定统一的标准，从而使得档案管理人员在搜集资料、管理资料时还存在相应的问题。档案管理人员在整理档案方面也不具备明确的规章制度作为开展相关工作的参考依据，以至于在对相关档案资料进行核对、归档、管理、保存、管控的过程中，存在相关文件的资料信息不规范、不全面的状况。

总体来说，由于高职院校内部未制定科学合理的档案管理制度，以至于现有高职院校内部所开展的档案管理工作相对较为混乱。同时，由于缺乏管理标准，也使得稿子院校内部的档案资料的放置较为随意、混乱。无论是对档案资料的装订管理，还是电子化档案资料的制作格式，均缺乏明确的规定，从而使得高职院校在短时间内无法快速查询到目标资料，同时随着高职院校办学工作的持续进行，其产生的档案资料也会逐渐增加，由于缺乏统一、完善的管理标准，会导致档案管理工作变得更加混乱。其次，由于管理不到位也会使得部分档案资料内容失真或内容缺失。最关键的是，在当前高职院校档案管理的过程中还未制定相应的案卷目录，并且相应的案卷目录也没有具体的分目录，从而使得学校很难实现对相关资料进行查询、查找。

二、高职院校档案管理方面问题的对策建议分析

通过对上文的分析可以看出，当前高职院校在档案管理工作中未形成积极正确的管理理念，同时相关管理人员也不具备专业化的知识理论，学校所采用的管理手段也相对较为落后。当前高职院校应当改变自身在档案管理过程中混乱、无序的状况，对档案管理工作进行优化和改善，以此来提高学校档案管理工作的质量和效率。具体来说，需要注重以下几点。

（一）提高对档案管理工作的重视度

上文提到，由于学校高层领导干部未形成对档案管理工作积极正确的认知，并且由于档案管理工作在短时间内无法看到良好的效果，因此使得高职院校内部所开展的档案管理工作相对较为滞后，针对此类状况，为了有效地改善当前学校高层领导干部对档案管理工作不重视的局面，给予档案管理工作全新的生机，学校应当从领导决策以及工作管理体系出发，构建一个成熟完善的档案管理机构以及领导小组。学校应当构建科学合理的档案管理工作体系，将具体的档案管理工作职责进行细分，将每一项管理工作分配给每一位学校领导，使其明确自身在档案管理工作中的具体职责，确保每一项档案管理工作都具备相应的责任主体。

比如学校可以将档案管理工作分配给各院系主任，再由院系主任将具体的档案管理工作分配给各专业教师，形成从上至下的档案管理工作体系，确保每一位参与到档案管理工作中的人员都具备明确的责任目标。同时学校也需要适当地将内部各部门、各科室的档案管理工作纳入到其绩效考核内容中，以此来使得学校内部各机构、各部门能够充分认知到档案管理工作的重要性，确保档案管理工作能够稳定、高效地开展。除此之外，校领导干部还应当在档案管理工作中加大投资建设力度，加大对人力、物力、财力的投入，确保相关工作的开展具备相应的保障。

（二）提升高职院校档案管理作业人员的专业素养

长期以来，由于高职院校对档案管理工作没有引起足够的重视，以至于大部分档案管理工作人员不具备专业化的知识技能，大部分开展档案管理工作的人员通常不是学习本专业的，即便部分档案管理人员是本专业出身，但是其所具备的知识理论体系在新时代环境下也显得相对较为落后，无法满足新时期高职院校档案管理工作开展的新需求，因此，为了有效地转变这一状况，高职院校应当完成对现有档案管理工作人员的定期培训，向其讲解体系化、理论化的档案管理知识，同时融入数字化、信息化的技术培训，使其在档案管理工作中能够具备基本的数字化操作能力，以此来实现对现有档案管理人才的技能提升。

除此之外，高職院校还应当鼓励档案管理人员进行课题研究，多发表档案管理方面的论文，以此来进一步提升自身的科研水平，同时也确保其在研究过程中能够发现学校在档案管理工作中所存在的问题，以此来实现对现有档案管理工作的优化和改善。因此，学校在对现有档案管理人员进行教育培训的过程中，应当尽可能向其渗透终身学习的意识，同时加强对时代前性知识理论的教学培训。

高职院校在档案管理工作中除了需要实现对现有档案管理人才的教育培训，学校还应当加大对外来人才的投资引入力度，吸引相关专业的管理人才进入到现有的档案管理队伍中，进一步提高档案管理团队的专业水平，例如在当今数字化、信息化时代，学校需要招聘相应的计算机专业人才，对其落实基本的档案管理培训，使其能够掌握当今开展数字化、信息化、电子化档案管理工作的基本技能。

并且，高职院校本身也是作为高等教育中重要的一部分，学校应当在档案管理工作中完成对相关管理人员思想道德品质的提升，在培养相关专业人员的过程中，提升其思想道德水平，增强其责任感和紧迫感，以此来确切地提高档案管理工作的质量和效率。并且高职院校也可以从自主培养的学生中挑选出优秀的档案管理人员来参与到高职院校档案管理工作中，并且学校还应当定期组织档案管理人员以学术交流的形式对外进行研讨学习，拓宽其视野，丰富其知识结构，提高其专业知识水平。

（三）促进高职院校档案信息化管理

高职院校在当前办学的过程中应当进一步完善现有的数字化、信息化档案管理工作，在此期间，学校需要加大对各项软硬件设施的投资建设力度，例如引入全新的档案资料管理系统以及各项硬件设备，如电脑、扫描仪、刻录机，实现对各项档案资料的网络化、无纸化管理，以此来提高档案管理工作的质量和效率。并且高职院校还需要构建成熟完善的档案资料数据库，落实数据库管理思想，在档案管理工作中进一步优化现有的数据库信息储备，以此来提高档案管理工作的质量和效率。

（四）制定科学合理的档案管理制度

高职院校在档案管理工作中，应当依托建立健全的规章制度，形成一套体系化、标准化、制度化的管理准则，进一步规范档案管理工作的开展形式。首先，学校需要制定一套归档、查阅、保存的管理制度来实现对相关文档资料规范化的管理，同时在档案管理工作中，高职院校也需要实现对各项档案资料的分类管理，以此来提高对档案资料查询、查找的效率。因此，当前高职院校在档案管理工作中应当结合体系化、标准化的管理制度，提高相关工作管理的质量和效率，完成对相关档案资料的有效管控，规范档案管理人员的工作行为。

结束语

总体来说，在新形势下，高职院校所开展的档案管理工作应当结合时代发展的趋势，融入数字化、信息化的管理方式，并且学校还应当加大对各项信息化设备的投入力度，并且完成对专业化档案管理团队的建设和打造，以此来确切地提高学校档案管理工作的质量和效率。

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