大数据时代中职学校档案管理工作研究

吴盛佩

摘要：在大数据时代下，中职学校要改变档案管理的理念与模式，利用大数据来优化管理流程，提升管理工作的效率。但是中职学生应用大数据开展档案管理工作，还存在着些许的不足。对此，本文将对大数据时代中职学校档案管理工作展开研究。

关键词：大数据;中职学校;档案管理

现阶段，档案管理是衡量中职学校管理水平以及办学质量的标准，也是中职院校开展教育改革的重要部分，创新档案管理模式对中职学校的发展有着较为重要的价值，此外，随着信息化技术不断地发展，中職学校就要积极地将大数据引入档案管理中，以此来提升档案管理的整体质量。

一、构建档案数据平台

构建档案数据平台是创新中职学校档案管理模式的基础，只有打好基石，才能为后续的工作做好准备。随着中职学校办学规模的不断扩大，学校的档案数据信息也呈现日益递增的趋势。目前中职学校的档案管理模式相对滞后，无法满足大数据时代的发展要求。所以中职院校就能改变传统的管理模式，建立档案数据信息化平台。虽然有一定的难度，但是还是有实现的可能性和必要性的。例如，我国一些发展地区北京、上海等城市已经构建了档案信息平台、电子文件档案管理系统等，这些都是由大数据平台搭建而成的。中职学校也可以借鉴这种模式，以国家示范校、省示范性现代校建设为契机，争取各方面支持，建立一个档案数据平台作为上传下达、资源共享的渠道，这样就可以实现办公自动化和无纸化，大大提升工作效率。搭建的档案信息平台能够划分档案类别，可以随时查看以往文件和归档档案，每年学校部门的档案文件也可以在系统平台上进行归纳整合，实现纸质版和电子版相统一。

二、创新档案管理理念

在大数据时代背景下，中职学校管理的档案并不仅仅面向学校自身，更多的还是面向社会、面向公众。在尊重个人隐私和知识产权的前提下，学校的档案信息应尽可能向更深、更广的方向发展。只有这样，才能提升档案的信度和效度。同时，在管理和服务过程中，档案并不能简单理解为“学校提供—学生需要”的关系，这样会将档案管理局限于一个小小的空间，完全限制了它的发展格局。它应该是全程服务的，应以师生以及社会的需求为基准，利用大数据的优势来完善档案管理的服务流程，以最优的服务来体现大数据所带来的便利。

（一）建设信息化档案管理

首先，中职学校就能以大数据为平台建设信息化档案管理，要想确保信息化能广泛地应用到档案管理中，就要将信息化管理的优势体现出。引导中职学校管理层明白信息化管理的价值，应用信息化能够提升档案管理的工作效率，进而加强建设信息化档案的管理力度，增加建设资金的投入比。此外，中职学校还要明确建设信息化的时间以及造价，避免因为时间过长而浪费建设资金。其次，还要将信息化档案管理中的大数据技术的作用以及价值体现出，否则信息化档案管理的效果不是很理想，进而制约了中职院校档案管理的整体效率。

（二）强化管理人员素养

基于大数据时代，中职学校的档案管理工作的专业性就会变得愈发高，这就要求管理人员必须具备较高的专业素养，这样档案管理工作就能变得更加高效、更具针对性。对此，中职学校就能积极开展各类培训活动，向管理人员讲解相关知识，以此来提升管理人员的专业素养，为大数据有效应用在档案管理中做好铺垫。其次，中职院校可以选聘档案管理方面的专业性人才，因为这些管理人才接受过较为系统的培训，对大数据背景下的档案管理流程较为熟悉，进而提升中职学校档案管理的工作效率，进而推动中职学校档案管理不断地发展。

三、结语

总而言之，中职学校应用大数据能够创新档案管理工作，提升档案管理工作的整体效率。但是，大数据下的档案管理还停留在“浅层化”阶段。对此，便可从构建档案数据平台，创新档案管理理念，建设信息化档案管理以及强化管理人员素养等着手。这样不仅能优化中职学校档案管理的工作流程，档案管理的整体质量也能得以提升，进而提升中职学校的办学质量以及教育水平。

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