浅谈事业单位文书档案规范化管理与创新

摘 要：事业单位文书档案是单位发展历程的原始记录，是事业单位在执行上级政策、履行管理职责的重要凭证，也是提炼总结本单位在工作中的经验和教训的重要材料，更是指导事业单位继往开来的重要资源。随着事业单位各项工作的不断发展进步，办文办事流程的不断优化，特别是文件系统的不断更新，文书档案管理已面临新的挑战。本文从事业单位文书档案的内容和特点入手分析，再从存在的问题和制约创新的因素分析，提出事业单位文书档案规范化与创新工作的策略，以期进一步引导文书档案更好地服务事业单位的各项工作。

关键词：事业单位;文书档案;规范化;创新

事业单位文书档案主要是指事业单位在各项管理事务活动中产生的命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等文书材料，人们习惯称之为文书档案。文书档案是事业单位发展历史的原始记录，是事业单位在执行上级政策、履行管理职责的重要凭证，也是提炼总结本单位在工作中的经验和教训的重要材料，更是指导事业单位继往开来的重要资源。随着事业单位各项工作的不断发展进步，办文办事流程的不断优化，特别是文件系统的不断更新，文书档案管理已面临新的挑战，事业单位文书档案在坚持规范化管理的同时，还要不断探索文书档案管理的创新，引导文书档案更好地服务事业单位的各项工作。

1 事业单位文书档案内容及特点

1.1 事业单位文书档案的内容

2006年12月18日，国家档案局发布第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称“《规定》”）。《规定》对事业单位的文书档案的内容和文书档案保管期限做了明确的界定。《规定》第二条指出，“本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。”涵盖了不同形式和不同种类的文件材料。不仅包括了文书材料，而且包括了非文书材料;不仅包括了纸质文件材料，而且也包括非纸质文件材料。根据《规定》第三条，机关文件材料归档范围主要包括四个方面：一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;三是本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料，下级机关报送的重要文件材料;四是其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。可见文书档案蕴含了事业单位在履行管理服务工作中所形成的所有材料，当然更多的具体内容主要包括请示、报告、通知、会议记录、会议纪要、工作计划、总结、方案、调研报告等文书档案。

1.2 事业单位文书档案的特点

事业单位文书档案具有档案的本质属性即原始记录性，档案是历史的真迹，必须保持它的特性，才能充分发挥它的效用。另外文书档案还具有档案的一般属性就是历史属性和文化属性，是历史的记录，是人们记忆的延续，产生于人类活动的过程之中，伴随着人类活动的全过程，是人类文化创造的精华，是文化的载体，是人类文化发展的纽带和桥梁。事业单位文书档案内容多，来源广，涉及单位的党务、行政、人员管理、设备、后勤保障以及科研、基建等内容，具备综合性特点。另外，有的文书档案还具有一定的保密性，开放有一定的限制，不能完全公开。由于事业单位的性质不同，很多事业单位的文书档案还具有行业背景，呈显著的职业化特点。

2 事业单位文书档案的重要性

2.1 事业单位文书档案是单位文书处理工作的重要部分

从文件生命周期理论来说，办结完毕的文书即是档案。但这必须通过档案者规范的管理，鉴定对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文书，按照一定的规律保存起来，使之有序化后才是真正意义上的档案。因此，文书档案是事业单位文书处理的最后一個环节，如果缺乏这个环节，单位的文书工作就不完整，会影响事业单位文书工作的质量。

2.2 事业单位文书档案是国家和社会档案资源的重要组成

事业单位在发展历程中，在履职管理与服务的工作中形成的大量的文书档案，不只是本单位的重要档案资源，而且还是本地区、本行业，乃至国家和社会的档案资源的重要组成部分。文书档案虽然是各事业单位的各个部门产生的，但会定期向本地区档案馆移交并进行统一管理，可见，各事业单位文书档案是国家的重要财富。

2.3 事业单位文书档案具有重要的考查价值

按照事业单位文书档案整理要求，档案工作者会定期将文书档案通过鉴定后分类分期限进行管理，确保重要的文书档案能得到规范的管理——有的适合永久保存，有的适合定期30年的长期保存。这些文书档案中的计划、方案、总结、报告等能显现出单位在执行上级政策方面的执行力是否有偏差，成为检查、巡视、评估、审计的重要凭证。同时还能通过对文书档案开展梳理、汇总等研究，提炼曾经在工作中积累的经验，总结教训并提出整改和努力的方向，为事业单位的发展和改革提供方向性指导。

3 事业单位文书档案存在的问题

3.1 事业单位文书档案管理模式和技术陈旧

随着办公信息技术的不断发展，新时期办公方式发生了很大的变化，但部分事业单位在文书档案工作方面没有跟上改革的步伐。有的单位实现了网上办文，档案管理信息系统则建设滞后;有的单位甚至在文书档案归档的时候还在用传统的纸质件归档，要求文件管理人员将处理完毕的文件打印成纸质件，然后再在档案管理系统里录入归档，一方面造成了浪费，妨碍了文书档案管理的提档升级，不能实现快捷的收集、整理、利用，另一方面由于文书档案涉及的类别多，范围广，大量的机械的重复的工作，使事业单位的档案人员容易造成职业倦怠，很难作为——应付日常的事务性的档案工作都觉难以胜任，更别说是档案工作的创新性了。

3.2 事业文书档案管理不规范、不科学

根据调查，在文书档案管理方面，很多单位并没有明确的管理办法，更是在制度建设方面欠缺，即使有的单位制定了相关制度，也很多是转发借鉴上级单位或者兄弟单位的相关制度，适用性方面不是很强，特别是在收集、整理和利用等方面标准不足，分类不科学、不规范，在鉴定哪些要归档，哪些不归档，哪些是永久保存，哪些是长期保存，哪些是短期保存，哪些作为资料进行管理没有明确的规定。其实在文书档案的收集、整理方面，档案业界是有具体的可操作的办法的，但很多规定和办法，很多事业单位并没有执行，而是在管理过程中，习惯成自然，仍然沿用传统理念，不愿尝试新方法——毕竟很多改革变动都是牵一发而动全身，新要求新标准执行起来还是有一定难度。因此，有的事业单位没有对文书档案进行分类管理，例如没有按规定加盖归档章、装盒以及盒内说明不规范等，这对今后统一纳入档案信息管理埋下了隐患。

3.3 文书档案管理与实际需求有距离

文书档案管理的价值和作用，虽然很多事业单位都越来越重视，也意识到了文书档案管理与文书处理的流程对接不充分，与实际需要有距离。但文件管理人员只是负责文件处理，档案意识不强，档案知识欠缺，办结完毕后如何处置思考不够。例如笔者所在单位合同管理人员，他只负责合同的签订与管理，一年后全部打包给文书档案人员，档案人员再在此基础上分类整理、目录录入、装盒上架，根本就没有认真细看，消化合同内容，让一些重要的合同掩盖在其他一般的材料里，为合同的利用埋下了隐患。特别是在文书档案的检索方面，更是与实际工作脱离。文件检索是实现档案价值的基本途径，在信息化普及的今天，如果还选用手动检索的方式，必将降低事业单位文书档案管理的质量，不能很好发挥文书档案的功能和价值。

4 制约事业单位文书档案规范化管理和创新的因素

4.1 文书档案管理意识弱，造成创新不足

根据调查，文书档案没有引起很多事业单位决策层和管理层的重视。目前很多事业单位强调工作的成效和创新，对目前容易给单位带来影响和效益的工作和项目比较重视，人、财、物都向其倾斜，认为单位的文书档案管理不重要，文书档案做得好坏给单位不会造成多大影响。上级部门在开展考核工作和领导考察时，没有将档案工作纳入考核内容，即使有的地区将档案管理的情况纳入了考核指标，但所占系数微乎其微，不痛不痒，只是流于形式。究其原因，文书档案管理的成效要经过漫长的过程才能凸现，现在很多事业单位领导层开展轮换制，在一个单位工作只是一段时期，长期在一个单位任职的领导很少，造成他们不愿意将精力和财力、物力放在不起眼的文书档案工作上，制约了单位文书档案规范化管理和创新的步伐。

4.2 文书档案类别多、来源广，给规范化管理造成一定的难度

根据2006年国家档案局发布的8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，机关单位归档的内容有13大类别，若干小类别，可以看出文书档案具有类别多、来源广、内容杂的特点。2015年国家档案局出台了《归档文件整理规则》（DA/22-2015），随后各地区档案馆也先后制定了本地区的归档文件整理办法。国家层面和省市档案机构频繁地下放文件，制定规范，说明文书档案的规范化方面确实存在问题。因为文书档案内容多，不仅给收集工作方面带来了难度。而且归档的整理工作烦琐，劳动强度大，要做到科学地整理、规范地管理有一定的难度，对于那些产生时间久远的档案，经办人不断变化，特别是在工作交接中不规范、不科学，造成利用价值的弱化，从而影响了单位文书档案的管理质量。

4.3 人员素质不高，能力差，缺乏规范化管理和创新的团队

很多事业单位没有专业的文书档案人员，其文书档案职责一般由单位办公室的秘书同志兼任。兼职的同志工作头绪多、事务杂，很难将工作重心放在档案管理上。有的单位虽然有专职文书档案管理人员，但普遍都是安排一些文化水平偏低、能力较弱的同志从事档案管理工作——既然领导不重视，与其他部门同志相比能力弱、待遇低，那就更是拖沓敷衍，得过且过，在面对烦琐的文书档案整理工作时，不能很好地履行收集、整理、利用等工作，创新更是不能。日复一日，文书档案管理必将陷入被动的局面。

5 事业单位文书档案规范化管理和创新的策略

5.1 构建文书档案管理信息系统

实现档案资源信息的共享和便捷利用是文书档案管理的目标。在信息化、数据档案管理的新形势下，对文书档案的原始数据进行收集，并运用专业的档案信息化管理系统，运用新技术手段将文书档案有序管理，实现文书档案信息的收集、整理、利用以及存储等智能化信息管理，提高文书档案管理的规范性和创新性是努力的方向。特别是在利用的时候，可以集成数据，运用关键主题搜索，完成档案的汇编，为领导决策和单位服务提供便利。在引进、改版单位OA文件系统的关键时期，档案工作者一定要主动介入，将文书档案管理和文书管理的创新同步进行，同部署同实施，从而实现文书档案的规范化管理和创新，更好地发挥文书档案的价值。

5.2 建立规范的文书档案管理制度

要確保事业单位文书档案管理的规范化和创新，规范、科学的管理制度是必不可少的。首先应该明确文书档案人员以及文书处理人员的档案管理职责，实现文件到档案的无缝对接。要让每一个管理人员对自己的职责和档案管理流程全面掌握、入脑入心，这样才能避免因职责分工不明、操作流程不规范而造成的档案混乱的现象。此外，还应该有科学的评价和考核机制，每年评价考核文书档案人员的工作情况，并给予一定的奖励和惩罚。对其他的文件管理人员，也应建立评价考核制度，合理评价文书管理人员在文书档案方面的工作成效，进一步促进他们的档案管理能力。

5.3 优化和完善文书档案管理流程

档案工作是随着事业的发展不断发展的，离开具体的工作，单就档案谈档案就是一句空话。因为事业单位文书档案管理不是孤立的工作，其工作机制和管理流程不能游离在单位的各项工作之外，必须让文书档案管理与事业单位各部门的工作方式和模式相适应，档案工作的好坏与事业单位各部门的工作息息相关，因此，要想进一步规范文书档案管理和创新档案管理，必须得到单位内部各职能部门的支持。档案工作人员要多方位地征求其他部门的意见和建议，进一步细化文书档案管理流程，并及时修正。另外，还应学习拿来主义，借鉴先进的工作经验和做法，拿来并创新吸收，少走弯路，进一步优化和完善文书档案管理流程，为事业单位的档案信息资源建设创造有利条件。

5.4 提升文书档案管理人员素质

为进一步做好文书档案的规范化管理和创新工作，就必须不断提升文书档案管理人员业务素质。严把进人关，可招录一些具有专业技能的新同志充实到文书档案管理队伍中。加强培训，内部培训和外部培训相结合，开展档案知识与文书知识以及信息技术相关知识的学习培训，不断增强文书档案管理人员的素质。

事业单位文书档案是事业单位贯彻执行党的方针政策，开展各项活动的重要记录，只有坚持文书档案规范化和创新工作的统一性，才能进一步做好事业单位的文书档案管理，每一位文书档案管理人员都应该多思考、多探讨如何在规范化和创新性方面有所作为，小平台也能干出大事业，不断推进文书档案管理水平，提升文书档案的价值，为本单位的事业发展提供支撑和保障。

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作者简介：李海云（1977— ）;工作单位：潍坊市儿童福利院;学历：本科;职称：馆员;研究方向：事业单位文书档案管理。