新时代机关事务服务中心档案管理工作若干问题的探讨

刘瑞花

摘 要：近年来，在保障机关事务服务工作的过程中产生了大量档案资料，也见证了机关事务服务中心的发展成果。做好中心档案管理工作，为进一步提高中心服务的质量和水平发挥了积极作用。本文分析了机关事务部门档案管理工作内容及工作能力要求，阐述了机关事务部门档案管理工作的现实意义，提出推进工作的相应对策措施，为进一步做好新时代机关事务服务中心档案管理工作提供有力支撑。

关键词：档案管理;机关事务服务中心;问题

孝义市等市县级机关事务服务中心（以下简称“中心”）一般承担同级党委、人大、政府、政协重要公务接待、会议及活动接待保障、经费审核结算报批;办公用房管理;公务用车编制、配备、更新、处置等，以及公务用车服务平台管理、运行及保障;市直党政机关事业单位国有资产管理、干部周转住房规划、建设、保障、权属登记等多项职能，是市（县）委、市（县）政府直属事业单位，下设办公室、财务股、办公用房服务股、公务用车服务股、资产采供修缮股、保卫股等内部股室。近年来，在保障机关事务服务工作的过程中产生了大量档案资料，见证了中心的发展成果[1 ]。做好中心档案管理工作，能为进一步提高中心服务质量和水平发挥积极作用。本文试对这一问题做一些探讨。

1 机关事务部门档案管理工作的新内容及要求

中国特色社会主义进入新时代，档案管理工作也迈入了新的发展阶段。机关事务服务保障部门要持续加强自身服务能力建设，应不断增强档案政务服务的现代化水平。中心档案工作水平高低也是衡量机关事务服务工作规范化、法治化、标准化的重要标志之一[2 ]。新时代机关事务部门档案管理工作新内容及要求有如下几个方面。

1.1 档案资源信息化

档案资源信息化，就是将中心文书档案、科技档案、会计档案、基建档案等档案资源转换为数字档案资源，利用现代计算机信息技术，通过档案管理信息系统加工和计算机信息网络传输，实现中心室藏档案资源优化、高效配置，以及合理、有序开发利用，实现中心档案信息资源的互联、共享。因此，中心档案管理内容之一便是档案资源信息化，包括中心档案信息资源建设，利用网络等数字信息技术手段，建立相应的档案目录和全文数据库，加强中心档案基础平台建设，实现馆藏档案信息网络传输及资源共享。

1.2 档案技术现代化

近年来，随着计算机网络信息技术的快速发展，选择合适的现代化档案管理技术成为中心档案管理工作的重要内容之一。中心档案资料的收集、存贮、加工、查找、传递等均需要应用各种先进科学技术，以提升中心档案管理技术现代化水平。目前，中心档案管理运用到的技术包括缩微技术、计算机信息技术、网络技术、读卡（RFID）技术、声像技术、通信技术，以及大数据和云计算等，使中心档案管理工作的专业化、自动化水平显著提升。

1.3 档案保护规范化

传统模式下，中心档案保护主要依托库房、设施设备以及档案载体保管水平的现代化。随着档案事业的发展，各种新型存储介质不断涌现，也使得现代信息处理技术在档案管理中得到深入、广泛应用，中心档案中出现了大量声像、电子、机读类档案。这些档案与传统的纸质档案不同，其载体特殊，档案信息记录及存储运用的是磁带、磁盘、光盘等各种磁性、光学载体，使得档案形成介质、存储方式、利用途径都有不同特点和要求。因此，特殊载体档案规范化保护也是机关事务服务中心档案管理工作的重要内容之一。

1.4 档案管理标准化

标准化管理是中心档案工作实现现代化的重要前提和基础。档案管理现代化建立在先进技术应用、科学职能分工和广泛协作基础上，结合中心档案管理特点和实际，制定或贯彻各种标准、规范，使中心档案管理工作呈现出技术应用及分工协作配合紧密、协作流畅的状态。信息化背景下，各种先进技术的应用，档案信息共享及网络沟通，如档案信息传递、档案数据交换，都离不开统一的标准、规范。因此，建立和完善档案管理标准、规范，也是新时代中心档案管理的一项重要内容[3 ]。

1.5 归档职责及范围部门化

档案管理工作应紧紧围绕中心职能，体现中心档案管理行业特色。如，基建科，主要收集涉及中心承办的房屋维修、属于中心管理的房屋产权证等资料;计财科，主要收集相关经费申报、资产处置报告、财务审计报告等;公务服务科，主要收集公务用车更新、审核档案;资产服务科，则收集整理中心管理的房屋租赁协议、合同等相关资料。

2 机关事务部门应具备的档案管理工作能力

机关事务服务中心主要承担着各种服务保障工作，其档案管理工作应注重能力建设，不断提高机关事务服务中心的服务能力和水平。

2.1 基础层面

中心档案管理基础层面的能力主要包括三个方面。一是档案收集能力，主要着眼于中心所承担的各项服务职能，及与中心自身事务紧密相关的基建、财务、科技、文书等文件资料的收集，做到应收尽收，为后续档案管理和利用奠定扎实基础。二是档案人员能力[4 ]。包括管理能力和基本业务能力。如，分管中心档案工作的领导、档案室负责人的档案管理能力和水平;内设各部门具体落实档案收集、整理、检索、利用等的能力和水平;各部门兼职档案员的能力和水平。通过健全档案工作层级，构建分工清晰、责任明确的档案管理队伍，打造一支符合新时代中心档案管理需要的过硬人才隊伍。三是档案工作体系[5 ]。主要涉及中心档案标准体系、规范体系、责任体系，以及内部、外部协调联络工作机制等，这是做好中心档案工作的重要基础性、组织性保障。

2.2 利用层面

主要包括专业能力和技术能力两大方面，主要指中心档案管理人员利用档案资源，为档案用户提供服务的能力，及整合中心馆藏档案资源的能力和水平。专业能力，指中心档案员自身的档案知识积淀、档案业务素养、档案业务能力和档案思想意识。例如，运用掌握的专业档案理论知识，对中心业务档案进行编目、分类的能力，以及利用计算机技术进行管理的能力，还包括甘于奉献的精神品质等[6 ]。技术能力，主要包括熟练运用各种档案管理软件、档案管理系统，以及自动化办公系统实现中心档案资源的有效整合和高效利用的能力。

3 机关事务部门档案管理工作的意义

保障市直机关高效有序运转是中心的职责所系，更是使命担当和价值所在。而机关事务部门档案管理能力和服务水平也是体现中心服务保障现代化及其成效的重要内容。

3.1 能打牢服务保障基础

机关事务服务中心档案管理及其服务的能力和水平，也是一项重要的内部资源供给，即为机关及内设各部门提供优质高效的信息资源，及中心服务的成功经验[7 ]。如，不动产改革后，中心及时与国土、市场、不动产交易中心等部门沟通协调，做好机关房屋产权证办理，为国有资产保值增值提供权属证明。根据“三公经费”从严管理的现实需要，为有效压减行政机关运行经费及成本，强化国有资产统筹配置、使用和管理，利用中心档案信息进行分析和研判，为做好机关事务服务中心管理提供重要的决策参考。

3.2 能顺应档案转型需要

近年来，随着经济社会的快速发展，档案工作面临的形势、任务和要求都呈现出许多新变化、新特点和新要求。进一步提升中心档案管理能力和水平，对优化和规范中心管理的整体水平和服务能力具有重要意义。新形势下，档案管理应契合中心服务现实需要，提高工作站位，进一步找准中心档案工作在围绕中心、服务大局层面的着力点，加快实现档案管理模式的转型提升，大力推进档案管理信息化，助力中心档案治理体系和治理能力的现代化。

3.3 能体现档案人员价值

机关事务服务中心档案管理工作任务重、业务内容多，但从事档案管理的人员较少，且专职人员少、兼职人员多，相比中心的财务、人事等工作，档案管理在人财物保障方面还较为薄弱。因此，加强中心档案管理工作，转变档案管理理念和方式，提升档案管理服務能力，也是推动中心档案工作适应中心服务职能转变，凸显档案工作者自身价值的重要体现，能增强中心档案人员的职业荣誉感、归属感。

4 推进机关事务部门档案管理工作路径

新时代，要提升机关事务服务中心的档案管理水平和服务能力，需要紧密围绕中心档案管理工作能力，补齐短板弱项，拉升工作标杆，从基础、利用和优化提升三个方面，持续夯实中心档案管理根基，优化档案管理在资政服务方面的具体举措，多元化拓展档案管理空间，实现档案工作持续、高效发展[8 ]。

4.1 基础层面：规范档案管理基础

从归档质量和管理体系两个方面进一步规范档案管理基础。归档质量方面，中心档案管理部门应坚持全生命周期理念，从事前、事中、事后三个环节严把档案归档质量。事前，围绕归档标准和要求，积极开展预立卷工作，保证中心档案收集的资料整齐、要素清晰;收集归档资料时，认真做好分类和登记管理，确保文件资料完整、符合归档要求。事中，做到归档文件管理规范。根据归档资料收集范围，做到应归档尽归档，保管期限规范划定，归档目录与实体一一准确对应，严格按照档案管理流程进行规范化管理。事后，认真检查归档质量，并将归档资料进行汇总整理，如发现错归漏归，以及登记有误的，需要再次进行审核，及时补正，确保中心档案要素齐全，不断提升中心档案管理水平。

档案管理体系方面，中心档案管理部门应进一步明确工作体系和责任体系。其中，工作体系既包括档案管理部门自身档案管理业务体系，也包括指导其他科室的档案管理工作，通过构建完备的内部、外部档案管理工作体系，形成中心大档案管理格局，实现档案管理工作的全覆盖。责任体系的构建，是进一步明确中心档案管理部门、其他业务科室、档案管理者及档案兼职人员应承担的档案管理任务和责任，并将相关任务分解落实到部门和个人，进一步规范档案管理。

4.2 利用层面：优化档案资政服务

档案的价值在于利用。中心档案管理部门应紧紧依托室藏档案资源，加大档案编研力度，开发更多档案产品，进一步优化档案服务能力和水平，满足机关事务服务中心各项业务工作开展的需要，促进机关事务服务中心工作的提升。为此，一方面应进一步简化档案利用审批权限。中心档案来自各个业务部门，工作的好坏直接影响机关工作的正常进行和效率。针对这种情况，中心档案管理部门应注重简化档案利用审批权限，重点关注使用频次高、人数多的非涉密档案，可探索前置档案查询审批权限，即将审批权限前置至档案归还环节，将“是否开放使用”选择条目嵌入中心档案管理信息系统，并设置相应的使用权限，用以减少后续审批，从而提升中心档案利用效率[9 ]。

此外，还需要加快推进中心档案数字化、文档一体化进程。应坚持“存量数字化、增量电子化”的工作思路，持续推动中心档案管理部门档案全文数字化进程，切实推进文档一体化建设，实现中心室藏档案资源数字化，强化信息互联共享，打破“信息孤岛”，实现室藏档案资源化利用。

4.3 优化层面：拓展多元档案发展

持续推动中心档案管理与服务，通过服务能力提升进一步促进中心档案管理，实现管理与服务相互促进。首先是深化档案服务供给。中心档案管理部门应紧紧围绕中心、服务大局上探索新路径，基于中心档案查询、利用现实需要，以及国家关于档案管理方面的要求，积极优化档案资源体系，从档案资料收集管理入手，优化档案产品。例如，通过整理2003年非典疫情防控措施，以及在此过程中机关车辆管理等档案资料，汇编成册，为新冠疫情防控提供有力指导。其次是优化档案信息输出。档案信息输出能力直接关乎档案产品的价值实现及档案用户体验，信息输出越通畅，则档案成果转化为实际效益就能够越发显现。为此，档案管理者要不断提升其档案信息化技术应用能力，优化档案利用效率。再次是优化档案宣传[10 ]。应根据新时代中心业务工作现状，不断提升中心档案管理意识，以及档案管理能力。此外，应加大中心档案管理投入力度，从硬件和软件两个方面持续推动中心档案管理工作转型升级，以档案管理促进机关事务服务中心服务能力和服务水平的提升。

机关事务服务保障部门应做好机关档案管理工作，切实提升档案政务服务的现代化水平。通过不断加强中心档案工作，提升档案工作能力和水平，进一步增强机关事务工作规范化、法治化、标准化，切实做好中心档案管理工作，为提高中心服务质量和水平发挥档案和档案部门的独特作用。

参考文献：

[1]周振国.论中央部委机关事务部门档案管理和服务能力“双提升”[J].四川档案，2021（2）：26—27.

[2]王世军.“互联网+”时代中提升机关事务档案管理工作效率思考[J].区域治理，2021（8）：47—48.

[3]葛翔.机关事业单位档案信息化建设存在的问题与对策[J].兰台内外，2020（18）：35—36.

[4]姜琳.信息系统在行政事业单位会计档案管理中的应用探讨——以乳山市机关事务服务中心为例[J].中国管理信息化，2021（20）：55—56.

[5]韩呈镇.优化机关事务档案管理模式研究[J].办公室业务，2018（14）：82.

[6]车梅芳.谈机关数字化档案室的建设——以绍兴市市级机关事务管理局为例[J].浙江档案，2009（7）：41—42.

[7]陈莉.信息化背景下行政机关档案管理的探究[J].传媒论坛，2021（5）：140—141.

[8]刘汉国.机关事务管理局档案管理模式创新研究[J].兰台内外，2020（21）：41—42.

[9]刘萍.浅谈新形势下如何做好机关后勤档案管理工作[J].兰台内外，2021（21）：68.

[10]陈莉.机关档案管理工作的问题以及有效处理[J].传媒论坛，2021（4）：131—132.

（作者单位：山西省孝义市机关事务服务中心）